公文的格式包括外观形式和内在结构两部分。公文的外观形式是指公文的用纸标准、装订要求、文字排列方向、页面设置标准等。按国家质量技术监督局1999年发布的《国家行政机关公文格式》规定，公文的内在结构由眉首、主体、版记三部分组成。各部分的组成要素分别是：
1．眉首部分也称文头、版头，由公文首页红色间隔线以上的各要素组成，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。
(1)份数序号。指按同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用7位数的阿拉伯数字标识于版头左上角第1行顶格。主要用于内容机密的文件，编号是便于文件统计、登记、保密和回收。
(2）秘密等级和保密期限。指公文内容涉及党和国家机密程度的级别，分为绝密、机密、秘密3种密级。用3号黑体字标识在版头右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
(3)紧急程度。指对公文送达和办理的时间要求，分为“特急”、“急件”2种，其中紧急电报的紧急程度可分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4 种。用3号黑体字标识在版头右上角密级下1行。
(4）发文机关标识。由发文机关全称或规范化简称加“文件”构成，一般套红色印制，即俗称的“红头文件”。联合行文时，发文机关并排，主办机关排在前，“文件”二字排在右侧。
(5）发文字号。由发文机关代字、年份、序号构成，如“国办发【200611 1号”，表示国务院办公厅2006年发出的第1号文件。置于发文机关标识之下、红线之上居中的位置；如有“签发人”，则“发文字号”居左，“签发人” 居右，两者同排一行，中间空1字。
(6)签发人。上报文需标识签发人姓名，用3号仿宋体字，平行排列于发文字号右侧。
2．主体部分又称行文部分，是公文的关键部分，包括标题、主送机关、正文、附件、落款、成文时间、印章、附注等。
(1)标题。一般由“发文机关＋事由＋文种”组成，位于红线下第1行居中，用2号或小2号宋体字。公文标题除书名号外，一般不用其他标点符号。字数较多时，可分多行排列，但分行时不能拆分词组，一般“的”字不放在行首。
“发文机关”要写全称或规范化简称，如文件首页具有制发机关的标识，标题可省略机关名称。
“事由”应准确、扼要地概括公文的主要内容，一般用介词“关于”引出事由。
“文种”是公文种类，用以揭示公文的性质和制发目的。正确使用文种，有利于及时、准确地处理文件。
(2）主送机关。也称“受文机关”，指公文的主要受理机关。应使用全称或规范化简称、统称，与标题相隔1行，左起顶格书写。上行文一般只写一个主送机关，下行文可以有多个主送机关，按其级别或惯例依次排列。公布性公文，如公告、通告等，没有特指的主送机关，则不写。
(3）正文。这是公文的中心，表达公文的具体内容。正文结构一般包括开头（表明制发公文的依据、目的或原因）、主体（写明具体事项）、结尾（一般有与文种相适应的习惯用语），因文种不同，其写作要求也不尽相同。
(4）附件。指与公文内容有关的随文发送的文件、材料等，是正文的有机组成部分。置于正文下1行空2格标识“附件”，说明所附材料名称、份数和顺序号。
(5)落款。即发文机关名称，如首页已印制有发文机关标识，或标题已写明发文机关的，可不再落款。
(6）成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准；法规性公文，以批准日期为准，或以专门规定的具体生效、开始执行的日期为准；电报以发出日期为准。成文时间要用汉字写全年、月、日，“零”写为 "，写在右侧抵4格处。会议通过的文件，成文时间写在公文标题下的括号中。
(7）印章。除会议纪要和以电报形式发出的以外，公文都应加盖印章。印章要端正、清晰地盖在成文时间的上方。上不压正文，下要骑年盖月。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章，主办机关印章排在前，每排最多排3个印章，印章之间互不相交相切，最后一排如余1个或2个印章，均居中排列，日期则标在最后一个机关名称之下。
(8)附注。指与文件有关的注解或说明。居左空2格标识在成文时间下 I行。
3．版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数等项，版记各要素之下均加一条下划线。
(1)主题词。指反映公文主要内容、文件类别的规范化的名词或名词性词组，主要是为了方便检索公文。标引主题词应从有关主题词表中选用，如《中共中央办公厅公文主题词表》、《国务院公文主题词表》等，如使用公文主题词表以外的词组，应在词组前标识“△”符号。每份公文一般选用3-5个主题词，主要由类别词（表示公文涉及的范围或类别）、类属词（提示公文内容的核心词）和文种组成，词目之间空1格，“主题词”三字用3号黑体字，词目用宋体字。
(2)抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。标注抄送机关的目的在于明确公文的发送范围，使有关机关了解公文的内容，以便在必要时给予配合。抄送机关有抄报（给上级机关）、抄送（给平级机关或不相隶属机关）、抄发（给下级机关）之分。
(3）印发机关和印发日期。指负责把公文文稿印制成正式公文的机关，一般是秘书部门。印发日期指公文文稿送印日期，用阿拉伯数字标识，可以是成文时间，也可比成文时间稍晚，不能早于成文时间。此两项在同一行排列。
(4)印制份数。标明印制公文的份数，居于印发日期之下，加小括号。