询价函一般是由买方向卖方提出，主要内容是有关货物的价格，也有包括其他一项或几项交易条件的。比如，要求对方提供商品目录或样本等。值得注意的是，中国商家的询价函与国外商家惯用的询价函，在写法上稍有不同，下面分别介绍一下。
我国通用的询价函一般由开头、正文和结尾三部分组成
◇开头
询价函与普通信函的开头一样，需写明称谓，所谓称谓是指询价函的行文对象，即受函者，如“广州富昌公司"、“武汉白云商场”、“王一平董事长”、“张大风总经理”等。称谓于首行顶格书写，后面
加冒号
◇正文
由四部分组成：表明自己对对方产品的兴趣；表达订货意向；向对方询价：提出一些其他要求，比如要对方开列所需货物的品质、规格、数量及交货期等。
◇结尾
与普通信函相同，为落款和H期。落款标明发函者姓名、职务。日期写在落款下面，年、月、日俱全。
国外商家通用的询价函，也由开头、正文和结尾三部分组成。
◇开头
与普通信函相同，写明称谓，称谓后面加冒号。
◇正文
分三步完成：表明对对方产品的兴趣；以征询信息的方式向卖方打听自己想知道的东西，而不仅仅是询问价格；提出你所需信息日期的下限。
◇结尾
与普通信函一样，为落款和日期。落款标明发函者姓名、职务，日期要年、月、日俱全。
比较而言，国外商家通用的询价函往往优于国内商家通用的询价函。因为国内商家通用的询价函处理问题太直接，一发函，即向对方询价、表达订货欲望。一旦因故而不能购买对方的产品，这就会形成往后交易中的障碍。而国外商家通用的询价函则不是轻易地许下订货诺言，而是注重借助询价函征求信息，信息越多，对商品与服务了解得越全面，到真正订货的时候才会越少麻烦。
×××出版公司：
我们为出版商提供编辑与排版服务。我们大部分的工作是在MNO型文字处理机上或者MNO个人计算机上用WP型专门文字处理软件完成。
通常我们用通行的排字代码编制最终版本，然后把书送到排字机上最终照排。
请将你们的页码组织软件的有关材料寄来。我需要了解它对MNO设备是否适合，什么样的代价，最重要的是它能给我们创造什么。我特别感兴趣的是连字符连接程序／整版程序如何与各种排版系统配合使用。我意识到不同卖主的同一型号的活字不尽相同，你们的系统如何处理我公司因使用几家卖主的不一致的产品而产生的问题?
如果你们已经解决了这些问题，欢迎来作个示范。下个月我们要上几个大项目。在这些项目开工前(本月底)，我期望得到这些信息。
忠诚的××××
20 ××年×月×日
这是一封典型的国外商家使用的询价函。首先，撰写者向对方交待了本方的服务范围。接着，撰写者以极简洁的语言向对方提出了明确要求。最后，撰写者还为对方提供信息的日期作了限定，并说明了这样做的原因。如此，撰写者既表明了自己的要求，又不会得罪对方.
在这封询价函中，撰写者并没有单纯地询问商品价格，而是根据需要向对方打听很多自己想知道的信息，这样对对方了解得越多，就越有可能在以后的交往中掌握主动权。
另外，撰写者在信函中一再强调写这封信仅是征求信息，而没有轻易许下订货诺言，这样，不管结果如何，都不会对双方以后的正常交易形成障碍．