催款函一般包括以下四部分：
·标题与编号
标题一般写作“催款通知单”或“催收、清理联系单”。为便于查考，有的标题下面还注明编号。
·受文对象
即写明欠款单位或个人的名称。如“×××公司财务处’’、“方××同志”。欠款单位或个人名称要顶格书写，其下用冒号。
·催款内容
这是催款函的主体部分，一般要写清双方发生往来的原因、日期、发票编号、欠款数额等内容，并重新确定一个付款期限，提出还款要求以及再次逾期不归还欠款所采取的处罚措施等。为了联系方便和实际需要，有时还要写明双方的账号、催款单位的地址、电话及经办人的姓名。
·署名和日期
催款单位落款一定要写明自己的名称和发文日期。名称写在上一行，日期写在名称下一行。
写好催款函的秘诀
☆催款函的标题要能概括出信函的内容，如“催交房租通知单"、“催交学费通知单”等。
☆催款的日期年、月、日要写全，不可略写
☆语气不能太硬，太硬容易引起对方的反感，结果欲速不达，或适得其反，起不到催款的作用；也不能太软，太软容易助长对方蛮横、拖拉等陋习。总之，写催款函，语气要不温不火，内容要有理有节，这样，才能让它发挥最大的作用。
×××先生：
这是我们第三次向您催收您欠我方的6500美元款项。这笔欠款是1 9××年×月×日发往贵方的那批货物的款项。
我们认为如果我们曾在运输或财会方面有什么错误的话，到此时为止我们也应该收到您的回音了。因此我们就只能认为运输情况良好，我们的财会记录正确。
那么您能否让您的会计寄给我们一张6500美元的支票来结算这张账单。为您回信方便。我们随函附寄上一个印有我们地址的信封。
××单位
20××年×月×日
此函最明显的特点有两点：一是简明。所欠款数额、到底是哪一笔款项都写得很明确，文字简洁，内容清晰。二是委婉。此函虽要求对方归还款项，但口气十分委婉，没有以命令的口气强硬索取．而是以商讨的语气恳求对方，这样一来，无疑会获取对方的好感，从而使此函充满人情味，既起到催促对方的作用，又不会影响双方的关系。