会议邀请函一般由五部分组成：标题、称谓、正文、签署和附件。
（一）标题
会议邀请函标题有两种写法：
1．单一性标题。直接以文种名称（邀请函）作为标题，即《邀请函》
2．两要素标题。由发文缘由和文种名称（邀请函）组成，用介词“关于”引领，如《关于出席第四届xx贸易博览会的邀请函》；或由会议名称和文种（邀请函）两部分组成，如《第五届全国xx医学学术会议邀请函》。“邀请函”三字是完整的文种名称，与公文中的“函”是两种不同的文种，因此不宜拆开写成“关于邀请出席xx会议的函”。
（二〕称谓
为了表示对受邀者的尊重，会议邀请函标题之下要顶格书写被邀请的单位名称或个人的姓名。邀请函的邀请对象一般有三种：
1．发送到单位的邀请函，写明被邀请单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜统称，以示礼貌和尊重。
2．邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前面加上“尊敬的”敬语词，后缀“先生”“女士”“同志”等。如果邀请的对象不确定，邀请函的称谓可以是 “尊敬的女士／先生”这一类词语。
3．网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象f确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。
（三）正文
会议邀请函正文包括前言、主体和结语三部分内容，应逐项载明具体内容。
1．前言。会议邀请函前言部分写明举办会议的缘由、背景和目的，用“特邀请您出席（列席）”照应称呼，再用过渡句转人下文。
2．主体。会议邀请函正文主体部分内容比较庞杂，可采用序号加小标题的形式写明具体事项。其内容大致划分为以下几项：
(1)会议简介。
(2)会议举办目的。
(3)会议主题。
(4)会议活动内容和形式。
(5)参加人员。
(6)主办单位和组织机构。
(7)会议时间和地点。
(8)会议联系方式。
(9)会议须知。
(10)其他需要说明的事项、如是否准备有关资料、是否需要在会议上发言、是否准备节目等。
以上各项内容可以根据实际情况来写。在许多会议邀请函中都会分别列出，并且作出详细说明。一些会议邀请函还会对会议内容做重点介绍，以说明本次会议的重要性。
3．结语。结尾处也可写“此致”，再换行顶格写“敬礼”，亦可省略。
（四）签署
1．主办单位名称。因邀请函的标题一般不标注主办单位名称，因此落款处应当署主办单位名称并盖章。
2．时间。另起一行写明发函的具体日期。