表扬某单位或个人的先进事迹、优良作风等而写的书信叫表扬信。信的作者，可以是单位，也可以是个人。表扬信通常用红纸抄出，送到受表扬的单位或受表扬者所在单位公开张贴，广而告之，既有张扬的意思，也有感谢的意思；有代表性、普遍性教育意义的表扬信还可以送到报刊上发表。其目的都是表扬好人好事、宏扬正气，搞好社会主义精神文明建设。
写表扬信，首先除了要写清表扬的是什么人(或事)外，更重要的，要突出受表扬的人或事所蕴涵的现实教育意义，并且要注意和当前形势的需要结合起来。其次，表扬的事迹要准确，评价要恰如其分，以免产生副作用。再次，要写得热情洋溢，语气恳切，切忌溢美编造。
表扬信的结构与一般的书信相同。
表扬信范文
X X县X X镇政府：
今年五月二十日，我县开往X X县的一辆长途客车不幸在途中发生特大交通事故，造成死亡l 5人、重伤8人的严重后果。伤亡人员大部分是我县的农民群众。当我们在州报上刊登了此事故情况，并发出号召，请求社会各界人士，伸出援救之手，为抢救重伤人员进行募捐后，贵镇办公室X X X同志，很快给我们寄来了伍佰元。
我们知道，X X县属于国家级贫困县，贵镇的经济也仍然处在发展时期，广大干部和职工的日子都过得还不宽裕。XX X同志挤出伍佰元，救济素不相识的伤员，实在难能可贵。为此，我们谨代表我县28万人民，代表“5·20”事故中伤亡人员的家属，对X X X同志表示衷心的感谢，并特地寄来这封表扬信，请你们进行张贴或进行广播宣传，以表彰X X×同志的无私奉献精神和关爱他人的崇高品德。
此致
敬礼
X×县人民政府(公章)
X X X X年X月X日