申请书是个人或集体向组织或单位领导表达愿望和提出请求时使用的一种文书。其使用范围非常广泛，个人对党团组织和其它群众团体表达志愿可以使用申请书；个人在学习、工作、生活上对机关、团体、单位领导有所要求时，可以使用申请书；下级在工作、生产、学习、生活等方面对上级有所请求时，也可以使用申请书。因此，申请书是个人向领导、下级向上级请求的一种手段。
申请书是一种专用书信，它与一般书信一样，是表情达意的一种工具。但是，它与一般书信又有区别。一般书信大部分是个人与个人之间互通情况、交流感情、交换意见、研究工作、商量事情时使用的，内容比较广泛，即可以谈公事，也可以谈私事，谈一件或几件事都可以。而申请书则是个人或下级组织或上级、机关团体、单位有所请求时才使用，一般是一事一书，内容比较单纯。
一、申请书的格式
申请书的内容包括五个部分：
标题申请书的名称，作为标题应写在申请书第一行的正中。
标题有的只写“申请书”字样，有的则根据申请书的内容，标明具体名称，如“XX申请书”等。
称呼在标题下空一两行顶格处写出接受申请书的单位的名称或有关负责同志的姓名，如“团支部”、“市工商局”、“XX同志”、“尊敬的先生、女士”等。名称后面加个冒号，表示下面有话要说。
正文这是申请书的主要部分，要写清所申请的事情和理由。正文要从接受申请书的组织和领导名称下一行空两格处写起，从第二行起再顶格写。申请的事情和理由最好分段写，每段开头都要空两格。这样既保证了内容的单一性和完整性，又条分缕析，使人看起来容易把握要领。
结尾申请书可以有结尾，也可以没有。结尾一般是写“此致、敬礼”之类表示敬意的话，可以在正文完后接着写“此致”，再起一行顶格写“敬礼”。结尾还可以写表示感谢、表示祝颂的话，还有人写“敬请核准”、“请领导批准”等语。
署名和日期在结尾下一行的后半行，写上申请人姓名或申请单位名称（要盖章），在署名下面，写上写申请书的年、月、日。
二、写申请书应注意的事项
①要把申请的事情和理由写清楚，使接受者能透彻地了解申请人或申请单位的意愿、要求和具体情况，以便领导研究处理。
②申请书是一种应用文体，常用叙述的方法。写作时应注意语言准确，文字朴实，简洁明了。切忌浮泛冗长、东拉西扯、故弄玄虚、有意渲染。使用生僻、深奥的语言文字，会造成组织或领导理解上的困难，甚至误解。字迹要工整，标点符号要用得正确，否则，也会造成阅读、研究、处理上的困难，还可能给人以不严肃、不懂礼貌的印象。