申请书是个人或集体向有关单位提出要求或表达意愿时写的应用文。它是一种专用书信。一方面，它和一般书信一样，都是表情达意的一种工具。另一方面，它和一般书信又不同：一般书信是个人与个人之间的交流，内容可以十分广泛，公事私事都可谈；而申请书一般是个人或下级向组织、向上级有所请求时才使用，一般一事一书，内容单一，便于组织或上级处理。
申请书有较为固定的结构，其内容一般包括五个部分：标题、称呼、正文、结语、署名和日期。
1．标题 居中写“申请书”三字，也可根据申请书内容，在申请书之前标明具体名称，如“入团申请书”。标题字体可稍大，也可和正文一样。 ．2．称呼在标题之下，空一至两行，另起一行顶格写接受申请书的组织名称或领导的姓名。名称后面加冒号。
3．正文称呼之下，另起一行，空两格写正文。正文内容通常有三部分：
(1)开头部分，先写请求要做什么事。
(2)主体部分，主要内容有两个：一是写为什么要做这件事，即写理由。如这件事需要组织或上级批准或同意，则理由应写得充分；二是写怎么办，鼯写了申请书后，自己怎么去争取达到愿望(或保证做好一些什么事等)，要写得实在。
(3)结尾部分，通常写希望。
这三部分内容应分开写，做到层次清楚。
4．结语正文结束后，另起一行，空两格写结语。结语可根据内容写：“特此申请，请予审批"、或“此致，敬礼”、或表示谢意的话语等。
5．署名和日期写在正文末尾右下方。结语完后空两行写。如申请人是单位，要写清单位名称，加盖公章。日期写在署名之下，写全年月日。