倡议书中的倡，意思是“带头发动”；倡议，意思是“首先建议和发起”；书，是“书信”意思。倡议书是个人或集体，为了开展某种活动，向有关方面提出竞赛而写成的一种应用文。倡议书中倡议的范围和对象非常广泛，往往是一个部门，一个地区，甚至全国；可以是某类群体，也可以是全体人民。因此，
它可以在很大范围内，调动广大群众的积极性，使大家心往一处想，劲往一处使，目标一致，齐心协力，共同努力，从而发展现代化建设的大好形势，进一步促进现代化建设。倡议书的发起者，有的是一个人，有的是一群人，有的是一类人；有的是一个部门，有的是一个单位，有的是一次会议等等。
写倡议书，首先要根据形势或工作的需要，结合本地区、本单位的实际情况，实事求是、合情合理地提出，要考虑是否具有可行性。其次，倡议书发出后，根据需要，应采取一定措施，检查督促落实情况。既要重视一般号召，也要重视抓重点、抓典型。可采用发通报、写简报、写消息等形式在报纸、广播、电视上报道有关情况。必要时还可采用总结、评比、召开表彰大会等形式进行总结表彰，以促进所倡议的活动富有成效地进行。防止把倡议书发出后就不管不问，流于形式，走过场。再次，写倡议书，要注意掌握倡议书的结构。
倡议书结构的内容有：标题、正文、署名和日期。
1．标题可以只写“倡议书"(有的则只写“倡议”二字，不写“书”)。也可在倡议书前面写表明倡议内容的文字。居中书写。
2．正文标题之下，空一至两行，另起一行，顶格写倡议的对象，再另起一行，空两格写倡议的内容。也可以不写对象，空两格直接写倡议的内容。
倡议书的正文内容，一般有三部分：
第一部分，正文的开头。简明扼要地写提出倡议的目的、意义和有关背景，让人们懂得“为什么”要去做所倡议的活动。只有了解、理解了活动的目的、意义，人们才会自觉地行动起来。否则，就会让人莫名其妙，就很难让人响应。
第二部分，正文的主体。写倡议的主要内容和具体措施，即写“做什么"和“怎么做”。这是倡议书的核心部分。这部分最好用条款式分别列出，交代清楚，让响应者有所遵循，清楚要做什么和怎么去做。要写得明确、清晰。
第三部分，结尾。写倡议者的决心和希望。这部分要写得热情洋溢，富于鼓动性。最好能提出一个能概括全文主旨的响亮、有力的口号，让响应者容易记住倡议主要内容，又受到鼓舞。
3．署名和日期写在正文末尾右下方。写发出倡议者的名称或姓名、发出倡议的年月日。正文结束后，空二至三行写。