根据办公室的职能定位和职责担当，其机构设置也表现出不同形态。在党政机关系统，主要实行分理制，如中共中央办公厅和国务院办公厅，它们都与其他中央部委平级，下设信访局、机关事务局、档案局等；而在政协、人大机关系统，主要实行综理制，即办公室在秘书长的领导下，综合处理日常事务。一般而言，办公室作为机关单位最常见、最基本的常设机构，根据其职责需要，机构设置与人员构成可大可小，多则十几二十人，少则二三人，这都是有可能的。但从完善办公室机构设置出发，主要包括文秘、行政、督查、信访、机要档案等职能科室，并由与此相关的专职人员构成。
(一）文秘科室
文秘科室主要负责保障领导的日常工作，撰写领导讲话、典型材料、总结报告、文件等文书，并对其他部门代拟的领导讲话、文件等进行审稿把关，组织完成相关的调查研究工作等。为了完成这些基本的文秘工作任务，还需要注意以下几个重要事项：
一是讲话文稿、文件的撰写必须在深入领会上级文件精神、全面掌握相关资料、正确了解领导意图的基础上，由集体或指定专人完成撰稿提纲，经相关领导和办公室主任审定。完成初稿之后，经办公室正副主任逐级签字把关，最后呈送单位领导定稿。
二是组织实施调查研究必须根据本单位的工作计划和重点工作任务进行，制订全面的调研计划和调研重点。在组织完成调研之后，不但要将调研结论及时向领导汇报，而且在调研中发现和弄清楚的其他具有倾向性的重要问题也要以口头的方式汇报。
三是做好信息和资料的交流。办公室文秘工作不但包括相关信息上报、政务信息公开和典型材料交流，还要及时向领导提供网上的相关信息，如微博、视频等。对此，还需要加强与上级和其他单位办公室政策研究部门的沟通联系，及时上报本单位、本部门的信息等，同时还要做好工作经验材料的交流。
(二）行政科室
办公室行政科室主要负责本机关单位的日常对外联系、会议、接待、信件收发、环境和财产管理等有关的后勤服务保障工作，有的行政科室还负责办公室的财务管理工作。行政科室的行政管理工作带有一定的综合性，除了完成日常管理工作之外，还要按时完成领导交办的其他综合管理工作。
(三）督查科室
督查科室主要负责组织开展督查工作，并组织拟定办公室督查工作制度和工作计划，组织协调单位其他部门开展经常性的督查工作等。如督促检查上级机关单位的有关方针政策和重要会议决议、决定、重要工作部署等的贯彻落实情况，督促检查本单位的重要工作部署、重要决定、决议及重要文件事项的贯彻落实情况，督促上级机关领导和本单位领导的重要批示和要求办理的重要工作事项的贯彻落实情况等。同时，办公室还要对本单位各部门完成发展规划、年度工作计划、专项重要工作计划等进展进程情况进行督促检查，确保各项工作计划顺利实施完成。
(四）信访科室
信访科室主要负责处理信访事务。信访工作是党政机关密切联系群众的重要渠道，是掌握群众思想动态的窗口。认真处理职工群众的来信来访，切实解决群众反映的问题，既是回应职工群众合理需求、维护其合法权益的重要途径，也是促进社会和谐的重要举措。办公室一般设有专职的信访工作人员，对群众来信来访等进行登记和接待，之后办公室再根据来信来访的问题性质与内容，分别转给或介绍给归口管理部门办理。对于上级部门督办的信访案件，办公室还需要协调承办部门及时处理和上报，未能及时处理上报的必须解释原因。
(五）机要档案科室
机要档案科室主要负责机要、档案、保密等工作。如负责上级文件和下属部门请示、报告等的收文、登记、传阅、保管和查阅，文件交换、立卷、归档、清退、销毁，保密文件保密管理，等等。
此外，办公室人员的构成上可以划分为三种类型，即文字型、办事型和技术型。文字型的办公室工作人员主要从事文字处理工作，如文件、发言稿的撰写等，具体而言，有信息资料的收集整理、单位工作简报的编辑和负责调查研究与宣传报道等工作。办事型的办公室工作人员主要负责日常行政事务工作，如值班工作、信件收发和处理、接待等。技术型的办公室工作人员主要负责现代办公设备的管理维护工作，如打印机、复印机、计算机等设备的管理、保养和维修。