过去我们对于办公室行政工作的认识，停留在收收报纸、发发文件上，但实际办公室工作对于其成员的能力和素养都有着较为严格的要求，特别是在现代化办公环境条件下，如何才能当好一名合格的办公室工作人员，必须具备以下基本能力和素养：
(一）思想政治素质要求
思想政治素质是最重要的素质之一，是当今社会素质教育的灵魂。办公室作为机关单位领导的办事机构和工作助手，有着至关重要的作用。如何及时准确地贯彻落实上级文件精神、领会传达领导的工作布局与意图等，都需要办公室工作人员具有坚定的政治立场、正确的政治观点、严肃的政治纪律。在思想上、行动上和党中央保持一致，在大是大非面前头脑清醒、旗帜鲜明。
(二）政策理论水平要求
深度理解党和国家的路线方针政策和上级文件精神以及各级领导的决策与施政意图，全面贯彻落实上级文件精神和工作部署，这不仅要求办公室工作人员要具备较高的政策理论水平，还要求能够坚持理论联系实际，一切从实际出发，为文件精神的贯彻落实提供切实可行的方案和步骤。培养和提高政策理论水平，一方面要深入学习领会相关的政策法规、文件精神，能坚持按政策办事，运用政策解决实际中存在的问题；另一方面要及时关注和掌握媒体信息。现今的新闻媒体已经渗透到社会生活的各个层面，群众随时可以了解各种信息。此时办公室工作人员要协助领导收集好各类媒体反映的问题，做到深入基层和实际，进行调查研究，掌握各项政策在基层的贯彻落实情况，并及时将相关信息反馈回来。
(三）业务工作能力要求
办公室作为机关单位的综合性部门，肩负着参与政务、管理事务和提供服务等多项职能，正确、全面地履行其职责，离不开具有较高业务水平和较强工作能力的办公室工作人员。其业务工作水平和能力主要体现在如下几个方面：
一是较强的文字表达能力。办公室的一项重要任务就是公文写作。因此，办公室的公文写作专职人员必须具备较强的文字表达能力，不仅要非常熟悉公文格式规范，而且在文字表达上，要有扎实的语言功底和写作技巧，如公文写作必须语言简洁规范、逻辑思路清晰等。
二是运用现代化办公设备的能力。在现代化办公环境下，现代化的办公设备日益普及/计算机、传真机、复印机、速印机等成为办公室工作不可或缺的设备。办公室人员不仅要能正确操作使用这些办公设备，而且需要掌握一定的办公软件，如文字处理软件、课件制作软件等。
三是参谋助手的能力。办公室工作人员在工作实施过程中，不但要做大量具体工作，还要进行大量研究工作，充分发挥“思想库”、“智囊团”和“参谋部”作用，为领导工作运转提供协助与支持，也是对办公室充分发挥参谋助手作用的基本要求。因此，做好办公室工作，还要求办公室工作人员要站在单位工作全局的高度，坚持求真务实，紧贴领导意图和思路，集中各方面的智慧和力量，为领导决策提供参谋，推动事业向前发展。
四是调查研究的能力。调查研究是办公室工作的重要组成部分，也是掌握更多实际情况的现实要求。调查研究能力体现在办公室工作人员能够围绕工作大局和工作重点，科学设计调研方案、循序推进调查研究、及时向领导汇报和运用调研成果等多个方面。
五是组织协调的能力。办公室工作离不开组织实施各类会议和各项合作，离不开对内对外、上传下达的沟通协调，因此办公室工作人员还应具备一定的组织协调能力。如组织实施会议，一方面要正确领会交办者的意图，迅速准确制定会议的主题、议程和与会单位部门及人员等；另一方面，还要按照组会的规律，按程序做好会议筹备、会议组织、会议结束总结等各项工作。
(四）职业道德规范要求
办公室作为单位的管理和服务部门，与其他部门一样，其工作人员必须遵守职业道德规范，在道德意识层面加强自律和自觉。同时，由于办公室工作的特性，还有一些特殊的职业道德规范方面的要求。如坚持密切联系群众的观点，要尊重群众、深入群众和依靠群众，以平等的身份、平等的心态坦诚地面对公众，诚心实意地为群众着想，说真话、说实话、讲真情、干实事，还要有宽阔的胸襟，正确面对领导和群众的批评，对于自己的工作失误要深人剖析、开展自我批评;而办公室领导对于下属的批评，要讲究批评的方式方法，以有利于他人接受意见并改进工作。