会议祝贺词一般由五部分组成：标题、称谓、正文、祝贺语和签署。
（一）标题
会议祝贺词有三种写法：
1．单一性标题。直接以文种（贺词、贺信、贺电）作为标题，即《贺信》 《贺词》、《贺电》。
2．两要素标题。由祝贺内容和文种构成，或者由会议名称和文种组成，如《中华医学学术年会贺词》。
3．三要素标题。由祝贺人及职务名称、会议名称和文种组成，如《胡锦涛致中俄友好和平与发展委员会会议贺词》。
（二）称谓
会议祝贺词称谓有两种写法：
1．致会议参加者，如江泽民致APEC妇女领导人会议的贺词的称谓是“亚太经合组织妇女领导人会议各位代表”，标题之下左起顶格书写，后加冒号。
2．直接写会议名称，如“浙江xx市第十届妇女代表大会”。也有的会议贺词没有称谓，而是在开头祝贺语中体现出来，如全国人大常委会副委员长何鲁丽给中华医学学术年会贺词开头这样写道“值此中华医院管理学会全国会员代表大会召开之际，谨此表示热烈祝贺。”
〔三）正文
会议祝贺词正文由前言、主体和结语三部分组成。
1．前言。会议祝贺词的前言写明祝贺之词，如：
值此二00一年亚太经合组织妇女领导人会议召开之际，我谨代表中华人民共和国政府和中国人民，并以我个人名义，向远道而来的与会代表表示热烈的欢迎，并对大会的胜利召开致以衷心的祝贺！
2．主体。会议祝贺词的主体是对他人的工作成就等予以赞扬，如：
xx医院管理学会成立五年来，努力加强自身建设，积极开展理论研讨、专题研究和学术交流，团结广大医院管理工作者，严格自律并维护医院合法权益，为我国医院管理事业的发展做出了重要的贡献。
结语。会议祝贺词结语表达祝贺者的良好愿望，如：
在新的历史时期，希望中国红十字会继续发扬光大红十宇精神，全面履行《中华人民共和国红十字会法》赋予的职责，为中华民族的伟大复兴和维护世界和平做出更大的贡献
（四》祝贺语
在会议祝贺词最后再次写明祝贺语。一般是“预祝大会圆满成功”。
（五）签署
在正文下面写明两个内容：
1．祝贺单位名称或者个人姓名及职务。
2．时间。另起一行写明发出会议贺词的日期。