电话记录是记录有关公务活动的电话内容的一种事务性文书。除了一般的事务性联系之外，凡内容比较重要的电话应当由通话人作出记录，以备日后查考。对于这种电话记录应当看作是机关公务文书的一种，按照它的工作内容定期整理归档保存。
电话记录的特点主要是格式化，其记录项目一般较为固定，有的甚至用印制好有关项目的电话记录簿来记录。
电话记录一般由两部分内容组成。第一部分是记录内容部分，包括来话单位、发话人、来话时间、受话单位、受话人和电话内容，其中核心部分是电话内容；第二部分是处理内容部分，包括拟办意见、领导批示、办理结果、承办人和承办时间等。
电话记录的基本要求，一要记清，二要核准。为此，具体要做好以下三点：
一是询问并写明对方单位、身份、姓名和电话、传真号码，以便联系。对重要事件，待电话记录完毕后，还要设法核实对方身份，防止坏人利用电话行骗。
二是电话内容的记录，应按发话人的话逐一记录。若内容项目较多，应分项分段记录，以显示内容层次和项目区分。
三是重要电话在记录完毕后，应要求对方再复述一遍（或自己主动复述一遍），进行校对，必要时应使用录音机把电话内容全部录下来，以防止出现错漏或备作凭证。