提高工作效率的十个方法,让工作效率飞起来
1、确定方向,不走冤枉路
俗话说:"马壮车好不如方向对",这句话的典故来自春秋战国时期,有位夫子备了很多物品,欲前往南方楚国,便向路人问路,路人答:"此
路非往楚国。"夫子说:"我的马很壮,没关系。"路人又再强调这不是去楚国的方向,夫子依然固执的说:"我的车很坚固。"路人只好叹息的
说:"这不是往楚国的方向啊!"方向错误,再怎么努力都枉然。
仔细想想做这项工作的重点是什么,希望藉此得到什么结果,这样做之后是不是真的能得到想要的结果,与你的主管及上下游流程的同事一
同讨论,再决定整个方向及流程。
小箴言:光是忙碌是不够的。问题在于:我们到底在忙些什么?----美国自然主义作家亨利·大卫·梭罗(HenryDavidThoreau)
2、做行事历及项目执行计划
事先做好计划表可以帮助你理清想做完的事,你可以利用以下的工具:
·计算机软件,例如Outlook内有计划表、行程表和日历。
·日历或是商务日志。
·自行设计的简单表格。
以一天的计划表来说,首先列出你必须做的事,这些是你今天的首要工作;然后再列出应该做的事,以及可以做但并不急于一时的事。然后
评估各项工作所需的时间,再决定如何把时间分配到这些工作上。记住,应该把最重要的事情放在一天中状况最好的时间内去做。一天的时
间规划完成后,可以延伸成一周的计划,决定一周内最重要及必须做的事。每天要确认行程是否照计划进行。
小箴言:知道计划何时开始,就开始列进度,但不要让做计划的时间取代了执行的时间。----波士顿顾问公司副总裁史塔克(GeorgeStalk)
3、运用系统思考,工作分门别类进行
养成把握重点,循序渐进,集中力量的习惯,决定次序,从最重要的事情着手。我们必须先决定哪一个工作比较重要,必须优先去做;那些
比较不重要,可以缓办。不考虑优先次序所产生的另一结果,常是一无所成,而且被拖延或耽搁的事情,等之后再提出时,往往已失去时效
性。
·依工作的重要性决定完成工作的优先级。
·依工作的重要性决定投入工作的时间。
·同性质、同种类、类似性高的工作一次解决。
·不断地思考是否有更有效率的工作方法。
·避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费,如杀鸡焉用牛刀。
小箴言:不要浪费时间做"垃圾"工作,去做那些会增加你生产力的工作。----心理学与行为专家罗贝塔·罗史(RobertaRoesch)
4、事前准备需周到
在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具,只会事倍功半,徒增出错的机会。事前即将一切所需都准备好,即取即用。
随时准备好"最新"的信息:"资料"的随时更新与增删,可以让我们永远掌握到最新的讯息,并随时将它做好整编、归类等的工作,以供我们随
时掌握最新的状况,并可迅速做出正确的思考判断。
要有"工具库"的观念:随时将自己的知识、经验、技能等,做好转换成工具的观念,以便随时可以拿出来运用,或重新组合,以便缩短时间、
提高效率,增加更多的成功机率。
寻找自己的"良师":在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的良师,藉由良师的经验、智能与人脉关系,可以提供各类的协助。
小箴言:当你在做小事情的时候,你必须想"大事情",以便让所有的小事情都能朝正确的方向前进。----趋势专家艾文·托佛勒(AlvinToffler)
5、不断学习新的知识与技能
在十倍速生涯里,工作变换得快,工作速度本身也快,加上外在环境及产业新知识加速产生,若不加紧学习脚步,就可能像老牛拖着重车,
或是一个折旧严重的汽车却开在高速公路上一样,不仅充满了无力感,更会遭受时代无情的淘汰。"苦干"是成功的充分或基本条件,但它并
不能保证成功,今天我们还要聪明工作,只有不断学习才能提升工作效率及创新。
不断学习对工作能力的增进很重要,综观古今中外成功人士,或是观察卓越企业的主管,主动发问、参加课程,甚至只是默默观察别人怎么
做,都能从中学习到新知与技术,再消化出更有效的做事方法与解决问题之道。
小箴言:今天要追求成功,和是否拥有能够开花结果的知识、知识多少与能够开花结果成正比。----企管顾问与作家毕德士(TomPeters)
6、创意使你轻松做事
有创造力,才不会为了一些问题苦思对策,在无例可循的情况下,急得像热锅上的蚂蚁,坐立难安。时时评估创意带来的好成果,在过程中
你会领悟到,利用创意来解决问题是一种快乐而有趣的事,培养创意绝对是企业人必备的技巧之一。
培养创造力的方法有以下几种:
开放心胸,经常注意周遭的环境,就像科学家一样善于观察四周的一举一动,就可发现很多新方法能解决老问题。
检视所有可能的方案,千万别因"不可能"、"幼稚"、"没人成功过"或是"从没听说过"而轻易放弃。
善用自己的第六感,保有敏锐的感觉,放松身心,运用你的灵感,突破思维的限制。
抽离各个解决问题方案的精华,予以分类整理,再重新组合,看看彼此的关系如何,能否衍生出新的观点。
小箴言:现在的公司需要很多好点子才能应付各种改变,但往往斤斤计较员工是否准时上班。----管理专家马克·艾普勒(MarkEppler)
7、适当的e化工具辅助
高科技能帮助你节省时间,不过先决条件是要选适合自己的,考量你希望它为你做什么?它对你有用吗?购买软件前你需先做研究,确定它
的功能符合你的需求,要让e化工具确实帮你提升效率,请遵循以下步骤:
请教同时熟悉科技产品与你的工作内容的高手,了解你正考虑采用的工具有哪些利弊,是否能节省时间、提升生产力,增加你的工作优势。
列一张采购评量表,跟卖场的销售人员再讨论一次。
花点时间练习该工具的基本技巧,这时候所花的时间,将来都会加倍带来利益。
一般会使用的e化工具,包括计算机及各式管理软件、备份系统、电子邮件、网际网络(包含线上服务、全球信息网、新闻布告栏等)、个
人数字助理(PDA)、行动电话、扫描仪等,即使平常使用的电话、传真机、录音机等,其实都有一些功能可以提升效率。
小箴言:如果你不了解科技,就永远不可能让科技成为你的帮手。----新格无线通讯(CingularWireless)执行长史帝芬·卡特(StephenCar
ter)
8、借用他人的时间
要让工作有效率,分工合作甚至找专家帮忙都是方法之一,授权是节省时间的终极武器,也是增加效率的法宝。投资一点时间常常和你的员
工沟通,会产生很大的效益,尤其要让他们搞清楚状况,否则他们就不可能分担工作负荷。
以下基本原则帮助你更有效地授权:
(1).决定什么事要授权出去。授权和交托正常工作任务是不同的。授权是交付某人完成你的工作职责,但是你保有控制权,并负有责任。
(2).说明清楚你要的结果。一般来说,被授权者都会用自己的方式去完成任务,如果你希望运用特定的方法来完成,一开始就要让对方知道。
(3).清楚界定责任。确定对方了解他所应负的责任,如果他不了解任务及目标,或是不符合你的期望,要重新仔细检讨整件事。
小箴言:高绩效者会集中心力于解决问题,而不会集中心力于责怪问题的发生。----PerformanceSciencesCorp.总裁查尔斯·佳飞尔(Charl
esGarfield)
9、做好情绪管理
每份工作都有压力,我们的压力就在于自己的情绪管理上。情绪管理就像大禹治水一样,最好能够疏导,如果一股脑将不满情绪发泄在工作
或同事身上,只会让工作受阻,代价更大。
丹尼尔·高曼(DanielGoleman)提出提升情绪智商的五个步骤:
(1).我想成为什么样的人?想象一下几年后自己想成为怎样的人?思考一下自己典型的一天是什么样子?
(2).我到底是谁?看清自己的弱点很重要,但也要了解自己的长处。
(3).我要如何改变?拟定计划朝目标去改变,按部就班,从自我觉醒开始练习。
(4).改变要如何持续?改变要靠实践,要一遍又一遍地提醒自己要打破过去的思考和行为模式。
(5).找谁帮忙?要增进情绪管理的能力,一定要有人帮忙,创造支持我们改变的环境。
小箴言:在他人所轻蔑的事获得成功,是了不起的事。因为,这必须克服他人和自己。----《笑傲职场》一书作者波德斯塔(ConniePodest
a)
10、适度休息消除压力
很多人都有一种错误的观念,以为多做一点事情,多花一点时间,就会有多一点代价。可是,人在筋疲力尽的状态下,反而容易犯错,也许
隔天醒来,又要从头来过;这个时候,选择休息一天,或许工作效率会更高。而且,计划未必能完全按照期望进行,此时,在时间表上留白,
就有其必要性。
小箴言:让每一分钟上紧发条,然后适时放松,让工作游刃有余,事业耀眼也能兼顾生活。----大学研究公司执行副总裁里根(
en)
提高工作效率的方法有那些?
2009-10-2021:29阅读140评论0
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首先要看看你的眼界看的远不远了,,是不是精明的老板了,首先要会用人,有些人不善有人
提高工作效率的方法,可以实施5S管理运用到工作中去。
一、影响工作效率的8种通病及其对策
每个办公室都存在效率低下的现象:传真机无法正常工作、文件杂乱无章或是丢失、办公室里人来人往使人根本无法高效工作——这并
不奇怪。而令人惊讶的是,许多公司只是被动地适应这些毛病而不是对它们加以改进。
检查一下你的办公室,看看是否存在造成工作效率低下的8种通病,然后加以改进。
1、过时的技术设备
过时的计算机、打印机、软件和其他技术设备将会降低工作效率。例如,一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅
图像时都要等待20-30秒钟;用低速拨号上网的员工也面临同样的问题,网页可能打不开,甚至会造成电脑死机。
怎样判断技术设备是否过时呢?一条通用的准则就是,如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本,那么就需要进行升级了。你在
新设备上的投资将很快会在提高的工作效率中收回来。
2、工作空间安排不合理
花上几天时间观察公司的工作方式,找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如,由于桌面不够大,每次要打开文件都要跑
到别的房间去;由于电脑离电话太远,每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。
要解决这些问题,通常只需要重新安排一下工作空间,可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。
3、效率低下的文件管理制度
文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难,从而造成大量人力和时间浪费。
要解决这一问题,就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜,使所有的员工都能够容易地将文件最类,
以便于查找。最后,可以将不常用的文件搬到储藏室去,使员工更容易找到常用的文件。
4、未加管制的信息流
由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用,使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员
工的注意力,降低工作效率。
减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志,使用电子邮件过滤工具,将私人电子邮件与工作电子邮件分开。在
办公室时关掉移动电话。只将电子邮件地址或是移动电话号码告诉相关的人。
5、组织拙劣的会议
召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率,打击员工的士气。经常会发生这样的情形:员工们被如集起来开会讨论某个主题,结果
会期拖得过长,决定未能作出,或者是偏离了会议要解决的问题。
开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会,要限制时间,用议事日程使会议不要跑题。指定会议主
持人,其责任是在有跑题迹象时采取行动,使会议回到正轨。
6、低于标准的研究资源
依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动。
只订阅那些员工真正会去看的出版物,鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志,向员工提供高质量的网
上信息资料。另外,寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。例如,如果你的公司需要依靠姓名地址录进行工作,看看能不能找到光
盘版——这样搜索起来就非常方便快捷。
7、干扰
许多小公司的办公室不够宽敞,同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。
重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小,关掉音箱,提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中
营造私人空间,减少视觉干扰。
8、混乱
许多成功的主管的桌面都有一个非常突出的特点——没有杂物,非常整齐。混乱会造成干扰,降低工作效率。
环视你的办公室,看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线,也可能是一个放在过道上的盒子,或是办公桌上一台已经损坏
了的设备。将用不着的东西移出视野之外,将不再使用的东西扔掉。
二、快速治理办公室混乱局面的5种方法
书本堆得像金字塔那样高,不用的文件夹和办公用品到处都是,计算机电缆经常绊倒人……
如果你的公司的办公室是这个样子,那么,你就得改善一下办公室的管理了。采取以下5个步骤,营造出高效率的办公环境。
1、将不常用的东西转移到其他的地方
随便看看你就会发现,办公室里很少使用的东西数量惊人。过期的文件、不用的信笺、从来不开的台灯……不一而足。在伸手可及的范围内
只保留最为常用的东西,将那些不是每天都要用的东西移出视线之外。
2、将过期的文件加以清理存放
没有必须将办公室的文件柜都塞得满满的。给文件柜“瘦身”——对过期文件加以清理存放。如果一个文件你在过去12个月里都没有找来看过,
那么它就在此列。这项工作耗时不多,但可谓一举两得:既节约了时间又腾出了空间。
3、注意你的电脑显示器
在电脑显示器占据你的桌面时,要释放更多的空间是比较困难的。一个选择是使用显示器架,可以将文件和其他东西放到它下面;另一选择
是选用LCD显示器,它只占用的空间只有CRT显示器的三分之一。
4、充分利用办公空间
如果办公场所狭小,就要想办公充分利用每一寸空间。可以将架子安到墙上,桌子下面可以用来放文件或电脑主机。如果桌上要摆传真机、
复印机和打印机等多种办公设备,可以考虑购买一台多功能一体机。
5、扔掉旧的阅读材料
你可能保存着不少不再需要的过期的出版物,那么请在清理办公室杂物时将它们扔掉。如果担心会丢掉重要的文章,在扔掉它们之前浏览一
下目录,将真正需要的文章剪下来。不要用太多的空间来存放出版物,这样能够缩短你的阅读和清理的周期。
三、利用科技改善工作流程
从自动化表格处理到即时讯息,今天的科技能够帮助员工更快更聪明地进行工作。
以下5种方法可以使公司的运作更为流畅:
1、管理职能自动化
许多公司将原来靠人工完成的管理职能——如给员工打考勤、管理支出表格等交由电脑网络来完成。这一举措可以减少员工花在搜集、处理
和发布信息所用的时间,使员工可以将时间用在更为重要的公司事务上。另外,信息流的自动化还能减少人工操作所造成的不可避免的错误。
2、改进公司范围内的信息共享
电脑网络可以用来向员工发布新闻和信息,这比传统的打印通知和开会更为快捷也更为经济。通过这种方法,公司可以对市场变化作出快捷
的反应,员工也能快速地适应公司的政策和节支措施。公司还可以创建电子数据档案,减少文件归档、存放的负担。
3、共享信息资源
将日程安排、合同经理和信息数据库通过公司内部网络或英特网进行共享,可以使员工更快更高效地获取信息。例如,利用在线日程安排,
项目经理可以很快看到团队中每位成员的时间表,找到合适的开会时间,然后利用在线日程安排程序将开会通知发给每位与会者。而在过去,
他就得与每位成员协商,找到合适的时间后再逐个通知。
通过将合同经理和客户数据库进行共享,公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何员工都可以了解客户基本情况、订货历史记录和
联系方式,使他们能够立即满足客户的需求。
4、快速、便宜的沟通交流
即时讯息工具使员工能够通过英特网彼此进行实时沟通,不受地域限制,而不会带来高额的费用。过去,不同部门之间要进行协作,就得腾
出专门的时间、打长途电话或是召开电话会议。
5、实时在线协作
驻外工作人员也能够来到网上会议室,编辑文件或是进行演示。例如,利用微软公司“bCentral”提供的“共享观点团队服务”(SharePointTe
amServices),员工可以在一个安全的网络会议室里对相同的文件进行讨论和修改,还能够建立文件档案馆和召开讨论会。这样做不仅能
够提高工作效率,还减少了由于文件的不同打印版本所造成的混乱。
四、10种良好的工作习惯
一天的工作什么时候才算完成?对于许多小公司来说,答案是“永远没完”。
甚至许多管理人员手头也有一大堆要做的事情。为了在工作和私人生活之间保持一种健康的平衡,员工要学会在工作时保持高效,从而得以
在合理的时间离开办公桌。如果做不到这点,就会精力不济、创造力低下,最终危及健康。
用以下10种方法,你可以认清每天必须完成的工作并找到完成任务的策略。
1、每天都以计划开始
在核对电子邮件或语音邮件之前,每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后,你就会清楚地知道,哪些工作是今天必须完成
的,哪些工作是今后几天内在完成的,哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题,从而避免被那些不重要的事情分散
精力。这样,即使你决定在某个合适的时候停止工作,工作进度也在你的掌握之中,不会受到影响。
2、分派任务
在写出了任务清单后,认真考虑一下,哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务,就会使团队成员能够尽早
开展工作,从而加快完成任务的速度。和你一样,同事也希望对每天的事情早做安排,如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事,
同事会不高兴的,因为你有可能打乱了他们的计划。
3、控制干扰
不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划,从而使你不得不加班。为控制干扰,可以这样做:每隔几个小时而不是每隔1
0分钟查看一次电子邮件;将电话转为语音邮件,只回复那些确有急事的电话;要求将会议安排在你方便的时候召开。
4、早工作早离开
加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环——工作到很晚通常会使你起得晚,然后又导致你要工作到很晚,如此循环。在一个星期内强迫自
己早点开始工作,早一点离开。开始这样做很困难,但你会很快发现,早点开始工作能够使你每天有做计划的时间,从而提高了你的工作效
率。
5、不要在工作时间干私事
一些员工放任自己,在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的,因此要对付帐单、写感谢卡和其他影响工作
效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作,如果你将很多时间用于与工作无关的事情,那么晚上要加班就是不可避免的。
6、下班一小时前才将电话铃声调响
在一天的正常工作结束后,将打进来的电话转到你的语音邮件系统中。这样做既可以保证你在正常工作时能够专心致志处理紧急事务,又
能够使你不用工作到很晚的时间。
7、依靠和信赖电子邮件
许多日常的交流通过电子邮件就可以完成,不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然,也有一些公司必须直接与人
交谈才能有效运作。但是,绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。
8、检查你的技术设备
“磨刀不误砍柴工”,对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作,使你可以按时回家。例如,一台性能强大的电脑可以使你更快地
进行网页搜索或是同时运行多个应用程序。
9、利用自动化手段
充分利用办公自动化设备和应用程来完成工作任务,这样会减少手工操作,使你获得更多的时间。
10、今日事,今日毕
许多员工由于白天完成不了任务,养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低,直至危害你的健康。因此,员工要想方设法提高工作效
率,做到“今日事,今日毕”。
本文发布于:2023-03-08 20:34:36,感谢您对本站的认可!
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