着手建立南京城市建设档案信息交流中心

2024年4月1日发(作者：营销策划岗位职责)

着手建立南京城市建设档案　

信息交流中心　

口赵津宁　

２０１　０年８月，随着上海宝山钢铁股份南京梅山分公　

司３５０万吨扩建项目工程档案未移交给南京市城建档案　

馆的部分工程档案目录和上海宝山钢铁化工股份南京梅　

山分公司焦油类、苯类产品升级改造工程项目及１＃、　

２＃焦炉移地大修配套煤气净化工程项目未移交给南京市　

城建档案馆的部分工程档案目录向南京市城建档案馆的　

顺利移交，南京市城建档案馆第一批未纳入市馆工程项　

目档案收集范围的大型工矿企业项目档案检索目录从此　

诞生，该项目档案检索目录包含了以下一些检索内容：　

众提供更广泛的城建档案信息查询和交流渠道的综合管　

理平台迈出了坚实的一步，并将引导我们的城建档案事　

业走上健康的发展之路。　

笔者曾在《档案的价值在于利用》一文中提到：　

“要有可利用的档案”这一概念。　“可利用的档案”是　

我们向社会提供档案利用的源泉。这就要求城建档案工　

作者应根据社会各界、各层次、各种侧面的多种城建档　

案利用需求，开发出有针对性的城建档案查询资源。人　

们迫切地需要积极主动的、有的放矢的档案信息服务，　

因此，对目前的归档范围去粗取精、去伪存真，收集和　

储藏大量有价值的、可利用的档案，有针对性地拓宽有　

价值档案的归档范围；或者，利用档案馆的丰富馆藏，　

组织力量编撰有高附加值的科研成果，这些都是我们需　

要达到的服务目标。然而笔者在另一篇文章《发挥城建　

档案管理处的作用》中曾经提到：经过三十年的收集积　

累，我们已经拥有了大量的城建档案，导致全国地级市　

以上的主要城市中的城建档案馆馆库普遍面临胀库的难　

１】序号【１９４】；２）案卷号【４Ｄ５Ｑ００１９４】；３）档　

号【４Ｄ５—００１一Ｉ】；４）文件编号【４１３ＥＪ１６００６】；　

５）案卷题名【宝钢股份化工分公司梅山化工厂焦炉移　

地大修配套煤气净化工程除焦油器平台建筑竣工图】；　

６）编制单位【上海宝冶建设有限公司】；７）页数　

【２】；８）索取号【４Ｄ５Ｊ０１　１—１】。从这些检索条目　

中我们可以清楚地看出，一般城建档案馆查询系统中所　

必备的查询条件——“档号”、　“案卷号”、　“案卷题　

名”等这里都具备了，此外，还新增了“索取号”这一　

特殊条件，为档案管理工作注入了新的内容。它标志着　

题，开拓新的城建档案资源与恒定的库房管理面积之间　

产生了矛盾，那么如何化解这一难题？笔者也在文中提　

南京市城市建设档案馆从单一性的收集、管理和提供利　

用城建档案向在行业内发挥城建档案管理处的行政职　

能、开发创新管理手段、提高综合管理效能、向社会大　

出了自己的观点，那就是充分发挥城建档案管理处的行　

政职能，优化本行政区域内城建档案资源配置，科学　

地、合理地收集大型工矿企业的大型项目档案。　

２０１１年第１Ｏ期・藏蓬憝兹１１　

我们都知道大型工矿企业的大型项目档案往往案卷　

数量非常多，工程前期的立项准备资料、各个施工建设　

单位产生的大量施工技术文件材料以及各个监理单位产　

生的大量监理技术文件材料，还有大量的竣工图纸。在　

这些档案资料中，体系混乱、鱼龙混杂、真伪难辩，作　

为项目的工程建设方，这些资料对于他们可能都是有用　

的，有的是有长期保存价值的，有的是有短期保存价值　

的。那么，作为市城建档案馆不可能全盘接收，有长期　

保存价值的，我们必须接收进馆，而那些短期的、Ｉ￣Ｂ，ｌ　

性的项目档案，比如临时性的建筑物与构筑物，工业项　

目中的小型建筑、小型配套设施与过程性项目，成片开　

发的大型居住小区、工业园区中的小型配套建筑等。因　

为：其一，它们是ＩＩ￣Ｂ，ｌ性的建筑物与构筑物，自身的存　

在时间一般比较短暂，少则几个月、多不过数年，过后　

往往拆除，其档案可利用的时限很短，若作为馆藏档案　

既不便于随时使用又占用城建档案馆宝贵的存储空间，　

再加上其档案的接收、整理、入库上架等一系列的繁琐　

手续，从社会和经济的角度看都是不明智的。其二，工　

业项目中的小型建筑、小型配套设施与过程性项目往往　

因为其工业项目投资巨大、规模巨大、设施庞杂且专业　

性强，复杂性相对很高，非专业人员一般难以理解并参　

与管理，所以与其囫囵吞枣地全盘接收，给后续城建档　

案馆的整理与管理工作带来麻烦，不如在项目档案接收　

之前我们就有目的、有重点、有条理地制定出接收名录　

与档案编制标准，抓大放小、去粗取精、有保有弃、注　

重长远地把它们排除在接收范围之外，这样对我们的城　

建档案管理水平和效率也是一种提高。其三，成片开发　

的大型居住小区、工业园区中的小型配套建筑因为其在　

建设项目投资中占比普遍很小、功能单一且大多使用通　

用图集，在讲时效、信息化高度发达的今天，城建档案　

馆中存储大量此类相似档案似乎不够理性，会给社会资　

源造成很大的浪费。因此我们就可责成有条件的建设单　

位自行存档并报城建档案行政主管部门备案，这样也就　

１２　　ｌ・２０１　１年第１０期　

把这些具有资质的大型工矿企业的城建档案馆看作为市　

城建档案馆的分馆，其未向市城建档案馆移交的项目工　

程检索目录就可作为市城建档案馆正式接收的一类特殊　

城建档案而被接收进馆，这样也就用最小的档案存储空　

间实现了最大的城建档案信息资源的收集，从而使市城　

建档案馆变身为一个集行政主管、接收利用、信息查询　

与交流的综合信息管理平台，完成自身从量变到质变的　

发展飞跃。　

这一思路正是笔者在《发挥城建档案管理处的作　

用》一文中曾经提到的：跳出城建档案馆这一狭小天　

地，开拓思路，放眼整个行业区域，与政府联姻、与兄　

弟事业单位联姻、与企业联姻，采取合理有效的运行机　

制，使自身的档案储藏面积变得更大、档案数量变得更　

多、种类更加丰富、检索方式更加多样化、档案管理手　

段更趋多元。因此，城市建设档案信息交流中心从另一　

个侧面也为用户提供了一条查阅未纳入市馆工程项目档　

案收集范围的档案的线索和途径。　

城市建设档案信息交流中心的建立，可充分发挥城　

建档案作为信息载体的本质属性，为社会经济生活资源　

的优化配置提供良好的平台和交流渠道，发挥城市建设　

服务社会、服务经济、服务人民的物质文化生活等重要　

作用，也为实现与提升自身价值打下一个坚实的基础。　

城市建设档案信息交流中心中的信息资源可以是城　

建档案实体信息，也可以是各分支馆库中的城建档案检　

索目录，亦可以是具有自主知识产权的各门类编研成果　

及他人编研成果目录。我们可以利用这一交流平台实现　

本行政区域内的城建档案信息资源的共享，为城市建设　

的科学规划、高效管理提供服务，进一步为城市建设各　

主管部门的科学决策提供有力的理论依据，从而能够更　

进一步提升城市建设各主管部门科学管理的水平和彼此　

之间协调统一的能力。　

作者单位：江苏省南京市城建档案馆