财务制度部门五项费用支出管理规定

2023年12月29日发(作者：热粥)

部门五项费用支出管理办法

征求意见稿

第一章 总 则

第 一 条 为进一步降低非生产性成本,明确公司各经营职能部门业务招待费、差旅费、办公费、电话费、汽车使用费以下简称：部门五项费用支出标准及监控管理,保证五项费用的开支能严格控制在公司预算范围内,提高公司整体竞争能力,特制订本实施细则.

第 二 条 本办法适用于各职能部门及关联子分公司,各经营单位可依据实际情况制定相应的费用标准及管理细则,报财务部备案,经营单位费用标准原则上不得高于本办法所规定的标准.

第二章 业务招待费

第 三 条 业务招待费是指公司内经理级以上干部及驻外主管级以上职员和营销系统内有关人员在承担难度较大的业务和重要接待活动中必要的费用开支.主要指餐费、礼品费、礼金等.

第 四 条 公司对营销中心及各职能部门的业务招待费实行总额控制,由营销中心及各职能部门在预算内集中管理,自行控制,但原则上不允许分解指标驻外分支机构除外.业务招待费标准参见附表一.

第 五 条 在公司指定签单招待餐馆就餐的,经有签单权的负责人同意后,事先报餐,就餐完毕由授权负责人签字确认.财务人员对转来的无签单权限的人员签署的就餐结算单据不予承认.

第 六 条 在公司以外消费的,各职能部门应采用事先申报制度.事先由相关单位填写业务招待费用申请表见附表二,交相应部门主管审核,200

元以下由主管总监审批,200-2000元由主管副总经理审批,超过2000元以上呈总经理审批.除特殊情况或总经理批准外,对采用先开支后申报的单据,财务有权拒绝报销.

第 七 条 凡是因工作需要对外赠送礼品包括公司产品、礼金的,由相关部门提出申请,由总经理或其授权人审批后,方可执行.

第三章 办公费

第 八 条 办公费是指公司内各单位办公文具、办公家具、办公通讯器材、电器以及电脑配件、易耗材料等的购置费用.

第 九 条 公司办公费用涉及物品由行政中心电脑及耗材由系统管理员在预算额度内统一购买、管理,办公用品购置实行定点采购管理.

第 十 条 行政中心设专人对办公用品进行管理.

第 十一 条 办公用品采购审批程序：各职能部门部门填写办公用品购置申请表见附表三报行政中心审核,并经行政总监审批2000元以下或总经理审批2000元以上后到定点单位采购.

第 十二 条 公司行政中心应按月将办公用品领用及费用分配表报财务部,财务部将费用划转入各职能部门.

第 十三 条 办公用品领用审批程序：

一般用品：领用人填写办公用品领用申请表→部门负责人批准→行政部门审核→文具仓领用

电脑消耗材料：领用人填写电脑消耗材料领用及配件维修申请表→ 部门负责人批准→行政总监批准→财务审核→文具仓领用

第 十四 条 严禁公司内部各单位自行采购有关办公用品,否则,由此发生的费用,将不予报销.

第 十五 条 香港公司等异地分支机构的办公费用,按内部目标考核

方案下达指标,自行制定制度进行限额控制.未经审批擅自采购办公用品而发生的费用,不予报销.

第四章 电话费

第 十六 条 电话费是指公司内各单位和相关人员安装、使用电话所支出的费用包括：移动电话费用补贴.

第 十七 条 公司管理干部、营销人员及特殊岗位人员移动电话费标准实行定额定人管理,补贴标准参照公司有关文件执行.

第 十八 条 公司内总机、各单位所属直拨电话、传真机电话费用由行政中心进行管理.将每月通话时间超过15分钟以上电话分解到各相关部门,查明原因,与业务无关的电话,从当事人当月工资中按倍话费标准扣减处罚.

第 十九 条 营销系统包括内、出销、及香港公司等外派营销人员电话费施行限额控制.具体标准由各部门另行制定,报批后报财务部备案.

第 二十 条 公司本部派出的国内临时出差人员发生的临时电话、传真、邮寄等费用计入差旅费用.

第五章 差旅费

第 二十一 条 差旅费是指因公外出发生的各种交通费、住宿费、伙食费补助等.因公出差按出差地点分为：国内临时出差、国内长期出差、境外出差.

第 二十二 条 员工国内临时出差所发生差旅费按国内差旅费开支标准见附表四.

一、 长途交通费总监级以下人员未经主管副总经理或总经理批准,擅自乘坐飞机的费用,按飞机费用总额的60%报销.

二、 原则上不允许乘坐软卧、客轮豪华仓,夜间行走超过8个小时方

可乘坐硬卧.特殊情况下,经主管副总经理书面批准请,凭票据报销80%,否则凭票据只能报销50%费用.

三、 员工多人一起出差要安排二人间或三人间住宿,住宿费按原标准的70%执行.

四、 出差期间内报经授权主管批准业务招待费开支或市内的士费支出报销人员,该费用发生差旅区域内相应的所有伙食补贴或市内交通补贴,一概不予以报销.

五、 公司委派的各种会议的费用开支,凭会议通知上注明的相关费用报销；已包食宿的,相关住宿费、伙食补贴不予以报销.

六、 公司派出接受培训人员的费用和补贴标准依据举办单位通知和培训合约确定.

七、 公司因外延发展需要派驻外地长期工作的人员的差旅费及补贴标准由公司另行规定,不适用本办法.

第 二十三 条 国内临时出差实行事先申报制度.

经理含以下人员当日未往返地区出差实行事前申请制度,依据差旅费标准和预计出差时间填报出差长途申请表见附表五,原则上省内出差审批人为出差人员的直接上级,省外出差审批人为主管副总经理,国外出差审批人为总经理.且审批人对差旅费申请标准按以下授权金额范围执行,1000元以下报主管总监审批,1000-5000元报主管副总经理审批,超过5000元以上报总经理审批.

因特殊原因未能事前申请的,应于回公司后一周内补办申请审批手续.没有经过批准的出差长途申请表,财务部不予借款和报销.

驻外商务经理出差审批程序由营销单位制订,报批后报公司财务部备案.

第 二十四 条 国内长期出差实行过程控制,各职能单位可在公司规

定差旅费开支标准范围内申报长期出差人员的费用开支标准和管理办法.报批后报财务部备案.

第 二十五 条 员工境外含港、澳地区出差所发生差旅费统一按出国人员差旅费开支标准见附表六执行.

一、 受境外客商邀请的出国人员,已由邀请单位支付交通费用和住宿费用的,不适用上述标准,但经批准,可按100港元/人天标准,限额不超过1000港元/次,一次性发放出差补贴.

二、 属于由国家、省、市外事、外贸部门组团赴国外参展和贸易洽谈的,按代表团统一规定标准执行,不适用本章规定.

三、 境外出差计划及费用预算由相关部门或境外出差人员编制后,报主管副总经理审核,总经理审批.

第 二十六 条 出差借款程序：

一、 各类出差人员需借款者,在填报临时出差申请表同时填报借款单注明累计借款额及逾期借款额,参照审批权限报经核准后,转财务部门复查并办理借款.对借款额及逾期情况注明不符者,财务有权退回当事人更正,重新报批.

二、 出差后的各类发票、单据,按业务招待费、差旅费长途交通费、住宿费分类填报.差旅费用报销单附于出差长途申请表结算联及外出放行条后,其中：业务招待费填写费用报销审批单,长途交通费、住宿费填写差旅费报销单,短途交通费、机场建设费、行李托运费、电话费等杂费汇总填写在差旅费报销单的其他栏中,并入差旅费报销.

三、 差旅期间发生的共同费用报销,报销单需有同行人员签名确认.

四、 严禁人为将同批次差旅开支项目拆零分次报销,绕避监管,一经发现,财务有权不予受理未报销拆零部分,并在报销单上标识核销.

第 二十七 条 新招聘的外地专业人员,原则上不报销前来报到发生

的各项费用,包括单程路费及行李托运费用毕业生除外.特殊情况需要报销的,应由本人申请,报总经理审批.

第六章 汽车使用费

第 二十八 条 汽车使用费是指各单位业务用车向车辆归口管理部门请用车而发生的各项直接租车费用.

第 二十九 条 汽车费用由财务部将费用分解到各职能部门,由相应部门进行控制.

第 三十 条 汽车费用涉及油料按相关规定实行定点加油,由财务部统一负责结算,未经总监以上主管签批的定点加油站以外的现金加油发票,财务不予以报销受理.

第 三十一 条 汽车内部租用产生的路桥费、停车费等直接费用,需附于派车单后,由用车单位经办人签字确认后,并同原始票据列入该单位汽车费支出.

第 三十二 条 公务用车订车流程、费用标准、审批程序,由车辆归口管理部门拟定相应管理办法执行.

第七章

费用报销责任界定

第 三十三 条 报销人的责任

1、报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性、单据的合法性、完整性负责.

2、各项报销票证、资料必须齐全并按要求粘贴,否则财务部有权拒绝报销.单据的规范要求见附件五.

第 三十四 条 职能经理主任的责任

1、负责审查费用项目是否经过申请并得到批准,报销金额是否控制在

标准之内.

2、对报销的内容真实性、完整性,各项附件是否合法性、完整性负责.

3、职能经理主任的报销由部门负责人审核,部门负责人承担上述1、2款责任.

第 三十五 条 财务审核人员的责任

1、负责审查单据的合法性、真实性,报销内容是否符合集团有关标准.

2、审查报销项目审批手续的完整性.

第 三十六 条 部门负责人的责任

部门负责人对报销项目的真实性、必要性负责.

第八章 费用报销审批程序

第 三十七 条 费用审批、报销流程

1、标准内费用审批、报销流程

报销人 →职能经理主任 → 财务审核→ 主管副总经理审批→报销

2、超标准的费用审批、报销流程

报销人 →职能经理主任 → 财务审核→主管副总经理审核→财务部负责人审批→报销

3、超预算开支、预算外开支、专项费用必须先经申请预算经批准后才能报销.预算申请流程为：

11万元以内含1万元

部门申请 →主管副总经理审核→财务部负责人审批财务部费用由总经理或其授权人审批

21万元以上

部门申请 →主管副总经理审核→财务部负责人批转→总经理审批

第 三十八 条 报销时间的规定

所有费用应于发生之日起十日内报销出差人员自返回公司之日起计算,驻外商务代表费用固定每月报帐一次,上个月的费用必须在下个月底之前报销.每迟报一天按报销额的1%扣罚.

第九章 核算及考核管理

第 三十九 条 财务部门对各部门五项费用开支情况作好登记,按季度编制部门五项费用汇总表,并通报各部门.

第 四十 条 跨不同费用考核单位发生的共同费用报销,费用责任双方需书面注明各自相应承担金额,否则,财务一并列入报销经办人及其部门费用核算项目.

第 四十一 条 各职能部门总监以上管理干部个人发生的五项费用支出情况,由财务部另行登记汇总,按季度报总经理备案.

第 四十二 条 部门五项费用应严格按照本公司预算及目标管理方案的要求进行控制和考核.

第十章 处罚规定

第 四十三 条 报销人营私舞弊、弄虚作假,对违规违纪金额不予报销,对已经报销的,除退回违规报销金额外,同时对报销人予以违规报销金额5--20%的罚款.

第 四十四 条 职能经理主任在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的,对职能经理主任予以违规报销金额3%--15%的罚款.

第 四十五 条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的,或者未执行本办法规定处罚责任,擅用职权受理违规费用报销者,对财务审核人员

并处违规报销金额3%--15%的罚款.

第 四十六 条 除公司统一组织活动外,禁止公司内各单位之间相互请客及送礼,列支费用.一经查核,该费用直接转由经办部门负责人工资内扣除.

第 四十七 条 如果违反上述开支标准或手续不齐全,报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销,财务有权拒绝受理.

第 四十八 条 借款逾期满三十天,当事人未能及时提供经总监以上主管核准的有效书面情况说明,并办理延期手续者,财务有权在当事人借款逾期当月工资中扣回欠款.

第 四十九 条 部门负责人对报销人和职能经理主任因违规造成的损失承担连带责任.

第 五十 条 因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款,或者无法从工资扣回逾期借款者,由经办责任人含：各级审批人应承担不低于流失款总额50%的经济责任.按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额,并在坏帐当期应发工资中扣还.

第 五十一 条 报销审批程序中各相关审核、复核人员必须严格按照规定的标准和程序执行,在未进入财务审核程序之前,由相关部门最后审核人员承担责任.

第九章 附则

第 五十二 条 本细则由财务部制订并解释,修订亦同.

第 五十三 条 各报销人员提供的报销凭证、发票、单据的填报要求及标准见各类单据指引见附件.

第 五十四 条 本细则自公司总经理审批之日起生效,以前公司的相关制度与本细则相抵触的,以本办法为准.

永信家具制造有限公司

年月日

发：

送：

抄报：

印发份数：份 其中存档1份

附件一

业务应酬费标准一览表

单位：元/人

陪 同

级 别

主管

经理

总监

副总经理

国 内

45

60

90

就餐地点

国 外

国外部分以临时预算形式报总经理审批

实报实销

备 注

陪餐人数原则上不超就餐人数的50%,且最多不超过四人

说明：1本标准为业务接待支出的最高限额,若为一般性接待应从俭；

2就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准；

3业务经营单位费用按完成营业额、产值比例结合预算进行控制,职能部门按年度预算总额控制.

附件二

国内差旅费标准一览表

单位：元/人天

出差人

员级别

职员

出差

地点

一类地区

二类地区

三类地区

一类地区

住宿费

180

150

120

200

170

140

当日往返

伙食费

40

30

30

50

40

30

20

10

市内交通

40

30

20

40

40

20

15

20

60

长途交通

凭票报销

除汽车、火车硬卧外,乘坐飞机须经主管副总以上人员事先同意；以及因特殊性客户接待,或者随行携带贵重物品,需乘坐的士或接待用餐的,报经部门总监以上人员核准,且不再核发该区域范围内交通补贴,伙食费补贴.

凭票报销 定额补助 定额补助

经理 二类地区

三类地区

经理以下

市外周边地区

东莞市范围内

总监

副总经理及以上人员

当日未往返的所有地区

当日未往返的所有地区

300

营销单位及各子分公司报销标准由经营单位制订,报财务部备实报实销 实报实销

案

说明：

1． 一类地区：北京、上海、深圳、珠海等沿海特区开放城市；

2． 二类地区：汕头、厦门、海口、青岛、天津等沿海开放城市,以及各省会直辖市；

3． 三类地区：除上述一、二类地区外的,当日不能往返的城市或地区；

4． 市内周边地区：50公里以内的地区；

5． 一般主管到一、二类地区出差,外派常驻人员出差,从广州有直达火车且路程时间不超过24小时的,应乘火车；

6． 外派常驻人员统一安排住房是指公司已在当地购买商住楼,或统一租用生活用房以及租用的办公楼部分用于住房等.

7、飞机乘坐标准.除总经理可乘商务舱以上标准外,其他人员只能乘坐普通经济舱,特殊情况由总经理特批.

附件三

出国人员差旅费标准一览表

单位：元港币/天人

出国人员

级别

主管

经理

总监

副总经理及以上人员

说明：

1、出差补助包括：膳食补助、交通补助、日常杂费补助；除来回长途交通费及中转机票以外,其余一切交通费原则上不予报销,特殊情况须经主管副总经理审核、总经理审批后方可报销.

2、公司派往境外学习、实习和培训且有固定住所者,每人每天给予300港币的出差补助.

3、当天往返的港澳出差,按150元/次予以定额补贴；

3、飞机乘坐标准.除总经理可乘商务舱以上标准外,其他人员只能乘坐普通经济舱,特殊情况由总经理特批.

4、多人一同出差,应安排二人间或三人间住宿,住宿费报销标准相应降20%.

住宿费

凭票报销

出差

定额补助

长途交通费凭票

报销

600

800

1000

250

车船票实报实销；

350

500

飞机票仅限于普通舱机票

实报实销 800

附件四

异地驻外商务机构费用报销标准一览表

费用项目

长途交通

内容

总部——区域

区域内

报销标准

飞机经济舱限经理以上

备注

按实际报销

火车硬卧、汽车、船

1500元/年管辖两个商务处凭票限额报销

以上的为1800元/年

500元/月管辖两个商务处办公费 传真、邮递、打字、复印

邮政、电话费 商务处邮政、电话费

以上的为700元/月

按公司统一制订的标准和凭票限额报销

住房补贴 住房租金、水电费、管理费

管理办法

试用期：900元/月

转正后：1100元/月

定额报销

文员工资 工资

北京、上海文员可增加

200元/月

凭本人收据报销

备注 香港公司参照本规定,另行编制报批

附件五

办公电话费执行标准

单位：元

岗位 业务特性基本标准元/人

职务

外贸

经理

职员

300

100

涉外业务

内销

200

100

采购

300

200

涉外公务

财务

100

50

行政

100

50

非对外

其它

30

部门划分标准元/月

部门

标准

金额

备注

附件六

办公费执行标准

单位：元

岗位

职务

职员

购销

15

业务特性基本标准元/人

单据处理

财务

13

仓库

12

文案公务

人事

10

行政

10

其它

8

国内营销中心

4000

外贸

1500

采购部

800

财务部

300

行政

中心

300

供应

中心

300

业务人员移动话费标准,另行规定

部门划分标准元/月

部门

标准

金额

备注

国内营销中心

400

外贸

250

采购部

300

财务部

300

行政

中心

250

供应

中心

200

部门标准包括部门职能工作范围应承担公司公共部分

附件七:

报销单据规范指引

一、报销单的填写要求

各项资金及费用的报销单的填写由各归口部门负责填写,差旅费报销单和费用支出报销单的各项要素必须填写齐全,严格按文件的审批流程进

行审批.

二、报销单据的粘贴要求

各种单据粘贴应当整齐、牢固,单据的粘贴应保证财务人员方便复核报销金额和核实票据的真伪.

三、各种车票据的要求

各类长途机、车、船票均有日期、起止地址、发票专用章,票面金额清楚,界线正确以划界最明显的大写金额为核报金额.背面应有经办人签名.明显超过本销售区域或月度计划项目以外的飞机、船车票背面必须有主管总监以上人员签名核准.

四、其它票据的要求

所有的报销票据需正式发票,发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章,经办人在票据背面签字并注明时间,所有的报销票据不得涂改、挖补,否则视为无效.

住宿费发票正面必须有出票日期、入住和退房日期、住宿费用项目、单价、总金额、出票人签名及出票单位公章、发票专用章等,背面必须有入住人签名.明显超越业务区域的住宿发票背面必须有主管总监以上人员签名核准.

公司规定允许不需办理入仓管理的特殊采购项目,报销发票发票或提货清单必须货物名称、型号、单价项目背面必须有经办人、验收人、部门负责人签名.

电话费用必须凭邮电部门开具的有效发票为报销凭证.

发票遗失等无发票报销需写明原因并经总经理签批方可报销.

五、各类报销单据凡不符合本标准的,财务部有权拒绝报销.

附件八

业务招待费用申请表

单位： 申请日期： 年 月 日

申请人 部门 职务

被接待主要人员情况说明

姓 名

职 务

备注

我司陪同人员

共 人

接待事由说明：

费用项目

金额元

小计

总经理 单 位 经 理 业 务

授权人 负责人 主任 经 办

附件九

出 差长途 申 请 表

单位： 申请日期： 年 月 日

总经理 单 位 经 理 业 务

授权人 负责人 主任 经 办

出差人姓名 科室 职务 费用预算元

长途交通费

住宿费

出差起止时间： 年 月 日至 年 月 日

陪同人员：

地点与事由：

拟定借款金额：

万 仟 佰 拾 元 角 分

业务招待费

其他

合 计

长途交通工具：

款项支付申请单支票 汇款 现金请款单位：供 应 商应付款余额开户行、帐号收款人名称采购订单号附件（张） 年 月 日填事项备注： 月结款 即结款 合同预付款 合同进度款 往来款 其它金额大写核 准部门主管 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分整（￥ ）财务经理经办人应付会计领款人签收

费 用 报 销 审 批 单

费用归属部门：项 目职 务：年 月 日填金额（元）单据（张）备注（款项签收）合 计授权外费用审批金额大写: 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分整 （ ￥ ）部门负责人： 财务经理： 会计： 出纳: 报销人:

借 款 单

年 月 日借款人姓名： 部门： 职务：借款事由：附件：借款金额 大写：人民币 拾 万 仟 佰 拾 元整 ￥

截止当前累计未还借款： 拾 万 仟 佰 拾 元整 ￥

其中：逾期借款 拾 万 仟 佰 拾 元整 ￥

款项计划归还时间：批核：NO:主管副总： 财务经理： 部门主管： 出纳： 借款人签收：

外 出 放 行 条年 月 日填姓 名外出主要地点、区域：部 门职 务同行人员：申请派车口是 口否 口其它第二联

差旅费结算联外出事由计划出行时间（计： 天 小时）实际外出时间（共： 天 小时）门卫审查签名出行： 年 月 日上/下午 时 分出厂时间： 年 月 日上/下午 时 分返回： 年 月 日上/下午 时 分回厂时间： 年 月 日上/下午 时 分核准： 部门主管： 申请人：

派 车 单高高兴兴出车去年 月 日填平平安安回厂来用 车 人 请车事由（往返区域）部门职 务同行人员第三联

汽车费用确认汽车司机签名用车人签名费结算联计划用车时间： 年 月 日上/下午 时 分— 月 日上/下午 时 分（计： 天 小时）实际外出时间（共耗时： 天 小时）出厂时间： 年 月 日上/下午 时 分里程表门岗签名请车耗费统计行车里程（km)直接路桥费回厂时间： 年 月 日上/下午 时 分(元） 现金加油费备注：出车司机加班时间（ 小时）；车牌号：

（元）用车部门分摊费用总计部门确认核准： 部门主管： 申请人：