公司印章管理规范

2023年12月12日发(作者：夸父逐日选自)

印章管理规范

1.目的

为保证公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性,杜绝违法行为,维护公司利益,便于工作的顺利进行,使公司各类印章保管使用更加规范、安全、有序,实现规范化、制度化、科学化的管理目标,特制订本管理规范.

2.适用范围

本规范适用于公司各类印章的刻制、启用、保管、使用、销毁等一系列涉及公司行政管理、经营管理和组织管理事务的印章管理工作.

适用本规范的公司印章种类主要有：

行政印章公章,适用于以公司名义制发行政公文、函电、报表,订立合同、协议,出具承诺书、授权委托书、介绍信、证明及其他重要材料等.

财务专用章,适用于以公司名义开立银行账户的预留印鉴以及进行资金调拨等财务收支活动,缮制各类财务活动单据、报表等.

合同专用章,适用于以公司名义对外开展经营业务或特定业务活动,并订立相关业务合同、协议,须经公司特别授权后使用.

负责人名章,适用于以公司负责人名义签发文件,进行财务收支活动,缮制各类财务活动单据、报表,集团公司开立银行账户的预留印鉴,以及其他需加盖集团公司负责人名章的合同、协议、法律文书等.

党群组织印章,主要包括党委、纪委、工会、团委等党群组织印章,适用于以党群组织各自名义制发公文、函电,出具介绍信、证明及其他重要材料等.

部门印章,适用于以公司职能部门名义制发公文、函电、报表,各职能部门之间商洽工作,与上下级相关部门联系、商洽工作,出具有关说明材料等.

业务专用章,适用于公司职能部门在业务处理环节中的职责确认、各类凭证的交接等.

日常工作用章,现金收、付讫章,转账收、付讫章,更正校对章,工作人员名章.

3.管理职责

公司综合部是印章管理的职能部门,负责印章管理工作.印章管理坚持统一、集中、规范、安全的原则,严格执行公司各项管理制度和其他有关规定.

公司各部门负责人应当高度重视印章管理工作,遵守本规范并加强对本部门印章管理工作的领导和检查.

公司印章审批

公司总经理负责行政章的使用审批工作.

各部门负责人负责各职能部门专用章的审批工作.

印章管理员：负责印章的保管；负责设立印章使用登记台帐；负责印章使用的审核工作；负责制定所保管印章的使用程序.

责任归属

盖章后出现的意外情况由批准人负责,如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责.

违反公司印章规定者,公司将追究相关人员的责任,若给公司造成一定经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任.

4.印章的刻制、启用

印章的刻制

公司印章的刻制均须报总经理批准,由公司开具介绍信,到公安机关等相关部门办理刻制手续.

印章的形体和规格,按国家有关规定执行.

印鉴的启用

新印章启用前要做好戳记,并留样保存,以便备查.

印章启用应报总经理批准,并下发启用通知,注明启用日期、发放单位和使用范围.

5.印章的保管、交接和停用

公司各类印章必须有专人保管,并将保管公章人员名单报综合部备案.

公司的行政印章、合同专用章、法人印章由综合部指定人员专职保管；财务专用章、发票专用章、工程专用章由财务部、工程部指定专人保管.

印章保管须有记录,注明印鉴名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、保管人、批准人、图样等信息.

严禁员工私自将印章带出公司使用.若因工作需要,确需将印章带出使用,需提交申请报告,由总经理批准,并报综合部经理确认后方可带出.印章外出期间,借用人只可将印章用于申请事由,并对印章的使用后果承担一切责任.

印章保管人因事离岗时,须报总经理,由总经理指定人员暂时代管,以免贻误工作,代管人应按公司规定使用印章.

印章保管必须安全可靠,印章未经批准不可私自委托他人代管.为保证印章管理绝对安全,公司行政印章、合同专用章、法人印章、财务专用章等由指定两人分开保管、监督使用.发票专用章与发票管理指定两人分开保管、监督使用,二者权责明确,印章管理同公司行政章.

印章保管有异常现象或遗失,及时汇报,配合查处.

印章移交须办理手续,签署移交证明,注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息.

有下列情况,印章须停用：

公司名称变动；

印章损坏；

印章遗失或被窃,声明作废.

因其他原因导致原印鉴不能继续使用的. 印章停用时须经总经理批准,及时将停用印章送综合部封存或销毁,建立印章上交、存档、销毁的登记档案.

6.印鉴使用

使用范围如下：

凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司行政印章.

凡属部门业务范围内的加盖公司公章的,先由部门经理审核后,报总经理审批,方可盖章.

凡属合同类的加盖合同专用章,审批同公章的流程.

凡属财务会计业务的加盖财务专用章.

凡属财务会计开具发票业务加盖发票专用章,管理办法按公司财务管理制度执行.发票管理者每月定期统计打印发票明细与印章持有者用印登记表核对核实,并双方签字报综合部备案.

凡属工程部业务范围内需加盖工程部专用章的,由工程部经理审核批准后方可盖章.

使用程序

公司公章及合同专用章每次使用均须先经部门经理审核、报公司总经理批准签字,填写印章使用登记表后方可盖章,同时需将用印文件的复印件提交综合部档案管理员备案存档.如总经理因特殊情况不能及时办理,采用电话等方式联系,经过确认后办理,事后由总经理补签. 建立用章使用登记制度,严格按审批程序使用印章,不符合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等,印章保管人有权拒印.

严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信.因工作特殊确需开具时,须经总经理同意方可开具；待工作结束后,必须及时向公司汇报开具手续的用途,未使用的必须立即收回,由综合部销毁.

对加盖印章的材料,必须已经填写完毕,字迹须清晰、正确,且应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,要齐年盖月,字迹端正,图形清晰.

办理以下文件、材料用印,必要时应先交由公司常年法律顾问或法律工作人员审核把关,再报经有权审批的领导同意后方能用印.

a各类合同、协议、承诺书和涉及公司权利义务的法律文书.

b对外公告、通告和涉及公司权利义务的对外正式文本.

c其他须经法律审核、见证的有关文件、材料等.

7.印章使用登记档案管理

公司用印文件及复印件存档由综合部档案管理员负责,用印申请人及印章指定保管人负责用印文件的交接及监督存档备案. 每年年终印章保管人应将印章使用情况登记表原件送综合部档案管理员存档.

应妥善保管用印档案材料,凡需要查询印章使用登记及用印文件情况的应向综合部提出申请,得到其部门经理同意后,方可借阅使用档案.档案资料未经综合部经理批准,不得带出档案的保存地点或进行复制.

8.附则

任何人都不得要求印章保管人员违反用印规定使用印章.遇有违反本办法规定的行为,印章使用保管人应当坚决抵制.抵制无效时,须及时向上级报告.未向上级报告的,应追究其失职责任.

本规范由公司综合部负责解释和承办修订事宜.

本规范自 年 月 日发布之日起生效.