紫光档案管理系统功能介绍(单机版)

电子档案管理系统(单机版)介绍

1. 软件功能

总体要求：

技术架构:采用C/S（Client/Server）架构，满足档案管理人员的需求，实现档案的收

集、整理、编目、归档、档案统计、鉴定销毁等。

基础编码要求：为了便于维护，在基础数据库设计时，保证基础数据编码的规范性与灵

活性。同时需要考虑与现有各类系统基础数据的一致性。

1. 软件的所有功能和所处理信息均应符合国家档案局涉密管理要求。

2. 软件的各项功能应符合档案专业建设规范档案业务管理细则。

3. 主要考虑的档案类型为：文书档案（件）、文书档案（卷）、科技档案、照片档案、

基建档案、实物档案、声像档案、会计档案等，同时需要满足新增档案类型的管理

需求。

1.1 功能介绍

1.1.1 信息收集

1. 收集整编

 档案管理员对档案数据的接收、录入、编号、排序、整理

 档案管理员对档案数据的移交接收

 打印移交目录

 针对纸质文件扫描挂接，对图像进行处理功能

 对整理数据进行批量修改、批量挂接等功能、

 实现科技档案调卷、插录等整理工作

2. 数据转换

数据转换工具可实现历史数据迁移和移交数据的转入功能（Excel、其他系统数据等

等）。

1.1.2 信息管理

1

1. 档案管理

 接收组卷（盒）部门移交的档案，档案员进行检查、审核确认，填写档案移交

登记表；

 具有登录文件功能，以处理历史档案，并可以将登记的文件进行单个或批量组

卷（盒）归档，可以批量上传扫描文件；

 对案卷目录、卷内文件信息可进行修改、添加、删除、查看、排序、编制卷内

备考表；

 可对案卷进行调整，实现任意类型案卷间、案卷内的合并、拆分，可单个调整

也可根据规则批量调整；

 自动生成各类目录；

 对案卷可进行按年度、项目、部门、保管期限、分类顺序等分别或组合进行排

列；

 可以打印案卷目录、案卷封面、卷内备考表、卷内文件目录表等报表格式调整

在报表维护模块；

 可以用常用规范表格打印和自由设计表格打印统计结果；

 可以完成全国统计年报工作。统计主要包括：日常工作情况统计、利用情况统

计，销毁档案统计、移交情况统计、年终库存档案情况统计等。

3. 鉴定销毁

 对保管保存期满的档案进行价值鉴定，系统自动提供到期档案清册进行价值鉴

定，填写鉴定意见；

 经过鉴定可以销毁的档案，生成最终销毁清册，根据鉴定意见，提供档案保管

期限调整、手动选择是否销毁案卷/文件等功能，完成档案销毁处理，可以选择

是否从数据库中清除或转移到暂存库待一段时间认为确无保存价值后，再从销

毁库中销毁，此库应提供档案销毁清册、销毁鉴定报告的打印功能。

 销毁档案历史情况管理，列出已经销毁的档案（案卷/文件）清册与清册封面，

可以进行统计与打印。

4. 回收站

 档案管理中所删除的数据都是存放在回收站中，回收站中可对这些数据进行还

原和删除，在回收站中的删除是不可恢复的。

5. 数据维护

数据导入与导出，可将符合条件数据导出，并能够将导出的数据导入。

1. 数据备份：

能够对全数据库进行完全备份，并能根据备份条件进行部分数据备份，可以手工备份也

可以系统定期自动备份；

系统还应根据检索条件查询后，将查询的结果在本界面内执行光盘刻录系统进行备份刻

录；

2. 数据恢复：

能够将备份数据恢复到数据库中。

1.1.3 借阅管理

1. 借阅管理

1) 借阅者在借阅前应填写利用者登记单，便于掌握服务对象情况和利用统计；

2) 根据借阅要求查找需要借阅档案信息，进行借阅审批，符合条件的，打印并填

写档案借阅登记表，自动生成档案代理卡；

2. 归还管理

①归还管理

根据归还档案信息，填写档案借阅登记表，并打印和填写档案利用效果登记表；

②催还管理

对到期未归还的档案进行提示，打印催还单；

③借阅查询统计

1) 按借阅目的、借阅部门、借阅档号（如案卷号统计，可统计出各个被借阅的案

卷借阅次数，从而统计出哪些案卷利用率较高）、统计利用卷次、统计利用人次、

室藏利用率等。

2) 可根据档案借阅、归还、催还等情况进行单条件、多条件、模糊查询和统计，

输出直方图、圆饼图、曲线图等多种二维、三维统计结果示意图；

3) 档案利用的查询统计实现对借阅情况、网络查询情况、网络调阅情况的统计分

析，按照操作人、时间、档案内容、利用目的进行查询统计；

4) 可以打印借阅登记表、档案利用效果登记表、查询统计结果、借阅清单、催还

清单等。

5) 可设置档案借阅表格，自动添加相关信息内容。

3. 借阅设定

借阅设定模块用来设置借阅和预约功能的系统默认参数（默认借阅天数、每个档

案类型每人最多借阅份数等等），系统初始化阶段由档案管理员对每种档案类型分别设置；

1.1.4 综合利用

1. 数据检索

 跨库检索

2. 档案编研

提供档案编研的材料收集和编辑功能，使编研人员可以直接利用本系统原始档案资

料形成档案汇编、专题综述、组织沿革、大事记、档案研究文章及专著等编研成果。。

3. 光盘制作

提供将档案原件从数据库中转移到光盘的功能，制作出符合国家标准的通用电子

光盘档案，利用光盘永久保存档案的原件信息，可脱离档案系统进行检索、浏览原文。

4. 统计年报

按照国家的标准格式（档案三基表）进行年报的统计工作，也可以自定义统计表格对年度数

据进行统计，并实现下属单位的年报汇总。

1.1.5 系统设置

1. 角色和用户：

①设定用户角色

设定各种档案角色，并设定不同角色具备的不同操作权限。

②设定用户基本信息

设定用户的用户名密码及所属角色划分

2. 数据权限

设定各个档案类型数据的权限，数据权限划分分为默认权限及规则权限，数据

权限划分分为：条目权限、原文浏览权限、原文打印权限、原文下载权限、纸质文件借

阅权限。

3. 库结构管理

库结构管理划分为：全宗管理、档案库管理、分类表管理、代码库管理，主题词库

管理、专题库管理。

全宗管理： 设定全宗的全宗号及名称

档案库管理：设定档案类型及档案类型结构，并定义录入界面

分类表管理：设定各个档案类型的分类树形结构

代码库管理：设定各个档案类型需要下拉菜单形式获取数据的代码库结构及内容

主题词库管理：设定主题词词库内容

专题库管理：设定专题库结构

4. 设置管理

5

设置管理划分为：排序设置、字段对应设置、档号规则设置、流水号自增设置、插

录调卷设置。

排序设置： 设定档案数据默认排序方式，登录时数据排序以这个设定为准

字段对应设置：可设定数据的提取方案，例：设置科技档案案卷的总页数字段是

由卷内文件的页数求和而成。

档案规则设置：设定档案类型的档号生成规则

流水号自增设置：设定档案类型中的流水字段的生成规则

插录调卷设置 ：设定插录和调卷的规则，方便在数据中进行插录调卷

5. 系统选项

系统选项划分为：文件传输设置、在线升级设置、登录时间设置、重新注册设置。

文件传输设置： 设定电子原文的传输配置，以保证原文的正常上传下载

在线升级设置： 系统进行更新时可定义升级文件，客户端自动升级该版本软件

登录时间设置： 可设定软件的使用时间，设定外时间软件不能登录