☆ 审计法务部工作流程管理(修)

审计法务部工作流程管理

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第一章、 部门机构及岗位描述

一、部门组织机构

主管副总裁

部门经理

审计监督业务助理 法律事务业务助理

审询渠内合案危打

计价道部同件机假

监管管审管管处管

交 理 理 计 理 理 理 理

知

识

产

权

管

理

二、岗位描述

（一）审计法务部经理

【岗位名称】：

审计法务部经理

【直接上级】：

主管副总裁

【直接下级】：

部门主管

【岗位要求】：

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法律专业本科及以上学历；有很强的责任心和团队合作、吃苦耐劳的精神；熟练掌

握公司法、合同法、劳动法、知识产权法及相关法律法规、财务规章制度；具有起草、

修改、审核大型法律文书、企业合同的经验；熟知经济、劳动纠纷案件处理流程，并有

丰富的实际经验；具有较强的分析、处理、应变及独立解决法律问题的能力；具有较强

的内外部管理能力、沟通能力、协调能力和语言文字表达能力；熟练掌握办公软件。

【本职工作】

依照法律法规维护企业合法权益,遵照企业规章制度监督检查和控制企业内工作人

员的违规违纪行为，领导部门开展工作。

【直接责任】：

（1） 制订审计法务部年度工作目标和工作计划，按月做出工作计划和预算，报批

通过后执行。

（2） 负责制定审计法务部的工作程序和工作规定，报批通过后施行。

（3） 掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。

（4） 及时、准确传达上级指示并贯彻执行。

（5） 依法保护公司的知识产权，对假冒仿制本公司专利权、产品、包装、商标和

企业形象的行为通过法律手段进行打击。

（6） 在授权下负责办理公司与其它法人或自然人的法律纠纷。

（7） 负责公司专利权的申办工作。

（8） 负责审核公司所有合同、协议、重要发文、重要规章制度的合法性。

（9） 负责对公司各职能部门的生产、经营、管理活动提供法律咨询服务。

（10） 配合有关部门调查、处理公司员工的违法乱纪行为。

（11） 了解审计法务部工作情况和相关数据。

（12） 定期向主管领导述职。

（13） 按工作程序做好与相关部门的横向联系，并及时对部门间争议提出界定要

求。

（14） 制定直接下级的岗位描述并界定直接下级的工作。

（15） 向直接下级布置工作任务。

（16） 指导、巡视、监督、检查所属下级的各项工作。

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（17） 及时对下级工作中的争议做出裁决。

（18） 受理直接下级上报的合理化建议，按照程序处理。

（19） 在必要情况下向直接下级授权。

（20） 负责审计法务部主管的工作程序的培训、执行、检查。

（21） 制定审计法务部培训计划，拟定企业法律事务常识培训计划，报批通过后协

助培训部实施、考核。

（22） 定期听取直接下级述职并对其做出工作评定。

（23） 填写直接下级过失单和奖励单，根据权限按照程序执行。

（24） 根据工作需要按照程序调配直接下级的工作岗位。

（25） 关心所属下级的思想、工作、生活。

（26） 代表企业与政府对口部门和有关社会团体、机构联络。

【领导责任】：

（1） 对审计法务部工作目标的完成负责。

（2） 对所属下级的纪律行为、工作秩序、整体精神面貌负责。

（3） 对审计法务部预算开支的合理支配负责。

（4） 对审计法务部工作程序的正确执行负责。

（5） 对公司所有合同、协议、重要发文、重要规章制度的合法性负责。

（6） 对审计法务部所掌管的企业秘密的安全负责。

（7） 对审计法务部给企业造成的影响负责。

（8） 对审计法务部一切法律行为负责。

【主要权力】：

（1） 有对审计法务部所属员工及各项业务工作的管理指挥权。

（2） 对公司各职能部门和个人生产经营管理活动中的违法行为有制止权。

（3） 对假冒仿制本公司的专利权、产品、包装、商标和企业形象的行为有依法

打击的权力。

（4） 对下级的工作有监督、检查权。

（5） 对下级的工作争议有裁决权。

（6） 有对下级岗位调配的建议权。

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（7） 对下级有奖惩的建议权。

（8） 对下级的业务水平和业绩有考核权。

（9） 有代表企业与政府相关部门和有关社会团体联络的权力。

【管辖范围】：

（1） 审计法务部所属员工。

（2） 审计法务部所属办公场所及办公设施、设备。

（3） 企业所授权审计法务部其他管辖范围。

（二）审计法务部助理

【岗位名称】：

审计法务部助理

【直接上级】：

审计法务部经理

【岗位要求】

：

法律专业或财务类专业大专及以上学历；有较强的责任心和团队合作、吃苦耐劳的

精神；熟悉公司法、合同法、劳动法、知识产权法及相关法律法规或熟悉国家财务、审

计管理制度,具有过硬的审计、会计专业技能和所从事审计项目相适应的法律知识以及

良好的沟通、分析能力，并具备处理突发事件、高风险事务的综合能力。具有起草、修

改、审核法律文书、企业合同或具有企业内部财务审计经验；熟悉经济、劳动纠纷案件

或会计帐务、审计的处理流程；具有较强的分析、处理、应变及独立解决问题的能力；

具有一定的沟通能力、协调能力、语言文字表达能力；熟练掌握办公软件。

【本职工作】：

依照法律法规维护企业合法权益,遵照企业规章制度监督检查和预防控制企业内工

作人员的违规违纪行为，协助部门经理对部门工作的日常管理和对所主管的具体工作岗

位的工作积极、认真的负责开展完成。

【直接责任】：

1）制订本工作岗位年度工作目标和工作计划，按月做出工作计划和预算，报部门

领导审批通过后执行。

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（2）负责制定本岗位的工作程序和工作规定，报批通过后施行。

（3）掌握和执行国家有关方针、政策和法律法规。

（4）及时、准确地对上级领导下达的工作任务、方针进行认真完成和贯彻执行。

（5）在企业授权下负责办理公司与其它法人或自然人的法律纠纷事务。

（6）对本岗位事务的专利权、商标权的申办，合同、协议、重要发文、重要规章制

度的审查，离职审计监交事项、报告，生产、经营、管理活动提供法律咨询服务等

的合法性、合规性负责。

（7）积极按企业安排配合有关部门调查、处理公司员工的违法乱纪行为。

（8）定期向部门主管领导述职，上报本岗位工作情况、相关数据和工作计划安排。

（9）按企业及部门工流程程序做好部门内部和与相关部门的横向联系协作工作，对

其经办的事务进行负责。

（10）对在工作中发生的争议，及时协调处理，不能妥善处理的及时向部门领导进

行上报，由部门领导对争议做出裁决。

（11）对在工作中发现的违规违纪和违法行为，及时进行上报和紧急妥善处理，不

得包庇和消极处理。

（12）部门同事间相互关心、帮助和协作，发扬团队合作精神。

【主要权力】：

（1）对公司各职能部门和个人生产经营管理活动中的违法行为有紧急制止和上报

建议处理权。

（2）对部门工作有提出合理化建议的权力。

（3）对企业员工的违法违规行为有监督检举权

（4）有根据工作表现获得奖励的权力。

（5）有根据岗位工作情况需要，代表企业与政府对口部门和有关社会团体、机构

联络的权力。

（6）有根据企业和部门授权的其他权力。

【管辖范围】：

（1）部门本岗位所分管业务范围。

（2）企业和部门所授权的其他管辖范围。

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第二章、部门主要工作流程

一、合同管理

审计法务部对合同的管理工作主要是公司对外签订的所有商品销售合同、广告合

同、采购合同、建设工程施工合同、劳务合同、委托加工合同及其他性质的合同等，在

管理中包括合同的起草制度、合同的审核制度、建立起合同的登记备案制度和合同数据

库管理制度以及在上述制度规范下的日常工作流程。本部门对合同的管理工作还包括对

合同管理的特别要求以及对违反合同管理规定的处罚。

（一）合同的起草：

一般合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括当事人的名称或者姓名和住所、标

的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方

式，违约责任，纠纷解决方式等主要条款；公司对外签订的常用合同，由审计法务部拟

定格式文本合同，在签订时应使用其格式文本进行签约，由经办人按合同纸上的要求填

写；严禁口头协议和非正规书面形式。对格式文本合同部门分管人员每年根据公司营销

政策的变化与相关部门沟通后进行修订补充完善，于新年度合同签订前必须定稿提供正

式文本使用。在签订中有任何有疑问和异议的应及时向公司审计法务部咨询，对特殊情

形可对格式合同进行适当调整；公司重要合同由审计法务部负责拟稿会同相关业务部门

共同制订

2、合同的签订：

签订合同实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。经办人、审查

人、批准人各司其职，分工负责。任何合同均需经过审核评审程序评审后，方可批准盖

章签订。

3、授权委托：

公司实行法定代表人授权委托制度，签订重要合同应先取得授权委托书，并在授权

范围内签订合同。

4、前期调查：

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经办人于合同签订前，应验证对方当事人有效证件，验明主体资格，了解其资信状

况，审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

5、合同印章：

批准人应当根据审查人的审查意见，决定合同的批准。公司合同专用章的管理机构，

应当根据批准人的批准意见，在合同文本上加盖合同专用章或公司印章。

6、合同履行： 合同依法签订后，即具有法律约束力。履行部门必须认真履行合同，

确保信誉。对某些特殊情况应向审计法务部请示，由审计法务部上报分管副总裁协商决

定。履行部门应对合同履行中发生的情况，建立台账，由专人负责书面签证、来往信函

等资料的保管。合同履行中所有收据等相关凭证必需是书面形式并有签字盖章。

7、合同变更：合同履行过程中，确需签订补充协议或者变更、解除合同的，履行

部门应按合同签订的程序办理，重大变更应向审计法务部备案，所有补充协议或者变更、

解除合同都必需用书面形式，并进行签字盖章。

8、违约行为：对履行过程中对方当事人的违约行为，履行部门应当立即查明情况，

认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔报告。当我方接到对方当

事人的索赔报告后，履行部门应当立即通知审计公司法务部，共同商定应对措施。履行

过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，履行部门应立即通知对方当事人，

查明原因，及时化解，并收集好相关证据。

9、合同纠纷：对发生纠纷的,在第一时间通知审计法务部，并附送相关材料，协助

审计法务部做好案件处理各项工作。履行部门认为应追究对方相关法律责任的，应向分

管领导和审计法务部作书面报告，并附相关材料复印件，由审计法务部作出是否诉讼的

法律意见，分管领导决定，重大诉讼应上报董事会批准。

10、履行遗留：对所遗留的问题，履行部门应指定专人负责解决，并规定解决期限。

在期限内确定无法解决的，应当立即报告分管领导和审计法务部，由审计法务部协助分

管领导指定有关部门配合解决，并提出具体方案。

11、履行完毕：合同履行完毕后，履行部门应将与合同有关的补充协议、会议纪要、

传真、电话记录、签证、索赔报告、合同台账等全部资料整理归档。

12、法律责任：对严重损害公司利益的下列行为，公司将追究有关人员的责任，并

要求其承担全部损失：

（1）在合同签订、履行过程中收受贿赂，与他人恶意串通，出卖公司利益；

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（2）在合同签订、履行过程中，严重玩忽职守，导致公司遭受巨大经济损失；

（3）其他故意违反本管理制度的行为。

（4）对涉嫌职务侵占、挪用资金等刑事犯罪的依法移送司法机关追究刑事责任。

13、部门对部分合同审查要求：

经办人应将准备签约的重要合同文本及相关材料送交公司审计法务部。公司审计法

务部应在时限内会同相关部门对合同内容进行审查，并在处理笺上书面提出审查意见，

对特殊情形的提出书面法律意见书，重要合同则再转公司总裁审批。对审查人有疑义的

部分，经办人应予全面解释。对审查人提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。

应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。

审计法务部在日常的合同审查中应进行审核的事项和内容主要包括如下：

（1）合同的一般审核的主要内容有：

a、合同的主体是否合格；

b、合同内容是否违反法律、法规、规章；

c、合同的标的是否为国家禁止买卖或者限制经营；

d、合同当事人的意思表示是否真实；

e、合同签字是否具有合法身份和资格；

f、代理人的代理行为是否合法有效；

g、合同主要条款是否齐全；

h、文字表达是否准确；

i、手续是否完备；

j、公司住所地法院管辖的约定等。

（2）销售合同审核风险点

销售合同审核风险点，从要货计划的申请开始，到货款清收结束，这其中有8个环

节：要货计划的申请、审批、签合同、交货、签收、核算、确认、付款。每一个环节都

应形成适合审计法务部门的管理规范。

a、要货计划的申请、审批等内部风险由集团公司销售部负责控制；

b、审计法务部由专人负责对销售合同的登记及相关数据的录入（数据库）分析；

c、根据交货方式应在合同中约定有效签收的程序和凭证返还；

d、合同的执行特别是结算付款一般统一为现款或压批结电汇付款方式；

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e、约定质量验收异议期限；

f、逾期付款的，按逾期付款金额的万分之五/日向供货方支付逾期付款违约金；

g、解决合同纠纷的方式：向供货方所在地的人民法院提请诉讼解决；

h、其它约定事项等；

i、完善应收账确认函签章手续。

（3）广告合同审核风险点

广告合同审核风险点，从广告预算计划的制定开始，到广告履行发布结束，这其中

有8个环节：广告预算计划、审批、询价、折扣、签合同、发布、监播、付款。每一个

环节都应形成适合审计法务部门的管理规范。

a、广告预算计划、审批等内部风险由集团公司市场部负责控制；

b、审计法务部由专人负责对广告合同的登记及相关数据的录入（数据库）；

c、针对广告发布费折扣进行长效的汇总和分析；

d、合同的执行特别是结算付款一般统一为播后付款方式；

e、对反商业贿赂和负面报道的控制应作出规定；

f、对广告发布的中止、终止履行和解除合同适机作出广告主不承担违约责任的约

定；

g、解决合同纠纷的方式：向广告主所在地的人民法院提请诉讼解决；

h、其它约定事项等；

i、户外广告的制作、维护及侵害等的特别约定。

（4）采供合同审核风险点

采供合同审核风险点，从采购计划的制定开始，到采购材料使用结束，这其中有9

个环节：计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用。每一个环节都

应形成适合审计法务部门的管理规范。其中：

a、计划、审批的文件处理笺由审计法务部复印备案；

b、审计法务部由专人负责询价后签字形成分析记录并进行汇报处理；

c、有条件招标的进行招标。其它采购必须货比三家（参加订货的供应商必须在3

家以上）；

d、合同的执行特别是结算付款一律统一为货到验收合格后付款；

e、质量验收由试验部门控制；

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f、交付地点为采购方所在地，货物交付前费用及货物损坏、灭失风险由供货方负

担；

g、包装物牢固且不计价不回收；

h、其它约定事项等。

（5）房地产开发风险控制及合同审查

【1】房地产开发前期阶段的审查事项和风险控制

A、审查事项：

在房地产开发的前期阶段应注意对签订投标和拍卖等获得土地使用权过程中的文

件、合同审查，着重审核征地、拆迁安置与补偿合同是否订立，以确保房地产前期开发

的合法、顺利。

B、风险点：

按照我国土地管理法的规定，农村集体土地使用权不能自由转让，因此房地产开发

取得的开发地块的使用权只能是国家所有的土地的使用权。

【2】房地产开发建设合同的审查事项和风险控制

A、房地产开发建设合同的审查事项

房地产公司的建设施工合同是房地产合同审查的核心，也直接关系到*****集团公

司的根本利益。其审查要点是：

a、首先是审查房地产公司送审合同的实际所处阶段

即：合同正在建筑工程合同的订立阶段或者已经处于实际履行过程中或者说实际已

经履行完毕的后补合同。原则上根据审计法务部工作流程，合同须经过法务部审核并提

出予以同意签订合同的建议并报领导批示同意后方能完成合同订立程序。如果送审合同

已经处于实际履行过程中或者说属于是实际已经履行完毕的后补合同则需要领导专门

作出指示再进行审核。

b、审查发包方“三证”齐全并符合“三证”规定的范围。

即：“三证”包括《建设用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》、《开工证》。因

为必须遵循相应的法定程序，依法办理土地规划使用、建设规划许可等手续才可以进入

相应建设工程施工过程。

c、审查具体施工方主体资格和资质。

有时，房地产公司可能将工程发包给不具备相应资质的施工企业，或任由实际施工

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方借用营业执照和资质证书，或默认非法转包和越级承包的行为，还有的擅自发包给有

各种关系的企业，如此一来，工程的质量就得不到有效的保证。

d、审查对方签约人的资格。

合同法规定，合同经法定代表人签字或加盖单位公章生效。因此，这类人员签订合

同无需另外授权，并且其超越权限订立的合同，除相对人知道或应当知道的外，该合同

是有效的。但并不能因为是法定代表人签订合同就可以掉以轻心，应要求其出示身份证

件，与《营业执照》上的姓名相核对。当签约人为委托代理人时，应审查是否有授权委

托书或单位介绍信，审查时注意授权是否清楚，权限的范围及是否已失效。

B、风险点

a、主要风险点在于一些施工单位不具备主体资格，往往通过利用挂靠等方式虚拟

合同主体。通过挂靠、借用名义等方式签订合同的情况在实践中时有发生，这种情况下

实际履行合同的主体与名义上的合同主体并不符合，属于虚拟合同主体。由于实际履行

合同的主体缺乏相应资格或经济实力较弱，更易发生履行合同困难的情况。按照法律规

定，尽管企业可以在发生纠纷时追究被挂靠方的责任，但解决该法律纠纷付出的代价对

企业而言已经构成严重的法律风险。

b、无权代理、公司内部机构或分支机构等缺乏民事主体资格的组织或个人对外签订

合同也属于主体不适格的情况，但这些情况较容易识别，在此不再做详细叙述。

c、法律规定建筑、水电、安保等技术要求较高的行业商业活动只能由具有特定资格

的民事主体才能进行，而普通民事主体从事这些活动将导致主体不适格。这类关于法定

资格的规定，常见于一些部门法规，往往有此类限制性规定。若因不符合法定资格将导

致合同无效，企业面临的法律风险损害通常难以预计。

【3】涉及房地产项目的采购合同审查事项和风险控制

房地产公司的合同建议标的额在100万元及以上的一律招投标并参照《招投标审查

事项和风险点》进行审核。其它标的金额的采购审核如下：

A、审查事项：

a、是否经过审计人员询价程序。目前采购询价管理较为薄弱，容易滋生“暗箱操

作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等问题，因此未经审计人

员签署意见，建议不进入合同审核。

b、主体是否真实、适格和具备相应资质。

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c、审查对方签约人的资格及授权书。

d、审查合同具体内容，包装、交付、验收、结算、售后服务是否公平、便利。

e、审查是否存在标的物所有权的转移及毁损灭失风险、知识产权侵权风险。

f、审查其它供应商有可能设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同、违反合同规

定等可能性及造成损失。

B、风险点：

采购风险点主要存在以下方面。

a、计划风险。因市场需求发生变动，影响到采购计划在合同履行中面临着不适当

或不科学，与目标发生较大偏离，导致合同纠纷风险。因此合同条款设置应当具有预见

性。

b、合同风险：

一是合同条款模糊不清，盲目签约；违约责任约束简化，甚至于口头协议；鉴证、

公证合同比例过低等等。

二是合同行为不正当。卖方为了改变在市场竞争中的不利地位，往往采取一系列不

正当手段，如对采购人员行贿，套取企业采购标底；给予虚假优惠，以某以些好处为诱

饵公开兜售假冒伪劣产品。而有些采购人员则贪求蝇头小利，牺牲企业利益，不能严格

按规定签约。

三是合同日常管理混乱。

对上述风险应当由我部加强签约监督，检查合同条款是否有悖于法律法规的规定，

避免合同因内容违法、当事人主体不合格或超越经营范围而无效；通过资信调查，切实

掌握对方的履约能力；审计人员应当对那些不讲效益、舍近求远、进“人情货”等非正

常情况严格审定；法务人员应当审查合同条款是否齐全、当事人权利义务是否明确、有

否以单代约、手续是否具备、签章是否齐全等。

【4】房地产销售过程中的审查事项和风险点

A、销售前的楼盘宣传材料的审查事项和风险点

a、审查事项：在销售前，房地产公司往往要发布售楼广告，而要保证广告既能达

到促销的目的又不构成夸大宣传、虚假承诺就必须经过严格的法律审查。

b、风险点：在现实中因夸大宣传而引起购房者提起诉讼的案例已不在少数，最终

开发商不但达不到预期目的，还会遭受极其严重的经济损失。

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B、商品房买卖合同的审查事项和风险点

a、审查事项：目前房地产公司不经过我部门审查随意引用一些格式文本合同，应

当注意审查该格式文本的时空等效力是否符合要求。

b、风险点：为迅速成交房地产公司可能会将一些不切实际的承诺作为合同条款，

还约定一些极易产生歧义的条款，导致在合同履行过程中极为被动，也为以后产生纠纷

埋下了很深的隐患从而形成风险。

【5】银行按揭贷款材料的审查事项和风险点

A、审查事项：

a、与银行合作按揭贷款审查银行在放贷之前，应要求提供贷款所需文件资料的前

提下，银行放款时间不得延长，如果银行逾期放款后果严重，则有可能影响整个项目建

设进度。

b、对购房人是否存在提供虚假信息资料骗贷的行为协助银行审查，否则房地产公

司仍有连带责任。

c、购房人逾期还款，在开发商提供连带保证责任期间，让开发商承担保证责任的

多数是由于购房人的逾期还款行为。应当约定购房人逾期还款，银行不得从开发商的账

户中扣划保证金，或者提前收回贷款并要求开发商承担代偿义务。

d、拖延办理产权证。大多数购房人都希望所购房屋的产权证能在最短时间办理，

也有部分购房人却相反。这部分购房人对于产权证的办理表现得异常冷淡，在开发商具

备办证条件后拒不配合，不按要求提供文件资料和缴纳相关税费，使房产证迟迟不能办

理，应当具备对此房地产公司将不承担保证责任的条款。

B、风险点：一般而言，银行要求开发商为购房人提供连带的保证担保，而在按揭

中由于银行、购房人等各方原因以及按揭在实际操作中的种种因素，随时都有可能让开

发商承担保证责任并带来一系列法律风险，因此：

a、在与银行的按揭合作协议中应当增加约定办理抵押登记的条款。

b、约定银行逾期放款的违约责任。

c、在与购房人签订的《商品房买卖合同》补充协议中，有必要设专门条款约定按

揭有关的问题，包括与购房人明确开发商承担保证责任的解约权，同时可约定购房人应

承担的违约责任。

【6】房屋、土地产权证书办理中的审查事项和风险点

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A、审查事项：

根据我国有关法律法规的规定，办理房屋权属登记的申请人和义务人应当是购房

人，开发商只是协助办理，因此应当审查这方面约定是否符合规定。但商品房预售合同

的预售登记备案手续，则完全是应由开发商履行的义务，而不是协助办理了，开发商必

须在签约之日起30日内办理。

B、风险点：

由于在《商品房买卖合同》中，有时约定了办理产权证的时间长短，却存购房人对

办理产权证的配合问题。有必要在《商品房买卖合同》中严格约束购房人办理产权证的

义务。包括提前约定在办证过程中应由购房人承担的费用（公共维修基金及契税），并

就该费用的按时缴纳约定严格的违约责任条款。

（6）招投标审查事项及风险控制

【1】对招标文件的审查事项

A、招标文件由下述部分组成，应当审查招标文件的构成是否完备

a、投标邀请

b、招标标的一览表

c、投标方须知

d、购销合同

e、投标文件格式

B、 招标文件的修改

招标文件的修改书将构成招标文件的一部分，对投标方有约束力。

【2】对投标文件的审查事项

A、投标方是否按照招标文件的要求提供投标文件，并保证所提供的全部资料的真实

性，以使其投标文件对应招标文件的要求，否则，其投标应当被拒绝。

B、投标文件包括下列部分组成，应当审查投标文件的构成是否完备

a、 投标书、投标报价一览表、分项一览表

b、投标资格证明文件（公司的营业执照副本复印件加盖公章及其它相关证件）。

c、 授权书。

d、 公司有关技术资料及客户反馈意见。

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e、 投标方应按招标文件中提供的投标文件格式填写，并将投标文件装订成册，在

册面上填“投标文件资料清单”。

f、审查投标方是否将一项中的内容拆开投标，否则，其投标应当被拒绝。

C、审查投标文件的签署是否符合以下规定：

a、投标文件正本和副本须打印并由投标方法人代表或委托代理人签署。

b、除投标方对错处作必要修改外，投标文件中不许有加行、涂抹或改写。

c、是否以电报、电话、传真形式的投标，否则，其投标应当被拒绝。

D、对投标文件的密封和标记进行审查

a、投标方应准备正本和副本各一份，用信封分别把正本和副本密封，并在封面上注

明“正本和副本”字样，然后一起放入招标文件袋中，再密封招标文件袋。一旦正本和

副本有差异，以正本为准。

b、每一密封信封上注明何时之前不准启封。

c、投标文件由专人送交，投标方应将投标文件按招标方的规定进行密封并按投标注

明的时间和地址送至招标方。

E、注意审查递交投标文件的截止时间

所有投标文件都必须按招标方在投标邀请中规定的投标截止时间之前送至招标方。

投标文件从投标截止之时起，标书有效期为30天。

F、对于迟交的投标文件，招标方将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。

G、对要求投标方提交保证金的，应当注意审查是否违反法律法规的规定。

a、未按规定提交投标保证金的投标，将被视为无效投标。

b、未中标的投标方的保证金，在定标后5日内予以退还（无息）。

c、中标的投标方的投标保证金，在中标方签订合同并履约后5日内退还（无息）。

【3】对开标和评标程序流程的审查事项

A、开标

a、招标方按投标邀请中规定的时间和地点公开开标。

b、开标时，投标方须由法人代表或委托代理人（具有授权书）参加， 并签名报到，

以证明其出席开标会议，否则，视为自动弃权。

B、评标委员会

招标方将根据招标采购设备的特点组建评标委员会，其成员由技术、财务、法律、

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招标方等方面的代表等五人以上的单数组成，评标委员会对投标文件进行审查、质疑、

评估、比较。

C、审查评标是否按照以下原则和方法进行

a、评委会按公正、公平、公开原则对待所有投标方。

b、评委会审查投标文件是否一一符合招标文件的所有条款、条件和规定。

c、评标时依据投标商品的价格、技术性能、交货期、付款条件、售后服务、资

信及履约能力和其他优惠条件等，选择中标方。

d、严格按照招标文件的要求和条件进行评标，择优定标。

e、本次招标定标是否符合招标的要求，并且报价最合理，能提供最佳服务的投标

者。

D、对中标通知和签订合同的审查

a、评标结束后，由招标方签发《中标通知书》。

b、中标方按《中标通知书》规定的时间地点与购买方签定合同。中标方未按《中

标通知书》指定的时间、地点与购买方签定合同，招标方不再退还投标保证金。

c、招标文件、中标方的投标文件及其澄清文件等，均为审查合同的依据。

d、审查招标方在具体签订合同时是否还有对“投标设备一览表”中规定的设备数

量和服务予以增加或减少的情况。

e、按照审计法务部的合同审查工作流程审核合同。

【4】招投标法律风险点

A、主体资格

a、双方当事人的情况

双方当事人均为法人，包括企业单位、事业单位、机关、社团等，需要审查其《企业法

人营业执照》。若对方当事人为其他组织，如独资企业、合伙人、企业分支机构等，无

独立法人资格，要审查其《营业执照》，对于分支机构还需要审查其总公司的相关情况。

否则因主体资格不具备条件将最终导致招投标无效。

b、调查合同主体履约能力

合同利益的实现，不仅需要合同主体合法性的客观可行，而且需要合同当事人履约

能力的配合。由于该履约能力与当事人签约资格之间存在不对称风险，因此审查对方实

质性的合同履约能力很重要，如资信情况、商业信誉、历史履约情况等。

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一般来说，对当事人履约能力状况调查应包括以下内容：

（a）对方的概括，首先要从总的经济活动来了解对方的经营状况：①企业的性质：

分布在哪个行业，所处的经济时期。②企业的产品处在市场的哪个阶段，产品是处于初

期阶段，成熟阶段，还是衰退阶段。③企业所在的地区是否交易方面的传统。④企业的

人员构成、营业额，人员构成指人员的组织结构比例；营业额指成本与利润的比例，由

此可初步了解该企业的营销及管理能力。

（b）注册资本和净资产，它是合同当事人为有限责任公司对外承担责任的财产基础。

这里需要强调的是，根据目前的法律法规的规定，公司注册资本与公司实际的经济能力

之间缺乏必要的联系，不能单纯依此作为判断标准。

（c）法定地址，它是合同当事人经营活动的中心，有无法定地址往往能反映当事人

其他方面的情况，而能为其他方面的调查工作提供线索。而且一旦发生纠纷，进入诉讼

的法定地址将是送达法律文件的确定标准。

（d）公司帐号，是保障企业在发生纠纷，保全或者执行中确定对方资产的最有效的

途径。

B、对方签约人带来的法律风险

合同法规定，合同经法定代表人签字或加盖单位公章生效。因此，这类人员签订合

同无需另外授权，并且其超越权限订立的合同，除相对人知道或应当知道的外，该合同

是有效的。但并不能因为是法定代表人签订合同就可以掉以轻心，应要求其出示身份证

件，与《营业执照》上的姓名相核对。当签约人为委托代理人时，应审查是否有授权委

托书或单位介绍信，审查时注意授权是否清楚，权限的范围及是否已失效。

a、代理人及法律风险

在经济发达的今日，大量的合同签订是由代理人完成的。代理的意义主要体现在两

个方面：代理扩大了民事主体的活动范围；代理可以补充某些民事主体资格上的不足。

根据法律规定，代理人在代理权限内，以被代理人的名义进行民事活动，由被代理人直

接承受其法律后果。

代理人从事交易活动常见的法律风险有：

（a）无权代理的法律风险。最常见的代理权限产生是基于被代理人的授权，当代

理人没有经过授权，一旦发生纠纷，企业不能要求被代理人承担责任，而代理人往往没

有能力承担责任，给企业造成的损害非常严重。

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（b）超越权限代理的法律风险。不少企业在交易时比较注意对方代理授权书的审查，

而这种审查往往停留在是否具有授权以及授权的真实性，但对授权的具体内容核实较为

马虎。超越权限代理，同样使企业面临合同效力不确定的法律风险。

（c）代理人的法律风险。企业担任他人的代理人时，若授权内容较为含混，企业

对外活动是否在代理权限范围内存在争议，一旦代理活动未能正常进行，则被代理人可

能要求企业承担超越代理权限造成的损害责任。

b、代表人及法律风险

在并未弄清实际的签约主体与当事人之间的关系情况下，就签订合同，面临着使自

己掉入了合同陷阱的风险。

（a）授权缺陷的法律风险。我国法律规定了法定代表人制度，除此之外企业其他人

员对外签订合同，必须具有授权委托。若因授权缺陷导致合同将来被认定无效，给企业

带来的法律风险是巨大的。即使是长期合作的业务员，由于是否离职很难查证，因此企

业仍然应当坚持对其授权情况的审查，在实践中因业务员离职后仍使用原企业名称对外

订立合同的纠纷屡见不鲜。

（b）公司章程限制的法律风险。若公司章程对法定代表人的职权范围进行了限定，

而公司章程属于公众可以获得并知悉的内容，则法定代表人超越职权从事交易，相应合

同的效力将受到质疑。这种法律风险较为隐蔽，需要更加注意。这种法律风险防范成本

较高，但在重大交易活动中应当予以考虑。

C、招投标过程中的法律风险提示

a、招标投标作为一种特殊的合同订立方式，法律对其程序性要求高于普通的合同

签订活动。

b、招标投标引入了竞争机制，有多个当事人参与到该订立合同过程，这就要求整

个确定最终协议签订的过程必须公平、公开、公正。

c、招标投标中，存在法定的要约邀请（招标），此时要约邀请也具有相应的法律效

果。

d、根据《招标投标法》第十六条和2000年国家计委4号令，招标公告应当包含的

内容具有明确性地规定和要求。

e、《招标投标法》规定，招标公告发出后，招标人不得随意更改招标公告内容。

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14、部门合同管理工作要求

（1）采供合同、销售合同、广告合同应使用当年版的审计法务部拟定的格式合同文

本。

（2）审计法务部于年初负责起草制订、修订、审核通过当年版合同格式文本分送各

业务部门。

（3）业务部门进行具体业务谈判负责审核业务风险并通知审计法务部。

（4）采供合同由业务承办人同时报送供应商及标的物价格资料由审计法务部审计员

同时进行询价审核登记。

（5）合同审核办理时限：一般性合同必须在1个工作日内完成审查，报领导审批，

复杂性合同，需要出具法律建议书或落实相关情况的的可延长1个工作日，若遇特殊情

况时报部门经理批准可再延长1个工作日，但同时应将审查的进展情况通知报审业务部

门经办人，所有合同3个工作日内必须审查终结报批。

（6）财务部审核财务风险并通知审计法务部。

15、部门违反合同管理工作要求的处罚

对有下列行为，1个月内经口头警告再次违反的，对承办人给予50、100元经济处

罚，实际给企业造成经济损失的按企业规章进行处罚承担责任:

（1）不按期完成工作任务。

（2）违反法律程序操作规程，存在较大法律风险的。

（3）粗心大意未能规避法律风险或玩忽职守造成新的法律风险。

16、部门对合同的登记、数据录入及备案

对公司采供合同、销售合同和广告合同由部门专人负责登记入薄并负责将相关数据

录入合同管理数据库；其它合同需另外登记并将合同审核意见稿以及文件处理笺复印存

档备案。

17、合同管理流程图

外来（或由审计法务部提供）合同格式文本→ 业务部门承办人审核业务风险→

填写文件处理笺 → 业务部门经理批示同意移送法务部审核 → 移送合同审核登记

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→ 审计法务部主管（或助理）审核合同法律风险，提出审查意见或法律建议书 → 法

务部经理审批 → 审计法务部数据录入及存档（审核意见及部分合同复印件）→ 财

务部审核财务风险→ 公司领导批示 → 盖章签定合同

二、案件管理

审计法务部对案件的管理工作主要是包括对违纪违规事件处理；经济纠纷事件处

理；应收账款法律诉讼处理；职务侵占、挪用资金案件报案处理等。本部门对案件的管

理工作还包括对案件管理的特别要求以及对违反案件管理工作规定的处罚。

（一）司法诉讼管理工作

1、诉讼前期：为维护公司合法权益，对确需要用诉讼才能解决的问题，应首先做

好前期准备工作。

(1)业务部门对出现的相关问题作出书面说明材料并附上相关证据材料复印件，上

报分管副总裁和审计法务部，重大问题由分管领导和审计法务部上报董事会。

(2) 业务部门协助法务部了解案情，由审计法务部出具法律意见，报分管副总裁，

重大问题由分管领导和审计法务部上报董事会领导决定是否诉讼。

(3)决定诉讼的，业务部门应指定一名了解案情的承办人协助审计法务部开展前期

的证据收集等工作。

2、诉讼过程：

(1)立案阶段：在昆明本地进行诉讼的由审计法务部全权到法院立案庭办理立案手

续，并负责办理诉讼费用付款手续。若在外地被告所在地的，根据案件情况委托律师或

在审计法务部提供相关诉诉文书后在审计法务部的指导下由当地业务部门办理立案手

续。涉及财产纠纷的，在立案中一般情况下都要求提起诉讼财产保全请求，以保证案件

判决后的执行保障。

(2)审理阶段：一般案件由审计法务部派人负责出庭支持审理，业务部门承办人根

据案件情况与审计法务部协商是否出庭参与诉讼，对参与出庭的，应按时到庭，因特殊

情况不能按时到庭的，应至少提前二天向审计法务部说明情况。

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审计法务部工作流程管理

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(3)调解阶段：对可以进行调解的案件，应在授权范围内进行谈判，并尽量维护公

司的合法权益，对于特殊情况应及时请示部门领导及报公司分管领导决定。在外地执行

的，当地业务部门承办人负责办理调解书的实际履行工作，对有问题的应及时报告审计

法务部。

(4) 庭外和解：对可以进行庭外和解的应及时请示公司分管领导决定，由业务部门

承办人协助法务部谈判，并在授权范围内决定是否接受，对于特殊情况应及时请示公司

分管领导决定。

(5)二审阶段：对确需要二审的案件，应由审计法务部作出法律意见书，上报分管

领导决定，重大上诉案件应上报董事会领导决定。

3、案件执行：

(1)申请执行：对判决后没有履行需要申请法院的强制执行的，必须在申请时效内

及时向法院提出强制执行申请要求，办理申请立案手续，并负债办理相关执行立案费用

的预交手续。

(2) 执行阶段：在进入强制执行阶段后，经办人根据案件情况及时寻找和掌握被执

行人的财产情况和线索，积极与法院执行部门协调，及时执结案情，维护公司合法权益，

对需要执行调解或和解的应按诉讼中调解和庭外和解的规定办理。

(3)案件归档：审计法务部对于执结和依法终结的案件，整理好档案交部门档案管

理人员入档，承办人应及时将执行财物办理各类手续。

4、管理流程图

业务部门申请上报 → 审计法务部根据情况说明及证据材料提出法律意见 → 部

门经理、公司分管领导或公司董事会批示 → 审计法务部承办人及业务部门人员收集

整理相关证据 →审计法务部制作诉诉法律文书 → 部门及公司领导批示 → 申请

盖章及申请诉讼费 → 缴费立案 →与法院沟通案件开展→指定承办人参加一审审理

或提起二审程序 →判决后协助法院寄送法律文书 → 申请强制执行申请立案，提供可

供执行财产线索 →清收账款、利息或违约金、诉讼费等 → 执行终结后结案归档

（二）违纪违规案件管理

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

1、发现线索：

审计法务部是公司的监督、控制的监督管理部门，负责对公司内部违规、违纪行

为的查处，部门在日常工作或专项审查或接到举报投诉中发现违规违纪行为时，应高度

重视，及时向部门领导及公司上报具体情况。

2、调查核实：

对发现或受举报的违规违纪案件进行具体核实，要求掌握必要的事实依据和证据材

料。对涉及的有关事项进行实际查核，索取有关文件、证明材料，对有关文件、材料、

实物等进行复印、复制或现场拍照等。

3、保密责任：

对查处中的案件工作内容及举报人情况进行严格保密，承办人不得擅自进行散布和

外传，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项，部门全体职员都有保守秘密的义

务。

4、违纪违规事件处理流程：

举报投诉或发现线索 → 登记报告人、接报时间 → 拟办人提出处理意见或调查

方案 →部门和公司领导批示 → 承办人调查取证 → 汇报请示 → 制作调查处理

报告 →领导批示处理 → 确有应受处罚的违违纪违规行为的，根据情节轻重及具体情

况进行处罚→ 结案归档

（三）职务侵占、挪用资金犯罪案件管理

1、立案审查

职务侵占、挪用资金案件的部门立案审查。“立案审查”是介于“受理”和“立

案”之间的一种特殊的调查活动。但由于过去公安机关侦办刑事案件时只有很少一部分

案件需要进行一般的案前调查，并无专门的立案审查程序，而经侦部门成立并承担经济

犯罪案件的侦查任务之后，绝大多数案件都要经过立案审查（原称初查）方能确定是否

具有犯罪事实，是否需要追究刑事责任，进而决定是否需要立案侦查。故在此类经济犯

罪侦查中，它不仅是甄别证据、定性立案的首要前提，更是提高破案效率，打击经济犯

罪的关键环节。部门在决定是否报案前应该对案件情况及证据材料作一个报案前的“立

案审查”工作，并将初步审查的案件情况作法律意见书报公司领导。

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

结合职务侵占案件和挪用资金案件的具体情况，在“立案审查”工作中应注意把

握以下几点：

（1）隐蔽地对主体和意图的审查

由于案件的立案审查只是一种对主体是否具有犯罪行为的“可能性”的审查，所

以应该秘密进行。这样做，一方面可以避免案件涉嫌人员在公安机关立案侦查之前不受

任何干扰，不会给没有实施犯罪行为的个人造成任何不良影响；另一方面可以防止打草

惊蛇，避免涉嫌人员串供、销毁证据、携款潜逃等。同时，在立案审查工作中，必须尽

量控制知情范围，一般不触动被控告或被举报的对象、不暴露立案审查的意图，更不能

泄露控告人或举报人的身份以及单位已经掌握的证据材料。在审查中要区分经济纠纷与

经济犯罪的界线，了解掌握涉嫌人员对涉及款项的意图目的和动机等。

（2）对涉嫌人员的主体资格的审查

在法律上对职务侵占案件和挪用资金案件的主体有特殊的要求，必须是在工作中

利用职务的便利条件进行的犯罪行为，所以在报案前要对其主体资格进行审查，其是不

具备法定的主体要求，与公司的关系是什么，有什么证据材料来支持等。

（3）注意核实被调查对象与受害单位或个人之间有无经济纠纷

经济犯罪的一个重要特点就是它往往与经济纠纷、经济违法交织在一起而难以区

分。因此，在职务侵占、挪用资金案件的立案审查工作中，要注意调查作案人与公司或

个人之间有无经济纠纷，这对案件的定性很重要。分析了解其主观上是非以非法占有为

目的，如果行为人是以维护自己的民事权利为目的而实施的行为，主观上并非以非法占

有为目的，而是由于与本单位发生劳动合同纠纷、经济纠纷或股东之间权益纠纷才实施

侵占本单位的财物，这就不符合职务侵占罪的构成要件，一般不应认定为职务侵占；如

果因劳动合同、股东权益纠纷而引发的侵占本单位财物的，数额远远超过其纠纷数额，

且情节恶劣，则应该认定行为人有非法占有的目的，涉嫌构成职务侵占罪。

（4）注意调查、核实职务侵占、挪用资金的数额

按照“罪刑法定”原则，职务侵占、挪用资金属于“数额犯”。因此，在立案审

查工作中，调查职务侵占、挪用的数额是否达到追诉标准，对是否立案至关重要。然而，

职务侵占、挪用资金犯罪具有连续、多次作案的特点，作案人每次侵占、挪用的数额有

多有少，因此，在审查时，没有必要对每次作案的情况都了解清楚，只需重点调查、核

实一些相对明显、证据比较充分的作案行为，只要达到追诉标准就可以了。另外，根据

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

各地的经济发展情况不同，不同的地区对其立案标准进行具体规定，要进行了解报案当

地的立案标准。对以上进行审查后，只要能够认定这种“可能性”就可以向公司领导进

行请示，经批准后立即向管辖公安机关经侦大队报安，进入侦查程序。

2、证据的收集

针对职务侵占案件和挪用资金案件的具体情况，在一般情况下公司方面要进行如

下的前期的证据收集及配合公安机关对相关证据链的形成。

（1）公司的相关材料，其中包括营业执照、法定代表人证明，公司经办人授权委

托书等。

（2）案件涉嫌人员的主体资格证明材料，其中包括与公司形成劳动关系的合同，

招聘登记表，工资单及职务任命书等。

（3）涉案金额的认定，其中包括公司产品的单位价格，案件涉嫌人员与公司的经

济往来单据证据材料（收货单据、汇款单据、对帐单据、应收帐款确认函等），往来帐

款是滚动的要求对其近两年往来进行全盘核算，即其总收货物金额，总汇款金额，现尚

实际挂帐应收金额，计算出被其利用职务便利侵占或挪用的具体金额。要特别注意的是

在与其往来的收货材料上要有其签名，否则，将难以认定该笔款应该由其承担，这也是

在实际工作中因管理中的流程问题而造成无犯罪涉嫌人的签字确认，形成金额无法认定

的或涉案金额达不到追诉标准的最大问题。还需要收集其从何出收取了款项未上交，被

其占用的相关收款单据证据材料。

3、对犯罪嫌疑人的控制

当公司决定对犯罪嫌疑人采取报案处理后，部门应对犯罪嫌疑人的动向及时掌握，

不打草惊蛇，在公安机关立案后，准备采取抓捕行动前，部门要积极采取措施进行防范

犯罪嫌疑人的潜逃、串供和毁灭证据等。

4、侦察、审理中的工作

在公安机关抓捕犯罪嫌疑人后，应及时保持与公安机关联系和沟通，随时掌握犯罪

嫌疑人的供述情况，同时协调公安机关对犯罪嫌疑人涉案赃款的追缴工作。在检察机关

提起诉讼中，保持与诉讼检察官和法院主审法官的沟通和联系，对需要补充的证据材料

及时进行补充和提供，保障犯罪嫌疑人能按法律规定得到应有的惩罚和尽最大可能挽回

公司的经济损失。

5、职务侵占、挪用资金案件的处理流程:

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

举报投诉或发现线索 → 登记报告人、接报时间 → 拟办人提出处理意见或调查

方案 →部门及公司领导批示 → 报案前的案件审查 → 承办人调查取证 → 准备

证据材料及文书制作 →向公安机关报案立案侦察 → 对犯罪嫌疑人的部署防范 →

协助公安机关的调查取证和追赃款→ 与检察、法院机关的沟通联系 → 案件审结归档

三、知识产权管理

审计法务部门对知识产权的管理包括对著作权、商标权、专利权的日常管理、检索、

监控及维护和开展打击假冒和仿冒产品的反不正当竞争工作的管理要求和工作流程，以

及对违反知识产权管理工作的处罚。

（一）著作权管理

著作权管理工作内容包括著作权登记工作、档案管理、监管著作使用行为和著作权

危机管理。其宗旨和要求是准确性、连贯性、系统性、科学性；工作方法：贯彻流程管

理。

1、著作权登记工作

针对公司的情况，对知识产权的保护要尽量寻求多重保护方法，而其中之一就是版

权保护途径，要做好版权登记工作，其中包括公司产品外观设计、产品说明书、广告词、

商标、企业歌等方面进行延伸版权登记管理。

2、档案管理

企业版权档案是企业在作品创作与使用过程中保存下来的有关文件材料。版权档

案工作包括一下方面：

（1）收集与作品创作相关的文件，包括创作初稿及其他与版权关系密切的材料等；

（2）收集与版权登记相关的文件，包括版权登记证明等；

（3）收集整理保护版权有关材料，包括全面的版权投诉材料，执法机关检查和处理

情况等；

（4）收集与版权管理有重要意义的文档、资料、图片等。

3、监管著作权使用行为

部门 安排专人负责公司版权的管理工作，负责日常的管理工作及指导、监督本企

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

业各部门、下属生产厂等产品上正确使用版权，符合国家法律规定，规范版权的使用。

签订版权使用许可合同并监督执行情况。

4、危机管理

（1）通过多种方式、方法，及时发现版权侵权行为，发现情况后立即向上级领导进

行汇报，并及时向国家版权局举报。

（2）通过一线销售队伍对市场进行监测，及时反馈市场中可能出现的侵权行为，一

旦发现侵权等行为，及时向版权局举报或向法院提起诉讼，积极主动与侵权行为作斗争，

主张权利。

附：《著作权工作管理办法》

（二）商标权管理

商标权管理工作内容包括商标确权的商标申请注册、商标续展和缴费及商标档案管

理、监管商标使用行为和商标危机管理。其宗旨和要求是准确性、连贯性、系统性、科

学性。

1、档案管理

企业商标档案是企业在商标注册和使用过程中保存下来的有关文件材料。商标档

案工作包括以下方面：

（1）收集与商标注册相关的文件，包括商标制度、设计过程、设计说明、设计日期、

设计理念、申请日期等；

（2）对商标的注册类别、申请时间、注册证号、权利变动内容等情况全部进行统一

整理，并制作档案；

（3）收集整理保护商标专用权的有关材料，包括全面的商标案件投诉材料，执法机

关检查和处理情况等；

（4）收集与商标的管理有重要意义的文档、资料、图片等。

2、商标确权管理

商标确权管理包括商标的申请注册、商标续展、商标缴费及商标转让、变更等工作。

在工作中要根据公司发展情况及实际情况，对有价值的名称或图案进行申请注册为公司

注册商标，对已注册获得授权的商标进行到期后的申请续展和缴费。对需要转让或授权

使用的商标进行办理登记、签订法律文书和出具授权委托书等，按照国家的法律法规程

序办理。

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

3、监管商标使用行为

部门安排专人负责指导、监督本企业各部门、下属生产厂等产品上正确使用商标，

符合国家法律规定，规范商标的使用。履行签订商标使用许可合同并监督执行情况。

4、日常监控及危机管理

（1）部门在日常工作中通过网络和相关商标代理机构对公司注册商标进行监测管

理，通过商标监测，及时发现在相同或近似类别注册的同本公司在先权利相同或近似的

商标，发现情况后立即向主管进行汇报，并及时向国家工商总局商标局提出异议。

（2）通过一线销售队伍对市场进行监测，及时反馈市场中可能出现的侵权行为，一

旦发现侵权、假冒等行为，及时向工商行政管理机关举报或向法院提起诉讼，积极主动

与商标侵权行为作斗争，维护公司合法权益，主张权利。

附：《商标工作管理办法》

（三）专利权管理

专利权管理工作内容包括专利发明、实用新型和外观设计的专利档案管理、专利确

权、填报国家相关职能部门所需的专利数据和专利危机管理。其宗旨和要求是准确性、

连贯性、系统性、科学性，工作方法是贯彻流程管理。

1、档案管理

企业专利档案是企业在专利申请和使用过程中保存下来的有关文件材料。专利档案

工作包括以下方面：

（1）收集与专利申请相关的文件，包括相关技术资料、发明（设计）说明等；

（2）对专利申请日期、专利证号、权利变动内容等情况全部进行统一整理，并制作

档案；

（3）收集整理保护专利权的有关材料，包括全面的专利案件投诉材料，执法机关检

查和处理情况等；

（4）收集与专利的管理有重要意义的文档、资料、图片等。

2、专利确权

专利确权包括对专利发明、实用新型和外观设计等专利申请、维持、转让等工作。

在日常工作中以药厂研发部门保持沟通联系，对符合国家专利申请条件的，根据公司发

展规划，报请公司领导批示后进行相关专利的申请保护，在专利申请中要采取多方位地

进行立体式的保护策略。对专利的维持工作中，每年必须适时地申请费用办理年费的缴

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

纳工作，不得因工作失误而导致专利的失效等。

3、危机管理

（1）通过专利检索，跟踪最新专利申请情况，对涉及侵权的新专利，向国家机关

请求裁定该专利无效。

（2）通过一线销售队伍对市场进行监测，及时反馈市场中可能出现的侵权行为，

一旦发现侵权、假冒等行为，及时向知识产权机关举报或向法院提起诉讼，积极主动进

行维权工作，主张权利。

附：《专利管理工作办法》

（四）打假维权工作管理

造假者具有相当高的市场敏感性，十分懂得把握市场走向。由于高额利润的驱使，

他们既行动迅速，又无孔不入，不仅极大地侵害了公司的利益，更是极大地伤害了广大

消费者的合法权益。从目前的打假情况看，由于商品种类繁多、造假手段多种多样，假

货交易十分隐蔽，使得打假越来越需要来自企业自身的行动，企业应把打假作为自身的

职责，而不能把这一工作简单地依靠或推给行政执法部门，否则，将难以切实有效地开

展打假工作。从目前市场及公司的情况看，部门的打假工作包括打击假冒产品、仿冒产

品和不正当竞争行为等方面的工作。

1、线索的收集：

随着企业防范意识的增强，造假者的造假手段也更隐蔽、更高明，与之形成鲜明反

差的是，行政执法部门多头管而无人管的打击执法力度的不力。由于全国市场的庞大，

假冒产品的线索成了打击中关键问题，部门在日常工作中将从如下方面进行工作开展。

（1）根据公司全国市场人员的终端排查工作，每月上报的排查统计表情况进行分

析了解市场假冒产品情况，寻找线索。

（2）通过网络的日日监控，发现假冒产品的销售和生产产品情况线索。

（3）通过消费者投诉发现假冒产品的线索。

（4）通过全国相关打假联盟企业的信息共享途径掌握了解线索。

（5）通过部门人员到市场的排查和对全国重点批发市场监控中发现。

2、打假工作的开展

（1）日常工作中进行实时监控，安排专人负责网络的检索统计汇总，随时了解假

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审计法务部工作流程管理

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冒产品的动态情况。该专人每日必须对公司主要产品情况进行检索统计。

（2）打假工作要长抓不懈，力求给不法分子以极大打击。打假工作不是一朝一

夕的事情，更不可使打假工作流于形式。要本着高度负责的态度，将打假作为一个

长期的系统工程来做，既与行政执法部门积极配合，又与全国市场部密切合作，与

相关各方及时通报信息。在有了确凿线索和证据后，对制假售假窝点要发现一处严

打一处，顺藤摸瓜，步步紧追。具体办理按照“案件管理”程序进行办理及与公安

或工商或药监局执法机关办理立案和协调。

（3）要充分运用法律武器，在条件成熟的情况先力争对制假售假者进行经济赔

偿请求，并视情节追究不法人员的刑事责任，从而给不法分子以极大的威慑和增大

其违法成本。

（4）建立打假协作机制。因我国的地阔市场大，单凭企业单一的打击和行动，势

单力薄，要利用社会打假中介机构和医药关联企业的打假力量组合进行打假工作的

开展，部分医药企业间形成互动性协作支持。

（5）对发现的假冒产品及时进行举报投诉，根据案件情况可以以公司名义或消费

者名义进行投诉，投诉中可以同时向工商和药监局或上下级机关进行投诉处理。投

诉材料的制作，应该应用针对不同的执法部门引用法律适当，陈述事实有据，经办

人投诉后应进行跟踪处理，不形于表面。

（6）对发现制假线索和窝点的应及时跟进处理，及时进行前期市场调查，为进一

步摸清情况，可以采取吊线购货物的方式开展工作，但在吊线前应作出工作方案报

部门及公司领导批示后具体实施。

3、打假管理流程

举报投诉或发现线索 → 登记报告人、接报时间 → 拟办人提出处理意见或调查

方案 →部门及公司领导批示 → 制定打假方案部署或向执法机关投诉举报 → 情

况紧急时采取应急措施 →承办人实地调查取证 → 需吊线的报领导批示执行 →条

件成熟、证据充分的制作报案法律文书 →公司领导批示办理 → 向执法机关报案查处

四、审计监督工作管理

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

（一）审计监交管理

审计监交指因公司人事变动的工作调动，员工辞退、辞职离任等形成的工作移交，

由审计法务部进行第三方监督移交和审计核查，对移交的真实性进行监督见证和对监交

中发现存在的问题提出处理意见的工作。

1、监交管理范围

（1）全国市场部经理的工作调动及辞退、辞职离任的工作移交审计监交；

（2）集团公司各部门负责人离职工作移交审计监交；

（3）其他员工离职需要审计法务部进行审计监交的。

2、市场部监交管理工作

（1）根据集团公司相关的人事变动通知，与交接双方进行事前沟通，了解交接双方

市场的基本情况及以市场上存在的主要问题，对交接工作进行时间上的安排。

（2）从财务部调阅移交市场部当月的数据核对表、应收账款明细表，固定资产明细

表等相关的财务资料，对移交市场部的财务状况进行分析，确定交接中注意事项。

（3）从销售部调阅移交市场部当月的发货情况，核对财务部所提供的应收账明细表

是否记录完整，与移交市场部核对经销商是否收到公司所发货物。

（4）根据数据核对表中的现金、银行存款、其它应收账款以及其它应付款的数据，

核实市场部尚未入账费用凭证以及费用支付情况，编制现金盘点表、银行存款余额调节

表、其它应收账款明细表和其它应付款明细表，并对银行存款余额进行函证，确认是否

与银行存款余额上所列示数据相符。

（5）根据财务部提供的加盖公司红章的应收账款确认函，逐一与相关的经销商进行

核对确认，如核对相符，应提请经销商签字并加盖印章。如核对不相符，应与经销商、

市场部和总部进行沟通，是否存在未达货物或款项，并将核实情况填写在应收账款确认

函不符事项说明中，并提请经销商签字加盖印章。根据经销商返回的应收账款确认函填

写应收账款明细表，对不相符的事项在备注栏中加以说明。

（6）对市场部存放货物进行盘点，编制库存商品盘点表，并与应收账款明细表中不

符事项进行核对，核对相互之间是否沟兑相符。

（7）根据财务部提供的固定资产明细表，对市场部的固定资产进行盘点，核实资产

是否完整，对短缺或损坏的资产进行落实并提出处理意见，编制固定资产明细盘点表，

并对不符事项进行在备注栏中加以说明。

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（8）根据在交接中对经销商的拜访情况，编制经销商档案表。

（9）根据市场部的员工情况，编制员工档案表。

（10）对交接中编制的各种表格进行核对，核实表表之间是否沟兑相符，是否账实

相符，对核对相符交接双方无异议的数据，请移交方、接交方和监理所交人在表格上签

字。

（11）撰写监交报告，在监交完毕后5个工作日内，对整个监交过程中进行书面说

明，对监交中存在在问题进行反映，并提请相关部门进行处理。督促各方对监交中存在

的问题进行后续处理

3、市场监交管理流程

总办通知人事变动情况 → 部门安排经办监交人员 → 经办人员向销售部、财务

部调取相关数据资料 →准备相关十表一函的资料和盖章申请 → 与移交当事人联系

确定移交时间 → 实地进行应收帐款确认及资产、库存的盘存登记 →编制十表一函资

料 → 撰写监交报告 →报部门及公司领导审核批示 → 涉及待处理事项的报相关部

门处理落实→ 监交资料报财务部存档备查

（二）询价监督管理

审计法务部为加强对集团公司采购业务的有效监督，规范采购流程，降低采购成本，

提高资金使用效益，对采购物资有效进行“事前控制、事中监督、事后审核”，审计法

务部在日常的管理中对公司的采购业务进行询价管理。

1、询价监控范围包括：

（1）、房地产公司单项采购金额达1万元以上的材料、设备，或合同金额达5万元

以上的工程项目；

（2）、采供部首次采购金额达1万元以上的原材料及辅料；

（3）、总裁办3000元以上的汽车维修费及外购业务；

（4）、经领导批示，其他需要询价的采购业务及费用支出项目。

2、询价监控工作管理:

（1）询价工作原则由询价小组执行，询价小组原则上由使用部门、采供部和审计

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法务部的询价专员组成。对于专业性较强的采购业务可以邀请相关的专家参加询价。

（2）审计法务部设立询价专员，询价专员以独立身份参与材料、设备等项目采供

的询价活动，并对全过程实行监督。

（3）凡在询价监控范围之内的采购行为，必须提前一至两天将采购清单报送至询

价小组。采购清单应当写明采购设备、物品的品名、规格、型号、数量、预计价格以及

其他需要说明的事项

（4）询价小组将根据采购清单，根据货比三家的原则，每次市场询价至少走访三

家以上商户或生产厂家，并逐一对其报价、质量、售后服务等情况进行记录，填写市场

询价单并由参加询价人员认可后签字。

（5）参与市场询价的人员依据各商户所报价格、质量及售后服务等多方面因素，

进行综合分析，选择其中一家较为合适的商户或生产厂家为供货单位,填写询价报告单。

（6）审计法务部在对采供部常规采购合同的审核中，将对相关采购业务建立数据

库，数据库将涵盖供应商基本情况、数量、价格等相关信息。

（7）审计法务部在对市场部的广告合同审核中，将对相关广告发布业务建立数据

库，数据库将涵盖广告代理商基本情况、数量、折扣、价格等相关信息。

（8）审计法务部将定期或不定期地对采供部的常规采购业务，市场部的广告发布

业务进行市场询价抽查，以便加强对市场部和采购部价格执行情况进行检查。

（9）审计法务部在日常合同审核和市场询价抽查中，若发现相关部门的价格明显

高于市场价格时，应当书面通知相关部门，与相关部门进行沟通，建议其对相应价格进

行调整。若发现相关采购人员有不廉洁的行为，将按相关规定给予处罚。

（10）应急状态下的物品采购采取应急的办法，使用部或采供部可以自行购买，审

计法务根据将在5 个工作日内对采购行为进行询价检查。

3、询价监控流程

（1）部门日常管理及独立询价监控

部门设立专员询价员 → 日常进行公司常规采购物品的检索资料，建立数据库 →

对广告合同、采购合同基本数据登记建立数据库 →合同审核中进行询价 →发现异常情

况进行通知，要求说明或变更 → 发现违规行为报公司领导批示→ 按案件管理程序

处理

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

（2）联合询价监控

与使用部门及采购部专员进行询价 → 询价后制作询价情况单 → 进行采购

（三）内部审计监督管理

内部审计监督管理作为公司内部的自我诊断制度，当前内部审计目标不仅是保障资

产、审定监督非正常业务，更重要的是以合理的成本进行有效控制，积极发掘问题，提

供内控弱点有关的信息和建议，改善风险程度，优化公司内控流程。

1、内部审计原则

（1）政策性原则。依据集团公司的营销政策、财经管理要求作为判断评价所查核事

项合理、合规与否为标准。与集团公司营销政策、财经管理要求有抵触的，应予恰当披

露或修正。

（2）独立性原则。部门审计人员在处理具体审计业务时，应根据核查过程注意到的

事项，提供独立的审计建议和核查信息。

（3）客观性原则。内部审计人员在分析、判断、审核、验证各项审计业务过程中，

必须以客观事实为基础、实事求是，不能主观臆断，应站在客观的立场，对审计事项中

存在的问题进行多角度分析，再作评判。

（4）群众性原则。内部审计业务（特别是外勤审计）的有效顺利展开，应调动市场

一线员工的积极性、主动性，充分进行沟通，收集当事人（包括知情人、见证人）对审

计业务的相关信息、意见。

（5对性原则。在办理审计业务过程中，应关注重点的、针对性的问题，专项展开查

核，集合信息进行处理。

2、

内部审计监督工作

（1）内审人员在审计过程中，应充分考虑重要性与审计风险的问题；

（2）内审人员应在充分考虑营销管理要求及审计资源的基础上制定审计计划，对审

计工作做出合理安排；

（3）在实施审计前，应尽可能多渠道收集所审核事项的关联信息，并根据实际情况

选择恰当的时间通知被审部门或人员，做好必要的审计准备工作；

（4）应深入调查、了解所核查事项的情况，采用询问、观察、函证、分析性复核等

方法，获取充分、相关、可靠的审计证据，以支持核审结论和建议；

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

（5）内审人员应将核审数据的执行过程及收集、评价的审计证据，详实记录于工作

底稿；

（6）执行内审业务如遇有疑义，应于获得合理解释及必要的核实了解后，方能提出

拟处理意见和建议；

（7）执行内审业务过程中，经部门领导及集团公司相关领导批准后，可调阅业务所

需的一切档案；

（8）、内部审计人员执行审计业务时，必须保持公正独立、求真求实，与和蔼合作

之态度；

（9）、内部审计人员执行查核，其经手资料均为集团公司重要或机密档案数据，应

予严格保密，注意文件安全，以防失落；

（10）内审人员应在实施必要审计程序后，出具审计报告或查核说明。审计报告或

查核说明应当以经过核实的审计证据为依据，做到客观、完整、清晰、及时，应有具体

的审计目的、范围，明确的结论和建议，具有一定建设性和后续修正可操作性，并体现

重要性原则。

三、保密管理

公司秘密是关系公司权力和切实利益，因审计法务部工作的性质决定，部门在日

常工作中将会涉及公司大量的商业秘密资料和信息，其涉及内容在一定时间内只限一定

范围的人员知悉，部门员工对其涉及知悉的信息负有严格保守公司秘密的义务，包括但

不限于以下：

1、公司重大决策中的秘密事项。

2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策及公

司的年度经营情况等。

3、部门审核合同和业务开展中涉及的公司合同、协议、意见书及可行性报告、主要

会议记录。

4、审计监督工作中调阅涉及的公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。

5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的知识产权、新产品开发等各类信息。

6、公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的相关信息和资料。

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

7、公司职员人事档案，职员工资性、劳务性和年终奖金收入及资料。

8、部门工作中具体案件的调查情况和案件进展程度，不得擅自传播。

9、其他经公司应当保密的事项。

10、涉密责任：泄密是指知悉和掌握公司秘密的员工，故意或过失泄露秘密，使公

司秘密被不应知悉的人，使公司秘密超出了限定的接触范围。出现一般过失性泄露的，

根据泄露秘密情况给予警告、记过处分；对于出现下列情况之一的，公司予以辞退并

要求赔偿经济损失：

(1)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；

(2)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的；

(3)利用职权强制他人违反保密规定的。

四、部门规章制度

（一）审计法务部办公室文明公约

为了规范办公室管理，营造和谐的工作环境，确保各项工作的顺利开展，根据《云

南*****药品经营有限公司规章制度》，经全体办公室人员讨论，达成如下文明公约：

1、爱岗敬业,日事日毕,日清日高。

2、按时上下班，不无故迟到早退。

3、积极参与部门组织的各项活动。

4、团结友爱、互相帮助，有集体观念。

5、严禁玩电脑游戏，上网聊天，听音乐等

6、上班时着装整齐、坐姿端正，树立良好的个人形象。

7、厉行节约，树立节约水电、办公用品、经费光荣，浪费水电办公用品、经费可

耻的观念。

8、接听外线电话，一般应说“你好，*****”，内线电话一般应说“你好，法务部”，

电话铃响两声就应接听，注意使用礼貌用语，语言简洁，清晰、有条理。重要电话应做

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

好记录，及时向领导汇报。

9、实行轮流值日制，值日的同事打扫领导办公区及公共卫生区，负责接待来访人

员，做到热情、礼貌、认真。其他同事各自办公区，各自负责，每周五，所有同事都参

与打扫卫生。

10、由内勤专管人员到经警队值班室签收当天报刊、信件、快递、包裹单等，并负

责夹好报纸，上架，其他同事方可以取阅，取阅后，放回原位，并妥善保管当年所有报

纸，刊物等。

11、实行办公费用公开制度，办公经费由资学保管，办公经费如有任何变动，必须

向其他同事公示，公示项目一般应包括收入及支出情况明细、用途、金额等，其他员工

有监督的权利和义务。

12、办公用品采购申请经领导审批后购买，一般应到正规超市、商店购买并开具发

票备查，实行办公用品领用登记制度，凭已用尽的笔芯、空墨水盒等向保管员领取并签

字。

审计法务部

附件：

一、值日安排表：

日期 值日人员

周一

周二

周三

周四

周五 （打扫除）

二、值日同事职责：

1、应提前至少15分钟达到办公室，做好领导办公区及公共区的清洁工作，公共区

包括办公室地面、放置饮水机的区域、沙发区域、饮水机、报刊架、门、窗等区域。

2、值日的同事应仔细清扫地面、擦拭领导办公桌、饮水机、传真机、报刊架、文

件柜、茶几、清洁沙发。

3、周五大扫除内容：

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审计法务部工作流程管理

审计法务部工作流程管理

（1）清扫地面、拖地。

（2）擦拭办公桌、饮水机、传真机、报刊架、文件柜、茶几、清洁沙发等。

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