印章管理作业指导书

印章管理作业指导书

一.目的

本作业指导书规定了公司范围内印章控制、使用、保管办法和要求，确保公

司社会形象、营运效率、风险防范得到保证。

二.范围

本文件适用于公司及子公司所有印章的管理：

A. 企业公章

B. 财务专用章

C. 发票专用章

D. 买卖合同专用章

E. 单证用中英文公章

F. 报关专用章

G. 签名章

H. 人力资源专用章

I. 工会章

三.职责

3.1 管理运营部：

3.1.1 指定人员负责公司及各子公司的企业公章管理；

3.1.2 人力资源经理指定专人负责人力资源专用章管理；

3.2 供应商服务部：指定人员负责合同专用章管理；

3.3 财务结算部：指定人员负责财务专用章、发票专用章、单证用中英文印章、

报关专用章、签名章管理；

3.4 工会主席指定专人负责工会章；

四．定义

无

五．作业流程

5.1 印章刻制、报废、收回及销毁

5.1.1 公司因营运需要，需刻制新的公司印章时，由需用部门书面向总经理

室提出申请，经批准后交由管理运营部统一委托有经营资质的单位刻

章。

5.1.2 各类印章因磨损、损坏、更新等原因，需报废时，由原印章保管人提

出书面申请，注明需报废的印章样式、报废的原因、数量等，经总经

理室批准后将申请报吿及原印章一起交管理运营部，管理运营部将报

废的印章予以封存。

5.1.3 管理运营部负责印章新增、报废、遗失时向有关部门报备及办理相关

的公吿声明。

5.1.4 印章经批准报废后由管理运营部依规定将报废的印章封存，办理废止

旧章，刻制新章手续。

5.2 印章保管要求

5.2.1 管理运营部负责将公司所有印章相关信息记录于《公司印章一览表》

中，内容包括印章样本、保管部门、保管人、职务代理人、数量等，

并随印章的新增、报废而更新清单内容。

5.2.2 各类公司印章由总经理室授权的专人负责保管，印章保管人因请假、

外出等原因不在公司时，由其职务代理人负责保管。印章保管人的职

务代理人由印章保管部门拟定，由总经理室批准。

5.2.3 公司印章必须妥善保管，无特殊情况，原则上不得携章外出。如确需

携章外出，须书面向总经理室提出申请，经核准后才可借出。

5.2.4 公司印章保管人员下班后应将印章锁于办公桌抽屉内，不得放于桌面

上。

5.2.5 任何人不得开具空白介绍信或在空白纸上盖章。

5.2.6 印章管理员及其职务代理人须与公司签订保密协议，作为劳动合同的

附件。

5.2.7 各种印章的管理员须认真保管公司印章，并于盖章前认真审查待盖章

资料的内容及审批情况，严格把关。一方面要提供优质服务 , 一方

面要坚持原则 , 认真负责 , 按规定办事。如有遗失或误用，由

遗失或误用发生时的印章保管人全权负责。

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5.3 各类公司印章的适用范围：

5.3.1 企业中文公章适用于测试申请、制证、办证资料、客户PO、劳动合

同及其他各类以公司名义对外的资料；

5.3.2 买卖合同专用章适用于公司对外签订的各类买卖合同；

5.3.3 财务专用章适用于财务资料；

5.3.4 中英文印章、报关专用章、签名章由物流单证人员用于单证资料；

5.3.5 人力资源专用章适用于员工录用通知及其他以员工成长部部门名义

发出的资料。

5.4 需盖章资料的审批权限：

5.4.1 企业公章管理人员对盖章资料确认已由上级主管经理、子公司总经理

审核后对资料盖章，

5.4.1.1 财务会计相关财务报表、报税资料、发票申购、企业年检、付

佣购汇、退税等，由财务部向公章管理人员提供经财务主管经理批准

的清单，可不填写《公章使用申请表》。但提现、对外付款、担保类资

料等须由财务经理审批。

5.4.1.2 物流单证相关资料由物流单证主管向公章管理人员提供经物

流单证主管经理批准的清单，可不填写《公章使用申请表》。

5.4.1.3 劳动合同、劳务协议须由副总经理或总经理审批，保险金、公

积金、商业医保、退工单、人事档案管理、在职证明等人力资源相关

资料由人力资源部经理或副经理审批；

5.4.1.4 业务部测试申请、辅料采购合同，PO、客检报吿及其他客户往

来资料等由相应主管经理、子公司总经理审批，

5.4.2 对单笔金额在10万美金以上的PO需由公司总经理、子公司总经理审

批。

5.4.3 对需盖章的资料的审核权限不明确的，由印章管理人员向副总或总经

理报告，经确认后（必要时依权限要求重新审核）对资料进行盖章。

5.5 公司中文公章及合同专用章的管理要求：

5.5.1 各部门需盖中文公章或合同专用章的资料应通过如下方式依本文

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5.4规定的相应审批权限提交管理人员审核：

5.5.1.1 可以在文件上签字审核的，由部门经理以上管理人员审核后签

字确认；

5.5.1.2 对不便签字的，由盖章申请人填写《公章使用申请表》后交部

门经理以上管理人员签字审核。

5.5.2 对客户PO、对外担保类资料，由公章管理人员对资料进行复印留底。

5.5.3 盖章申请人将经审核的文件资料及《公章使用申请表》（若有）交公

章管理人员。

5.5.4 公章管理人员对盖章资料确认已经审核后对资料盖章，并通知用章人

取回。

5.5.5 各部门对常规的资料，可由部门统计资料类别清单，经部门经理批准

后将清单交公章管理员。公章管理员依经批准的资料清单核对每次用

章人提交的资料，确认符合后予以盖章，可不填写《公章使用申请表》。

但涉及付款、担保类资料仍需审批后盖章

5.5.6 中文公章管理员每日将当天的用章信息记录于《公章使用登记表》中，

并于下班前发送总经理室。

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