XXXX集团采购招标委员会职责、制度及流程
1.目的
对集团各分公司大宗化工原料，大型设备采购、大型基建工程，可回收物资(废铁、边条，塑料袋等)处理和服务等项目进行控制，确保其提供的产品、工程质量、服务质量符合规定的要求，价格合理。
2.范围
本制度流程适用于集团各工厂涉及的大宗物资，固定资产，设备等采购及大型项目的改造等。对符合招标采购要求，但属于下列情形之一的，经本单位领导批准，可以不招标:
一、只能从唯一供应商处采购的;
二、不可预见的急需采购;
三、因技术复杂或高度专业化，不能确定详细规格或者具体要求;
四、一年内已进行了招标，采购项目与前次招标项目基本相同，且市场行情变化不大的;
五、涉及企业机密的;
六、需方可自行生产的;
七、指定供应的。
3.项目组长
由集团法人或授权的项目负责人。
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4.流程图
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5.
5.1组织全公司木质原料、化工原料、大宗通用机电设备、配件等及各分子公司技术改造项目中超过10万元的工程项目和设备的招标采购。
5.2组织相关部门对各分子公司报废和闲置资产，可回收包装材料等对外处置物资进行竞价销售。
5.3组织制定公司招标采购管理制度和办法，规范招标采购流程，确定评标委员、监标委员人选和评标方法。
5.4确定中标供应商并监督中标供应商的履约情况，可根据实际情况，有权终止合作。
5.5组织相关人员每季度对各分子公司执行招标采购制度的情况进行监督检查，对所发现的违规违纪情况进行查处。
5.6对招标采购工作的具体执行部门、评标委员、监标委员的履职情况进行监督，有权对违规违纪的人员进行惩处。
5.7招标采购委员会组织架构
6. 采购招标委员会制度
6.1项目的技术部门、使用部门与相关专家讨论并确认项目的范围和工程技术要求;
6.2招标委员会安排准备项目的文件，技术问题，供应商渠道及招标文件等。招标文件应该正式、清晰和专业。
6.3采购负责遴选供应商，召开招标会，发布项目资料，回答供应商的相关问题，收集报价，并将审批完成后的合同或订单发给供应商并跟踪交货，按合同要求按时提出付款申请。
6.4价格、货期、质量、付款条件等商务条款的讨论由招标委员会主导但须介入相关的如设计、生产、财务、法务、顾问和安全生产部门(如果涉及到健康安全环保方面的项目设计需求及合同条款)等进行评审。
6.5所有采购订单或合同按照集团公司的审批权限制度进行审批。
6.6各工厂库房、生产、设备部，化验室，资料室等相关部门负责参与收货或质量验收;
6.7财务负责按照合同/定单、收货状况和发票付款。
7. 采购、改造的申请和预算的审批及控制
采购项目的需求和预算由需用部门提出，具体的采购申请和预算须按照公司审批权限制度进行审批。在采购执行过程中，采购对实际采购金额和预算进行比较和分析并及时提交报
告给项目组评审，如果预计采购金额将超过已审批的预算范围须按照公司审批权限制度对更新的预算重新进行审批。
8.供应商开发和选择
项目组和采购应该找到3家或者超过3家的供应商并向其发出招标项目的邀请，供应商的选择和评审须经过包括工厂工程设计、生产、采购在内的项目团队的评估和认可。如果出现只有唯一合格供应商的情况，必须经过项目组的认可。对于列为备选的供应商，采购部须要求供应商与集团各分公司签订诚信协议(见附件)。
9.招标邀请
项目组就该项目的关键技术要求和条款向3个或者超过3个的备选供应商发出邀请函文件参与招标，并在需要的情况下召开招标会议。
10.收集报价
招标报价应该在供应商密封、敲章后在规定时间前送往采购部，
超期送来的报价和不一致的报价将被拒绝。或者以明标方式在现场进行竞标，
11.开标
开标只能在项目组长、采购、财务部、和其他由部门领导授权的人员在场的情况下由纪委监察部全程监察进行，采购部保留招标原始记录。所有的参与者不可以向任何供应商透露相关信息。
12.供应商遴选
项目组对供方资质、价格、商务条款、技术质量、货期及服务等方面进行评估后，共同决定选择结果，并报上级领导审批;一旦最终的供应商被选定，采购部将向所选的供应商发出具有最终价格以及如交付，付款等相关条款的正式合同。所有项目成员在采购项目合同签署前与供应商的面谈需要有2个或以上的项目组成员，不得私自与供应商商谈相关内容。
13.合同审批
所有的合同审批必须按照集团公司的审批权限制度进行。采购部与项目团队和供应商针对
合同草稿充分沟通协商达成一致后，进行合同及相关附件的审批程序。如果在审批过程中仍有异议，采购部须与供应商和相关项目成员重新沟通，达成一致后再重新提交审批申请。
14.合同执行
采购负责跟踪合同交货期的执行以及按照合同要求提交付款申请。
15.采购需求或合同的变更和取消
对于已经审批的采购需求或合同，如果需要变更或取消，由申请变更部门提出申请，经过部门最高负责人审批审核后，由采购部门与供应商协商更新或取消合同。更新后的合同须按照公司审批权限制度重新进行审批。
16.其它
16.1任何与该程序不符的操作均需经过招标委员会一致通过并报请集团董事长的批准。
16.2所有招标委成员不得向供应商索贿或间接接受提供给个人的任何好处而导致商务决策
上的偏见。
16.3对于违反采购规范和公司要求的行为，将按照公司的有关规章制度执行一定的处罚，如:口头/书面警告、通报批评、辞退或诉诸法律等。
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