档案安全的风险因素及防范措施

2024年4月1日发(作者：华子岗)

档案安全的风险因素及防范措施

摘要：确保档案的安全是档案管理人员最根本的使命，也是档案工作人员的责

任和义务。本文分析了档案安全所面临的主要风险因素，并提出了一些加强档案

安全的对策。

关键词：档案安全；风险；措施

一、档案安全面临的主要风险因素

（一）档案建筑不符合《档案馆建筑设计标准》等相关规定

1.我国档案馆评估的合格率不高。目前，我国的档案馆（室）建筑，基本属

传统的砖混结构，大多建成于上世纪八十年代，随着时间的流逝，砖混结构的建

筑的老化，砖混结构的传统优势逐渐消失，而其抗灾的缺点愈益突出[1]。以山东

为省例，2016年7月18日至22日，国家档案行政执法检查组对山东省2011年

以来贯彻实施《中华人民共和国档案法》情况进行检查，指出：“山东省档案馆建

设相对滞后，档案事业发展保障经费难以落实”等问题，其中县级档案馆建设问题

尤为突出，山东全省143个县级综合档案馆达标率只有16.8%，还有9个“无库

馆”，5个“危房馆”，15个档案馆被其他单位占用，2/3的档案馆库容饱和[2]。

2.档案馆的基础设施落后，管理设备缺乏。档案馆的安全保障体系都是由档

案库房内的基础设施、管理设备与安全系统共同构成。而我国的大部分档案馆特

别是县级综合档案馆普遍缺乏档案安全保管的基础设施设备，不仅没有配备安装

自动报警、自动灭火、安全监控、门禁系统、消毒杀虫设备等安全保管设施。而

且有些基层档案馆为了节约资金，还使用木质的档案架和木质的档案装具，这样

木质的档案基础设备严重的威胁着档案的安全，一旦发生灾害，后果不堪设想。

（二）工作人员的责任意识与防范意识薄弱

1.档案工作者对档案的安全防范重要性认识不够。我国社会的整体档案意识

不强，公众的档案的利用需求不高，大部分档案常年积压在库房里，工作人员的

疏忽大意，缺乏合理的安全保管，极可能造成安全事故。同时，由于工作单位缺

乏相关的责任清单制度，使得档案工作者缺失相应的责任意识，对档案安全工作

不上心。

2.部分档案工作人员缺乏必要的安全知识，业务知识不过硬。现在的基层单

位开展相关的安全业务知识的培训不到位，流于形式，许多档案工作人员缺乏安

全知识与实际演练。比如，用电设备的增加，却未对供电线路进行相应的扩容改

造，供电线路严重老化也不进行及时检查更换；少数单位的工作人员对预防雷击

灾害的知识知之甚少[3]。这些因素，都是档案安全事故发生的潜在因素。

（三）档案库房的管理制度不完善，对制度的贯彻落实力度不大

为了档案的安全保管，库房制定了相应的管理制度。有定期检查制度，进出

库制度，定期清扫制度等其他制度。但是，绝大部分档案库房的管理制度只是一

纸空文，并没有按照相关的制度与标准落实执行。比如，为了预防档案的火灾，

各档案馆制定了符合本单位实际情况的防火制度并要求配备相关的设备，但是未

定期检查更新，不能保证消防系统的正常运行，从而导致发生档案安全事故。例

如，2019年1月28日晚，深圳市档案中心C座4楼发生一起火灾，起火部位是

档案中心UPS机房，过火面积约8平方米，所幸大火并没有造成人员伤亡和档案

资料损毁。经取证调查，火灾发生时，档案中心C座气体灭火系统控制信号不能

送至气体灭火气瓶电磁阀前端，致使气体灭火气瓶不能正常启气，致使灭火系统

失灵。

二、确保档案安全的基本措施

（一）完善相应的责任制度

完善相应的责任制度，并划分责任清单。在档案的管理过程中，建立三级负

责的上下联动机制，档案部门主要领导为第一责任人，分管领导为主要责任人，

相关科室负责人为直接责任人，相关工作人员为具体责任人，各层定责明确，追

责具体，易于操作。建立三级负责的上下联动机制，使责任明朗化，不再模糊。

便于切实方便的追究相关责任，增强工作人员的责任意识，减少工作者的疏忽大

意，提高工作人员的责任意识。把档案的安全责任落实在具体的工作人员上，可

以大大降低档案安全事故发生的机率。

（二）健全多种形式的安全备份制度

1.实行数字备份制度。随着现代的计算机技术的发展，利用现代计算机技术，

对档案馆进行数字化，对馆藏的珍贵的纸质档案，录音、录像档案进行载体转移，

对珍贵的馆藏档案进行数字备份。并且，在数字化的过程中，对备份后的数字档

案可进行多套备份，除采用硬盘实时备份外，还应采用磁带库进行脱机备份和光

盘脱机备份，以确保数字档案的安全。

2.落实异地备份制度。通过远距离馆际之间互存数字档案等方式，双层确保

档案的安全。当前，异地备份制度作为确保档案安全的一项重要制度，在各省级、

副省级档案馆普遍实行。如甘肃与四川、上海与重庆、山西与河南、深圳与青岛、

长春与宁波等档案馆，纷纷签订了异地备份协议并着手实施；其它各馆也积极跟

上全国档案工作发展的步伐，及时开展异地备份。

3.对重要的档案资源进行多套，多库保存。比如，唐山第一造纸厂档案在唐

山大地震中全部震毁，而唐山市档案馆后库（设在遵化县）保存的该厂底图，为

该厂的恢复生产起到了关键作用。因此，建议档案馆对重要档案实行多套备用制，

也可备份计算机数据分地保存，对珍贵档案进行缩微复制分地保存。

（三）建立健全档案安全应急预案

1.制定档案安全应急预案，严格按照《档案工作突发事件应急管理办法》和

《档案馆防止灾害工作指南》的要求落实制定相应的突发事件预警机制、与相关

部门的应急联动机制、应急机构的人员组成及职责分工、灾后档案库房的恢复和

应急预案的演练、修订和补充等相关制度，确保预案可行。应急预案应按阶段制

定详细的步骤。在应急预案中，安全事故发生前应建立应急工作机构，建立应急

处置小组，确定总指挥，组织救援队伍，随时检查应急物资是否准备齐全，同时，

档案馆还要绘制馆藏档案的分布图，以便在紧急情况下，能迅速救援档案馆的珍

贵馆藏。在档案灾害发生时，按照应急预案的预定程序，立刻将消息告知应急处

置总指挥，同将水气管和电源等切断，如果是小灾，可组织救援队自行扑灭灾情

和搬运档案，如果是大灾，就要与外界援救力量紧急联系。尤其是火灾，首先就

要发出警报，必要时组织工作人员按预定的撤离路线有条不紊地从馆内撤出。同

时通知消防机构，在馆内设施不能扑灭火灾的情况下，由专业人员来处理。灾害

发生后，预案要包含对档案的受损程度的统计，及时恢复档案库房的环境以及按

照预案对档案进行抢救工作。从发生灾害前的准备工作到发生灾害后的救援工作，

预案中都要包括详细的工作方案，以便指导档案灾害的救援工作。

2.针对不同的灾害制定不同的应急预案。其中，重点以地震，火灾，水灾，

台风为主要预防对象。根据本地的实际地质情况，气象状况等，不同侧重的制定

符合本地的预案。应急措施设置要多方面考虑各种实际的、具体的、复杂的情况，

既要制定综合性的应急预案，又要针对不同类型的档案灾害采取不同的有效措施，

还要制定专门针对档案信息系统灾害恢复的预案措施，这样才能保证应急预案体

系的健全及其内容的针对性和可行性。应急预案制定出来以后，还要定期进行演

练，通过演练，可以不断提高管理人员、应急救援人员的指挥水平和专业技能，

同时还可以发现问题，以便及时修订，使预案更趋完善。

三、结束语

怎样安全的保管档案，是一项长期的实践探索工作。随着科学技术的发展与

制度的进步以及学者的不懈探索，档案的安全保管工作会越做越好。

参考文献：

[1]宋宝珠，韩新萍，韩军平.档案馆建立灾害应急预案的思考[J].机电档

案.2010（05）：30-32

[2]陈余全.县级综合档案馆建设存在的问题与对策.山东档案.2017.6：56-60

[3]于月英.由汶川大地震引发的档案安全思考[J].黑龙江档案.2010（04）：9.

作者简介：谭鑫，男，1991年04月生，籍贯湖北来凤县，苗族，本科学历，

助理馆员，主要从事档案管理工作。