人才交流中心如何做好毕业生档案管理

2024年4月1日发(作者：说话之道)

人才交流中心如何做好毕业生档案管理

摘要：档案能真实、准确地反映出学生的综合素质，能为企业更好地理解他

们的工作提供了依据。然而，目前我国大学生毕业档案管理工作中仍有不少问题，

无法为毕业生的就业和社会招聘提供有效的服务。因此，对人才交换中心的档案

管理工作进行了深入的探讨，最后，对如何加强档案的管理提出了几点意见。

关键词：毕业生；人才交流中心；有效措施

档案是目前大学毕业生的最佳纪录，同时也是体现了他们的思想品德、实际

操作和工作水平。因此，目前社会档案工作的一个重要内容就是对毕业档案的管

理。在此之前，人事部对毕业生的档案管理工作，只限于基本的日常工作，例如

整理一些档案、基础的录入个人信息、收集一些材料等几方面。对于档案的日常

管理没有一些连贯，所以在这方面做得相对比较差。也有很多没有准确的按照规

章制度来办理，导致一些毕业生的个人档案资料很分散，比较杂乱，没有进行一

个系统化的管理。所以作者认为人才管理中心应该做好日常管理档案的工作，也

是为了能满足日常人才管理的需要。

一、人才交流中心管理档案的问题

1.没有规范收集人事档案

关于毕业生档案收集速度较差，新增加的档案进度较慢，其主要原因是因为

调取其本人档案的时候，才会注意其人事档案在办理时所提交的各项材料是否完

整。对于一部分暂时不用本人档案的人当地人才交流中心管理工作人员向其本人

所求各项缺失材料，几乎一大部分人会认为提供工作繁琐补不补齐也无关紧要，

暂时用不上。也有很多的用人单位在提供材料的仪式上不予配合，用档案已转走

就不再补交各项材料的理由来拒绝。也是因为用人单位及个人对此项工作内容人

事不清，所以，会导致本项工作难以开展手续及材料不全的问题存在，从而使得

人才交流中心的工作人员，对档案的真实性及可靠性存在怀疑。

2.档案重建

关于档案也可以分成好几类，有一些“死档、弃档”这种档案的主要来源分

为两种，第一种：一些毕业生工作单位无权接收人事档案，也有一些用人单位暂

缓或推迟办理手续。大多数学生本人档案都是由大学寄出然后发到本人户籍所在

地的人才交流服务中心。不过，也有一些学生没有按时到当地的人才交流中心进

行办理相关手续。第二种：也有一部分人员从各种工作单位办理离职的人员没有

对本人档案进行相关手续。其实，也存在部分档案重建的现象，一些企业单位为

了招聘引进人才，一部分用人单位完全不在乎原档案的背景及真实性，重新为他

们打造全新的人事档案。扰乱人才档案的真实性及重要性。

3.管理信息化水平偏低

在档案管理中，一般采用计算机、网络通信等技术手段，使档案管理更加科

学。但目前档案管理人员的业务能力偏低，其中发现的主要原因是没有更新管理

的理念，很多人为了工作的便利，还在纸笔进行记录，也没有在后台录入，这样

也会导致信息的不完整及丢失。然后使得后期的查询和管理更加的困难。

二、人才市场档案管理的要求

1.人才档案的真实性和公信力

人才档案是一份关于学历和工作经验的基础资料，也可以作为个人人事变动

的重要依据。由于人才市场趋于饱和，目前的就业情况较为严峻，在社会上也存

在着一部分的人，为了在市场具有竞争力，来谎报一些虚假信息，这些虚假信息

从而对一些用人单位无法做出真实客观的用人依据。个人档案的真实性是人才交

流服务中心工作的重中之重。

2.提高工作的有效性

为积极推进人才市场工作的有效开展，经济发展也是重中之重。为了做好此

项工作中心工作人员应当紧随脚步积级应用现代化信息手段等一系列电子产品，

更好地运用网络给工作带来的便利，建立档案数据管理体系使档案查询更加方便。

3.积极发挥档案管理的作用

为了更好更高效的服务社会，应该促进人力资源的合理配置，对我国经济发

展体系起到了积极高效的协助作用，使各用人单位能够更加稳、准、细的找到本

单位需求的各项人才。而且那些还没有得到工作的社会精英更快的找到符合自身

条件的工作岗位。

三、完善档案的措施

1.更新档案管理理念

随着社会的稳定发展应该提高对毕业生档案管理工作的重视，应该有更新毕

业生档案的理念，这样可以提高毕业生的就业率，也能全面的了解这个毕业生的

背景及经历。应当积极的为毕业生提供更好的服务，可以替毕业生保管好档案，

为此工作人员应该提高自己的认知，知道自身工作的重要性。为毕业生及用人单

位提供档案管理的高效服务。

2.提高档案的认识和宣传

应该提高社会对人事档案重要认识，因为人事档案源自于各行各业，所以要

做到人事档案与社会各行各业合作共建共享，所以，在信息时代，人才交换中心

要充分利用这一优势，利用短信、微博、微信等多种传播方式，让用户了解人才

交流中心保存档案的重要性，避免弃档带来的损失很后果。提高对保管档案的意

识。

3.加速档案管理系统的智能化升级

对于借出的档案，在归还期接近时，会有智能提示，并会发出短信通知，从

而减轻管理员的工作负担，并规范档案的管理。为了节省在使用文件时手工传送

注册纸张的时间，可以利用腾讯 RTX等相关的通讯软件与后台进行沟通。在系统

存取方面，若能对前台、后台进行有效的管理，则能更好地规范人事档案的管理，

逐步走向规范化、专业化。

随着网络技术的飞速发展，人才交流中心的档案管理要充分利用现代技术，

采用更加高效快捷的管理方法，健全档案管理体系，不断更新技术与内容，不断

提升档案管理的质量。建立健全的人才档案管理体系，既便于企业与人才的沟通，

又可使人才档案的更新、检索、查询等功能得以充分发挥。同时，人才档案使用

情况也是档案管理工作质量的一个重要指标。

4.完善人事档案的制度

为改善档案管理水平的效率，应当研究制定稳妥有效的档案管理制度。更加

需要与社会同步的想法，以制度为抓手，以大局为井绳。为管理毕业生档案工作

提供更好的服务，能够最大程度的给用人单位提供真实有效的背景经历材料。极

大程度的改变工作岗位不清晰，工作责任推诿扯皮的预发性。更好地保证人才交

流中心毕业生档案管理工作持续有效的进行，应该打破毕业生档案的管理工作的

常规性，实行科学化管理模式。

5.开发个性化的服务

档案管理的目的在于提高档案管理工作的效率，以提高企业的工作效率和经

济效益。所以，要在今天的信息时代，必须与时俱进，才能实现其社会价值。在

做好基本业务的前提下，不断寻找新的发展机会和解决问题的思考，对于档案管

理服务来说是非常必要的。立足于整个档案管理工作，根据不同的服务需要，构

建个性化的档案，构建一套完整的服务体系，为不同类型的人才提供不同的服务

方案，有效地结合职能单位的实际人才需求与储备人才的特点，提高需求匹配的

效率，可以使企业和人才更好的对接。

结论：通过对毕业生档案管理的分析，笔者认为，目前，许多人才交流中心

对毕业生的档案管理工作存在着一些问题，使其难以为大学生和雇主提供有效的

档案服务。在新的形势下，推动人才交换中心毕业生档案工作，不仅要发挥其自

身的优势，更要为人才市场的长远发展奠定良好的基础；同时，要强化档案管理，

强化档案工作的责任感，不断地进行档案管理，全面提升档案管理水平，以实现

企业与人才的共同需求，实现社会主义市场经济的最大效益。

参考文献：

[1]蔡华锋.新建地方本科院校毕业生档案管理工作的问题与对策[J].重庆文

理学院学报（社会科学版）.2017,(4).102-105.

[2]高建明,刘欣.离校未就业高校毕业生档案管理工作存在的问题及对策--

以山东省潍坊市为例[J].办公室业务.2016,(17).67-68.