人力资源共享服务中心下人事档案管理探究

2024年4月1日发(作者：爱要大声说出来)

人力资源共享服务中心下人事档案管理探究

发布时间：2022-01-05T09:12:11.249Z 来源：《中国科技人才》2021年第23期 作者： 廖健

[导读] 随着信息化的发展，人力资源共享服务中心下人事档案管理，也将趋向升级变革，通过统一标准服务、规模化的高效处理流程，让

专业的人员解决事务性工作，实现人事档案管理从事务性到战略型转变。

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【摘要】 随着信息化的发展，人力资源共享服务中心下人事档案管理，也将趋向升级变革，通过统一标准服务、规模化的高效处理流

程，让专业的人员解决事务性工作，实现人事档案管理从事务性到战略型转变。本文分析了人力资源共享服务中心下人事档案共享服务的

内容，阐述了人事档案共享服务遇到管理的困难和挑战，构建了基于人力资源共享服务中心下人事档案管理模式，为建设人力资源共享服

务中心下人事档案管理提供一些建议。

【关键字】人力资源共享服务中心；人事档案；数字化

本世纪以来，随着经济与信息技术的飞速发展，许多大型企业开始探索利用信息技术促进人力资源共享，即创建人力资源共享服务中心。

人力资源共享服务中心按照管理和办理分离的原则将企业事务性、重复性的业务整合到一个新的服务中心，从而提供统一标准的专业服

务，以提高运行效率。人力资源共享服务中心建立后，原有的人事档案管理机制已不能满足档案资料大集中的需要，人工管理档案效率极

低，无法适应创建人力资源共享服务中心后在短时间内大量的调入、调出等调档需求，及查借阅的需求。为此本文研究人力资源共享服务

中心下人事档案管理创新的管理模式，以降低管理成本、加强管控、规避风险。

一、建立人事档案共享服务建设的必要性

人力资源共享服务中心将企业人力资源事务性的业务整合，为企业提供高效的专业服务。人力资源共享服务中心下人事档案管理，可

以将许多档案重复性的事务性工作进行有效地归纳与整理，依靠服务规模消除人事档案部分重复而繁琐的工作，通过标准化的流程不断提

升人力资源服务质量。人力资源共享服务中心的建设实施将改变了传统分散型的人事档案管理环境。建立人事档案共享服务，利用信息化

手段进行跨地区的集中管理，整合各单位的资源成为必然。

二、人力资源共享服务中心下人事档案管理的难点

随着人力资源共享服务中心的建设实施，人力资源其他业务的集中与共享服务，将改变传统分散型人事档案的管理环境。人事档案应

统一保管在服务中心所在地，但这样要求人力资源共享服务中心属地要有相当规模的人事档案中心，能够为各单位保管大量人事档案，要

求共享中心有足够专业人员和充足的良好设备。此外，现时人事档案管理不能满足对人事档案信息化建设的需求，如查 档受时间、空间的

限制，查人事档案材料必须在工作时间到档案室，这对人力资源共享服务中心下的人事档案管理了提出挑战。共享中心下的人事档案管理

在档案信息存储、利用以及管理系统等方面必须创造较好的条件才能满足各地对档案查借阅的要求。因此，目前人事档案管理在储存环境

建设、制度建设、软件技术、安全性和信息共享等软硬件建设存在的诸多问题困难和挑战。

三、人力资源共享服务中心下人事档案管理的模式建议

根据人事档案管理自身的特点，采取分三个阶段实现。

（一）第一试点阶段。在不具备数字化系统的基础上，可选择距人力资源共享服务中心所在地较近的地市单位开始。以现场迁移的方

式，首先整合县区局人事档案到地市局。人事档案共享服务中心培养或业务外包，由受培训专业人员到各共享服务中心分点进行统一标准

化、流程化服务。这阶段实现“小集中”管理，试点共享服务中心下人事档案管理存在问题。

（二）第二推广阶段。建立数字化平台后，共享平台统一管理人员档案、员工薪酬、校园招聘、考勤管理、人员培训、职称评审、技

能鉴定等，所有审批事宜系统中自动流转，实现以系统承载影像关联，人事档案材料分类归档。其次，对流程进行标准化改造和提升。在

这阶段根据新时势重点对管理流程的梳理，形成相关流程的标准化和程序化内容，为加速标准化、专业化运作，提高效率、降低综合成本

作好铺垫。

（三）第三成熟阶段。这个阶段由于各方面完善，逐步实现对人事档案业务进行大集中管理，强化服务共享中心对相关业务的内部管

控及风险防范，共享中心可以站在更高的层面，有效协调企业内部组织之间的关系，整合整体资源，推进人事档案管控服务一体化建设。

四、人力资源共享服务中心下人事档案管理的完善建议

（一）建设统一的人事档案数字化管理平台。

人力资源共享服务中心的建立，将促使人事档案管理也趋向集中管理，大量材料寄送和信息存储要求建设统一的人事档案标准化、数

字化处理平台。人事档案数字化管理平台是可通过扫描纸质档案转变为电子档案存贮在管理平台，在线实现日常查借阅工作，简化纸质档

案查借阅手续，减少重复归档工作，实现内部人事档案信息资源异地共享，为组织、人事部门业务管理提供必要的信息服务。

人力资源共享服务中心下人事档案管理，建立先进的数字化管理平台，提高管理的效率，是实现人事档案信息的数字化管理必然趋

势。建设统一的人事档案数字化管理平台是实现人事档案信息接收、档案材料传递、存储和共享的一体化的基础，使档案信息先集中再高

度共享，让企事业单位的人事档案的能够实现权限范围内上下级、同级资源共享，让管理工作更加快速、高效、科学，大大节省类似因人

员内部调动产生的人事档案传递工作。

（二）建立适应新标准人事档案的管理制度。

建立完善人事档案的存储、归档等管理制度。共享服务中心的建设必须结合当前的档案管理规模，目前人事档案管理未形成规范的制

度。实施共享中心建设后，应加强这一管理制度体系的建立。根据国家档案局的标准，建立先进的保管制度，制定人事信息档案的安全保

密制度，防止数据库的丢失、破坏 和泄密，最终实现人事档案的规范化管理。

（三）培养合格的人事档案专业人员。

建立专业的人事档案业务人员队伍。人事档案业务人员要受到专业教育和培训，统一入库标准。共享服务中心人才队伍既要有档案专

业理论基础，也有实践操作技能。随着信息化发展，既要掌握传统纸质档案保管利用的操作业务，还需掌握兼顾信息化、数字化等方面工

作。在人事档案共享服务中心建立前期过度阶段，由于场地限制，暂无法大统一的情况下，可挑选各地市设置人事档案共享服务中心分

点，实行先将县级档案统一到地市。人事档案共享服务中心培养专业的人事档案业务人员队伍，到各共享服务中心分点进行统一标准化、

流程化服务。

（四）建立监督机制，加强管理的风险控制

随着人力资源共享服务中心的建立，必将属原单位管理体系下的人事档案岗位进一步缩减，而各种纸质档案的真实性鉴别，相关扫描

资料的一致性将受到挑战。如何防范这些进入共享服务中心的外部风险，将成为其建立后新的风险防范内容。为此，必须建立监督机制，

对人事档案材料在内部流转加工处理过程进行监督，在档案的生成、工作流转等环节增加核查。人事档案共享服务中心建立，实物材料可

由业务发生地直接邮递到省共享中心档案室归档，实现点到点传递，进一步完善传递闭环流程监管。

五、总结

人力资源共享服务中心下的人事档案管理是将分散的档案事务性工作和专业化的业务操作集中到共享中心进行处理，实现跨地区、统

一标准化管理和服务的过程。人事档案的共享服务是社会发展的趋势，也是漫长的系统工程。希望通过共享服务模式的创建，实现比较集

中、统一的标准管理流程，及有效的专业分工服务。在实现高效工作的基础上，帮助传统人事档案管理剥离于事务性工作职责，做好更为

重要的业务管理角色，并最终实现管控服务一体化的人力资源共享中心，发挥人力资源管控最大效能。

参考文献：

[1] 李春艳：《共享经济模式下集团型企业档案部门的发展方向》，载《档案天地》，2019年第3期，第50-52页

[2]陈虎，孙彦丛著.财务共享服务[M].北京：中国财政经济出版社，2014.10