档案管理机构及职能

2024年4月1日发(作者：北辰星拱)

档案管理机构及职能

档案管理机构及职能

按照我国《档案法》等法律法规的规定,根据统一领导,

分级管理的原则,对国家的全部档案和全国档案工作,必须设

置全国规模的档案机构进行管理。各单位的档案,由单位内设

立档案室(处、科)集中管理;各单位形成的需要长久保存的档

案和历史档案,设立各级各类档案馆统一保管;全国的档案工

作,由各级档案行政管理机关统一、分层负责地进行监督和指

导。这些档案保管机构和档案行政管理机构,在全国范围内构

成了一个严密、完整的组织体系。

一、档案室

档案室是各组织(包括机关、团体、学校、工厂、企业、

事业单位等)统一保存和管理本单位档案的内部机构,是整个

机关的组成部分,属于单位管理和研究咨询性质的专业机构。

党、政、军等机关的档案室,又是机关的机要部门之一,具有

机要部门性质。档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、

最大量、最基层的业务机构。

(一)档案室的性质、作用和任务

1.档案室的性质档案室作为全国档案工作体系中最基层

的档案业务机构,主要表现为三个方面的性质：

(1)档案室是机关的内部组织机构。

(2)档案室是保存档案的过渡性机构。

(3)档案室的主要任务是服务于本机关。

2.档案室的作用

(1)档案室是机关内具有参谋和咨询作用的部门,为机关

职能活动提供档案信息支持。

(2)档案室是全国档案工作的基础。档案室是国家档案资

源不断补充和积累的源泉。

3.档案室的任务档案室的基本任务是：集中统一地管理

本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案,为本机关各

项工作服务,并为党和国家积累档案史料。

档案室的具体任务在《机关档案工作条例》、《机关档

案工作业务建设规范》等法规中有明确规定,可概括为：

(1)对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进

行指导和监督。

(2)负责管理本单位具有长久保存价值的全部档案和相关

材料,并提供利用。

(3)定期向对应的档案馆移交具有长久保存价值的档案。

(二)档案室的类型

(1)普通档案室普通档案室通常也称机关档案室、文书档

案室,它主要负责管理机关的党、政、工、团文书档案。这种

档案室在全国最为普遍。

(2)科技档案室科技档案室是指保管科技档案和科技文件

资料的专门档案机构。在工厂、设计院、科学技术研究院等

单位一般都设有科技档案室。

(3)音像档案室这是保存影片、照片、录音等特殊载体档

案的档案室。电影公司、制片厂、新闻摄影部门、广播事业

部门等单位一般都设有音像档案室。

(4)人事档案室由于人事档案自身的特殊性,它一般与其

他各类档案分开管理,有必要设置专门的人事档案室进行保

管。人事档案室通常依附于机关内人事管理部门或组织部

门。

(5)综合档案室这是统一管理本单位全部档案的综合性机

构。它统一管理本机关形成的各种普通档案、专门档案和特

殊载体的档案,在资源配置和信息综合开发利用方面具有突出

的优势。

(6)联合档案室同一地区,特别是同一市镇内的一些机关

联合起来设立一个档案机构,负责保存和管理这些单位的档案,

这种机构通常称为联合档案室。

(7)企业档案信息中心也称信息中心。它是一些大型企业

在原有的图书、档案和情报机构基础上建立的,集档案、图

书、情报于一体的信息管理机构。企业信息中心的设立有助

于企业适应信息网络环境下信息集成管理的需要,实现信息资

源的联合开发和共享。

二、文件中心和档案寄存中心

(一)文件中心

文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡

性的档案管理机构,它是一种社会化、集约化和专业化的档案

管理机构。

文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国。其产

生的主要原因在于文件数量激增与文件形成单位难以承担保

管任务之间的矛盾。二战期间,美国军事部门产生了大量的文

件,这些文件办理完毕以后,积存在机关办公室给现行机关造

成了空间的压力和管理的负担,为了妥善保管这些尚未到移交

档案馆年限和未到销毁年限的半现行文件,美国海军部率先创

立了一种新型的文件管理机构——文件中心,将已经过了现行

期、使用次数不多但又未到移交档案馆年限的文件集中存放

在造价较低的专门库房里。二战以后,许多国家纷纷仿效美国

的做法,设立了文件中心或类似的档案管理机构,如中间档案

馆(加拿大)和过渡性档案馆(英国)等。

1988年甘肃省永靖县成立了我国第一个文件中心,并在

不断摸索中总结出一整套文件中心运作和管理的方法。2000

年通过的《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出：

“研究建立基层文件中心的实施方案,在北京、青岛、深圳等

地开展相应的试点工作。”据此,我国加强了建立文件中心的

试点工作,出现了不少成功的案例,如青岛市崂山区文件中

心、深圳市文件中心等。2002年4月26日经深圳市第三届

人民代表大会常务委员会第十五次会议通过的《深圳经济特

区档案与文件收集利用条例》第2章第8条规定“市、区政

府设立的文件中心,是集中保管与提供利用同级机关、事业单

位处理完毕的文件的机构。其主要职责：接收同级机关、事

业单位处理完毕的文件;对接收的文件进行整理、鉴定和保管;

向市或者区档案馆移交需长久保存的档案;向国家机关、社会

组织及个人提供利用文件”。2002年10月,深圳市档案局文

件管理中心正式成立,统一管理市民中心各单位移交的文件,

各单位不再单独设立专门的档案管理机构。此外,北京市西

城、宣武、海淀、石景山等区也相继建立了机关文档中心,实

现了现行文件和档案的集中管理。

文件中心主要有政府文件中心和商业性文件中心两类。

政府文件中心是由县级以上人民政府建立的,为政府机关单位

和社会提供服务的非营利性的文件与档案管理机构。商业性

文件中心,是由有关机构或个人创办的一种营利性的档案管理

机构,主要面向工商企业或个人从事文件存储、文件管理和文

件服务业务。它不属于国家档案管理系统之列,但应执行国家

有关的档案管理法规和标准。

(二)档案寄存中心

档案寄存中心是由国家综合档案馆或其他独立法人设立

的,为各类企业、社会团体以及个人提供档案有偿寄存服务的

机构。它主要是为不属档案馆接收范围的或不具备档案安全

保管条件的各类企业、破产单位、社会团体、公民个人等,提

供文件与档案的寄存服务。档案在寄存中心保管期间,所有权

形式不变,档案馆一般只提供安全保管服务。1998年10月,

深圳市档案馆设立了全国首家档案寄存中心。

三、档案馆

根据我国《档案法》和《档案法实施办法》中对档案馆

的分类,我国档案馆可分为国家档案馆、专业档案馆、部门档

案馆、大型企事业单位档案馆四大类。据统计,我国目前已经

建成各级各类档案馆3816个,馆藏档案近两亿卷(件)。其中,

国家综合档案馆3046个,国家专门档案馆225个,部门档案馆

142个,企业档案馆304个,文化事业单位档案馆40个,科技

事业单位档案馆59个。档案馆总建筑面积4659866平方米,

其中库房面积2574437平方米。

(一)国家档案馆

各级国家档案馆,是归口中央或地方各级档案行政管理部

门(或与有关部门)直接管理的科学文化事业机构。包括综合

档案馆和历史档案馆。

综合档案馆主要是按行政区划设置的,收集和管理所辖行

政区域内各种门类档案的档案馆。综合档案馆一般隶属于各

级党和政府,收集和保管党和国家在各方面管理活动中形成的

档案,是我国国家档案馆和档案事业的主体。我国的历史档案

馆主要有中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。

根据我国《档案法》及有关文件的规定,我国档案馆是党

和国家的科学文化事业机构,是永久保存档案的基地,是科学

研究和各方面利用档案史料的中心。

根据我国《档案馆工作通则》的规定,档案馆的基本任务

是：在维护党和国家历史真实面貌的前提下,集中统一地管理

党和国家的档案及有关资料,维护档案的完整与安全,积极提

供利用,为社会主义现代化建设服务。具体包括：接收与征集

档案,科学地管理档案,积极地开展档案的利用工作,编辑出版

档案史料。

(二)专业档案馆

专业档案馆是专业系统档案馆和馆藏特殊载体档案馆的

总称。如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、中国电

影资料馆、中国现代文学馆,以及城市基本建设档案馆(简称

城建档案馆)等。

(三)部门档案馆

部门档案馆是国家有关部门专门建立的档案馆。如外交

部、安全部档案馆,它们永久保管本部门及所属机构形成的全

部档案,不需要向国家档案馆移交。中央国家司法部门如最高

人民法院、最高人民检察院、公安部等,由于所形成的档案数

量大,工作查考的周期长,也需要建立档案馆,保管本部门及其

所属单位形成的档案。但其中需要永久保存的档案,在本部门

档案馆保存50年后要向中央档案馆移交。

某些中央专业主管机关形成的专业性档案的数量大,技术

性和专业性强,因此建立了部门专业档案馆,如国家海洋局海

洋档案馆、国家气象局气象档案馆、邮电部档案馆、核工业

部档案馆、化工部档案馆等。

(四)大型企事业单位档案馆

大型企事业单位和高等院校往往都建立了自己的档案馆,

这些档案馆是终极性的,负责永久保管本企事业单位所形成的

档案。我国企业档案馆是20世纪80年代后期出现的一种档

案馆类型。目前,我国已经建立了304个企业档案馆。

随着我国社会主义市场经济的发展,以及政府职能的转型,

还出现了一些新的档案机构,如档案事务所,它主要提供档案

用品及物资的经营服务和档案业务服务,实行商业化运营。此

外,自2002年深圳市档案馆率先在全国正式设立“文档服务

中心”以来,全国各地县级以上综合性档案馆纷纷响应,在档

案馆内设置“现行文件利用中心”,并且产生了广泛的社会影

响。档案馆“现行文件利用中心”是适应我国政府信息公开

和政治文明建设的需要而设立的一种新型的文件管理机构,主

要为社会公众提供非涉密的政策、法规及各类现行、半现行

文件的查询阅览服务,它对于推动政府信息公开活动的深入开

展,扩展档案馆的社会服务功能具有重要作用。2007年4月5

日颁布的《政府信息公开条例》第16条规定,“各级人民政

府应当在国家档案馆设置政府信息查阅场所,并配备相应的设

施、设备,为公民、法人或者其他组织获取政府信息提供便

利”,确认了档案馆“现行文件利用中心”的法律地位。