档案管理中心

2024年4月1日发(作者：白蜡荔枝)

档案管理中心

随着信息时代的到来，企业和机构所持有的电子档案增

多，管理和维护电子档案也越来越重要。为了更好地管理档案，

提高档案的利用价值，许多单位逐渐建立档案管理中心。档案

管理中心的主要职责是负责制定档案的管理规定和政策、规划

档案管理体系、组织并实施档案管理工作、开展档案信息化建

设等。

一、档案管理中心的职责

1.制定档案管理规定和政策

档案管理规定和政策是档案管理工作的重要基础。档案

管理中心要根据国家有关法律法规和档案工作的实际情况制定

相应的档案管理规定和政策，以确保档案的安全性、完整性和

可靠性。

2.规划档案管理体系

档案管理体系是档案管理的组织架构和管理制度的集合，

旨在规范档案管理工作以实现档案管理的高水平。档案管理中

心可以开展档案管理体系规划工作，优化档案管理体系，提升

档案管理工作的质量和效率。

3.组织并实施档案管理工作

档案管理中心的另一项重要职责是组织并实施档案管理

工作。包括档案采集、鉴定、整理、归档、保管、借阅、销毁

等工作。档案管理中心需要合理分配档案管理人员的工作任务，

规范工作流程，确保档案管理工作的高效性和精确度。

4.开展档案信息化建设

随着信息化的推进，档案管理中心呼唤档案信息化建设，

通过电子化手段实现档案的管理和利用。档案管理中心可以通

过建设档案管理系统、数字档案馆等方式，实现档案信息化建

设，提高档案的利用价值和管理效率。

二、档案管理中心的组织架构

档案管理中心的组织架构可以根据具体工作需求灵活调

整，但一般包括以下职能部门：

1.行政部门

档案管理中心行政部门负责制定档案管理规定和政策，

并协助档案管理中心的其他职能部门开展工作。

2.档案技术部门

档案技术部门是档案管理中心的技术支持部门，负责档

案信息化建设与维护，为档案管理中心提供技术支持和服务。

3.档案管理部门

档案管理部门是档案管理中心最为核心的职能部门，负

责档案的采集、整理、归档、保管、借阅、销毁等工作。

4.综合部门

综合部门包括财务部、人事部、公关部等部门，负责档

案管理中心的日常维护管理工作。

三、档案管理中心的建设

档案管理中心的建设主要包括以下几个方面：

1.政策指导

档案管理中心应该充分充分利用各级国家档案管理机构、

行业协会和专业组织，获得档案管理工作方面的指导和支持，

根据实际情况制定并完善档案管理规定和政策。

2.人力资源

档案管理中心的工作需要专业人才的支持，需要建立一

支能够胜任档案管理工作的专业人才队伍。为此，档案管理中

心应该制定招聘、培训、激励等相关人力资源管理规定，吸引

和保留高素质的人才。

3.档案管理工具

建设档案管理工具是档案管理中心的重要工作之一，它

是档案管理的信息化基础，通过档案管理工具，能够更加有效

地处理档案信息，提高档案管理的准确性和效率，同时增加档

案的利用价值。对此，档案管理中心应该根据实际情况进行投

入，建立档案管理系统、数字档案馆等工具。

4.安全管理

档案管理中心要进行档案保密和安全管理。对于私人信

息或涉密信息的档案，需要采取严格的安全措施控制档案查阅

访问。同时，档案管理中心需要对档案的售后、存储、维护、

传输等环节进行细致的保管和处理。

四、档案管理中心的典型案例

1.上海市档案馆

上海市档案馆是以档案保管及利用为主要功能，结合城

市旅游与文化信息传播而创办的一座综合性档案馆。馆内现有

档案库5100平方米、馆藏档案近500万卷、保存市区近80%

的近代重要史料和上海全市机关企事业单位非涉密档案，是中

国集档案收集、整理、保管、利用和分享为一体的大型档案馆，

具有档案管理中心的典范意义。

2.海航集团档案管理中心

海航集团是一家全球化的民营企业，拥有一系列整合性

的产业板块和行业链，是中国知名的国有企业。海航集团档案

管理中心负责全集团内涉及档案管理的各业务部门档案管理相

关工作，通过建立档案管理工作机制、信息化系统和规范操作

流程等手段，实现海航集团档案管理的整体化、标准化和信息

化。在集团内，海航档案中心具有重要地位，对企业发展战略

和管理决策提供重要支撑和保障。

三、总结与展望

档案管理中心是档案管理体系中的重要组成部分，具有

档案管理的核心职能。档案管理中心应建立科学管理、信息化

建设、保密安全的档案管理工作机制，不断提升档案利用价值，

为企业和机构提供优质的档案管理服务。在未来档案管理中心

建设的过程中，还需要更加注重技术及人才培养、标准化建设

和信息化工具的应用，进一步促进档案管理工作的发展和进步。