公司印章管理制度

2024年3月30日发(作者：工之侨献琴)

公司印章管理制度

公司印章管理制度1

1.印章定义：

公司印章主要指：公章、法人私章、合同章、财务章等各职能

部门章。

2.各类印章管理的范畴：

印章的管理涉及范畴：刻印、使用、废止、更换。

3. 各类印章的详细管理条例：

3.1 刻印：

3.1.1新公司成立，基本印章(公章、合同章、法人私章、财

务章)的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由人事行政

部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。

3.1.2因业务进展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门

填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。

3.2使用：

3.2.1任何部门在启用印章前，均需与公司(人事行政部)办理

领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。(已

经开头使用的需自通知当日补办理领取手续)

3.2.2公章：公章由公司经理或各分公司经理保管。各部门有

需盖公章的文件、通知等，须先到人事行政部处领取并填写《印章使

用申请表》，经由分公司经理核准盖章并在《印章使用申请表》中签

批，盖章后经手人需将签批申请表交由人事行政部，并在《印章使用

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登记薄》签字。人事行政部需将《印章使用申请表》与《印章使用登

记薄》同期留档。

3.2.3合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类

合同使用专用章，盖章前须先到人事行政部处领取并填写《印章使用

申请表》，经由公司或分公司经理审批，财务经理审核后盖章并在《印

章使用申请表》中签批，经手人需将签批后申请表交由人事行政部并

在《印章使用登记薄》签字。人事行政部需将《印章使用申请表》与

《印章使用登记薄》同期留档。

3.2.4 法人私章：法人私章由分公司出纳保管，主要用于银行

汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可

盖章。

3.2.5财务章：由财务部经理(或负责人)保管，主要用于银行

汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票

专用章主要用于发票盖章。

3.2.6其他职能部门章： 其他职能部门章，主要适用于各部

门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严

格该章的使用方法。

3.3废止、更换：

3.3.1废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，

并呈分公司经理核准后交由分公司人事行政部交由总部人事行政负

责人统一废止或缴销。

3.3.2遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并

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呈分公司经理核准后，签批遗失处理及惩罚方法后，交由人事行政部

按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。

3.3.3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申

请单》，并呈分公司经理核准后，交由人事行政部按批示处理。如有

需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。

4. 印章保管人的责权范畴：

对于公司主要印章管理，采纳的是分散管理互相监督的方法。

人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人

具有使用、监督、保管等多重责任与权力，详细划分如下：

4.1职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全

部使用责任。

4.2公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权

力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部

分责任，而对未经由负责人或保管人(分公司经理)签批的公章使用经

手人负主要责任，保管人负部分责任。

4.3财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用

权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人

则负部分责任，而对未经由保管人(财务负责人)签批的公章使用经手

负主要责任，保管人负部分责任。

4.4 法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其

无独立使用权力，需根据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证

方可使用，否则负全部责任。

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4.5公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因

此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前

往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带

回公司盖章。

4.7 公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，

需要携带公司印章出差的，须经公司董事长或总经理审批并准时归还。

4.8 如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保

签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不

予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。

4.9 全部印章的使用，必需严格执行公司的公章使用章程，做

好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有

损公司利益之行为。

4.10印章使用申请人及管理负责人要严格根据上述规定申请

使用印章，如消失问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将

依法追究其法律责任。

公司印章管理制度2

一、总则

公司印章是企业身份和权力的证明。盖有公司印章的文件，是

受法律爱护的有效文件，同时意味着公司对文件的内容承当法律责任。

为了保证公司印章的`合法、有效、正确地使用，维护公司利益，杜

绝违法违规以及损害公司利益的行为发生，特制定本印章管理制度。

二、公司印章使用范围

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公司的印章是指公司公章、发票章、财务章、法人个人名章。

公司全部印章必需严格按本制度的规定使用，不得违背本制度使用。

〔一〕公司公章的使用范围主要为：

1、公司对内签发的文件。

2、公司对外与相关单位联合签发的文件。

3、由公司出具的证明及有关材料。

4、公司对外供应的财务报告。

5、公司章程、工商登记资料及股东出资证明。

6、员工岗位变更通知、解除劳动关系通知等。

7、员工的劳动合同、任免聘用。

8、对外经济合同、合作协议、承诺书、担保函等。

〔二〕公司法人个人名章，主要用于需加盖个人名章的合同、

财务及报表、人事任免等各类文件。

〔三〕财务专用章，主要用于财务资料、货币结算等相关业务。

〔四〕发票专用章，主要用于公司出具的发票、收据等票据业

务。

三、公司印章的管理职责

〔一〕公司总经理：负责公司公章和法人个人名章的使用审批

工作。

〔二〕财务部负责人：负责财务专用、发票专用的印章使用审

批工作。

〔三〕印章管理员

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1、负责印章的保管。

2、负责建立印章使用登记表。

3、负责印章使用的审核工作。

4、负责根据印章使用规章，监督所保管印章的使用。

四、公司印章的管理、使用及保管

〔一〕印章的管理

1、公司公章由公司总经理负责管理。印章管理员必需切实负

责，不得将印章随便放置或转交他人。如因事离开岗位需移交他人的，

可指定专人代替，但必需办理移交手续。

2、为保证资金账目的肯定平安。财务专用章、法人个人名章

等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发

支票、汇票，一人无法提消失金。人员应由财务部和行政部各出一人。

〔二〕印章的使用

1、公章的使用必需严格遵循印章使用申请审批程序，根据印

章的使用范围，经总经理同意后方可用章。

2、公章的使用由印章管理员设立使用登记表格，严格审批和

登记制度。

3、公司法人个人名章由总经理签字后方可使用。

4、财务专用章、发票专用章由财务部门负责人审批后方可使

用。

5、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，

确需将印章带出访用，需填写携带印章外出申请表后，由分管领导及

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总经理签批后，派专人伴随方可带出。印章外借期间，借用人与伴随

人只可将印章用于申请事由，共同对印章的使用后果承当一切责任。

6、以公司名义签订的合同、协议、订单、介绍信、托付书、

担保函等，经特地合同文书审批流程，通过部门负责人、法律顾问审

核，公司总经理批准后方可盖章。〔对加盖印章的文书，应留意用印

单位名称必需与印章全都，用印位置恰当，盖章印记图形清楚。〕

7、公司员工私人办理各种收入证明、工作证明等，由总经理

审批，符合要求后在行政部办理并执行申请审批制度。

8、任何印章管理员不得在当事人或托付人所持空白格式化文

件上加盖印章。用章文书必需已经填写完毕，字迹须清楚、正确。

9、对已解除或终止劳动关系人员要求出示相关证明的，必需

持有效证明材料，按申请审批制度经总经理审批后，方可盖章。

〔三〕印章的保管

1、印章保管各种事项必需有记录，记录事项包括印章名称、

枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

2、印章保管必需平安无误，应当专项上锁存放，印章不行私

自托付他人代管。

3、印章管理员如因工作岗位变更，应准时向总经理上交印章，

或者按总经理指定的新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。

4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承当相应的责任。

5、印章应准时维护、确保印章完好，盖出印记清楚。

6、印章保管有遗失、盗用、偷换的，应爱护现场，管理员应

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准时向行政部和总经理报告，并登记备案协作查处。涉及刑事犯罪的，

因准时向公安机关报案处理。

五、公司印章的停用

〔一〕有以下状况，印章须停用：

1、公司名称变动。

2、印章使用损坏。

3、印章遗失，声明作废。

〔二〕印章停用时须经总经理批准，准时将停用印章送行政部

封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。

六、印章违规使用的处理方法

1、公司员工违背印章刻制、保管、使用规定，按照员工手册

及公司管理制度，视情节和后果追究责任人的民事、行政、刑事责任。

2、印章管理员因使用公章不当而造成公司损失的，按照员工

手册及公司管理制度，视情节和后果追究其相应责任。非印章管理人

员违背公司印章管理制度，不当使用印章，一经发觉应与印章管理员

承当同等的责任。

七、附则

1、本制度作为公司管理规章制度，经过公司民主程序审议通

过后由总经理签署，向全体员工公示之后开头实施。

2、本制度由公司行政部负责解释。附《印章用印登记表》。

公司印章管理制度3

为规范分公司公章的严格管理和使用，严厉 公章使用制度，

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避开消失公章违规使用导致的法律后果，结合总公司规章制度和要求，

特制定分公司公章管理制度：

一、为便于经营相关业务需要，分公司制作印章，必需由分公

司负责人向总公司提出书面申请，经总公司负责人批准后方可配备印

章。分公司负责人须向总公司签定用章承诺书，保证不违规用章，并

承诺应承当的相应法律责任。

二、分公司的印章〔含分公司负责管理的项目部印章〕由总公

司按相关要求统一刻制，分公司行政章制作公安备案编码章，项目章

依据字数多少结合项目要求，制作不同样子、不同材质的项目章，总

公司档案室备案留存印模后由分公司负责人办理印章领取手续，并负

责保管，保管人向总公司签定印章保管承诺书，承诺保管人应承当的

相应责任。

分公司所管理的项目章，只能用于与相关监理项目或代建项目

相关的技术资料、工程进度、现场管理、质量验收等方面工作专用，

由〔项目经理部或项目负责人〕代表本公司全面负责，项目完工竣工

验收后项目章交回总公司档案室保管，并登记造册。

三、分公司执有的总公司印章，只能用于经总公司审核批准的

投标文件、经济合同、工程技术报告等使用。

四、下述情形严禁使用分公司公章：

1、承包人私自签定的工程材料供应合同、协议；

2、承包人私自签定的机械设备租赁合同；

3、承包人私自签定的工人工资支付协议；

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4、其他违反国家法规和总公司相关规定、未经总公司允许的

事由或文件。

五、分公司执有的总公司印章应独立建立用章登记制度和用章

登记本，用章登记本由印章保管人保管，保管人作为盖章负责人。 文

件需盖章时，由用章人在用章登记本上明确用章事由、用章人、盖章

时间等内容，盖章人向分公司负责人确认总公司对拟盖章的文件资料

是否已获得总公司审核批准，未经总公司审核批准的文件资料禁止盖

章。经总公司审核批准的文件资料，经分公司负责人签字确认后，盖

章人可以盖章，并在盖章人一栏签名。总公司应对分公司使用总公司

印章状况进行核实，并同步做好用章记录备查。

六、分公司项目部文件需总公司盖章时，由项目部写明申请并

登记，分公司负责人批准后按总公司用意程序办理。用章登记本必需

明确用章事由、用章申请人、批准人〔分公司负责人〕

七、一切与分公司业务无关的、属承包人个人行为的事由或文

件，若擅自私盖分公司公章，由当事人承当全部的法律责任。 总公

司因业务需要使用分公司执有的印章时，分公司应予同意，并按本制

度要求建立用章登记备查。

八、严禁分公司擅自雕刻和违规使用公章，违者，由总公司视

情节轻重进行经济惩罚或撤销分公司负责人的承包权，触犯法律的，

移交司法机关追究法律责任。

九、分公司经营承包期满或撤销时，由管理员将公章和用章登

记本到总公司公章领用部门办理移交手续。

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本制度自年月日起实施。

公司印章管理制度4

为维护公司印章使用的权威性、严厉 性和平安性，保障公司

的正常利益和工作的顺当开展，现对公司各类印章的使用管理作如下

规定：

一、管理：

1、经总经理授权由综合部负责公司的印章管理工作，启用、

回收印章，监督印章的保管和使用；

2、设立印章管理登记制度，专人领取和归还印章时予以登记

和审批；〔说明：未办理此项手续可在方法公布之日补办〕。

二、保管及使用：

1、公司公章、业务章由财务部保管，合同章由综合部保管；

2、保管人员要树立高度的责任心，保证印章保管和使用的平

安。除总经理同意外，不得擅自转交他人代管；

3、保管人员应对文件内容和“印章审批单”上载明的签署状

况予以核对，经核对无误的方可盖章；

4、印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出访用的，应

填写印章申请使用单，载明事项，按下述审批程序审核，经同意后，

由两人以上，共同前往，方可携带使用。

三、审批：

3.1公章、业务章使用审批手续

1、公司各部门若需加盖印章，经办人填写“印章审批单”；

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2、经部门经理签字，总经理审批；

3、财务部盖章，并存档保管；

4、一般状况下，不允许在空白单证、纸张上加盖印章。确因

业务需要，须经总经理批准后方能盖章；

5、已盖公章的文件若不能使用，必需交回财务部销毁。

3.2合同章使用审批手续

1、公司各部门若需加盖印章，经办人填写“印章审批单”；

2、经部门经理签字，总经理审批或补签；

3、综合部盖章，并将合同正本存档保管，合同复印件由综合

部当天交给财务部存档。

公司印章管理制度5

第一章总则

第一条为保证公章使用的合法性、严厉 性、平安性和牢靠性，

保证公司规范运营，防范风险，杜绝违法行为，维护公司利益，特制

订本管理制度。

其次条本规定中所指印章是在公司发行或管理的文件、凭证文

书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名称或有关部门名义

证明其权威作用而使用的印章。第三条公司印章的制定、改刻与废止

的方案由人力资源行政部经理提出。

其次章印章的种类

第四条本管理制度所指印章包括公司印章、职章、部门章、职

衔签字章等具有法律效力的专项业务印章。

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〔1〕印章：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用

的公司印章。如：公司行政章，合同专用章等。

〔2〕职章：刻有公司法定代表人、董事长或总经理职衔的印

章。

〔3〕部门章：刻有公司部门名称的印章。如财务专用章、监

理部用章等。

〔4〕职衔签字章：刻有经理及总经理职衔及签名的印章。

第三章印章的使用范围

第五条公司印章的使用范围

〔1〕凡属以公司名义对外、开具介绍信、报送报表等一律加

盖公司法人章。

发送正式公文、电函、传真件等；

〔2〕凡属公司内部行文、通知、使用公司内部印章。人事任

免、劳动合同、上岗证、先进集体和个人荣誉证书等；

〔3〕凡属部门业务范围内加盖部门印章。

〔4〕凡属合同类的用合同专用章。公司招投标、工程监理项

目接管等所签订的业务合同、协议、承诺书等；

〔5〕凡属财务会计业务的用财务专用章。

〔6〕需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证、

材料等；

第四章印章的刻制、启用

第六条印章的刻制

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〔1〕公司印章的刻制均须报公司董事长批准，由人力资源行

政部开具介绍信，到公安机关相关部门办理刻制手续。

〔2〕印章的形体和规格，按国家有关规定执行。

第七条印章的启用

〔1〕新印章启用前要做好戳记，并留样保存，以便备查。

〔2〕印章启用应报董事长批准，并下发启用通知，注明启用

日期和使用范围。

第五章印章的使用管理

第八条印章的使用程序

〔1〕全部用章都须先填写《公章使用登记表》经归口职能部

门主管审核，依据相应的审批权限，经总经理批准后方可盖章，重要

文件需将用印文件的复印件提交人力资源行政部备案。

〔2〕公章使用必需建立用章登记制度，严格审批手续，不符

合规定的和不经主管领导签发的文件、合同等，保管人必需有权拒印。

〔3〕严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特别

确需开具时，须经公司总经理或董事长同意方可开具；待工作结束后，

必需准时向公司汇报开具手续的用处，未使用的必需马上收回。

〔4〕公司各部门要支配专人负责公章使用的申请签盖工作，

各部门公章使用指定人要上报人力资源行政部备案，监理项目填盖公

章一律由品质技术部负责申请使用。

第九条严禁员工私自将公章带出公司使用。若因工作需要，确

需将公章带出访用，需提交申请报告，由部门主管同意，公司总经理、

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董事长批准，并报人力资源行政部经理确认后方可带出。公章外出期

间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承当一切

责任。

第十条违背以上规定者，公司将追究相关人员的责任，若给公

司造成肯定经济损失或不良社会影响者，公司将追究其法律责任。

第十一条每年年终公章管理人负责将公章使用状况登记表送

人力资源行政部存档。

第六章印章的保管、交接和停用

第十二条公司各类印章实行专人保管

〔1〕公司的印章、专用公章由人力资源行政部专人保管，各

部门公章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公章人员名单报人力

资源行政部备案。

〔2〕公章保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、

收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

〔3〕公章保管人因事离岗或请假时，须由人力资源行政部指

定人员临时代管，以免贻误工作

第十三条公章保管必需平安牢靠，须加锁保存，公章不行私自

托付他人代管。

第十四条公章保管有异样现象或遗失，应爱护现场，准时汇报，

协作查处。

第十五条公章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、

接交人、监交人、移交时间、图样等信息。

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第十六条有以下状况，公章须停用：

〔1〕公司名称变动；

〔2〕公章使用损坏；

〔3〕公章遗失或被窃，声明作废。

第十七条公章停用时须经董事长批准，准时将停用公章送人力

资源行政部封存或销毁，建立公章上交、存档、销毁的登记档案。

第七章附则

第十八条未按本制度要求使用印信、保管印信，造成丢失、盗

用、仿制等。依情节轻重对责任人进行批判教育、行政处分、经济惩

罚直至追究法律责任。第十九条本制度由人力资源行政部解释、补充，

由公司总经理公布生效。

附表：表1：《公章使用登记表》表2：《公章使用申请》

公司印章管理制度6

因大公司的岗位内控管理较严格，现以小公司为例，来分析人

员较少的状况下怎样把不能相容的印章分开管理。设想一下，如若是

小公司，那么根据以上规定，公章、财务章、法人章、合同章、发票

章均在财务部，假如任意大股东要求财务部员工加盖，会产生什么样

的效果，抑或是财务部员工内部勾结又会有什么后果。因此，小公司

应当敏捷处理，把不能相容的印章分开管理，需要留意的如下：

1.票据的开具

开具票据需要财务章、法人章以及票据。因此，财务章应交于

管理法人章外另一关键管理人员持有，票据第三人管理。

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2.合同效力

合同力需要合同章与法人章。因此合同章交于管理法人章外另

一关键管理人员持有。

3.公章的效力

是否应当与法人章持有人分开管理?在公章代替合同章时，应

当分开管理，合同法规定，公章与合同章有同等法律效力。如一个公

司即有合同章又有公章时，盖具了公章的合同是否生效?为防范法人

滥用权利，应当分开管理，并且在合同条款中严格规定合同的效力在

加盖了合同章或公章及法人章后生效，这样即有法人及合同章或公章

持有者双重确认后加盖。因此，公章除外部事务处理外也具有合同效

力行为，因此，应视同合同专用章管理。

4.失职责任

公司重要的事务无非是人，财，物。在印章的使用时，应慎重

考虑是否加盖印章，是否导致公司的人财物流失。其中更重要的环节

是企业管理的流程，例如合同的审批流程，票据的使用流程等，严格

公司的管理流程，加盖印鉴的流程，削减公司的权益损失。

公司印章管理制度7

一、 为保证印章〔公司公章、合同专用章、财务专用章、法

定代表人名章等具有法律效力的印章〕使用的合法性、严厉 性和牢

靠性，有效地维护公司利益，杜绝不法行为的发生，加强公司印章的

管理，特制定本方法。

二、印章的使用:

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公司印章的使用必需按业务分类不同，经归口管理部门主管

〔或指定人员〕、分管经理或副总以上人员审批办理。

〔1〕公文用印：经办人拟稿—部门负责人、分管副总审核—

总经理〔董事长〕签发—交印章管理员用印。

〔2〕以公司名义签订、签署的给类经济、法律文书〔包括合

同、协议书、意向书、托付书、有关往来函等〕及在经济上、公司经

营管理上有重大影响的业务往来公函。以公司名义上报、下发的正式、

非正式文件、函件(包括文件、请示、报告、总结、通知、申请、公

函等)，经办人填写《用印申请表》由主管部门负责人、分管副总审

核—总经理批准—交印章管理员用印。

〔3〕各部门日常办公事务用印：各部门负责人或分管副总提

出申请用印，批准人对用印产生的一切后果负责。

〔4〕各部门印章在其合理的范围内使用，不能超范围使用，

各部门负责人对印章的使用负责。财务章须经财务部主管审核后用印;

全部与销售业务有关的合同、协议须经市场部经理或分管副总以上领

导审批后加盖合同章，特别状况下需要公章代替的，须经分管副总以

上领导批准。

〔5〕公司公章原则上一律不得在公司以外使用，确因工作需

要将印章带出访用的，应事先填写《用印审批表》，经分管副总以上

领导批准后方可使用。

〔6〕公司资质文件用印、对外签署的合同或协议、各类业务

报表〔财务报表、统计报表〕及其他需用公司印章的文本等，须在合

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缝处加盖印章。为避开复印的文件被再次篡改，在文件上加注“复印

无效”字样。

〔7〕公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要

或其他特别状况确需开局时，必需经主管副总经理签字同意后方可办

理，持空白介绍信外出工作，归来必需向公司汇报其用处，未使用者

必需交回。

三、印章的管理

〔1〕公司公章由办公室负责保管；公司合同专用章由市场部

负责保管；财务印章及法人名章由公司财务科负责保管；各部门章由

部门主管负责保管，并做好印章使用登记工作。

〔2〕各部门制定一名印章管理员，每天下班前应检查印章是

否齐全，并将印章锁好，妥当保管。

〔3〕印章管理员因事、病、休假等缘由不在岗位时，应严格

办理交接手续，登记交、管印起止日期、管理印章类别及数量，交接

人员签字确认。

〔4〕公司因机构变动需刻制新印章时，办公室负责到公安局

办理章刻事宜。新印章启用应事先须发启用通知，注明启用日期。

〔5〕印章管理员不得擅自用印，一经发觉无论结果如何，严

厉 处理。

四、公司全部需要盖印章的介绍信、说明以及对外开出的任何

公文，应统一编号登记，以备查询、存档。

五、公司所用印的文件、资料、附件资料及用印审批表等，年

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终由办公室整理后存档备案。

六、印章管理员必需妥当保管印章，如有遗失，必需准时向公

司领导报告，并依法公告作废。

七、任何人员必需严格按照本方法规定程序使用印章，未经本

方法规定的程序，不得擅自使用，盖章后消失的意外状况由批准人负

责。

八、本制度由公司综合办制定并解释。

九、本制度自发布之日起施行。

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