无意间的函件格式

2024年3月29日发(作者：公司股权激励)

无意间的函件格式

函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主要介绍规范性公

函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分共同组成。其各部分的格式、内容和读法建议如下：

(一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题通常存有两种形式。一种就是由发文机关名称、事由和文种形

成。另一种就是由事由和文种形成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化

简称，其后用冒号。

(二)正文。其结构通常由结尾、主体、结尾、结语等部分共同组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，

然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。

复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的

缘由。

2、主体。这就是函的核心内容部分，主要表明致信事项。函的事项部分内容单一，

一函一事，行文必须的直陈其事。无论是洽谈工作，查问和回复问题，还是向有关主管部

门命令核准事项等，都必须用简约庄重的语言把须要说对方的问题、意见著成确切。如果

属澄清公告，还要特别注意回复事项的针对性和明确性。

(三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对

方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

(四)结语。通常应当根据函询、函告、函商或行文的事项，挑选运用相同的结束语。

例如“特此函询(商)”、“恳请即为澄清公告”、“特此函告”、“特此函复”等。有的

函也可以不必结束语，例如属于便函，可以像是普通信件一样，采用“此致”、“敬礼”。

(五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

代笔机关单位名称，载明成文时间年、月、日;并盖章公章。

撰写函件应注意的问题

函的文学创作，首先必须特别注意行文简约明晰，用语把握住分寸。无论是平行机关

或者就是不二者隶属于的行文，都必须特别注意语气豁达存有礼，不要倚势压人或强人所

难，也不必谄媚恭维、曲意客套。至于澄清公告，则必须特别注意行文的针对性，回复的

明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样，

及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行。

公文函的分类

公文函可以从不同角度分类：

(一)按性质分后，可以分成公函和便函两种。公函用作机关单位正式宣布的公务活动

往来;便函则用作日常事务性工作的处置。便函不属于正式宣布公文，没公文格式建议，

甚至可以不要标题，不必播发文字号，只须要在尾部署上机关单位名称、成文时间并盖章

公章即可。

(二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出

的函。复函则是为回复对方所发出的函。

(三)另外，从内容和用途上，还可以分成洽谈事宜函，通告事宜函，留痕事宜函，邀

请函、呈报回复事宜函，发照函，留痕函，上报材料函等等。

一、商业函件的种类

商业函件的种类较多，大致可以分割为如下几类：

从函件的性质上分，有公函和便函两种。公函属于行政公文。便函即指企业间一般业

务信件。这里着重说一说便函，即商业业务函件。

从内容来看，存有洽谈信件、专用信件之分后。从用途上说道，存有通常业务信件及

介绍信、证明信、邀请信、慰问信、贺信、村居、感谢信等。

商业函件写得好坏，从某种意义上看，反映出企业的形象，也直接表现写函人的水平。

因此，了解并掌握各种信件的程式与写法，是很有必要的。

二、洽谈类函件文学创作特点

商洽函件是企业之间商洽工作、联系业务时经常使用的一种书信。企业在经营活动中，

为疏通购销渠道，提高竞争能力和密切协作关系，要经常与有关单位取得联系，信函则是

传递信息的一种主要手段。企业扩大自主权后成为相对独立、自主经营的经济实体，横向

联系日趋广泛，商洽信的使用频率越来越高。它对于增强企业之间的相互了解、多方获取

经济信息、促进企业自身经营的发展，均有重要的意义。

（一）洽谈信的`特点

商洽信与行政公文中的“函”，有许多相似的地方，但它又有明显的特点。

1.洽谈信通常称作便函，不属于国家行政公文。

2.商洽信的书写格式近似一般书信，可以不加标题，不具有行政公文的严格程式。

3.洽谈信的内容业务性极强，很少牵涉关键性社会问题，写下得也较为具体内容，目

的是化解实际问题。

4.商洽信的署名可以是单位并加盖公章，也可以是个人代表单位写信，不加盖公章。

（二）洽谈信的读法

商洽信的程式一般是：称谓、问候、正文、结尾、署名、日期。

1.称呼。把收信人的称呼写下在信笺的第一行，顶格横排。称呼之后提冒号，则表示

下面有话要说。寄给单位的，必须写下全称；寄给个人的，需用职务名称，例如：“黑经

理”、“张科长”等，当众敬重。

2.问候。问候，是一种礼貌行为。写在称谓的下一行，空两格，是一种特殊分行。

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5.署名。在文尾右下方签署发信单位或发信人姓名。如签署单位，要写全称并加盖公

章。

6.日期。日期写下在代笔下面，年月日必须写下全，尤其就是解决矛盾的信件，年月

日无法漏写。