商务复函的格式及范文

2024年3月29日发(作者：软件界面设计工具)

1.商务信函 复函格式

商务函件

一、商务函件的概念

(1)商务函件的概念

(2)商务函件的结构及写作方法

函件是平行文.在写作时，一般包括四大部分：标题、行文对象、正文、落款.

①标题一般采用公文规范标题法，即标题由发函机关、事由、受函机关和文种组成.也有的只

有事由和文种.

②行文对象是指公函受文者，写在事由之下的第一行左边，顶格，后面加冒号.

③正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情，由三部分组成，即发函因由，

发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法，如有要求部分则要根据行文内容

来安排，不可过多.结语多使用“特此复函”.

④落款.包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期.

二、函件的写作格式

1.函的标题、字号和主送机关

(1)函的标题

作为正式公文的函，其标题和一般公文的写法一样，由发文机关名称、主要内容（事由）、文

种组成.较完全的写法如《国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺

乏危害管理条例〉有关问题请示的复函》、《国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函》

等.也可以采用省略发文机关名称的写法，如《关于请求批准**市节约能源中心编制的函》.

(2)函的发文字号

公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同，由机关代字、年号、顺序号组成.大机关的函，

可以在发文字号中显示“函”字.如《国务院公报》2000年第10号同时发表了国务院办公厅以

“国办函〔2000〕**号”为发文字号的七篇复函.

(3)函的主送机关

函的行文对象一般情况下是明确、单一的，所以多数函的主送机关只有一个.但有时内容涉及部

门多，也有排列多个主送机关的情况。2.函的正文

(1)发函缘由

这是函的开头部分，主要说明发函的根据、目的、原因等.如果是复函，则先引用对方来函的标

题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由.这部分结束时，常用一些习用的套语转入下一部分，

如“现将有关情况说明如下”、“现就有关问题函复如下”等.

(2)事项

这是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提

请批准等内容，都在这部分予以表达.

(3)希望请求

这是结尾部分，向对方提出希望或请求.或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或

请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等.最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请

即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束.

函的写作要注意用语的分寸，因是平行文，语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎.还要注意针对

性和时效性.

三、商务函件范文

**公司：

贵方有关保险事宜的6月25日来函知悉，特函告如下：

一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下，我们一般投保水渍险和战争险。如贵

方愿投保综合险，我方可以稍高的保费代保此险。

二、破碎险。破碎险是一种特别保险，需收取额外保费。该险现行保险费率为2%，损失只赔

超过5%的部分。

三、保险金额。我方注意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加10%投保，我方当照此

办理。

我方希望上述答复将满足贵方的要求，并等候贵方的答复。

**公司

*年*月*日

2.商务信函 复函格式

XX管理局 关于贵厅关于商情办理直通香港运输车辆有关牌证的复函 xxxx函[199*]*号 **省人

民政府办公厅： 贵厅关于商请办理直通香港运输车辆有关牌证的函已收悉，我局对此予以高度

重视和大力支持。

缘由部分先引叙来文的标题和发文字号，如“*年*月*日贵单位来函收悉”或“*字*号函悉”，然后

写“经研究决定函复如下”为过渡语。 主体 主体是复函的核心部分，要用简洁得体的语言把要告

诉对方的问题、意见讲清楚，使对方接到函后能快速了解来函的意图，准确作出反映，叙写清

楚。

答复事项要有针对性。 结尾 一般用礼貌性的语言向对方作出答复，如给予支持、帮助或合作，

或提出希望和要求等。

结束语 一般为“此复”、“特此函复”等惯用语。 落款 由发文机关和成文日期组成。

发文机关写全称或规范化简称。成文日期要用汉字写清楚年、月、日，加盖公章。

3.回复函的格式,最好有范文

复函如属上级机关对下级机关所要求事项的答复，同时具有某种批复、批示的性质。2、写作

要点：复函的全文由标题、正文、落款三部分构成：（1）标题由发文机关、事由和文种类别

（复函）组成，一般不可省略。

（3）落款发文机关、日期并加盖公章。复函的写作，要求有针对性，措辞简明得体。

一般应一事一函。市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函市容环境卫

生管理局：你局《关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示》收悉。

现复函专注下一代成长，为了孩子 书山有路勤为径；学海无涯苦作舟如下：《中华人民共和国

行政处罚法》于**年10月1日起执行。该法对行专注下一代成长，为了孩子。

4.回复函的格式是什么

回复函的写法1、概述答复即复函，属公函的一种。

2、写作要点：复函的全文由标题、正文、落款三部分构成：（1）标题由发文机关、事由和文

种类别（复函）组成，一般不可省略。（2）正文包括受文单位、开头用语、答复意见、结尾

四部分。

注意：复函的写作，要求有针对性，措辞简明得体。一般应一事一函。

5.商业信函的格式

中文商业商务信函的写作格式，如同一般信函，商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日

期等5个部分组成。

一、开头：开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写，称呼后用冒号。

如“特此函达，即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。

四、署名：署名即写信人签名，通常写在结尾后另起一行的偏右下方位置。以单位名义发出的

商业信函，署名时可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。

五、日期：写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要，

不要遗漏。

商业信函以信函为载体，选择有针对性的目标客户群的名址打印封装，通过邮政渠道寄发的一

种函件。与电视等媒体相比，商业信函的优势是针对性极强，“命中率”极高。

各地邮政部门都成立了专门的邮政商业信函广告公司，建立起了庞大而门类齐全、内容翔实的

数据库，可为工商企业提供翔实而准确的客户名址。各地邮局还配备了先进的商业信函制作设

备，可在最短的时间内，为客户提供选址、打印、制作、封装、寄递的“一条龙”服务。

普通类商业信函： 以传递商品、服务的信息，进行广而言之的一种信函广告。它的内容可以是

宣传单、征订单、通知书、邀请函、优惠劵、市场调查表、产品说明书等印刷品广告；也可以

是各类产品试用袋、CD碟、计算机光盘、广告小礼品等实物广告。

帐单类商函（邮简）： 以传递经济结算单为内容的信函。它的内容为金融单位的信用卡结算单、

电信系统的话费通知单、保险行业的保费通知单以及其它服务行业如：水、电、气费通知单等。

6.商请函的格式

********关于请求***********的函**************（主送机关）：目前，***********，。

..（事实依据）根据*************，。

（道理依据）为了**************，。

..（目的主旨），现请***************，。

..（意图主旨） 由*********，。

..（分旨）妥否，请函复。

（意图主旨兼结语句）（印章）*******年**月**日 。

7.回复函的写法

函是一种在同级机关之间、不相隶属机关之间经常使用的公文，主要适用于相互商洽工作、询

问和答复问题。

函有公函和便函之分。公函涉及的事项一般都是比较重要的，所以行文郑重，多采用正式公文

格式发函。

便函用于一般事务，如同日常写信，格式简便，用带抬头的信笺纸、落款处加盖公章就可以了。

函有去函和复函之别，这是从行文方向上来看的。

如果是答复函，答复公函时通常采取引用来函发文字号或发函日期来代指对方来函主题的写法，

比如“你单位XX[XXXX]X 号函悉”、“贵单位XXXX年X月X日来函收悉”。二是具体事项，内容

较多时可以分条列项陈述，答复函则应根据对方来函内容逐一答复清楚。

三是结束语。去函的结束语常用“特此函达”、“盼复”、“专次致函，见复为荷”等；复函的结束语

常用“特此函复”、“此复”等。

便函还可以用“此致 敬礼”结束，但公函不用这种表示方法。