2024年3月25日发(作者:参军条件)
档案室工作职责
一、档案室工作人员要严格遵守《档案法》及有关法律、法规、
忠于职守,积极学习,不断提高政治水平和业务素质。
二、负责实施档案工作目标管理,不断提高管理水平。掌握档案
的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。负
责全单位各部门档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、
入库保管、鉴定、销毁、统计、借阅等各项工作。档案室工作人员要
认真周密收集、及时准确整理、仔细有序保管本单位的文书、会计、
音像等档案资料。
三、负责档案的安全保密工作,严防档案失密、泄密和其他安全
事故的发生。严格遵守国家、省、市、局及本单位的保密规定、制度,
不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料,不得在各种场所随意涉及
档案内容,不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料,不
得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄漏档案的机密内容。
四、档案工作人员对所保管的档案,应负责保护其安全,切实做
好防火、防盗、防潮、防虫、防光等日常管理维护工作及温、湿度的
记录和控制,及时修补破损档案,最大限度延长档案寿命。对永久、
长期保存的档案,如有破损,应积极整补或复制,重要案卷做出特定
标记,重点保管。对档案室设备,应经常仔细检查,确保档案资源的
安全。
五、定期做好档案移交工作。按照档案保管期和市档案局关于档
案移交的有关规定,档案管理人员要适时做好档案移交工作,按规定
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销毁不需保存的档案材料。科室立卷的档案在验收合格后,由档案人
员负责催收,及时移送到单位档案室集中存放管理。做好档案法和档
案工作的宣传,指导兼职档案人员开展工作。
六、建立系统的档案借阅制度,切实有效地办理档案的出借、阅
览和组织利用。本单位职工调阅业务案卷时,须经办公室负责人同意
后,由档案人员提供相关档案卷宗在档案室阅览并遵守有关保密规
定。如需借出,需经办公室负责人同意,并办理借阅手续后借阅,七
日内归还;外单位借调本单位案卷,需持正式介绍信,经单位领导批
准后放可在档案室内借阅。
七、积极创造条件,做到微机建档和调档,负责档案的数字化、
信息化、网络化建设与管理工作,努力做好档案的利用服务工作,编
制索引,迅速准确地查调档案,尽快实现档案管理工作升级。
八、严格遵守单位各项工作规章制度,按时上下班,有事请假,
不得无故旷工。同时注意卫生、整洁,严禁室内吸烟,保持档案室的
清洁卫生。非档案室人员不得进入档案库房,不得在档案室逗留、闲
谈。
九、从本单位实际情况出发,提出年度档案工作意见,并对档案
工作中存在的问题提出具体改进措施。负责做好业务协调工作,及时
组织、贯彻上级和领导布置的各项任务,经常向主管领导和上级业务
部门汇报请示。
十、完成领导交办的其它工作。
档案管理员岗位职责
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1.在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排
列和检索工作编制等工作,严格按照《公司档案管理制度》的要
求管理档案管理室。
2.负责《档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作,严
格履行交接手续,准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保
管期限等。
3.负责档案管理室内部整理,档案装具和案卷排放整齐、科学有
序。保证库内无灰尘,整洁美观。
4.检查档案安全保管情况,发现对档案有害因素时,要及时上报
采取措施。认真做好“七防”工作(防尘、防光、防潮、防火、
防盗、防高温、防虫鼠),做到以防为主,防治结合,保证档案
的完整与安全。
5.明确档案利用工作的目的,积极主动地做好接待工作,不断提
高服务质量。
6.正确处理好利用和保密的关系,增强保密观念,严守公司机密,
严格执行借阅、查阅登记制度。
7.负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及
时清结,按时入室归位。
8.应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案;利用裱糊及复印
技术,掌握对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救的
方法。严禁出现以下行为:
(1).毁损、丢失或私自烧毁公司档案
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(2).私自向外界提供、抄摘公司档案
(3).涂改、伪造档案
(4).未及时上报归档或管理不善的档案管理者
(5).未按手续进行借阅、外带者或越级查阅者(档案管理
者同罚)
9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作,收集利用典型
事例,年终写出利用分析综合报告,及实例选编。
10、完成领导交办的临时性工作任务。
11、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划,写出书
面材料。
责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供
利用的工作人员。
二,档案资料管理员安全岗位职责
1、严格执行《档案借阅制度》,档案内容一律不得外传。
2、文件、档案、资料要专人、专柜保管,离开档案室要
随手关灯、关窗、关门,钥匙随身携带,安全意识强。
3、档案主要供应本校使用,如外单位需要查阅、利用档
案资料,须经领导批准同意。经同意借阅的档案,必须由借
阅人严格保管,防止遗失和泄密,阅后必须及时归还给档案
保管员。
4、档案库房是保管档案的机要重地,非档案管理人员未
经许可一律不得进入库房。
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5、要定期或不定期的进行保密情况检查,如发现有泄密
情况,要及时报告有关部门和领导,积极采取有效措施。
6、在库房内不得存放易燃品和私人物品,严禁吸烟。做好通
风、降湿、防火、防盗和卫生工作。
档案员岗位职责
1、 认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学
发展观,贯彻执行档案法规,讲究职业道德热爱本职工作,为发
展档案事业尽职尽责。
2、 努力学习科学文化知识,钻研业务,掌握本机关种类档
案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能,搞好所属机
构的业务指导工作。
3、 对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组
卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学,方便利用,努力
实践档案工作的标准化、规范化。
4、 坚持原则,保守机密,忠于职守,坚守岗位,不将档案
材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。
5、 热情接待查档人员,为查档者提供方便,提供档案做到
及时、准确。
6、 做好档案信息利用,资料收集,编制检索工具,编研和
档案统计工作。
7、 做好档案的收进、移出和统计工作。
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8、 认真做好档案鉴定工作,对已超过保管期限确无利用价
值的档案材料提出存毁意见,编造销毁清册,经领导和单位审核
后,按规定程序进行销毁,并报市档案行政管理部门备案。
档案借阅制度
1、职能部门人员借阅档案,需经主管领导批准,办理借阅
登记手续,方可查阅。
2、借阅机密档案,必须经主管领导批准后,在阅览室内查
阅。
3、外单位查阅本单位档案,必须持单位介绍信。写明利用
目的,内容及来人政治面目,经主管领导批准后,方可查阅,但
一律不得借出。
4、借阅档案者未经许可,不得随意抄录、复印和拍照原文。
5、借阅人员必须爱惜档案、资料,保持档案的清洁与完整,
不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页,注意保密,不得转借和
遗失。如发现问题,根据情节轻重,依法处理。
6、档案员有责任检查借阅者归还的档案,了解保管情况和
利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。
7、借阅期限,按要求用毕归还。如需借走,或延长时间,
必须经单位主管档案工作的领导批准,方可办续借手续,期限为
期一年,到期必须归还
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档案保密制度
1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、
完整和统一。
2、机密档案要妥善保管加强保密措施。
3、机密档案、资料的借阅,必须履行严格的领导审批手续,
经领导批准后,方可在指定的场所阅读,不得外借。
5、机密档案不准摘抄或复制。
6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场
所谈论,不准携带档案文件回家,探亲,访友。造成失密、泄密
要追查当事者和工作人员的责任。
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档案库房管理制度
1、档案库房内有“九防”措施:即防盗、防火、防光、防
虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。
2、保持库内清洁,做好温湿度记录,使库房相对湿度保持
在45%—60%之间,温度保持在14℃—24℃左右为宜,如有异常
情况及时采取改进措施。
3、库房内严禁吸烟,严禁存放易燃易爆等危险物品和与档
案无关的物品。停电时应用手电照明,不得使用蜡烛等明火器具。
4、库房设专人管理,无关人员一律不得进入库房。随时关
好门窗,确保档案安全。
5、档案出入库情况应有详细记录,借阅的档案收回时,及
时放回原处,不得前后错位。
6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户,随时做好保洁
工作。
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档案统计制度
档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节,也是保证
档案工作质量,提高档案工作水平的一项有效方法。
1、档案统计工作应准确、及时、科学。
2、根据档案资料的查阅、借阅登记,每年统计一次利用效
果情况。
3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案,应分类填
写登记簿,年终汇总立卷情况。
4、经档案室移交出去或销毁的档案,应进行统计登记。
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立卷归档制度
一、归档范围:凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、
已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、
声像等不同形式和载体的文件材料,均应依法归档,任何人不得
以任何借口拒绝归档。
二、归档时间
1、文书档案:本年度各部门形成的各种不同形式和载体的
文件材料,在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷,经
本部门负责人审定后,每年三月份移交档案室集中统一保管。
2、会计档案由财务部门年终立卷,保存一年后,移交综合
档案室保管。
4、设备档案:按同一设备仪器名称,含设备购置、合同、
说明书、安装、调试、验收记录等文字材料,指定负责人员,收
集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。
5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。
6、实物档案:单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编
号归档
三、归档要求
1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确,按
照文件材料的形成规律及其内在联系,进行分类、立卷,使案
卷能正确反映出本校工作活动的真实情况,便于保管和利用。
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2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的,
可酌情增加归档份数。
3、凡归档的文件材料,其制作材料必须利于长期保存,
同时要保证图样清晰,字迹工整耐久,签署完备。禁止用铅笔、
圆珠笔和复写纸制作文件。
4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确;卷内文件材料
按规定次序排列、编号,并填写“卷内文件目录”和“备考表”。
5、归档案卷要按一定次序系统排列,按照不同门类、载
体和不同保管期限分别进行编号,并编制案卷目录,填写案卷
目录号。
6、归档手续,各部门将文件材料和案卷向档案室移交时,
应编制“移交清单”一式二份,经交接双方核对签字后,各留一
份,以备考查。
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