档案管理人员工作岗位职责(完整版)

2024年3月25日发(作者：参军条件)

档案室工作职责

一、档案室工作人员要严格遵守《档案法》及有关法律、法规、

忠于职守，积极学习，不断提高政治水平和业务素质。

二、负责实施档案工作目标管理，不断提高管理水平。掌握档案

的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计、利用等业务工作情况。负

责全单位各部门档案的接收、整理、装订、登记、分类、编号、上架、

入库保管、鉴定、销毁、统计、借阅等各项工作。档案室工作人员要

认真周密收集、及时准确整理、仔细有序保管本单位的文书、会计、

音像等档案资料。

三、负责档案的安全保密工作，严防档案失密、泄密和其他安全

事故的发生。严格遵守国家、省、市、局及本单位的保密规定、制度，

不得擅自复制、提供、抄录各类档案材料，不得在各种场所随意涉及

档案内容，不得擅自涂改、伪造、出卖或赠送所保管的档案资料，不

得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄漏档案的机密内容。

四、档案工作人员对所保管的档案，应负责保护其安全，切实做

好防火、防盗、防潮、防虫、防光等日常管理维护工作及温、湿度的

记录和控制，及时修补破损档案，最大限度延长档案寿命。对永久、

长期保存的档案，如有破损，应积极整补或复制，重要案卷做出特定

标记，重点保管。对档案室设备，应经常仔细检查，确保档案资源的

安全。

五、定期做好档案移交工作。按照档案保管期和市档案局关于档

案移交的有关规定，档案管理人员要适时做好档案移交工作，按规定

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销毁不需保存的档案材料。科室立卷的档案在验收合格后，由档案人

员负责催收，及时移送到单位档案室集中存放管理。做好档案法和档

案工作的宣传，指导兼职档案人员开展工作。

六、建立系统的档案借阅制度，切实有效地办理档案的出借、阅

览和组织利用。本单位职工调阅业务案卷时，须经办公室负责人同意

后，由档案人员提供相关档案卷宗在档案室阅览并遵守有关保密规

定。如需借出，需经办公室负责人同意，并办理借阅手续后借阅，七

日内归还；外单位借调本单位案卷，需持正式介绍信，经单位领导批

准后放可在档案室内借阅。

七、积极创造条件，做到微机建档和调档，负责档案的数字化、

信息化、网络化建设与管理工作，努力做好档案的利用服务工作，编

制索引，迅速准确地查调档案，尽快实现档案管理工作升级。

八、严格遵守单位各项工作规章制度，按时上下班，有事请假，

不得无故旷工。同时注意卫生、整洁，严禁室内吸烟，保持档案室的

清洁卫生。非档案室人员不得进入档案库房，不得在档案室逗留、闲

谈。

九、从本单位实际情况出发，提出年度档案工作意见，并对档案

工作中存在的问题提出具体改进措施。负责做好业务协调工作，及时

组织、贯彻上级和领导布置的各项任务，经常向主管领导和上级业务

部门汇报请示。

十、完成领导交办的其它工作。

档案管理员岗位职责

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1.在综合管理部的领导下负责档案整理、编目、鉴定、统计、排

列和检索工作编制等工作，严格按照《公司档案管理制度》的要

求管理档案管理室。

2.负责《档案管理制度》规定的各项档案的收进和移出工作，严

格履行交接手续，准确掌握室内档案全宗、案卷数量及档案的保

管期限等。

3.负责档案管理室内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有

序。保证库内无灰尘，整洁美观。

4.检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报

采取措施。认真做好“七防”工作（防尘、防光、防潮、防火、

防盗、防高温、防虫鼠），做到以防为主，防治结合，保证档案

的完整与安全。

5.明确档案利用工作的目的，积极主动地做好接待工作，不断提

高服务质量。

6.正确处理好利用和保密的关系，增强保密观念，严守公司机密，

严格执行借阅、查阅登记制度。

7.负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及

时清结，按时入室归位。

8.应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案；利用裱糊及复印

技术，掌握对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救的

方法。严禁出现以下行为：

（1）.毁损、丢失或私自烧毁公司档案

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（2）.私自向外界提供、抄摘公司档案

（3）.涂改、伪造档案

（4）.未及时上报归档或管理不善的档案管理者

（5）.未按手续进行借阅、外带者或越级查阅者（档案管理

者同罚）

9、负责档案、资料利用效果的信息反馈工作，收集利用典型

事例，年终写出利用分析综合报告，及实例选编。

10、完成领导交办的临时性工作任务。

11、年末认真总结本岗位工作及制订下年工作计划，写出书

面材料。

责公司、单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供

利用的工作人员。

二，档案资料管理员安全岗位职责

1、严格执行《档案借阅制度》，档案内容一律不得外传。

2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要

随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携带，安全意识强。

3、档案主要供应本校使用，如外单位需要查阅、利用档

案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借

阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案

保管员。

4、档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未

经许可一律不得进入库房。

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5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密

情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。

6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通

风、降湿、防火、防盗和卫生工作。

档案员岗位职责

1、 认真学习马列主义、毛泽东思想、“三个代表”及科学

发展观，贯彻执行档案法规，讲究职业道德热爱本职工作，为发

展档案事业尽职尽责。

2、 努力学习科学文化知识，钻研业务，掌握本机关种类档

案的分类、组卷、编目、保护、利用的知识和技能，搞好所属机

构的业务指导工作。

3、 对本单位应归档的文件材料按时收集、分类、整理、组

卷、书写编目、保证案卷质量、做到管理科学，方便利用，努力

实践档案工作的标准化、规范化。

4、 坚持原则，保守机密，忠于职守，坚守岗位，不将档案

材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。

5、 热情接待查档人员，为查档者提供方便，提供档案做到

及时、准确。

6、 做好档案信息利用，资料收集，编制检索工具，编研和

档案统计工作。

7、 做好档案的收进、移出和统计工作。

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8、 认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无利用价

值的档案材料提出存毁意见，编造销毁清册，经领导和单位审核

后，按规定程序进行销毁，并报市档案行政管理部门备案。

档案借阅制度

1、职能部门人员借阅档案，需经主管领导批准，办理借阅

登记手续，方可查阅。

2、借阅机密档案，必须经主管领导批准后，在阅览室内查

阅。

3、外单位查阅本单位档案，必须持单位介绍信。写明利用

目的，内容及来人政治面目，经主管领导批准后，方可查阅，但

一律不得借出。

4、借阅档案者未经许可，不得随意抄录、复印和拍照原文。

5、借阅人员必须爱惜档案、资料，保持档案的清洁与完整，

不得在档案上勾划、涂改、污损、抽页，注意保密，不得转借和

遗失。如发现问题，根据情节轻重，依法处理。

6、档案员有责任检查借阅者归还的档案，了解保管情况和

利用效果。借阅人员有义务汇报、介绍利用情况。

7、借阅期限，按要求用毕归还。如需借走，或延长时间，

必须经单位主管档案工作的领导批准，方可办续借手续，期限为

期一年，到期必须归还

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档案保密制度

1、严格遵守、执行党和国家的保密制度、维护档案的安全、

完整和统一。

2、机密档案要妥善保管加强保密措施。

3、机密档案、资料的借阅，必须履行严格的领导审批手续，

经领导批准后，方可在指定的场所阅读，不得外借。

5、机密档案不准摘抄或复制。

6、档案员或查阅人员对档案的内容要保密。不得在公共场

所谈论，不准携带档案文件回家，探亲，访友。造成失密、泄密

要追查当事者和工作人员的责任。

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档案库房管理制度

1、档案库房内有“九防”措施：即防盗、防火、防光、防

虫、防尘、防潮、防鼠、防污染、防高温。并定期检查、通风。

2、保持库内清洁，做好温湿度记录，使库房相对湿度保持

在45%—60%之间，温度保持在14℃—24℃左右为宜，如有异常

情况及时采取改进措施。

3、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃易爆等危险物品和与档

案无关的物品。停电时应用手电照明，不得使用蜡烛等明火器具。

4、库房设专人管理，无关人员一律不得进入库房。随时关

好门窗，确保档案安全。

5、档案出入库情况应有详细记录，借阅的档案收回时，及

时放回原处，不得前后错位。

6、案柜的摆放应做到整齐美观。远离窗户，随时做好保洁

工作。

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档案统计制度

档案统计工作是档案工作中一项独立的工作环节，也是保证

档案工作质量，提高档案工作水平的一项有效方法。

1、档案统计工作应准确、及时、科学。

2、根据档案资料的查阅、借阅登记，每年统计一次利用效

果情况。

3、凡立卷归档的文书、会计、科技、声像档案，应分类填

写登记簿，年终汇总立卷情况。

4、经档案室移交出去或销毁的档案，应进行统计登记。

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立卷归档制度

一、归档范围：凡是本单位在各项工作活动中直接形成的、

已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、

声像等不同形式和载体的文件材料，均应依法归档，任何人不得

以任何借口拒绝归档。

二、归档时间

1、文书档案：本年度各部门形成的各种不同形式和载体的

文件材料，在次年一月底前由档案室管理人员统一布置立卷，经

本部门负责人审定后，每年三月份移交档案室集中统一保管。

2、会计档案由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合

档案室保管。

4、设备档案：按同一设备仪器名称，含设备购置、合同、

说明书、安装、调试、验收记录等文字材料，指定负责人员，收

集整理。设备投入使用后及时移交档案室保管。

5、声像档案在每项工作活动完毕后随时整理归档。

6、实物档案：单位获荣誉奖品、铜牌等按时间顺序随时编

号归档

三、归档要求

1、应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按

照文件材料的形成规律及其内在联系，进行分类、立卷，使案

卷能正确反映出本校工作活动的真实情况，便于保管和利用。

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2、归档的文件材料一般一式一份。重要或利用频繁的，

可酌情增加归档份数。

3、凡归档的文件材料，其制作材料必须利于长期保存，

同时要保证图样清晰，字迹工整耐久，签署完备。禁止用铅笔、

圆珠笔和复写纸制作文件。

4、案卷封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料

按规定次序排列、编号，并填写“卷内文件目录”和“备考表”。

5、归档案卷要按一定次序系统排列，按照不同门类、载

体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷

目录号。

6、归档手续，各部门将文件材料和案卷向档案室移交时，

应编制“移交清单”一式二份，经交接双方核对签字后，各留一

份，以备考查。

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