档案员岗位职责

2024年3月25日发(作者：黑鼻头)

档案员岗位职责

1.档案员必须纯熟掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案

材料情况。

2.档案员负责档案的接受、整理、编号、装订、存放、管理工作。

3.档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。

4.档案员负责档案资料的借阅、登记、记录等工作。

5.各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整

理及交接工作。

6.档案员必须按规定做好保密工作。

7.档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

8.完毕公司安排的其它相关工作。

档案管理制度

1、存放档案，应按照类别和保管顺序，自左向右，自上而下排列。

2、归档的文献材料应对照归档范围，完整、准确、系统收集。工程技术

类档案应符合国家有关规定，归档的文献材料种类、份数及每份文献的

页数均应齐全完整。

3、声像类、实物类档案要清楚完整，符合有关规定和标准，归档规定

提供拍摄时间、地点、内容、背景、作者等信息。

4、为保证档案室的安全，应做到防火、防盗、防高温、防虫、防潮、防

光、防尘、防鼠等，室内严禁吸烟、不得存放易燃品，管理人员下班之前

要切断电源。

5、档案的移出、外借必须履行登记手续，借出的档案查阅后尽快归还。

各类资料进入档案室必须严格登记制度，机密资料、档案严防丢失、严

防泄密事件发生。

6、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱，档案破损

或遗失现象，视情况对管理人员处以批评、罚款、直到辞退解决。

7、要定期对库藏档案进行清理核对，做到帐、物相符。对破损或载体

变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案需移交或销毁时，应注册登

记，保存依据。

档案借阅、复印制度

提出申请-领导批准-办理手续-使用档案-归还档案

1、借阅、复印档案应先批准，再办理《档案借阅登记表》手续。

2、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案。

3、借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出（工作除处），以防

丢失。

4、借阅完毕，应立即归还，如有差错，追究当事者责任。

5、档案借阅时间不得超过10天，确因工作需要不能准时归还，应办

理延期手续。

6、调离的员工，必须将档案材料还清后，方可办理调离手续。

物业管理档案资料明细

项目

物业管理

使用人资料

装修资料

社区基本资料

用户须知、基本资料、物品出入登记卡

装修申请表、报建批文、装修工程图纸、施工安全责

任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装

修巡查记录、装修验收记录

维修资料 修缮计划与方案、维修申报表、派工单、维修回访记

录、公共设施维修记录

名称

绿化养护资料 绿化检查记录，养护记录

清洁、保洁资料 整改告知单，保洁日检记录

消防管理资料 巡视记录、检查记录、动火作业审批表、设施运营记

录、火灾隐患整改告知

安防资料 巡视记录、检查记录、查岗记录、监控系统资料、紧

急事件解决记录、车辆管理记录、巡逻记录、安全隐

患整改告知。车辆进出管理记录

设备管理资料 设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修

保养记录、设备运营记录、设备检查记录

员工管理资料 员工个人资料、员工培训计划、培训记录、员工业绩

考核及奖罚记录

服务质量反馈资用户意见调查、记录记录、用户投诉及解决记录。

料

文化资料 社区文化活动计划及实行情况记录、文化活动图片及

记录，传媒报导资料、文化活动场合，设施台帐及记

录

工程资料明细

项目 名称

社区规划资料

批准文献

用地批准文献

规划许可证、开工许可证、规划平面图

业主/使用人姓名、产权、建筑面积清单

工程技术资料 竣工图、平面图、建筑、结构、设备及附属工程图纸

地质勘查报告、工程建设投标文献、前期资料

工程协议及竣工报告

工程预决算

图纸会审记录

工程设计变更及技术核定单（涉及质量事故解决记录）

隐蔽工程验收签证

沉降观测记录

竣工验收证明书

钢材、水泥等材料的质量保证书

新材料、构配件合格证书

水、电、电梯等设备的合格证

砂浆、混凝土试块试压报告

园林绿化图纸和清单

设备清单，安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书

工程监理报告