公司商务会议接待方案

2024年3月19日发(作者：非标准件)

公司商务会议接待方案

公司商务会议接待方案

我公司在承办会议方面积累了丰富的实际工作和实际操作经验，

以自己票务方面独有的优势，使您的会议工作轻松便捷、有条不紊；

使您可以更专心自己的工作，不必为会议的琐事而分心劳神，而且还

会将会议举办得更加圆满和精彩，取得意想不到的收获！

会议策划简介：

1、提供多家大酒店由您选择，价格优惠。

2、会场（或分会场）的选择和预定，会场的设计和布置（会场内

外气氛的渲染和烘托，横幅、旗帜彩球、拱门、主席台、桌签、签到

台等）以及各种设备的摆放。

3、材料和证件的印制、会议手册和参会人员通讯录的设计制作、

请柬、胸卡、餐券的印制。

4、礼品策划、设计、样品提供和制作。

5、设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、

灯光设备。

6、翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。

7、媒体支持、协助联系媒体、邀请记者。

8、提供会议所需各类信息。

9、协助招徕参会人员、协助寻求赞助单位和邀请本地嘉宾。

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10、礼宾接待、会议事务及其他秘书服务、现场接待、礼宾礼仪、

招待酒会、会间茶憩、摄影录象、及VCD的制作等

11、提供西餐、中餐、自助餐、宴会等不同标准的菜单，根据要

求进行调整，协助选择和推荐不同的用餐地点。

12、接送车辆及各种豪华轿车、中巴车、大巴车的租用。

13、公司专门为会议设计和安排了多条旅游路线，并根据参会人

员的喜好，协助安排各种休闲活动。

14、报到同时有专人登记和办理返程票预定。

会议接待程序：

1、我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供最高效、

优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，

提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议

服务设施。

2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资

询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议

现场布置，为客户提供相应的媒体支持。

3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，

灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。

4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分

会场，选择分会场地点，并提前为您预约。

5、我们将为您提当地大酒店3－7优惠价格的'预定服务，并完

全考虑您的要求，为您推荐

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适合您需要的酒店以及楼层。

6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专

业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供

规范、经济的会议策划及筹办工作。

7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您

服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要求

精心策划、落实、负责到底。

8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生

产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样

式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷

以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指

定位置。

会议接待内容

【接待类别】：

各科研机构、机关、学校、各培训中心的学术研讨会、笔会、论

文发布会、各类培训班、企业业务洽谈会、订货会、新产品推广会、

集团公司董事会、经销商会议、奖评会、客户联谊会、行业研讨会等

各类型会议等。

【接待人数】：不限。

【会议参考】：

（1）、会议酒店范围：

二星级酒店（★★）、三星级酒店（★★★）、四星级酒店

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（★★★★）、五星级酒店（★★★★★）。

（2）、会议室范围：

根据需要可提供5人以上的会议室或报告大厅。

（3）、会议用餐范围：

25元/人/天--180元/人/天，多种标准供选择。

（4）、会议用车范围：

丰田面包车、依维柯、金龙中巴（大巴）、瑞典沃尔沃、韩国现代

（大宇）、德国凯斯鲍尔等进口豪华大巴及各种品牌的中高档轿车，

任你们选择。

（5）、会议接站及用车：

专车将全天接站,优惠价格提供会议期间用车服务。

（6）、会议票务：

免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。

（7）、旅游考察安排：

提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。

（8）、会议娱乐及活动：

协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择

的建议！

（9）、会议礼品：

向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会

议礼品的解说与建议工作。

备注：以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具

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体建议，具体策划、具体协商。

会议接待流程

一：会议资料准备

1：会议资料由贵公司提供，其中文字资料，由承办单位按会务

组要求根据参会人数印制。

2：会议资料（主办单位提供）

3：领导发言稿（主办单位提供）

4：《报到册》、《会议指南》、《会议日程》、参会者到达消息。

5：项目执行情况资料（主办单位提供）

6：展板所属图片（主办单位提供）

7：广告牌高计稿

8：欢迎布标、会议室布标

9：会议礼品（按参会人数准备）

10：会议代表证

11：会议用餐券

二：设备及设施准备

1：投影仪、多媒体电脑一台

2：广告牌按设计稿制作好，根据要求准备

3：会议室一间（根据入会人数)

4：车辆准备

5：麦克风3只

6：订制领导座次牌（名单由主办单位提供）

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7：会议形式：座谈及课桌形式

8：照相机一台

9：摄影机一台、由专业人员操作

三：会前准备工作程序

1：根据会务组要求，代表报到前两天，会议室会场布置(或分组

讨论)（会标、广告牌、灯光、音响、多媒体、投影仪、电源、桌椅、

茶杯及服务员安排）按

部落实到位。

2：据酒店提供的房况表，报到前两天与先到达的会务组人员协

商确定会务组房间，选定领导、专家及主要代表入住的楼层、房间类

型、房号、需要放置的水

果种类及特殊安全保卫工作。

3：提前两天检查餐厅环境卫生，桌椅摆设、餐具的完好程度，

再次落实菜单及服务到位情况。

4：提前两天完成会议所需的代表证、发放的资料、签到表、就

餐卡、广告牌、商家展板及宣传设备的摆设位置，电源、灯光亮度、

通道畅通等情况，会间摄

影、摄像设备，人员的准备。

5：与酒店保安部组成会议安全组，在会议期间加强门卫、楼层

行查，杜绝安全隐患的发生。

6：成立生活服务组，避免个别代表发生高原反应，联系就诊。

7：在大堂、楼层、餐厅、会议是、电梯等处帖上会议指示箭头。

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四：会议其它费用开支预算

1：代表证：2元/张

2：广告牌：万通板，1米X2米板17元/块；会议室主席台背景

1.9米X5.7米，需用万通板6板；徽标、刻字按字数、尺寸、颜色收

费、制作费约400—500元

3：展板：根据你方要求，由我方代办，费用按时结算。

4：临时用车：别克商务车，现在瑞风商务车，桑塔那，11座金

杯车

5：宴会标准（由贵公司订标准）

6：水果

7：纪念品

8：资料打印、复印

9：照相、摄像

10：其它

五：会场布置

1：布标

2：按会议规定的摆防形式及要求布置好会场

3：设立会务人员发放会议用品及文件

4：确定会场摄影点和时间

六：人员安排

1：根据会议人数需求安排会务接待小组、如住房登记员，财务

人员，票务，考察咨询，引导人员（至房间、餐厅、电梯、会议室）

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2：会议全程督导人员，负责落实会议室布置、茶水供应及服务

3：摄影组：根据会议需求安排摄影人员

4：车辆小组：根据会议实到人数，落实车况好、驾驶技术好的

配套车辆。此小组负责会议临时接待服务工作。如：专家、领导临时

出行，就餐、会见等活动

的车辆。

5：旅游接待小组：根据参加考察人数安排每车一位优秀导游，

负责代表的服务6：生活小组：此小组负责会议用餐的时间、人数及

相关的一些服务，确保代表会议期间的生活服务

七：发票的开据

在会议前通知上注明由我方承办、会议期间我方根据代表需要，

开据的正式发票及酒店的住宿发票。

八：会议接站

1：会议报到当天，安排全天候接站，机场设立两块醒目接站牌，

一块设在正门出站口，一块设在提取行李出口处。火车站设一块醒目

接站牌。

2：人员及车辆安排

1）：人员：机场设1-2人、（领导、专家除外）

2）：接站车辆：根据会务组要求派车

3）：领导、专家由会务组统一安排，根据航班、车次，派专人专

车接送，需要送花、护照的提前安排，保证准确安全接待。

九：会议报到

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1：在酒店大堂设“报到处”、“收费处”、“考察咨询处”、

“票务处”

2：报到登记时，填写姓名、单位、职务、身份证号码、通讯地

址、电话、收费金额、入住金额、入住天数、房间号、考察线路等。

3：提醒代表贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细

致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好代表要求。

4：根据会务组要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念

品、餐券、考察乘车券5：代表报到后，由行李员引导入住，同时办

理行李寄存

6：当天打印会议通讯录并与会务老师校对，及时发给代表

7）：会务组24小时有专职会议，随时接待安排参会代表

十：会议期间

1：要求酒店落实叫早服务

2：准确统计用餐人数并安排代表用餐，及时解决会议期间临时

发生的问题，确保会议正常进行

3：会议室布置情况落实

4：安排好旅游选种、落实返程机、车票的登记

5：及时统计票务预订情况、考察人数、行程立即同旅行社计调

反馈

6：与酒店公司财务人员协调好票据的开取

7：准备统计返程的人数、时间、日期、确定代表返程

十一：会议考察

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1、代表的安全问题

1）、考察期间为每位代表办理10万元的人身保险。

2）、考察的整个行程中，我方派人员全程陪同、确保考察顺利进

行。

3）、要求每个环节的接待人员做到严格的保密制度、确保代表的

人身安全。

4）、我中心承诺确保代表返程机、车票，并根据返程时间及方向

分批送行，取保顺利返程

十二：会议结束工作

1：会议结算

1）：我方向会务给出书面报告，交会务组审核。并列《会议结算

清单》，包括此会议的实际人数、天数、实际用餐人数、用餐标准、考

察人数及会议期间其它费用开支，我方承诺快捷、准确无误

2）：向会务组提供所需发票

3）：返还会务组附加的会议利润

4）：我方本着多年的办公经验，为会务组在各项费用开支中，争

取最大的利益2：会议返程

1）：我方根据代表返程机、车票时间及方向，分批送站，我方承

诺确保代表顺利返程

2）：我方可根据会务组需要派专人、专车、提供满意的送站服务，

并向会务组赠送特色精美礼品

3）：我方向代表全面征求意见，了解此会议的满意程度，并向会

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务组反馈

商务接待方案2016-12-1717:26|#2楼

一、总则

1、目的

商务接待室公司行政事务和公关活动的重要组成部分，为使公司

商务接待工作规范有序，塑造统一的对外形象，合理控制接待费用，

特制定本方案。

2、适用范围

本方案适用于公司所有的商务接待活动，包括公司及所属各部门，

以及各子、分公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会谈和

陪同参观等方面的安排工作。

3、接待责任单位

公司的一般商务接待活动由行政部负责实施，各相关部门配合。

遇到重大接待工作和活动，可由总经理或行政总监协调若干部门共同

做好此项工作，有关部门要积极主动配合。行政部应以本方案为模板，

结合公司的接待制度，制定每一项具体的接待方案并组织实施。

二、接待准备工作

（一）了解接待对象的情况

接待对象情况表

（二）制订接待计划

一个完善的接待计划应包括接待规格、日程安排、费用预算等内

容。负责接待人员做好计划后应根据接待规模的大小报相应领导审批

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后实施。

1、接待规格

接待规格是指接待工作的具体标准，其基本内容包括接待规模的

大小，主要陪同人员职务高低以及接待费用的多少等，一般分为高格

接待、对等接待和低格接待三种形式。

接待规格表

2、活动日程

活动日程，即根据接待对象的来访目的、日程安排等确定其在来

访期间的各项活动的时间安排，接待人员要周密部署，安排好下列四

项内容。

（1）接待的日期和具体的时间。

（2）具体的接待活动内容及每一项活动的具体时间安排，如确

定主持人、介绍重要客人、组织领导或重要客人致辞、安排合影和重

要客人留言题字等。

（3）确定各项接待、活动的场地。如接待室、休息室、住宿地

点、会议场所和宴会地点等，还要备好各场地所需的音响、照明设备、

录像机和花篮等。

（4）接待人员的各项工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言和

题字等活动都要预先安排

专人负责。其中陪同人员包括主要陪同领导、相关的职能部门领

导和有关的技术人员和其他人员，公关人员应根据来宾的情况事先拟

定各个项目陪同人员及工作人员名单，报领导审批、申请费用等。3、

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费用预算

接待人员应以接待计划为基础，提前做好接待费用预算。一般费

用预算包括招待费、食宿费、交通费、材料费和纪念品等。接待人员

最好估算出大体数额，以便领导审批、申领费用等。

4、其他事项计划安排

在接待计划中，还应体现如下表所示四项工作安排，接待人员应

仔细斟酌来宾情况，作出合理的计划安排。

其他事项工作安排表

三、接待具体实施（一）制定接待计划（二）迎接安排（三）看

望、商议日程（四）接待中的具体事项要求

1、接待规格及陪同人员要求2、接待地点的选择3、会场安排

4、用餐标准及审批权限5、住宿标准及审批权限6、交通及车辆

安排7、参观旅游安排8、宴请9、迎送安排四、接待工作总结

每次完成较大规模的接待活动后，主要负责接待的人员应进行一

次小结，以便总结经验、改进后续工作。

公司商务接待策划方案2016-12-1711:43|#3楼

一、公司简介：

湘府铭洲保健集团旗下的湘府铭洲现代农业科技发展有限公司，

公司是以生态农业开发、高科技农业种植及示范、农产品加工及销售、

中医养生科普、生态农业文化展示、生态度假农庄，生态文化旅游为

主要业务的综合性开发企业。二、接待时间：

2015年3月22日三、接待地点：

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1、接待地点：御邦国际

2、会议地点：御邦国际701会议室四、来访人员基本情况：

五、接待小组人员：1.总负责：公司行政部

2.跨部门接待小组：相关领导，行政组，策划宣传组六、会议费

用预算明细表：

用车费用：其它：总预算：

七、接待前期准备工作

1、制发邀请函，邀请嘉宾，协调时间

2、就餐安排，提前预定

3、迎接车辆安排

4、迎宾（嘉宾到达前20分钟，相关人员需做好迎宾工作）

5、相关会议材料准备

6、相关接待人员，负责相关接待工作

八、会议前的筹备工作

1、会场布置。根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎

词和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更

加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆

放纸笔、水果、饮料，擦洗干净，摆放美观。

2、会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。

3、会前检查。提前检查音像、文件、会议材料、锦旗等齐全性

。

4、就餐安排。提前统计就餐人数，进行预定。

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九、会议接待

1、欢迎词

2、会场整理及布置

1）提前30分钟清洁并布置会场，保持会场整齐有序。

2）摆放会场物品，桌面上如需摆放水果、饮料，擦洗干净。

3）调试投影仪，音响等设备，放映相关资料。

3、领导嘉宾到达会议厅，由礼仪引入会场就座。

十、会后服务

会议结束，用车在会议结束前妥善安排。引导与会人员至就餐地

点就餐，就餐后，由接待人员负责将领导嘉宾送回。十一、附件：

商务洽谈活动

会议安排：

时间：3月22日下午15:00——17:30

地点：

内容：

主题：

主持人：

参会人员：

商务签约仪式

一、签约时间：

二、签约地点：

三、参会人员：

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四、会议签约事宜：

1、主持人宣布签约仪式开始，介绍主要来宾和领导

2、总经理介绍签约项目情况

3、正式进行签约

4、签约仪式结束后，各参加人员举杯庆贺

5、摄影人员给参会人员集体拍照留影

6、各个公司总裁致辞

7、主持人宣布签约仪式结束，参会人员退场

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