商务接待方案6篇

2024年3月19日发(作者：济南大学研究生)

商务接待方案6篇

商务接待方案6篇

商务接待方案(1)

公司商务接待方案

一、总则

1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，

加强商务接待费用控制，特制订本方案。

2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作

人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

3、本方案规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、

检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。

二、管理职能

行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用

餐等均由行政部统一安排。

三、商务接待工作原则

1、以对等接待、各负其责、相互配合为原则。商务接待工作涉

及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互

配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。

2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规

范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反

对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。

3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待

标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定

的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加

预算，由总经理另行审批。

四、接待职责分工

1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现

公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重

视且规范行为。

2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍

及招待服务等。分工如下：

行政部：

提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪

同洽谈及参观介绍；

负责来客引入及会议室的环境保持；

提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食

宿等。

工程部及相关负责人：负责接待洽谈并陪同始终。

五、商务接待细则及标准

1、商务接待细则

对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构

应争取以签约形式约定折扣价，原则上应定点采购和安排餐饮、住宿

等事项。

在商务接待过程中，原则上酒水、香烟应自带，未经允许的前

提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的费用公司不予报销。

2、商务接待标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，

适用不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接

待。

普通接待

中级接待

高级接待

六、商务接待流程

①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门

主管审核，分管副总审批后报由总经理签字确定后，报行政部申请安

排接待；

②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、

接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；

③公司高层领导的商务接待活动，由其相关接洽人员填写《商

务接待申请》，并作为接待负责人；

④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标

准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，

反馈至接待申请部门确认； ⑤经申请部门确认后的《接待行程安

排表》，按接待标准进行审批；

⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排

表》应按照相应接待标准进行审批；

⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为

预支、报销接待费用的预算凭证。

商务接待方案(2)

接待前准备：

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通

工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐

饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人

员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

一、活动日程（见日程安排表.）

二、接待安排

成立接待筹备领导小组发

组? 长：付超

领导小组下设办公室，负责人***，具体负责整个接待期间的各

项工作。

成员单位：分公司人事部 公关部

办公室下设材料组、会务组。

（一）材料组

负责人：***

成? 员：秘书处有关人员

职? 责：

1.领导讲话、主持稿、论文集

2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

3.会议须知、日程表

4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

（二）会务组

负责人：***

成? 员：总务处有关人员

职? 责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、

会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后

勤保障及各项协调工作。

1.车辆?

负责人：***

（1）会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。

（2）（2）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

（3）车辆市内用油由各部门自行解决。

（4）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

2.接站?

负责人：***

1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速

公路出口处迎接；对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位

自制接站牌）。

具体分工：负责人自行安排

3.住宿?

负责人：***

住宿。会议代表统一住钟楼饭店。总代表安排单独住一标准间，

其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地

方报纸。

4.宴请

宴请。10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请×座

陪（摆牌）。

要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；会

议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

5.纪念品?

负责人：***

准备给mark纪念品1份，以表感谢。

6.参观、娱乐活动

（1）游览。

责任人：***

负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。

要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游。

（2）8月11日晚，举办联欢晚会。

责任人：***

负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，

制定由各代表团参与的演出计划。

会活动日程安排

商务接待方案(3)

商务接待方案

一、总则

1、目的

商务接待室公司行政事务和公关活动的重要组成部分，为使公

司商务接待工作规范有序，塑造统一的对外形象，合理控制接待费用，

特制定本方案。

2、适用范围

本方案适用于公司所有的商务接待活动，包括公司及所属各部

门，以及各子、分公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会

谈和陪同参观等方面的安排工作。

3、接待责任单位

公司的一般商务接待活动由行政部负责实施，各相关部门配合。

遇到重大接待工作和活动，可由总经理或行政总监协调若干部门共同

做好此项工作，有关部门要积极主动配合。行政部应以本方案为模板，

结合公司的接待制度，制定每一项具体的接待方案并组织实施。

二、接待准备工作

（一）了解接待对象的情况

接待对象情况表

来宾情况

具体内容

个人情况

姓名、性别、年龄、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、国别、

所代表机构或组织等

来访事由

明确接待对象的来访目的、意图和任务

其他情况

具体人数、抵达时间和地点、离开时间、交通工具、行程路线

及其日程安排

（二）制订接待计划

一个完善的接待计划应包括接待规格、日程安排、费用预算

等内容。负责接待人员做好计划后应根据接待规模的大小报相应领导

审批后实施。

1、接待规格

接待规格是指接待工作的具体标准，其基本内容包括接待规模

的大小，主要陪同人员职务高低以及接待费用的多少等，一般分为高

格接待、对等接待和低格接待三种形式。

接待规格表

接待规格

说明

具体形式

高格接待

指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式

1、上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级

领导要高格接待，出面作陪

2、兄弟单位或协作单位的领导派员到本单位商量重要事宜，本

单位领导要亲自出面，高格接待

3、下级上访，有重要的事情向上级领导汇报，要高格接待

对等接待

指陪同与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式

1、对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同

2、对来宾初到和告别时的对等接待，中间可以请适当人员陪同

低格接待

指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式

1、上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一

些调查研究，这种接待宜采用低格接待。

2、外地参观学习和旅游团的接待工作只需采用低格接待

3、老领导故地重游或上级领导路过本地只需采用低格接待

2、活动日程

活动日程，即根据接待对象的来访目的、日程安排等确定其在

来访期间的各项活动的时间安排，接待人员要周密部署，安排好下列

四项内容。

（1）接待的日期和具体的时间。

（2）具体的接待活动内容及每一项活动的具体时间安排，如确

定主持人、介绍重要客人、组织领导或重要客人致辞、安排合影和重

要客人留言题字等。

（3）确定各项接待、活动的场地。如接待室、休息室、住宿地

点、会议场所和宴会地点等，还要备好各场地所需的音响、照明设备、

录像机和花篮等。

（4）接待人员的各项工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言

和题字等活动都要预先安排专人负责。其中陪同人员包括主要陪同领

导、相关的职能部门领导和有关的技术人员和其他人员，公关人员应

根据来宾的情况事先拟定各个项目陪同人员及工作人员名单，报领导

审批、申请费用等。

3、费用预算

接待人员应以接待计划为基础，提前做好接待费用预算。一般

费用预算包括招待费、食宿费、交通费、材料费和纪念品等。接待人

员最好估算出大体数额，以便领导审批、申领费用等。

接待费用预算表

费用项目

主要内容

具体数量或规格

预计金额（元）

食宿费

来宾的食宿、宴请费用及工作人员的餐饮费用

劳务费

工作人员的加班费、专家的讲课和演讲费等

工作经费

租借场所、办公用品、各种资料的准备费用等

交通费

来宾访问期间的交通费用

纪念品费

赠送来宾的纪念品或礼品费用

宣传和公关费用

刊登新闻、纪念照片、记者招待会和新闻发布会等

其他费用

组织来宾参观、旅游和娱乐等费用

合计

4、其他事项计划安排

在接待计划中，还应体现如下表所示四项工作安排，接待人员

应仔细斟酌来宾情况，作出合理的计划安排。

其他事项工作安排表

接待项目

具体事宜

应考虑的因素

生活安排

主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行

1、饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾要求

2、住宿安排：根据来宾人数、性别、身份及来宾要求订好房间

3、出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使

用的交通工具，公关人员亦提前做好安排

迎送安排

接机、接站和送行工作

根据确定的接待规格进行安排，包括欢迎仪式、接机接站人员、

欢送仪式和送行事宜等

安全保卫

若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划

要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，并报上级部门批

准

宣传报道

若来宾的访问活动对公司有重要影响时，要事先做好宣传准备，

确定出席新闻媒体或记者的名单并及时联络

1、注意公司内部口径一致，掌握分寸，并报上级部门批准

2、应向接待对象提供有关的图文报道资料，并存档备案

礼品或纪念品

确定礼品或纪念品的种类、数量等

1、礼物选择要轻重得当，不可让人产生误解。

2、考虑来宾的风俗禁忌

3、礼品选择要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选

择的

4、礼品的选择也可是当地有特色的物品

三、接待具体实施

（一）制定接待计划

（二）迎接安排

（三）看望、商议日程

（四）接待中的具体事项要求

1、接待规格及陪同人员要求

2、接待地点的选择

3、会场安排

4、用餐标准及审批权限

5、住宿标准及审批权限

6、交通及车辆安排

7、参观旅游安排

8、宴请

9、迎送安排

四、接待工作总结

每次完成较大规模的接待活动后，主要负责接待的人员应进行

一次小结，以便总结经验、改进后续工作。

商务接待方案(4)

商务接待方案

商务接待方案

2014年3月17日

一、总则

1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，

加强商务接待费用控制，特制订本方案。

2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作

人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

3、本方案规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、

检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。

二、管理职能

行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用

餐等均由行政部统一安排。

三、商务接待工作原则

1、以对等接待、各负其责、相互配合为原则。商务接待工作涉

及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互

配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。

2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规

范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反

对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。

3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待

标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定

的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加

预算，由总经理另行审批。

四、接待职责分工

1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现

公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重

视且规范行为。

2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍

及招待服务等。分工如下：

行政部：

提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪

同洽谈及参观介绍；

负责来客引入及会议室的环境保持；

提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食

宿等。

工程部及相关负责人：负责接待洽谈并陪同始终。

五、商务接待细则及标准

1、商务接待细则

对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构

应争取以签约形式约定折扣价，原则上应定点采购和安排餐饮、住宿

等事项。

在商务接待过程中，原则上酒水、香烟应自带，未经允许的前

提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的费用公司不予报销。

2、商务接待标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，

适用不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接

待。

普通接待

中级接待

高级接待

六、商务接待流程

1、商务接待的申请与审批

①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门

主管审核，分管副总审批后报由总经理签字确定后，报行政部申请安

排接待；

②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、

接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；

③公司高层领导的商务接待活动，由其相关接洽人员填写《商

务接待申请》，并作为接待负责人；

④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标

准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，

反馈至接待申请部门确认；

⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审

批；

⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排

表》应按照相应接待标准进行审批；

⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为

预支、报销接待费用的预算凭证。

2、商务接待的实施

①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的

责任人及物品置办；

②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，

以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；

③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租

用车辆的时间安排；

④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待

负责人，送至来宾；

⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场

接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；

⑥接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的

有序衔接；

⑦公司领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接

待负责人送达来宾，留作纪念；

3、商务接待行程的变更

①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同

人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行

政部；

②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》

进行调整；并通知相关部门及人员。

七、费用报销

1、原则上商务接待费用应开据正规发票并经相关证明人签字确

认，特殊情况需提前与财务及公司相关负责人员沟通。

2、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将粘贴好的票据

交至行政部根据公司商务接待标准和细则对相关费用进行初审。实际

发生费用在已获批预算额度内的，行政部初审合格后返报销人办理费

用报销手续；实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费

用超额审批表》说明超额原因，到总经理处进行审批，获批后方可报

销。对于无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部从

责任人的工资中扣回预支费用；

八、商务接待过程要求

1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不允许有任何越格行为

发生；

2、商务接待人员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控

制指挥工作，保证规范进行。

3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。

4、接待环境标准

①物品摆放整齐，且表面无灰尘；

②地面干净无脏物，空气流通清新；

③室温适度，灯光合适；

④备品齐全。

5、公司参观规定

①安排来宾参观公司，须提前通知行政部；

②公司情况参观介绍由行政部安排资料，其他人员配合；

③技术交流方面由各负责人负责安排相关资料。

6、接待礼仪要求

①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；

②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，恭

候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来

宾称谓；

③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助

来宾提取行李；

④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，

并提行李送至房间；

⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提

前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；

九、附则

1、本方案由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订；

2、本方案由行政部附则最终解释；

3、本方案于2014年4月1日起执行。

附件：

申请部门： 负责人：

1、客人信息：

2、接待时间：年月日至年月日共日

3、接待事由：

4、洽谈参加人员：

5、陪同人员：

6、招待项目：

□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：

7、其它要求：

接待行程安排表

接待部门：接待负责人：制表人：

配合内容清单：

招待费用预算：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：

合计：

商务招待费用超额审批表

申请部门： 负责人：

1、招待对象：

2、招待时间：年月日至年月日

3、招待事由：

4、获批招待费用预算：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：

合计：

5、实际招待费用情况：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：

合计：超额：

超额原因说明：

另：来宾登记手册另行定制或设计

商务接待方案(5)

商务接待方案

商务接待方案

2014年3月17日

一、总则

1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，

加强商务接待费用控制，特制订本方案。

2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作

人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

3、本方案规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、

检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。

二、管理职能

行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用

餐等均由行政部统一安排。

三、商务接待工作原则

1、以对等接待、各负其责、相互配合为原则。商务接待工作涉

及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互

配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。

2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规

范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反

对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。

3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待

标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定

的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加

预算，由总经理另行审批。

四、接待职责分工

1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现

公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重

视且规范行为。

2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍

及招待服务等。分工如下：

行政部：

提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪

同洽谈及参观介绍；

负责来客引入及会议室的环境保持；

提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食

宿等。

工程部及相关负责人：负责接待洽谈并陪同始终。

五、商务接待细则及标准

1、商务接待细则

对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构

应争取以签约形式约定折扣价，原则上应定点采购和安排餐饮、住宿

等事项。

在商务接待过程中，原则上酒水、香烟应自带，未经允许的前

提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的费用公司不予报销。

2、商务接待标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，

适用不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接

待。

普通接待

项目名称

说明

适合人群

普通商务类考察人员、技术人员、中层管理者以下人员等；

交通标准

按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；

住宿标准

按对方人员要求，公司不负担住宿费用；

餐饮标准

简餐消费控制在20元/人以内，宴请消费控制在50元/人以内；

或根据人数安排公司食堂就餐；

接待陪同人员

接口业务人员、部门主管；

接待车辆

商务车或出租车；

其他接待

1、公司会议室布置投影机、白板、饮品（饮用水、茶、咖啡）；

2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在50元/人以内。

备注

中级接待

项目名称

说明

适合人员

企业中级领导、经理等；

交通标准

按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；

住宿标准

按对方人员要求，公司不负担费用；

餐饮标准

简餐消费控制在30元/人以内，宴请消费控制在60元/人以内；

接待陪同人员

接口业务人员、部门主管、分管副总；

接待车辆

公司轿车、商务车或出租车；

其他接待

1、必要时制作来宾接待手册；

2、公司会议室布置公司简介等宣传资料、文件袋（信笺纸、笔）、

饮品（饮用水、茶、咖啡）、香烟、烟具等；

3、适情况经总经理批准下安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在200元/人以

内。

备注

高级接待

项目名称

说明

适合人员

企业高级领导、公司特邀人员、技术交流评审会特邀领导等；

交通标准

按对方人员要求订购，公司负担费用；

住宿标准

住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；

餐饮标准

简餐便消费控制在50元/人以内，宴请消费控制在100元/人以

内；

接待陪同人员

接口业务人员、部门主管、分管副总、总经理；

接待车辆

公司轿车或租用专车；

其他接待

1、制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜

花、水果；

2、公司显着位置布置迎宾条幅等；

3、公司会议室或租借会议厅布置公司简介等宣传资料、文件袋

（笔记本、笔）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、鲜花、水果、香烟、

烟具等；

4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、

录音、摄影、摄像；

5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；

6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人以

内。

备注

六、商务接待流程

1、商务接待的申请与审批

①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门

主管审核，分管副总审批后报由总经理签字确定后，报行政部申请安

排接待；

②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、

接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；

③公司高层领导的商务接待活动，由其相关接洽人员填写《商

务接待申请》，并作为接待负责人；

④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标

准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，

反馈至接待申请部门确认；

⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审

批；

⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排

表》应按照相应接待标准进行审批；

⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为

预支、报销接待费用的预算凭证。

2、商务接待的实施

①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的

责任人及物品置办；

②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，

以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；

③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租

用车辆的时间安排；

④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待

负责人，送至来宾；

⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场

接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；

⑥接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的

有序衔接；

⑦公司领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接

待负责人送达来宾，留作纪念；

3、商务接待行程的变更

①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同

人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行

政部；

②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》

进行调整；并通知相关部门及人员。

七、费用报销

1、原则上商务接待费用应开据正规发票并经相关证明人签字确

认，特殊情况需提前与财务及公司相关负责人员沟通。

2、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将粘贴好的票据

交至行政部根据公司商务接待标准和细则对相关费用进行初审。实际

发生费用在已获批预算额度内的，行政部初审合格后返报销人办理费

用报销手续；实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费

用超额审批表》说明超额原因，到总经理处进行审批，获批后方可报

销。对于无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部从

责任人的工资中扣回预支费用；

八、商务接待过程要求

1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不允许有任何越格行为

发生；

2、商务接待人员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控

制指挥工作，保证规范进行。

3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。

4、接待环境标准

①物品摆放整齐，且表面无灰尘；

②地面干净无脏物，空气流通清新；

③室温适度，灯光合适；

④备品齐全。

5、公司参观规定

①安排来宾参观公司，须提前通知行政部；

②公司情况参观介绍由行政部安排资料，其他人员配合；

③技术交流方面由各负责人负责安排相关资料。

6、接待礼仪要求

①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；

②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前1020分钟到达，恭

候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来

宾称谓；

③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助

来宾提取行李；

④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，

并提行李送至房间；

⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提

前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；

九、附则

1、本方案由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订；

2、本方案由行政部附则最终解释；

3、本方案于2014年4月1日起执行。

附件：

申请部门： 负责人：

1、客人信息：

姓名

单位

职务

电话

2、接待时间：年月日至年月日共日

3、接待事由：

4、洽谈参加人员：

5、陪同人员：

6、招待项目：

□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：

7、其它要求：

部门主管

签字：日期：

副总经理

签字：

日期：

总经理

签字：日期：

接待行程安排表

接待部门：接待负责人：制表人：

日期/时间

接待事项

主讲/陪同

其它参加部门

地点

第一天（月日）

第二天（月日）

第三天（月日）

配合内容清单：

配合项目

时间

配合内容

责任人

部门

招待费用预算：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：

合计：

行政部确认

签字：日期：

部门主管

签字：日期：

副总经理

签字：日期：

总经理

签字：日期：

商务招待费用超额审批表

申请部门： 负责人：

1、招待对象：

姓名

单位

职务

2、招待时间：年月日至年月日

3、招待事由：

4、获批招待费用预算：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：

合计：

5、实际招待费用情况：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：

合计：超额：

超额原因说明：

行政部确认

签字：日期：

部门主管

签字：日期：

副总经理

签字：日期：

总经理

签字：日期：

另：来宾登记手册另行定制或设计

商务接待方案(6)

商务接待方案

一、总则

1、目的

商务接待室公司行政事务和公关活动的重要组成部分，为使公

司商务接待工作规范有序，塑造统一的对外形象，合理控制接待费用，

特制定本方案。

2、适用范围

本方案适用于公司所有的商务接待活动，包括公司及所属各部

门，以及各子、分公司经营管理活动所必须的接送、食宿、购票、会

谈和陪同参观等方面的安排工作。

3、接待责任单位

公司的一般商务接待活动由行政部负责实施，各相关部门配合。

遇到重大接待工作和活动，可由总经理或行政总监协调若干部门共同

做好此项工作，有关部门要积极主动配合。行政部应以本方案为模板，

结合公司的接待制度，制定每一项具体的接待方案并组织实施。

二、接待准备工作

（一）了解接待对象的情况

接待对象情况表

来宾情况

具体内容

个人情况

姓名、性别、年龄、职务、民族、宗教信仰、生活习俗、国别、

所代表机构或组织等

来访事由

明确接待对象的来访目的、意图和任务

其他情况

具体人数、抵达时间和地点、离开时间、交通工具、行程路线

及其日程安排

（二）制订接待计划

一个完善的接待计划应包括接待规格、日程安排、费用预算

等内容。负责接待人员做好计划后应根据接待规模的大小报相应领导

审批后实施。

1、接待规格

接待规格是指接待工作的具体标准，其基本内容包括接待规模

的大小，主要陪同人员职务高低以及接待费用的多少等，一般分为高

格接待、对等接待和低格接待三种形式。

接待规格表

接待规格

说明

具体形式

高格接待

指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式

1、上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见或要求，下级

领导要高格接待，出面作陪

2、兄弟单位或协作单位的领导派员到本单位商量重要事宜，本

单位领导要亲自出面，高格接待

3、下级上访，有重要的事情向上级领导汇报，要高格接待

对等接待

指陪同与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式

1、对重要的来访者，负责接待的领导自始至终地陪同

2、对来宾初到和告别时的对等接待，中间可以请适当人员陪同

低格接待

指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式

1、上级主要领导或主管部门领导来本地视察、了解情况或作一

些调查研究，这种接待宜采用低格接待。

2、外地参观学习和旅游团的接待工作只需采用低格接待

3、老领导故地重游或上级领导路过本地只需采用低格接待

2、活动日程

活动日程，即根据接待对象的来访目的、日程安排等确定其在

来访期间的各项活动的时间安排，接待人员要周密部署，安排好下列

四项内容。

（1）接待的日期和具体的时间。

（2）具体的接待活动内容及每一项活动的具体时间安排，如确

定主持人、介绍重要客人、组织领导或重要客人致辞、安排合影和重

要客人留言题字等。

（3）确定各项接待、活动的场地。如接待室、休息室、住宿地

点、会议场所和宴会地点等，还要备好各场地所需的音响、照明设备、

录像机和花篮等。

（4）接待人员的各项工作安排。一般陪同、接送、剪彩、留言

和题字等活动都要预先安排专人负责。其中陪同人员包括主要陪同领

导、相关的职能部门领导和有关的技术人员和其他人员，公关人员应

根据来宾的情况事先拟定各个项目陪同人员及工作人员名单，报领导

审批、申请费用等。

3、费用预算

接待人员应以接待计划为基础，提前做好接待费用预算。一般

费用预算包括招待费、食宿费、交通费、材料费和纪念品等。接待人

员最好估算出大体数额，以便领导审批、申领费用等。

接待费用预算表

费用项目

主要内容

具体数量或规格

预计金额（元）

食宿费

来宾的食宿、宴请费用及工作人员的餐饮费用

劳务费

工作人员的加班费、专家的讲课和演讲费等

工作经费

租借场所、办公用品、各种资料的准备费用等

交通费

来宾访问期间的交通费用

纪念品费

赠送来宾的纪念品或礼品费用

宣传和公关费用

刊登新闻、纪念照片、记者招待会和新闻发布会等

其他费用

组织来宾参观、旅游和娱乐等费用

合计

4、其他事项计划安排

在接待计划中，还应体现如下表所示四项工作安排，接待人员

应仔细斟酌来宾情况，作出合理的计划安排。

其他事项工作安排表

接待项目

具体事宜

应考虑的因素

生活安排

主要是安排来宾访问期间的生活起居，包括饮食、住宿、出行

1、饮食安排：要尊重来宾的习俗，尽量满足来宾要求

2、住宿安排：根据来宾人数、性别、身份及来宾要求订好房间

3、出行安排：出于方便来宾的考虑，对其往来、停留期间所使

用的交通工具，公关人员亦提前做好安排

迎送安排

接机、接站和送行工作

根据确定的接待规格进行安排，包括欢迎仪式、接机接站人员、

欢送仪式和送行事宜等

安全保卫

若接待重要来宾，接待人员应将安保工作列入计划

要“谨小慎微”，制定预案，思想上高度重视，并报上级部门批

准

宣传报道

若来宾的访问活动对公司有重要影响时，要事先做好宣传准备，

确定出席新闻媒体或记者的名单并及时联络

1、注意公司内部口径一致，掌握分寸，并报上级部门批准

2、应向接待对象提供有关的图文报道资料，并存档备案

礼品或纪念品

确定礼品或纪念品的种类、数量等

1、礼物选择要轻重得当，不可让人产生误解。

2、考虑来宾的风俗禁忌

3、礼品选择要有意义，最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选

择的

4、礼品的选择也可是当地有特色的物品

三、接待具体实施

（一）制定接待计划

（二）迎接安排

（三）看望、商议日程

（四）接待中的具体事项要求

1、接待规格及陪同人员要求

2、接待地点的选择

3、会场安排

4、用餐标准及审批权限

5、住宿标准及审批权限

6、交通及车辆安排

7、参观旅游安排

8、宴请

9、迎送安排

四、接待工作总结

每次完成较大规模的接待活动后，主要负责接待的人员应进行

一次小结，以便总结经验、改进后续工作。