秘书工作中语言艺术的重要性

2024年3月18日发(作者：九鼎八簋)

秘书工作中语言艺术的重要性

摘要：语言是思想的思维形式，不同的语言传递不同的思想、文化和情感，现

代技术的发展使我们走得更近，语言在我们的日常生活和工作中发挥着更重要的

作用。说话是一门艺术。俗话说:“会说话的令人笑，不会说话的令人跳。”秘书人

员作为服务于落实、服务于决策、服务于企业发展的信息中枢，负责上传下达、

下情上通，以及企业内部单位左右的沟通，讲究说话的艺术尤为重要。

关键词：秘书工作；语言艺术；重要性

语言是人类最重要的交流工具，人们通过它表达自己的情感，交流和传递信

息。语言艺术是指人们用语言来传递信息、表达情感、交流和更有效地交流的手

段、方法和技巧等。虽然语言的表达需要艺术，但只有好的语言艺术才能使真正

有效的交流和表达成为可能。

1 掌握秘书语言艺术的重要性

俗话说:“一人之辩重于九鼎之宝，三寸之舌强于百万之师。”在新时代，现代

市场经济和信息社会，良好的语言表达能力是成功的重要能力，社会对秘书提出

了更高的语言要求。作为一名优秀的秘书，不一定要口若悬河，但一定要有出色

的表达能力。在日常工作中，秘书要协助领导提出建议，沟通协调上下级关系，

处理一系列的文件、会议和接待工作。这不仅需要细心、耐心和毅力，还需要秘

书们通过学习来提高他们的语言和沟通技巧。此外,人的行为是不同的知识结构和

文化方面的基本知识的外在体现，是能力、科学、文化和判断的标准之一，秘书

人员代表一个企业的形象，其语言是这一切的直接体现，所以掌握一定的秘书语

言艺术，不仅可以提高工作效率，对企业发展也起着重要的作用。

2 秘书的语言艺术

2.1 语言艺术的普遍性

语言艺术是普遍的，因为语言是普遍的，哪里有语言，哪里就需要语言艺术。

生活、工作和学习都离不开语言、人际交往和语言艺术。能够运用语言艺术，沟

通和表达自己，能够运用语言的力量，使生活和工作变得越来越精彩；一个不会

说话的人经常会因为不恰当的语言表达而陷入困境。无论一个国家，一个民族，

还是一个行业，都离不开语言、语言艺术。

2.2 语言艺术的一般原则

一般来说，语言针对不同职业、领域、场合和人际关系的规范和特点，根据

不同的情况有不同的要求。任何事物都有其自身的个性和共性，语言艺术也不例

外。总的来说，语言艺术虽然在不同的条件下有不同的特点，但也有共同的一般

原则，即三个主要方面。首先是协调和灵活的原则。语言表达遵循相应的原则，

每个方面都有自己的要求，但同时又必须结合灵活性。在任何情况下，如果不注

重自身的灵活性，我们都不能严格遵守法律，尤其是语言是一种非常灵活多变的

东西。我们不能让自己被需求和规则所支配，除非我们灵活地应用它们并使它们

更有效。其次，是规范与可变性的统一。语言的规范化非常重要，尤其是在专业

领域，语言的不规范使用会导致误解、意识形态的歧义等。同时，语言必须与它

的可变性相协调，因为语言自古以来就在不断地变化和演变，只有尊重发展的规

律，才能正确地使用。第三，思想与情感的结合。正如我们所知，语言是传递信

息的工具，是表达思想和情感的工具，是统一思想、情感和语言的敏感性，从而

达到在表达感情的同时表达思想的目的，这就需要艺术和不断的理解。

2.3 秘书语言艺术

秘书语言艺术与一般语言艺术的不同之处在于，它是一种以专业领域、特定

方面和职业为特征的语文艺术。秘书语言艺术是一般语言艺术的一部分，是这些

艺术的具体应用。秘书的语言艺术是秘书在工作中必须学习和使用的语言艺术。

这是秘书工作中常见的语言问题。由于秘书行业的特点，与领导、同事、客户等

的联系。只有我们真正掌握语言的艺术，有效地表达和交流，语言才能真正为我

们服务。语言技能是秘书能力非常重要的部分，精通语言和沟通是必不可少的，

对秘书工作的顺利进行和加强行政管理，提高工作效率，促进人际关系和谐等发

挥着不可替代的作用。

3 秘书语言艺术的分类

秘书工作离不开语言，语言是传递信息、交流思想、开展工作和建立人际关

系的重要工具，语言艺术是秘书工作人员不能忽视的文化和技能。秘书语言艺术

包括:书面语言、口头语言、公共语言艺术等。

3.1 书面语言艺术

秘书的书面语言是秘书语言的重要组成部分，因为秘书的工作往往涉及起草

公文、材料、报告和其他通用文件等。秘书的口头和书面表达与一般的书面表达

有很大的不同，秘书不能根据自己的个人意愿，随意表达，必须根据工作的需要

和管理的要求来起草文件。此外，文件的起草不是为了表达主观愿望，而是因为

工作需要。此外，秘书的书面语言必须确保文章的内容符合工作的需要，文章的

格式符合文件的要求。

3.2 秘书的口语艺术

口语艺术是语言艺术中最重要的方面。在我们的日常生活中，口头表达是最

常见的沟通方式。秘书在工作中也需要大量的口头交流和表达。口头语言表达，

不像书面表达，没有更多的时间思考，一般是即时对话。因此，口语艺术比书面

语艺术更加复杂多变，需要更多的灵活性和表达的多样性。秘书工作中的口头语

言艺术主要包括问候和告别的语言表达，赞扬、安慰、祝贺、道歉等情感的语言

表达，以及倾听和接听电话的语言表达技巧。在每一种情况下需要什么样的表达

是要注意的，例如，接电话的时候应该先说自己的单位、身份等，然后再问对方

的身份和其他问题，事情说完要说完毕的礼貌语等。

3.3 秘书公共关系语言艺术

合理运用公共关系语言可以有效地协调公共关系，使人们能够达到交谈的目

的，这也是秘书要掌握的语言艺术和表达技巧。公共关系和语言的基本要求是温

柔的，在具体实践中，秘书人员运用语言公关的常用方法有：使用更多的礼貌语

言，使用礼貌语言，我们应该做到既要有分寸、有礼节、有教养、有学识，又要

避隐私、避浅薄、避粗鄙、避忌讳；多使用赞美、鼓励的语言，不但良好品质得

到肯定，而且避免夸大其词和不符合事实的奉承；注重语言的幽默，幽默的语言

表达能使气氛活跃、和谐，化解尴尬气氛，使人际关系融洽，提高工作效率和积

极性；考虑到语言的委婉性，语言表达应该是委婉的、不唐突、委婉是需要技巧

的，但也需要让别人明白你的意思。注意肢体语言。除了语言之外，肢体语言也

是交际的一个重要方面，须引起注意，准确表达。

3.4 秘书的人际沟通技巧

秘书工作由于接触多种多样的人，怎样与人沟通和交流是能否顺利有效地完

成工作的一个关键性原因。人际沟通是秘书工作中一项重要的内容，只有掌握语

言艺术与沟通技巧才能使工作有条不紊的进行。

4 秘书语言艺术的培养

4.1 提高文化素养和知识素养

读书可以丰富知识、陶冶情操、关照思想。知识储备是说话能力的基础，如

何使自己的说话具有特色，有内涵，那么我们就需要不断地阅读，积累知识。此

外，秘书工作涉及的领域很广，需要秘书人员构建各方面的知识结构，扩大各类

书籍的阅读量，提高自身的文化素养，发展自身的语言技能。

4.2 勤勉的实践，学习的能力

一切事物的发展都必须在实践中得到检验，同样，也只能在实践中继续发展。

秘书人员必须不断地积累经验，注重在实践中积累正确的语法和词汇的用法，以

及关于正确使用语言和肢体语言的所有情况，并尽力确保所说的合理和明确，以

获得良好的结果。语言表达是一门具有审美价值和情感丰富的艺术。在现代社会

中用人单位选择秘书人员，不仅重视秘书人员业务能力，更多的是语言表达能力，

秘书人员应积累更多的文化知识，学习秘书语言艺术，促进秘书职业的发展，促

进秘书文化。因此，秘书语言艺术与秘书的工作是密不可分的，秘书能否胜任工

作，能否更好地服务于落实，服务于决策，服务于发展，能否与人很好地沟通，

与是否有良好的语言表达艺术有着很大的关系。

参考文献：

[1]邱秀西.刍议言语与非言语的信息传递[J].洛阳工学院外语系，2018：36..

[2]向原.现代秘书学与现代秘书实务[M].广州：广东师范大学出版.