2024年3月18日发(作者:柏树的拼音)
2019年10月下
交流园地
Communication Field
239
新时期秘书工作口语表达的艺术技巧
徐代珍
(湖南工艺美术职业学院,湖南 益阳 413000)
摘 要:语言艺术博大精深,通俗的讲,就是灵活、多变地利用语言艺术,保证语言表达自然、确切,让听者舒服。语言艺术
无处不在,只要有语言的地方就有语言艺术。特殊的工作要求秘书人员具备一定语言表达能力(书面语言、口头语言)。一个秘
书能以饱满的情感,生动、准确、形象地进行语言表达,就可让其语言富有感染力,打动听者。秘书人员能否高效完成工作,与
他人搞好人际关系,很大程度取决于其是否具有语言沟通技巧,是否掌握语言艺术。基于此,文章主要探索新时期语言艺术在秘
书工作中的重要性及其技巧。
关键词:口语表达;语言艺术;秘书
中图分类号:C931.46
文献标志码:A
语言是人类传递信息、情感交流、发表意见想法的工具。
人类世界离不开语言。人类语言具有艺术性,只有精通语言
艺术才能精准的表达,有效的沟通。所谓语言艺术顾名思义
指的是人类有效的利用语言与他人进行交流沟通、表达情感、
传递信息。语言具有无穷的力量,所谓“恶语伤人六月寒”,
这充分说明语言艺术的重要性。事实上语言艺术无处不在,
只要运用到语言就必然存在语言艺术。特殊的工作性质要求
秘书人员必须具备常人更高的语言艺术,能与他人进行畅通
的沟通,准确的表达意图。这是因为秘书每天都要接触形形
色色的人。比如需要准确的理解领导的意图并做好传达工作。
掌握沟通技巧与语言艺术有助于秘书有条不紊的开展工作,
和谐人际关系,提高公司行政管理及相关工作效率。
1
秘书人员掌握语言艺术的重要性及其意义
1.1
优秀的口语表达能力是秘书人员必备的职业素养
结合秘书的工作性质可知,其主要从事录音记事、运筹
策划、上传下达计划等工作。秘书应该重视日常训练,提高
口语表达能力,做到能言善辩,有序的推动工作。
1.2
有助于提高工作效率
现代化办公室要求秘书人员必须具备一定语言艺术,且
能结合各个场合充分发挥语言艺术的作用。随着办公室改革
要求秘书必须具备“能说会道”及较高的行文运笔的能力。
一个优秀且富有创新精神的秘书,应该具备较高的语言艺术,
能充分发现问题,并发挥自我能力,高效的完成工作。
1.3
现代化社会交往的客观要求
在快节奏的背景下,现代人对效率、速度提出更高的要
求。从日常沟通在交流的角度分析,各行各业都讲究高质量、
高效的交流与联系。特别是现代科学技术的发展,一方面能
让秘书从物质层面提高语言表达能力,另外一方面对其提出
更为严格的要求。现代化社会交往要求秘书必须积极研究、
探索提高自我言语表达能力的方法。
2
秘书的语言艺术技巧
2.1
书面表达艺术技巧
作为一名合格的秘书必须具备撰写公文的能力,具有较
高的文字语言功底。公文写作考验秘书驾驭书面语言的能力,
更充分体现了人员综合运用语言文化、语言技法与思维化意
识的能力。
1)用词准确、有力。正如亚里士多德所说,一篇优秀的
文章首先要做到用语准确。毋庸置疑每个人的语言风格都会
有一定差异性,而其差异性主要体现在文章的遣词造句方面。
——————————————
作者简介:徐代珍(1981—),女,河南信阳人,硕士,馆员,研究
方向:职业生涯规划与就业指导,档案管理。
文章编号:1672-3872(2019)20-0239-02
而这就需要个人不断积累、认真思考如何利用语言准确表达
事物本质属性。特别是公文写作要求作者必须正确理解领导
意图、国家方针政策、时事政治,选好文种,并准确表达。
2)言简意赅的语言表达。公文的用语应该尽量简洁化,
以让大众得以更直观的理解并接受文章所要表达的内涵。公文
写作最忌讳拖沓冗长的写作方式,其不仅浪费作者、读者的
时间,且极易引发歧义,不利于形成较好的阅读效果。从古
至今,我国流传着很多语言表达言简意赅的公文,如《出师表》
(三国诸葛亮)、《谏逐客书》(秦朝李斯)。这些奏议直
到今天仍具有较高的借鉴价值。这充分说明用语精简的意义。
3)用语严谨、庄重。公文用语讲究严谨、庄重,其是区
别于普通的文学语言的。所谓严谨指的是一定要谨慎用词,
认真思考每一个词、字的使用是否贴切,是否可正确表明立场,
是否符合身份;庄重,即强调以庄重的态度表明立场,坚定
不移的以党、国家处理公务的立场进行遣词造句。当然了如
果能在保证用语的严谨、简洁、准确性,保证公文实用性的
同时,巧妙的使用修饰语言,可彰显作者的文采,使文章更
具感染力与说服力。
2.2
口语表达艺术技巧
秘书日常的工作主要包括上传下达、联系接待、沟通协
调等。换言之即秘书在日常工作中无时无刻都需要使用到语
言。语言表达方式很大程度决定着秘书能否顺利的开展工作。
这要求秘书具备较高的语言艺术,通俗的讲就是“解决用什
么方式表达”“基于何种情境下,面对不同的对象,应该说
什么”等问题。
1)基于各种情境,分别使用不同的语言。秘书是一个重
视社交活动的工作,其日常需要迎接、接待不同的人。秘书
在进行社交活动中能否充分了解来宾的要求,确保对来访者
的称呼得当,在保证必要礼节的同时,运用平和、幽默的语
言与他人沟通很大程度决定着其社交活动成效。比如要及时
为提供帮助的人表示感谢;及时用亲切温和、真挚的语言问
候他人,表达对他人的关爱;真诚的赞美他人;下属犯错时,
应适当批评等。此外,还应该善于与他人构建良好的人际关系,
营造良好的工作氛围。此外,如果是电话沟通,还需要注意
接听、应答的语言艺术,注意控制语速,耐心倾听对方来电,
规范回答,保持正常的语气等
[1]
。
2)具备良好的语言表达能力。较高的语言表达能力、表
达技巧能更为准确的表达意图,提高工作效率。企事业单位
的秘书平常需要与领导、合作伙伴进行交流。这就要求其必
须具备较高的语言艺术,掌握一定语言技巧,从而形成富有
感染力,易于被理解的语言。表达方式方面,应该注意委婉、
含蓄,尽量使用柔美的言辞,以温和的语气与他人沟通,从
而营造一个高雅、融洽的交际氛围
[2]
。总之,要使他人能正
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确理解自己所要传递的意思,必须保证用语准确、逻辑清晰。
此外,在与他人沟通时,还应注意沟通效率及语言的简洁性
与生动性。
2.3
公关语言艺术技巧
秘书工作日常需要处理各类公共事务,维护公共关系。
与此同时不同的公共场合,要求秘书使用不同的语言艺术。
其除了应该掌握日常礼貌用语之外,还应该具备一定化解尬
尴气氛,懂得灵活运用幽默、赞美等语言的能力。巧妙的使
用体态语言,最大限度的发挥语言艺术价值,结合各种场所
转变语言风格
[3]
。
2.4
谏言艺术技巧
谏言献策是秘书工作的基本职责,也是其发挥参谋作用
的一种方式。得当的语言艺术,能使秘书更为高效地开展工作,
形成良好的劝谏。
1)准确定位,善用赞扬。秘书在企事业单位的发展中充
当辅助者的角色,其相当于领导。秘书人员应该准确定位自
身角色,善于运用赞美的语言。在对领导提意见时,应注意
避免使用过于直接的语言,应以领导保持融洽、和谐的关系。
只有这样才能深入谏言。
2)引经据典,增强言辞。名言典句、名人事迹充分体现
了先人为人处世的哲理与智慧。秘书在与他人沟通中可适当
引用名言典句,强化观点,提高语言的说服力,赢得对方的
尊重。
3)欲擒故纵,名扬实抑。秘书应该讲究沟通策略,适时
通过迂回前进的方式委婉的劝说。通过分析事件本质、利弊,
从而让领导者听进去
[4]
。
(上接第29页)
3.2
规范玉米种植制度,促进农机农艺融合
不同玉米种植区种植模式和制度不统一,农机技术与农
艺技术融合不到位,部分先进的玉米收获机械无法实现正常、
高效的作业。通过政府牵头、农机农艺专家主导统筹协调,
合理安排玉米与其他农作物间作套种模式,改变玉米种植行
距多样的现状,根据不同玉米种植区以及不同玉米品种提出
相应的行距标准,实现玉米的标准化种植,加快农机农艺融合,
以实现玉米的机械化收获。
3.3
加大科研投入,发展适用于云南地区的先进玉米收获机
近年来,我国玉米收获机械的研究与推广取得了高效发
展,尤其是北方玉米种植区大型机械化作业玉米收获机已逐
渐普及,机械存在的问题也在不断地克服。但是国内外还没
有研发出成熟可靠的适应云南玉米区玉米种植和收获特点的
先进玉米收获机机型;云南地形、气候以及种植模式多样,
引进的部分小型玉米收获机在使用过程中出现了玉米籽粒的
破碎率高、工作的可靠性差的问题,且极易出现故障,机器
输送不平稳,而且这些玉米收获机只完成玉米的摘穗工作,
对玉米的剥皮还需要人工或单独使用剥皮机械来完成。加大
科研投入,研究能适应云南玉米区,且能集玉米的摘穗、输送、
分离、剥皮以及茎秆的切碎还田于一体的小型玉米收获机,
研究玉米收获机不对行技术,才能满足云南省玉米收获需求。
3.4
培育改良玉米品种,适应机械化收获
鼓励育种专家培育改良玉米品种,使不同玉米种植区玉
米的结穗高度、果穗大小及秸秆直径等趋于一致,适应机械
4)情真意切,责己谏人。责己谏人是说话的智慧。其以
真挚的情感、恳切的言辞与他人沟通,在反复强调自身不足
的同时,达到感化他人。表面上看只言片语都未有责备他人
的意思,但是却能在潜移默化中达到良好的进谏效果。
3
结束语
不管是远古社会,还是现代信息时代,语言表达都是一
种具有较高的审美价值的艺术,其情感丰富。在人类社会发
展中语言扮演着弥足重要的角色。秘书人员应该具备较高的
语言表达能力(包括文字与口头语言),只有这样,才能更
高效地组织活动、传递信息,协调工作,实现思想沟通。秘
书人员具备较高的语言表达能力是提高工作质量的关键。基
于此,秘书在日常工作中应该多汲取各学科的知识,积极给
自己充电,提高自我语言表达能力,形成语言表达能力,以
期更高效的开展相关工作。
参考文献:
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[4]余意梦婷,黄晓萍,梁永飞.浅谈《秘书英语口语》教材的出版
与借鉴意义[J].出版广角,2016(3):79-81.
(收稿日期:2019-7-24)
化收获作业。
4
结束语
云南省是西南玉米种植区的主要省份,玉米机械化收获
必将取代人工作业。《云南省乡村振兴战略规划(2018—2022
年)》关于农业机械化建设工程中提出到2020年、2022年,
全省农业机械总动力力争分别达到2725万千瓦和2775万千
瓦以上,主要农作物耕种收综合机械化水平分别达到50%和
50.5%以上。玉米收获机械迎来新的发展机遇期,各部门要相
互协调、不断尝试,从不同角度因素出发,推动云南省玉米
收获作业的机械化发展。
参考文献:
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(收稿日期:2019-8-29)
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