在Word中正确设置2012党政机关公文格式

2024年3月17日发(作者：穿包子)

在Word中正确设置2012党政机关公文格式

本文的Word操作以Office2003为例，格式规定的引用和

解释以GB/T 9704—2012《党政机关公文格式》及中国质检出版

社和中国标准出版社配套的《国家标准应用指南》为准。

目前，不少单位在Word中设置公文格式的通行作法是：页

边距上3.7厘米、下3.5厘米，左2.8厘米、右2.6厘米，公文主

体“行距”采用“固定值”28磅、正文三号字仿宋_GB2312，虽

然大体上实现了每面22行，每行28个字的要求，但较2012版

国家标准还有不少差距。

一、版面的设置

1．2012版国家标准的格式规定

A4型纸、尺寸297 mm×210 mm（高×宽），版心尺寸为225

mm×156 mm（高×宽），版心上边缘距离纸张上边缘（称为天头

或上白边）为37 mm，下白边为35 mm，版心左边缘距离纸张

左边缘（称为订口或左白边）为28 mm，右白边为26 mm

无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。一般每

面22行，每行28个字，并撑满版心。2012版国家标准中，一

行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。3号字的字

高约为5.54 mm，3号字的一行就约等于10.39 mm。

注：1磅≈0.35277783 mm ，1 mm≈2.8346磅，10.39 mm

≈29.4515磅。

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2．Word中设置版面的注意事项

要在Word中正确设置2012版国家标准的公文版面，必须

注意两个问题：

一是公文格式中撑满版心的含义是公文第一行顶格编排在版

心左上角，公文最后一行必须沉底到版心下边缘，因此确切地讲，

每面公文应该是由22行3号仿宋字加21个行间距组成。

二是Word中的行距，当使用“固定值”时，文字位于行距

垂直方向的下端，距离下边缘有很窄一段的空白；行距垂直方向

上端的空白高度较大，设为3号字、28磅时，下端空白约1 mm、

上端空白约3 mm。

因此，在Word中设置公文格式时如果不考虑这两个问题，

而简单地设为：上3.7厘米、下3.5厘米，行距固定值28磅，就

会使实际版心下移，且版心高度小于标准值225 mm，在这样的

版心里放置22行正文，每一行的高度就会小于标准值10.39 mm，

并且最后一行文字不能沉底贴紧版心下边缘。

3．Word中公文格式版面的设置

打开Office Word2003，点击“文件-页面设置”，在“页边

距”页签里，将页边距调整为：上3.3厘米、下3.3厘米，左2.8

厘米、右2.6厘米。

点击“格式-字体”，在“字体”页签里，将“中文字体”设

为仿宋_GB2312、“西文字体”设为“(使用中文字体)”，将“字号”

设为三号；点选“字符间距”页签，将“间距”选为“紧缩”磅

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值设为0.2磅。

点击“格式-段落”，在“缩进和间距”页签，将“行距”选

用“固定值”并设为29.5磅（或者设为29.45磅）。

4.设置效果验证

输入文字，验证是否每面22行、每行28个字。设置完成后，

第1行输入“壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二

三四五六七八”，不要回车，第2行输入“贰二三四五六七八九十

一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，以此类推，第10行

输入“拾二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五

六七八”。复制这10行，粘贴几次，使之超过1页。注意复制时，

不要将段落标记符复制上。注：如果看不见段落标记符，点击“工

具-选项”，在“视图”页签里，将“段落标记”勾选上。

画一个高×宽＝225 mm×156 mm的文本框，来验证版心位

置是否符合标准。点击“插入-文本框-横排”，在出现的“在此创

建图形”虚框里点一下鼠标，会出现一个小文本框，鼠标指向文

本框的边框，出现实心十字箭头后，按住鼠标左键拖动鼠标，将

文本框拖出“在此创建图形”虚框，然后在原位置再点出“在此

创建图形”虚框，按Delete键将其删除即可。

鼠标指向文本框边框，出现实心十字箭头时，右击鼠标，选

择“设置文本框格式”，弹出窗口里点选“大小”页签，将文本框

的高度和宽度设置为22.5厘米和15.6厘米；再点选“版式”页

签，“环绕方式”选“衬于文字下方”，最后点击“确定”退出文

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本框的设置。

选中文本框，用鼠标拖动，或用箭头键移动文本框，使文本

框的上边框贴紧第1行文字的上边缘；使左右边框与左右边距线

对齐。注：用Ctrl键+箭头键对文本框的位置可以进行微调。

现在打印出来看看效果：每页22行、每行28字，并且文字

上下、左右撑满了文本框，用尺子量一下，文本框的边框距离纸

张的边缘也符合2012版国家标准。

二、页码的设置

1．2012版国家标准的格式规定

用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘之下，页码

左右两边各空1个半角空格，放一条“

—”

字线；“

—”

字线上距

版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。

2．页码设置的注意事项

页码数字左右两边各空1个半角空格，放一条“

—”

字线，

这个“

—”

字线是一个汉字的字宽，而不是半角“-”字符。

3．Word中公文格式页码的设置方法

继续使用版面设置时创建的文档，打开该文档后，点击“文

件-页面设置”，点选“版式”页签，“页眉和页脚”部分中，将“奇

偶页不同”勾选上，将页眉设为1.5厘米、页脚设为2.8厘米，其

它保持默认选项，点击“确定”退出设置。

点击“插入-页码”，保持默认选项，即，位置：页面底端(页

脚)、对齐方式：外侧，勾选首页显示页码，点击“确定”插入页

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码。

点击“视图-页眉页脚”，使页眉页脚处于编辑状态，点击第1

页右下角的页码，出现可编辑的图文框，涂黑选中页码，将其字

体设为宋体、字号设为四号，页码两侧各放一条“

—”

字线，页码

与“

—”

字线之间分别用1个半角空格隔开。

接着点击“格式-段落”，“缩进”部分中，将“右”缩进改为

2字符。注意：这里的缩进2字符就是1个汉字。

同样的操作方法，将第2页左下角的页码设置成2012版国

家公文格式。这样，奇数页和偶数页的页码都设置成功。

三、将设置好的公文格式存为Word模板

将设置好的公文格式保存为Word模板，替换Word自带的

模板，这样每次新建的Word文档，都是公文格式。

1. 创建公文格式的Word模板

打开前面设置好的文档，将所有文字和文本框全部删除，点

击“文件-另存为”，将“保存类型”选为“文档模板(*.dot)”，输

入一个文件名，如Normalnew，点击保存。

2. 替换Word自带的模板

关闭当前所有已打开的Word文档，找到并打开

C:Documents and Settings Administrator Application

Data Microsoft Templates 文件夹，将Word自带模板文件

，重命名为，将新创建的

Normalnew .dot重命名为。完成替换，启用新的公

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文格式模板

⑴Administrator 是登录 Windows 的用户名，如有不同，

请选择与你用户名相同的文件夹

⑵Application Data 文件夹默认是隐藏的，予以显示的方

法：依次点击“工具-文件夹选项”，打开“文件夹选项”窗口，

点击“查看”页签，拖动“高级设置”的滚动条，找到并点击“显

示所有文件和文件夹”，点击“确定”按钮后，即可看到

Application Data 文件夹。

四、版头的设置

1．2012版国家标准的格式规定

⑴份号、密级和期限、紧急程度：一般用3号黑体字，顶格

编排在版心左上角第一行，三部分依序自上而下分行排列。

⑵发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”

二字组成，也可以只使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推

荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将

主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名

称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

2012版国家标准不再规定发文机关标志的字号，以不大于上

级机关为原则自行酌定；1999版标准中规定“国务院文件”五个

字是22 mm×18 mm，所以以此为高限。

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⑶发文字号、签发人：发文字号编排在发文机关标志下空二

行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后

一个签发人姓名处在同一行。签发人由“签发人”三字加全角冒号

和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行

位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左

到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与

上一行第一个签发人姓名对齐。

⑷版头中的分隔线：发文字号之下4 mm处居中印一条与版

心等宽的红色分隔线。分隔线的高度推荐使用0.35 mm～0.5

mm，具体高度可根据发文机关标志字体字号酌定。

2．Word中公文格式版头的设置方法

通过公文格式的Word模板，新建一个Word文档，敲击回

车键15次，增加15个空行。

⑴第1～3行用于份号、密级和期限、紧急程度三个要素，设

为三号黑体字，行距设为固定值29.5磅。注：即使无需标注这三

个要素，也不能删除空行。

⑵第4行用于发文机关标志。字号64磅、字体方正小标宋

_GBK、字体颜色红色，行距设为固定值94磅。根据发文机关标

志字数的多少，点击“格式-字体”，在“字符间距”页签里，通

过“缩放”百分比调整字宽、通过“间距”磅值调整字间距，使

之醒目、美观、庄重。

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⑶第5、6行用于调整发文机关标志与发文字号、签发人之间

的间距，行距设为固定值20磅。

⑷第7行用于发文字号、签发人两个要素，行距设为固定值

仍为29.5磅。可以按格式规定预置“青黄财字〔0000〕00号”、

“签发人：局领导”字样。

⑸第7行与第8行之间，画一条分隔线。点击“视图-工具栏”，

勾选“绘图”，调出绘图工具栏。点击绘图工具栏上的直线按钮，

此时鼠标变为十字形状，按Delete键删除“在此创建图形”的虚

框，按下鼠标左键，横向拖动鼠标，画一条分隔线。

鼠标指向分隔线出现实心十字箭头形状时，右击鼠标，选“设

置自选图形格式”，在“颜色与线条”页签里，将线条颜色设为红

色、粗细设为1.25磅（或1.35磅），在“大小”页签里，将宽度

设为15.6厘米。

拖动分隔线（操作同文本框），使之横向与左右页边距对齐，

纵向位于发文字号、签发人两个要素之下4 mm。该步操作需要

打印出来，通过实际测量不断调试。

⑹第8、9行用于红色分隔线与标题的间隔，行距仍设为固定

值29.5磅。

⑺第10行用于公文主体的标题，二号方正小标宋_GBK、行

距设为固定值29.5磅。可以输入“发文标题”字样，以提醒该行

用作标题行。

⑻第11行用于标题与主送机关的间隔，行距设为固定值16

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磅。第12行可以输入“主送机关：”字样，以提醒该行用作主送

机关行；第13行可以点击“格式-段落”提前将“特殊格式”设

为“首行缩进”2字符，以提醒该行开始用于正文。

3.版头设置效果验证。

验证方法还是通过画文本框的方式来验证，文本框的画法请

参照版面设置效果验证部分。文本框可以复制，移动文本框并调

整大小使之上下套住相关要素，共需要5个文本框：①模拟的版

心、②套住发文机关标志的文本框、③套住发文字号和签发人的

文本框、④套住标题的文本框、⑤套住主送机关的文本框。

文本框画好后，打印出来，用尺子测量一下，看看效果吧！

五、版记的设置

1．2012版国家标准的格式规定

版记中的分隔线与版心等宽（156 mm），首条分隔线和末条

分隔线用粗线（高度0. 35 mm），中间的分隔线用细线（高度0. 25

mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公

文最后一面的版心下边缘重合。各要素用4号仿宋体字，左空一

字，右空一字。

由于2012版国家标准规定公文双面印刷，要求版记置于最

后一面，所以版记一定在偶数页上。即使公文很短，首页可以放

下版记内容，版记也必须移至第2页上。

2．Word中公文格式版记的设置方法

公文各项要素完成后，按回车键添加空行，使段落标记符至

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偶数页的最后一行。将最后两行设为仿宋四号、首行缩进1字符、

行距为单倍行距，倒数第3行，设为行距固定值22磅。

倒数第2行输入“抄送：”字样备用，倒数第1行输入“

青岛

市黄岛区财政

局办公室2000年0月00日印发”字样备用，印发

单位和日期之间用空格，使“发”字距右边距空1字。

画三条直线（可以将版头的红色分隔线复制过来），作为版记

的三条分隔线，全部设为黑色，宽度仍为15.6厘米，上下两条线

粗细设为1磅，中间一条设为0.7磅。

分别拖动三条分隔线，使之与左右边距对齐，并使版记的两

行文字分别纵向居于三条分隔线所形成两行的中间位置。可以将

两行文字选中涂黑目测调整，打印出来，用尺子测量一下，只要

最下一条分隔线与页码的“

—”

字线距离为7 mm即可。

将带版头、版记的文件设置完成后保存，作为红头文件的模

板备用。

（以下两页是设计好的版头、版记示例）

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000001[无此要素时空行不能删除]

机 密[无此要素时空行不能删除]

加 急[无此要素时空行不能删除]

青岛市黄岛区财政局文件

青黄财字〔0000〕00号 签发人：局领导

[该行固定值16磅]

主送机关：

区财政局发文标题

发文标题

壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六

贰二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

叁二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

肆二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

伍二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

陆二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

柒二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

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捌二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

[该行固定值22磅]

抄送：

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