办公室职责

2024年3月15日发(作者：增肥食物)

办公室职责

办公室职责

一、上报文件、外出参加会议、项目申报等外来文件的请示，做好上请下达；

二、做好各部门行文、文件的下发传阅及档案的规范管理工作；

三、协调好各部门盖印及单据报销签字；

四、办公室车队管理

1、认真做好公司各种车辆的保险工作，积极协调各保险公司以最优惠的价格对公司

所有车辆进行保险；

2、合理使用和安排车辆，不出现空跑车现象。

3、本着勤俭、节约做好维护和保养车辆，严格控制车的费用，抓好车的成本管理。

4、按时安排好客户用车，使客户达到满意，认真核查里程、外出、油卡使用情况，

将有关车的费用审核录入电脑。

六、办公室外联业务

1、公司内部电话、手机业务办理，负责全公司座机的安装、检修、缴费等业务，保

证公司内部、外部电话联系畅通无阻，不影响公司正常工作。

2、移动公司业务办理公司员工手机入网，改套餐业务，移动话费结算，公司部分管

理人员的话费冲值，为公司员工最大限度的节约话费资源。

3、人事档案管理，理顺人事关系、档案关系、户口关系，与派出所、公安局、人才、

人事局、劳动服务公司、海洋与渔业局等部门进行协调，主要处理人员关系调动、户口迁

移等方面工作。对于部分人员档案资料不全，进行补充，并将流程进行补充整理，办理大

中专毕业生、下岗职工、离退休等的档案管理。

4、做好公司计划生育工作，每月向计生办上报计划生育月报表，每月2号将上月新

婚人员统计上报，为公司职工办理准生证，独生子女证；协助计生办搞好公司计划生育工

作，及时发放避孕药具。做好女职工身心健康知识宣传，使公司计划生育工作和女职工五

期保护工作有序开展。

5、协助有关部门严格控制水费的管理，每月18日至21日交纳自来水费。

6、为外国客户办理就业许可证、就业证、签证、居留许可证、住房审批等相关手续，

与**外事办、劳动就业中心、**市公安局、**市公安局、市派出所等部门协调，在工作中

解放思想，做好充分准备工作，与各部门有效沟通，使原本要跑几趟的工作当天就可以办

好，节约了成本与时间，工作中做到“百问不厌、百跑不烦”，达到工作“高效率、快节

奏、客户满意”的目标。

10、联系各有关学校，为外地工人子女办理免费入学等相关手续，解除后顾之忧，

使他们能在安心工作。

11、负责客户的吃、住、行的安排，从让客户满意和公司成本控制两方面着手，统

一管理，合理安排，做好优质服务，与各宾馆保持良好的合作关系。并认真负责单据的审

核上报。

12、公司所有营业执照的年检：及时通过网上对公司各分公司营业执照进行年检。

并把所需材料送到工商局办理了新执照。办理到期的卫生许可证和法人证，并把所有的卫

生许可证都在规定时间内通过年检。通过网上将公司所有的组织机构代码进行联合年检。

如有营业执照经营范围变更工作，要及时办理。

13、职工劳动合同管理，办理新签订合同，续签合同的认证工作，组织新参保人员

体检。办理医疗保险手册并下发。办理失业职工“4050再就业工程”手续。

14、工伤理赔：发生工伤事故，在规定时间内及时报案，做好工伤证人证词的记录、

材料整理工作，上报到劳动局工伤科，出院后及时上报有关医治凭证和单据，认定后交到

医保理赔。

15、职工生病住院的在规定时间内上报医疗保险事业处，需到外地住院治疗的及时

办理异地转移手续，使职工及时拿到报销补偿。

16、养老保险及工伤险缴费。当月有养老保险职工退厂时，手续办理完毕后，在缴

费前填写职工减少表，然后缴费。每月初缴工伤险费时人事部配合及时替换已退厂人员名

单。

17、做好对外接待工作，及时完成领导交办的临时性任务。

办公室成立伊始就把它定位在服务性部门的位置上，特别是当前公司业务发展很快，

业务量较大，主要分两大块，围绕着“两个沟通、一个平衡”做工作，一是对外沟通，二

是对内沟通，要时刻站在公司的立场考虑问题，使内部外部工作达到一个平衡，想尽一切

办法节约结月月公司经费。

一切工作均围绕生产加工进行，办公室摆脱原始的高高在上的模式，以为公司其他部

门服好务为目标，做好公司后勤工作，为其他部门解除后顾之忧。

认识企业的根本，办公室工作人员代表公司对外形象，需要高素质的办公人员，要求

高中以上学历，有丰富的工作经验，注重团队建设，要有沟通技巧和对外联络的能力，熟

悉外部各有关部门业务办理流程办理，有一定的材料组织能力。掌握了对外沟通技巧，有

利于上级有关部门对公司相关工作的指导。办公室工作人员年龄要老中青结合，充分发挥

老一辈的经验、沟通技巧、和沉稳的工作方法，发挥年轻人的蓬勃朝气、新颖思路、敢于

创新的精神。办公室人员要热情接待，语言文明，以理服人。

目前办公室工作难度主要在车的安排上，例如有时公司全部外派，有个别部门要车不

能及时安排上，未能完全达到满意。

办公室作为公司对外窗口，代表公司的形象，办公室定位服务，起到承上启下的作用，

能为其他部门排忧解难，使公司工作人员能安心工作，各项外联工作能有序顺利开展。