职场接待的礼仪基本常识(简介)

2024年3月15日发(作者：朋友相聚)

职场接待的礼仪基本常识(简介)

职场接待的礼仪基本常识(简介)

接待礼仪知识

1、仪容仪表

一位专业的职业人士，着装要整洁大方，体现出你的职业性与专业性。女士

不要披头散发，化妆以淡妆为宜，打扮不可过于浮夸与性感。男士要注意清理胡

须，切勿留长发。

2、言谈

言谈要礼貌、亲切，表露出对他人尊重。交谈中，你作为接待的一方要说敬

语，如：您、请、谢谢、对不起、打扰、指教等等。

3、举止

在接待中，你的行为举止要温文尔雅，有礼大方，无论是说话姿势、坐姿、

走姿、站姿都应按照礼仪规范动作，变现出优雅、自然、大方、礼貌。

见面时，可向对方进行握手礼或鞠躬礼。握手时要站姿端正，目光正视对方，

脸带微笑;鞠躬时上身要向下弯，但不可弯得东倒西歪，要郑重其事地弯腰问好，

表达你的尊重。

1、自我介绍

自我介绍之前最好先向对方进行握手礼或鞠躬礼，然后向对方说明自己的名

字与职位，言语要言简意赅，点到即止。

2、介绍他人

介绍他人时，你的手心要向上，掌向被介绍人，根据双方的身份高低而进行

先后介绍，当中要说明他人的名字与身份。

职场着装礼仪

不要忽视办公室着装。如果你看上去干净利落、衣着整洁，自己也会感觉良

好、自信十足。注意，在穿着上不要百无禁忌，过于招摇。新进单位的人要根据

自己工作性质、职位选择适宜的服装。不要穿过于追逐时尚;过于休闲的服装，

相对保守正规一些的服装会给人留下好感。此外，要是你整天“标新立异”，想

办法从外观上引起上司或者同事们的“视线”的话，上司或者同事们反而会认为

你不把心思放在工作上，工作肯定不会太认真。

职场来访者接待礼仪

前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时，应立即起身，面朝向来访

者点头、微笑致意：“您好，请问您找一位?”、“有预约吗”。知道找谁，并

确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请

其稍等，用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间，访客要找的人

还在忙，要关照一下来访者并说向其说明，不要扔在那里不管。

如果来访者要找的没有出来接，让其自己过去，前台接待应该用规范的手势

指引如何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，

也要先敲门，获得许可后再请来访者进入，为来访者倒好茶后，前台就要返回岗

位。当然，如果前台只有一位的话，直接指引来访者就行了。

如果来访者知道找谁，但没有预约，办公室前台要打电话问问，告诉相关同

事或领导助理/秘书，__×单位的__×来访，不知道是不是方便接待。出于对来

访者的礼貌和方便拒绝时的`得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接，都

可以当作是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答

应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为一下步的处理留下了余地。

最后提醒，办公室前台接待人员，一定要注意自己的行为是否符合职场礼仪，

者不仅是对他人的敬意和尊重，同时也是展现你个人修养，帮助你成功的一件法

宝，让你更快的融入到工作中去。

秘书职场接待礼仪

一、 接待前的准备工作

(一) 接待环境布置

1、环境布置

接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观，没有异味。前台或会客室可摆放花

束、绿色植物，表现出欢迎您的气氛，会使对方产生好感。办公桌上的文件、文

具、电话等物要各归其位、摆放整齐。不常用的东西和私人物品，应该放在抽屉

里固定的地方，以便用时马上能找到。

2、办公用品准备

(1)前厅。

应为客人准备座椅，让客人站着等候是不恭敬的。座椅样式应该线条简洁、

色彩明快。还应配有茶几。

(2)会客室。

桌椅应摆放整齐，桌面保持清洁没有水渍、污渍。墙上可挂与环境协调的画。

挂公司领导或国家领导的合影，或某次成功的大型公关活动的照片，可提高公司

的可行度。桌上可放介绍公司情况的资料。另外，茶具、茶叶、饮料要准备齐全。

接待一般客人可用一次性纸杯，接待重要客人还是用正规茶具为好。会客室应具

良好照明及空调设备。要配备一部电话，复印机、传真机等即便不放在会客室内，

也不要离得太远。

客人走后，要及时清理会客室，清洗茶具、烟灰缸，换空气，然后关好门。

否则，会使下一批客人感到不受重视。

(二) 前台值班

在前台值班室，当没有客人时，秘书应做好：

1、布置接待室

2、了解上次活动安排

3、填写公司职员出入登记表

4、填写客人预约登记簿

二、 接待的基本礼仪

(一)接待客人的基本礼仪

秘书接待客人时应该注意以下几点：

1、无论接待什么样的客人，都需做到公平和礼貌，应按先来后到的原则接

待每一个客人。

2、无论接待什么样的客人，都要和颜悦色、千万不能皱眉头。

3、接待客人时态度要郑重，但说话要留有余地。

4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求，不让客人等候。

5、为避免出错，对于客人说的一些重要事项要确认一遍。

6、尽快记住客人的相貌和姓名，了解他们与本公司的关系。

7、要请客人填写接待登记簿。

8、上司没确认要见的客人，就不要让他进去。

9、在不了解对方身份时，若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程

安排，则不要直接回答在不在，而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息。

10、陌生客人来访时，一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况

的介绍;根据情况的不同，对来客的意图和目的要打听清楚，但在打听时不失礼

仪。

(二)介绍的礼仪

在作介绍的过程中，介绍者与被介绍者的态度要热情得体、举止大方，在整

个介绍过程应面带微笑。一般情况下，介绍时，双方应当保持站立姿势，相互热

情应答。

1、自我介绍

在某种场合自我介绍对秘书来说非常必要。介绍的内容以具体场合而定，公

务场合除介绍自己以外还要介绍自己的职务。

2、为他人作介绍

当你要将某人介绍给别人时确认被介绍的双方哪一方更应该被尊重。按礼宾

顺序应该是：向年长者引见年轻者，不论男女都是按这样的顺序作介绍;向女士

引见男士，向职位高的引见职位低的人，同时连同双方的单位、职称一起简单作

介绍。在人数众多的场合，如果其中没有职位、身份特殊的人在场，又是年龄相

仿的人聚会，则可按照一定的次序一一介绍。为他人作介绍时，应简洁清楚，不

能含糊其辞。介绍时，还可简要地提供一些情况，如双方的职业、籍贯等等，便

于不相识的两人相互交谈。如果你是单独介绍两人相识，应该事先了解一下他们

彼此是否都有想认识对方的愿望，免得造成不必要的尴尬。在向他人介绍某人时，

不可用手指指指点点，而应有礼貌地以手掌示意。

在社交场合，国际通行的是女士优先原则，即需要把男士介绍给女士。 被

介绍者正确的做法应是：如果原本是坐着，此时应站起来，走上前去，在距离对

方一臂左右的距离站好，注视对方，面带微笑，待介绍以后，握手或点头致意。

3、被他人介绍

(三)握手的礼仪

1、握手的姿式。

一般地，握手的两个人手掌相握呈垂直状态，表示平等而自然的关系，这是

最稳妥的握手方式。如要表示谦虚或恭敬，则可掌心向上同他人握手。而如果是

伸出双手去捧接，就更是谦恭备至了。但切不可掌心向下握住对方的手，这通常

是傲慢无礼的表示。握手时应伸出右手，决不能伸左手与人相握。

2、握手的顺序。

在上下级之间，应先上级伸出手后，下级才能接握;在长幼之间，应长辈先

伸手后，晚辈才能接握;在男女之间，应女方先伸手后，男方才能接握。

3、握手的力度也应注意。

一般情况，相互间握下即可。如果是热烈握手，可以使劲摇晃几下，这是十

分友好的表示

4、握手的时间通常以三至五秒为宜，除非关系亲近的人可以长时间握手外，

一般都是握一下即可。握手时应两眼注视对方的眼睛，表示诚意。

(四)交换名片

1、名片的内容

名片分公务名片和社交名片

(1) 公务名片

公务名片的主要内容主要包括所在单位和部门、姓名、职务或职称、地址、

电话等联络方式。名片上数字不宜太多，名字在名片中应该是最大的几个字，头

衔不应太多。名片颜色最好为白色，显朴素、大方。

公务名片上一般不印私人电话号码。若不介意私人时间被打扰则可以印。若

他人名片上没有私人电话号码，则不必问对方。

(2) 社交名片

社交名片用于社交场合。随身携带的名片应放在名片盒或名片夹，不要直接

放在衣袋或钱包里，这样既不利于保存，也是对自己的不尊重。女性可把名片放

在手提包里，男性可放在西服上衣内侧口袋里或公文包内。

2、交换名片礼仪

(1)递名片时机

初次见面的人在做完自我介绍或被他人介绍后，便可递交名片。告辞是递交

名片也是常见。在谈话时如果提及公司地址、联系方式等内容也可递交名片。

(3) 递名片礼仪

一般来说，应是来访者、男性、身份低者先向被来访者、女性、身份高者递

名片，后者应在接到名片是回赠对方自己定的名片。递交名片时应站起来(在餐

桌上就免了)，以齐胸的高度递上。双手拿著名片上方，让名片上的字体正面朝

向对方，以便对方接过后就能马上看清楚。如果对方也同时拿出名片，来访者、

男性、身份低者应使自己的名片低于对方的名片，以示尊敬。如果对方不止一人，

应按职位从高到低或按位置从近到远递上。

(4) 接名片礼仪

当别人站起来递名片时，你应该马上站起来双手接过。接收对方名片后，不

可立马放进口袋，而应看清楚对方姓名、身份。如果对方的名字中某个字认不准

的话，应恭维地向对方请教。拜读完后要郑重的把它放在桌上，注意不要把文件

压在上面。如果在会谈，可把名片按对方座次摆在自己面前，便于名片与人对号，

加深印象。如遇到自己名片正好用完，无法回赠对方时，可说明原因，表歉意，

并手写姓名、地址、联络方式送给对方。

3、名片保存与整理

事后把名片名片盒或名片夹，按一定次序把名片归档。

三、日常接待要领

(一) 迎接、招待客人

接待客人要注意以下几点。

1、客人要找的负责人不在时

要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、

地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负 责人到对方单位去。

2、客人到来时

我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时

间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志，如果可能， 应该时常为客

人换饮料。

3、接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。

(1)在走廊的引导方法。

接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧。

(2)在楼梯的引导方法。

当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，

应该由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时， 接待人员应该注意客人

的安全。

(3)在电梯的引导方法。

引导客人乘坐电梯时，接待人员先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到

达时，接待人员按开的钮，让客人先走出电梯。

4、客厅里的引导方法。

当客人走入客厅，接待人员用手指示，请客人坐下，看到客人坐下后，才能

行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座 (一般靠近门的一方为下

座)。

(二)恭送客人

1、帮助宾客确认所携带的行李物品，帮助宾客小心提送到车上。安放好行

李后，向宾客作一下交代，并施礼感谢光临和致告别语，如祝您旅途愉快，欢迎

下次再来!、祝您一路平安，同时希望我们合作愉快!等。

2、帮宾客关车门时，时间要恰倒好处，不能太重，也不能太轻。太重会惊

吓客人，太轻车门会关不上。还要注意不要让宾客的衣服裙裤被车门夹住。

3、车门关好后，不能马上转身就走，而应等宾客的车辆启动时，面带微笑，

挥手告别，目送车子离开后才能离开。

(三)接待预约客人

在最初的问候之后，客人会做自我介绍，说出要见之人姓名，秘书首先应确

定是否有预约。

(四)给上司挡驾

1、除个别极为特殊的情况外，上司在办公室时应向其请示，不要凭自己个

人判断，将客人回绝，说上司不在。

2、即便是在拒绝对方时，也应该注意礼仪，说话留有余地。

(五)接待同时到访的客人

1、坚持先来后到，一视同仁原则

2、可在接待先到客人的同时，微笑着请后到客人稍等。

3、请先到客人作登记，然后问候后到客人。

4、切记以貌取人

(六)接待不速之客

1、首先问明对方来意，若对方不说，则应向其表明这是工作需要。

2、如来访客人点名要与某人员会谈，就应立即与当事人联系。但是，联系

好之前，不应该给客人以肯定的答复。

3、不要当着客人的面就给当事人打电话，免得当事人拒绝接见时不好找借

口。要让客人与秘书保持一定的距离，是客人听不清秘书讲话。

4、要用委婉拒绝客人

5、尽量不要让客人在前台久留。

(七)接待上门投诉的客人

1、把客人带到会见室，为客人创造一个良好的接待环境。

2、尽量满足客人的情感需求和专业需求。

(八)接待媒体记者

1、要热情配合，为其提供方便。

2、对于所要报道的内容要谨慎考虑，提供信息要实在。

3、没有把握的事情不擅自决定。

4、要注意内外有别，保守公司秘密。

秘书工作中的接待礼仪涉及的内容很广泛，需要秘书掌握好接待工作的各个

流程中的礼仪工作，灵活应变，不断积累经验，提高职业素养。

公务接待礼仪的基本常识

1.当面接待扎仪

上级来访，接待要周到。对领导交待的工作要认真听、记;领导了解情况，

要如实回答;如领导是来慰问，要表示诚挚的谢意。领导告辞时，要起身相送，

互道再见。

下级来访，接待要亲切热情。除遵照一般来客礼节接待外，对反映的问题要

认真听取，一时解答不了的要客气地回复。来访结束时，要起身相送。

2.接听电话礼仪

语气平和，礼貌问候;认真倾听，真诚交流;

明晰内容，准确记录;灵活应答，干脆利落。

【电话接待的基本要求】

(1)电话铃一响，拿起电话机首先自报家门，然后再询问对方来电的意图等。

(2)电话交流要认真理解对方意图，并对对方的谈话作必要的重复和附和，

以示对对方的积极反馈。

(3)应备有电话记录本，重要的电话应做记录。

(4)电话内容讲完，应等对方结束谈话再以再见为结束语。对方放下话筒之

后，自己再轻轻放下，以示对对方的尊敬。

3.引见时的礼仪

到办公室来的客人与领导见面，通常由办公室的工作人员引见、介绍。在引

导客人去领导办公室的路途中，工作人员要走在客人左前方数步远的位置，忌把

背影留给客人。在陪同客人去见领导的这段时间内，不要只顾闷头走路，可以随

机讲一些得体的话或介绍一下本单位的大概情况。

在进领导办公室之前，要先轻轻叩门，得到允许后方可进入，切不可冒然闯

入，叩门时应用手指关节轻叩，不可用力拍打。进入房间后，应先向领导点头致

意，再把客人介绍给领导，介绍时要注意措词，应用手示意，但不可用手指指着

对方。介绍的顺序一般是把身份低、年纪轻的介绍给身份高、年纪大的;把男同

志介绍给女;如果有好几位客人同时来访，就要按照职务的高低，按顺序介

绍。介绍完毕走出房间时应自然、大方，保持较好的行姿，出门后应回身轻轻把

门带上。

4.介绍礼仪

属于社交场合的介绍有两种：即为他人做介绍和自我介绍。

为他人做介绍时五指并拢，手心向上，指向被介绍人。掌握介绍的先后顺序：

一般情况下先将职位低的人介绍给职位高的人;先将男士介绍给女士;先将晚辈

介绍给长辈;先将未婚者介绍给已婚者;先将客人介绍给主人;先将非官方人事介

绍给官方人士;先将个人介绍给团体，如个人身份和地位明显高于团体，应将团

体先介绍给个人。

自我介绍要先向对方点头致意，再说明自己的姓名和身份，可以同时递上名

片。自我介绍时要把握分寸，既不过分自谦，也不夸大其词。

5.握手礼仪

握手顺序按照尊者为先的原则。在正式场合，以上级先伸手为礼;在日常生

活中，以长辈、女士、已婚者先伸手为礼;在社交场合，以先到者先伸手为礼;

在接待来客时，以主人先伸手为礼;客人告辞时，以客人先伸手为礼。

6.接送名片礼仪

名片的递送。交换名片的顺序一般是：先客后主，先低后高。当与多人交换

名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远，依次进行，切勿跳跃式地进行，

以免对方误认为有厚此薄彼之感。递送时应将名片正面面向对方，双手奉上。眼

睛应注视对方，面带微笑，名片的递送应在介绍之后，在尚未弄清对方身份时不

应急于递送名片。

名片的接受。接受名片时应起身，面带微笑注视对方。接过名片时应说：谢

谢，随后有一个微笑阅读名片的过程，阅读时可将对方的姓名职衔念出声来，表

示对对方的尊重。然后，回敬一张本人的名片，如身上未带名片，应向对方表示

歉意。在对方离去之前，或话题尚未结束，不必急于将对方的名片收藏起来。