文件管理的八个规则

2024年3月13日发(作者：食品安全主题班会教案)

文件管理的八个规则

文件管理的八个规则2010-05-21 13：25每天最让人抓狂的事情就是，突

然发现一个已经下了好久都下不下来的东西，居然正躺在你的硬盘的某个文件

夹内，只是被自己遗忘了，见鬼~，只要按照以下八个规则去处理，以后就不会，

至少不会经常出现这样的情况了，绝对可以在某种程度上提高你的效率哦~在电

脑的内部，在电脑的桌面上，在"资源管理器"中，充斥着无序与混乱,这种虚拟

的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率，当大家面临这个问题时，

通常认为硬盘空间又不够了，电脑性能又不跟不上了，需要再换一台新的电脑

了。事实上，我们真正需要的是坐下来，好好花时间将电脑里的文件真正管理

起来，会为自己日后省下更多的时间。

文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取，所有的文件将通过文件夹分类

被很好地组织起来，放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的

方法就是分类管理，从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立，我们都要按照自

己的工作和生活需要，分为大大小小、多个层级的文件夹，建立合理的文件保

存架构。此外所有的文件、文件夹，都要规范化地命名，并放入最合适的文件

夹中。这样，当我们需要什么文件时，就知道到哪里去寻找。

这种方法，对于相当数量的人来说，并不是一件轻松的事，因为他们习惯

了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。

下面，我们将帮你制订一套分类管理的原则，并敦促您养成好的文件管理

习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧，这些技巧并不是教条，可能并不适

合你，但无论如何你必须要有自己的规则，并坚持下来，形成习惯。一、发挥

我的文档的作用有很多理由让我们好好地利用"我的文档"，它能方便地在桌面

上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地

打开、保存文件。我们可以利用"我的文档"中已有的目录，也可以创建自己的

目录，将经常需要访问的文件存储在这里。至于"我的文档"存储在C盘，在重

装系统时可能会误删除的问题，可以在非系统盘建立一个目录，然后右击桌面

上的"我的文档"，选择"属性"。在弹出的"我的文档属性"窗口中，单击目标文

件夹下的"移动"按钮，然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统

后再次执行以上操作，再重新指向此文件夹即可，即安全又便捷。小提示：如

果你使用Windows2000/XP，则移动"我的文档"文件夹时，其下的所有文件会自

动移过去，但如果你使用Windows9x，则需要手工将C：MyDocuments下的所

有文件手工移到新指定的文件夹中，否则可能会丢失数据。二、建立最适合自

己的文件夹结构文件夹是文件管理系统的骨架，对文件管理来说至关重要。建

立适合自己的文件夹结构，需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内

容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同，接受的信息也会有很大差异，

因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如，有相当多的IT自由撰稿人

和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹；而很多老师，就是以自己的工作

内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。同类的文件名字可用相同字母前

缀的文件来命名，同类的文件最好存储在同一目录，如图片目录用image，多

媒体目录用media，文档用doc等等，简洁易懂，一目了然，而且方便用一个

软件打开。这样，当我们想要找到一个文件时，能立刻想到它可能保存的地方。

三、控制文件夹与文件的数目文件夹里的数目不应当过多，一个文件夹里面有

50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件，浏览和打

开的速度就会变慢且不方便查看了。这种情况下，就得考虑存档、删除一些文

件，或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面，如果有文件

夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件，也建议将此文件夹合并到其他文

件夹中。四、注意结构的级数分类的细化必然带来结构级别的增多，级数越多，

检索和浏览的效率就会越低，建议整个结构最好控制在二、三级。另外，级别

最好与自己经常处理的信息相结合。越常用的类别，级别就越高，比如负责多

媒体栏目的编辑，那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹，老师本学期所教

授的课程、所管理班级的资料文件夹，也应当是一级文件夹。文件夹的数目，

文件夹里文件的数目以及文件夹的层级，往往不能两全，我们只能找一个最佳

的结合点。五、文件和文件夹的命名为文件和文件夹取一个好名字至关重要，

但什么是好名字，却没有固定的含义，以最短的词句描述此文件夹类别和作用，

能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容，能就是好的名称。要为电脑

中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则，这些规则需要我们自己来制订。

最开始使用这些规则时，肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松，但一

旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时，相信你会坚持不懈地执行下

去。另外，从排序的角度上来说，我们常用的文件夹或文件在起名时，可以加

一些特殊的标示符，让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一

级别的来说，要访问次数多得多时，笔者就会在此名字前加上一个"1"或"★"，

这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面，而相对次要但

也经常访问的，就可以加上"2"或"★"，以此类推。此外，文件名要力求简短，

虽然Windows已经支持长文件名了，但长文件名也会给我们的识别、浏览带来

混乱。六、注意分开要处理的与已经完成的如果一年前的文件还和你现在正要

处理的文件摆在一起，如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块，那你将会很

难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件，备份该备份的，删除不需

要的6，是一个良好的习惯。以老师为例，上学期教授课程的教案与资料，本

学期使用的频率会非常小，所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹

中，甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档，因为要经常访问，最好放

置在"我的文档"中以方便时时访问。对于老师来说，一个学期就是一个周期，

过一个周期，就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说，也有不

同的周期，我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。

小提示：为了数据安全，及时备份是必需要的，有关备份请参见本期《把复杂

的备份变简单》，及时备份文件并删除不需要再使用的文件。七、发挥快捷方

式的便利如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择"创建快捷方

式"，2再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。当然，当文件和文件夹

不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多

空间或牵扯了你的注意力。八、现在开始与长期坚持建立完善的结构、规范化

地命名、周期性地归档，这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高

我们的工作效率，节省我们已经很有限的时间。如果你现在就开始，2那请首

先拿出一张纸，明了你的信息类别，明确准备创建的文件夹个数与位置，还有

为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存

在的大量信息进行移动、更名、删除等操作，而且要在以后操作中克服自己的

陋习。也许开头会很难，也许规则会很繁琐，但相信过不了多久，你就已经习

惯于看到井井有条的文件与文件夹，并享受高效管理带来的快乐了7。