办公室工作交流发言稿:奏响“三部曲”打造精品会务

2024年3月11日发(作者：商务英语谈判)

办公室工作交流发言稿：奏响“三部曲”打造精品会务

——办好政府常务会议应重点注意的几个环节

政府常务会议是政府最高行政决策性会议。会务工作的水平直接影响到政府决策及其

落实的质量。通过多年实践我们体会到，要提高政府常务会议的办会质量，必须着重抓好

三个环节。

一、把握三要点，谱好会前“曲”

会前准备工作是否充分，是决定会议是否成功的关键环节。因此，为了确保会前准备

工作严谨周全，超前主动，不出纰漏，必须牢牢把握三个要点。

（一）制定方案，要周密详细。会前准备工作主要涉及到收集议题、领导会签、议题

把关、会议通知、收集参会名单、制定议程、材料准备等多项工作，每一项任务、每一个

细小的环节、每一项具体工作都严谨细致。会议方案主要内容包括会议名称、时间、地点、

主持、出席、列席、请假、议题（名称、汇报人、汇报时间）、固定列席单位及人员、议题

列席单位及人员等。在编排议程时，主要是根据议题内容、性质、急缓程度等因素安排议

题讨论顺序。

（二）分工落实，要准确高效。会议筹备环节繁多，工作琐碎，需要会务人员认真负

责，扎实细致，责任到人，避免没有头绪、工作混乱。会务人员在会前要安排专人负责拟

写拟定审议提纲、下发会议通知、催促材料印制等工作，特别是要准确收集参会人员情况，

及时做好相应准备。认真做好会场布置工作，提前组织好设备维护人员和茶水服务人员，

保证会议期间及时到位。在会议召开前，提前半天通知会议中心管理员调试灯光、音响、

空调、麦克风、投影等仪器设备，提前通知服务员准备好茶水，仔细检查会议室桌椅，以

免临时出现差错。

（三）会前检查，要严格细致。会议筹备必须环环相扣，反复检査，不得有任何失误

或疏漏。会务人员要在会前对各个环节做全面检查，及时发现并解决问题，做到防患于未

然。在会前1小时，重点检查领导材料、座牌顺序、会场卫生、空调音响、时钟调校等细

节。会议材料要按照会议议题单、汇报材料的顺序摆放，在桌面上摆放位置要统一、规范、

对齐。会场布置注意检查主持人面对投影幕布而坐，汇报人正对主持人而坐，其他单位按

先左后右依次安排座位。

（四）需要注意的几个问题

1.会前协商是否充分。特别注意议题涉及相关部门、单位的内容是否会商并形成一致

意见，上会依据、利弊分析、效果预期、措施建议是否充分合理，解决方案是否符合有关

政策、法规，有无漏商情况。所以一定要把好关口，不该上的坚决不上，不成熟的一律不

上，避免非特殊紧急事项临时动议上会，造成分歧意见大、议而不决的情况，甚至造成较

高的决策风险。在日常工作中，这个会前协商环节很重要但又最容易被忽视，会前议题不

成熟、协商不到位甚至临时动议的情况时有发生，直接影响到议题能否顺利过会。

2.审批单填写是否规范。议题审批单是确定上会事项在正式上会前的再审流程单，包

括审议的主要事项、会前协商的主要过程，以及从申报部门到办公室再到区政府领导的审

批流程，其目的是确保议题绝对成熟、协商绝对充分、审核绝对到位。但在实际工作中，

往往未引起足够重视，简单签字画押，造成遗漏和疏忽。另外还要特别注意议题单上议题

名称与汇报材料标题不一致，填写的列席人员不准确或有遗漏等情况，避免会上领导点到

的列席单位不在会场。

3.材料把关是否认真。汇报材料是指对会议文件内容的浓缩和必要的补充说明，一般

是由议题申报单位起草送审和印制。因此，办公室经办人员在审核把关时往往容易忽略，

造成上会材料格式不规范、文字不流畅，表述不准确，有错字、漏字、错页等现象，经办

人员需对各上会议题材料认真把关，仔细校对，确保上会的材料格式规范、表述准确、简

明扼要。

二、搞好三服务，唱好会中“戏”

会中是从参会人员入场至会议结束的时间阶段。这一段作为会务服务的重头戏，从地

点上分为场前、场内、场后服务三个部分。

（一）超前主动，做好场前服务。场前服务主要包括会议签到、会议接待、引导入座、

核对与会人员、提醒人员参会、会议材料分发等工作。会务人员要专人负责招呼参会人员

在侯会室休息等候，及时引导议题列席人员入场就座，随时统计到场人员人数以备领导查

询，提前15分钟提醒未到场人员参会。根据议题顺序，通知参会人员依次汇报或列席，

注意分发列席人员会议材料。

（二）严谨细致，搞好场内服务

1.做好会议记录。会议记录是对会议内容最直接、最初始的反映。它的内容比较口语

化，强调的是原汁原味、真实客观，但却是字字千钧，是会议重要成果之一，是具有法律

效力的文本。因此，要安排专人负责会议记录，书面记录力求确保内容完整、逻辑严密、

笔迹清晰、整体美观、有据可查，主要观点和内容不错记、漏记。

2.谨慎会议报道。会议召开时，要根据会议审议情况，把握好哪些议题需要作为重点

报道，哪些议题不作报道或简略报道，由会务人员提前与有关新闻单位沟通，注意结合会

议性质，通过电视、报纸等形式对会议内容进行选择性的宣传报道。

3.维持会场秩序。会场内，注意提醒与会人员遵守会场纪律，不得在会场上使用通信

工具和录音录像设备，不得随意走动或出入会场。妥善处理提醒参会领导发言未开启麦克

风、汇报人超出汇报时间、灯光音响设备故障排除等情况。

（三）密切协作，抓好场后服务。场后服务主要包括场外安全保卫、有效处理其他突

发情况等工作。会议进行中，注意防止与会议无关的人员进入会场，或在会场附近逗留、

喧哗，确需向参会领导报送紧急文件或会议材料的，应通过会务人员传送。如发生混乱等

意外情况，要及时制止和调停。遇到其他突发事件，应灵活应对，及时请示。

（四）需要注意的几个问题

1.注重会议的严肃性。会务人员应精心策划、认真组织议题汇报顺序。提前检查第一

议题出列席人员到会情况，促请参会领导和相关人员进入会场，特别注意参会人员变更情

况和因故不能及时参会的情况，并将有关情况汇总后及时报告会议主持人。

2.注重会议的紧凑性。在议题转换时，会务人员要及时清场，并通知侯会人员迅速、

安静地进入会议室，发放有关会议材料，保证会议组织的连贯性、紧凑性，同时提醒与会

人员遵守会议纪律，关闭通讯工具。

3.注重会议的时效性。提醒汇报人提前做好汇报准备，按议题汇报材料作简要汇报。

汇报发言要开门见山，言简意赅，汇报时间原则上控制在10分钟内，议题内容较复杂的

不超过15分钟。会议讨论期间，与会人员发表意见时，应把握重点，简明扼要。特别要

提醒出席会议的区领导发言时使用话筒。

三、坚持三件事，弹好会后“琴”

会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环，也是最容易让人松懈、容易失误的一

环。一次成功的会议，不仅要求有充分的会前准备，周到的会中服务，而且要求有高质量

的会后工作，三者缺一不可。会后工作，主要是抓好三件事：

（一）善始善终，做好会后工作。会后工作主要有回收会议资料、整理会议记录、起

草会议纪要、报常委会议题、审核新闻稿件、会议材料归档等。对会议的记录、整理、新

闻发布工作，每次明确专人负责，做好全程记录，并及时整理完善相关内容。

（二）查漏补缺，及时会后总结。会议结束后及时召开会务经验总结会，由办公室分

管副主任主持，召集会务工作人员交流情况，认真总结，找出问题，立即整改，防止同样

的错误重复发生。

（三）力求实效，抓好会后督查。会后督促检查工作，是狠抓工作落实、确保政令畅

通的重要途径。会议结束后，由区政府督查室根据会议决定事项及时分解立项，明确责任

单位，搞好情况跟踪，加强督查催办，确保会议有始有终，推动决策落实。

（四）需要注意的几个问题

1.重视资料会后回收。会议结束后要注意及时清理和收拾会场，仔细整理会议文件和

贵重物料。要安排工作人员对会议资料立即回收，需要销毁应立即销毁。会议所用办公用

品尽可能不浪费，回收下次再用。

2.重视领导审批制度。对会议文件、会议纪要、会议新闻等材料的印发工作，要坚持

领导审批制度，确保内容达到纪实、扼要、符合行文程序，无负面效应。会议纪要原则上

在会议当天完成初稿，经办公室分管副主任、主任和常务副区长审核后，送区长签发。涉

及法律法规事项的还应送区政府法制办主任核稿。

3.重视材料立卷归档。会务人员要在会后及时整理材料并全面归档。归档材料主要包

括部门请示文件、议题审批单、议题单、汇报材料、会议纪要、会议记录等。对会上明确

提出有修改要求的议题，责任单位必须按要求修改完善补齐后，再送区政府办公室存档。

会议原始记录原则上不对外借阅，确需查阅会议记录的，需经办公室主任同意。