我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望

2024年3月3日发(作者：升压斩波电路)

我国数字档案馆研究与建设现状分析及展望

摘要】本文简要分析数字档案馆（室）建设现状，在数字档案馆（室）的定位下对照建设的目标及内容分析数字档案馆（室）建设发展中存在的问题，探讨其未来发展方向与期望。

【关键词】数字档案馆；数字档案室；信息服务；

随着信息技术与互联网的发展，档案管理迎来了新的机遇与挑战，社会对档案馆产生了新的职能要求，从最开始的两位一体的职能要求：一是永久保管档案的基地；二是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。发展为五位一体的职能要求：一是档案安全保管基地；二是爱国主义教育基地；三是档案利用中心；四是政府信息查阅中心；五是电子文件中心。为对于现代档案管理工作最科学有效解决方案就是建设数字档案馆（室）。

一、数字档案馆与数字档案室的区别

数字档案馆和数字档案室在工作中有着不同的侧重点，具体分析如下：从管理对象来看，数字档案馆多为数字副本，部分电子文件，而数字档案室以电子文件为主，兼顾数字副本；从对象内容来比较，数字档案馆多为目录信息，部分全文信息，而数字档案室主要为全文信息；从工作重点分析，数字档案馆重在管理，包括接收、管理、利用电子文件，而数字档案室重在规范，包括整理、管理、利用和移交电子文件；从档案保管期限比较，数字档案馆着眼于档案长期保存，而数字档案室着眼于档案现实利用，面临长期保存。

二、全国示范数字档案馆（室）建设整体情况

国家档案局在2000年深圳召开了全国第一次数字档案馆建设研讨会，就此拉开了全国数字档案馆建设的序幕，紧接着2014年出台《数字档案馆系统测试办法》规范引导全国数字档案馆建设工作，并在2015年正式开展数字档案馆系统测试工作。数字档案馆系统测试依据是《数字档案馆系统测试指标表》。数字档案室建设以2016年国家档案局办公室印发的《数字档案室建设评价办法》为依据。此后，数字档案馆建设作为档案工作的一项全新事业、全新工程在全国各地获得快速发展，数字档案馆建设开花结果，投入运行并取得绩效。

按照各地档案馆网站、新闻报道和相关文献查询，从2015年6月5日至2019年12月31日通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案馆”一共31个分别为：青岛市档案馆、太仓市档案馆、绍兴市档案馆、珠海市档案馆、十堰市档案馆、青岛市南区档案馆、上海市徐汇区档案馆、南京市建邺区档案馆、漳州市档案馆、常州市档案馆、杭州市城建档案馆、济源市档案馆、蚌埠市档案馆、嘉善县档案馆、潍坊市档案馆、楚雄州档案馆、湖州市档案馆、重庆市国土资源和房屋档案馆、济南市档案馆、芜湖市档案馆、张家港市档案馆、宁波市数字档案馆、中山市档案馆（数字档案馆）、杭州市档案馆、日照市数字档案馆、浙江省档案馆、成都市档案馆、成都市双流区档案馆、西安市档案馆、上海市青浦区档案馆、山东省档案馆。

2016年-2018年通过测试认定的各省、市“全国示范数字档案室”一共7个分别为：中山市档案馆（数字档案室）、海关总署数字档案室、南京市审计局数字档案室、南京建邺区档案馆（数字档案室）、广东省自然资源厅数字档案室、福建省公安厅数字档案室、浙江省公安厅数字档案室。

2015-2019年期间平均每年约新增6个全国示范数字档案馆，建设范围不断扩大，建成数量逐年攀升。2016-2018年期间共认定了全国示范数字档案室7个，

虽然2017年出现了断层情况，但是2018年认定全国示范数字档案室数量是2016年的2.5倍，可以推断数字档案室的建设工作持续在进行中从未中断过。可以推断一是各地投入数字档案馆建设的经费支持逐年上升；二是数字档案馆建设中应用的各类技术水平逐年上升；三是数字档案馆整体运行效果逐年提高。

全国示范数字档案馆（室）分别分布在14个省份中，也就是说全国34个省级行政区域中，还有20个省份未达到了全国示范数字档案馆（室）标准，达标率只有41%。其中华东地区26个，华北地区1个，华中地区2个，华南地区4个，西南地区4个，西北地区1个，东北地区0个。由此可见全国示范数字档案馆（室）建设发展极为不均衡，华东地区的数字档案馆（室）已小具规模，数量上遥遥领先其他区域，是全国示范数字档案馆（室）建设的前沿阵地，其余地区在数字档案馆（室）建设方面仍然处于起步阶段。

三、数字档案馆（室）建设中存在的问题分析

（一）数字档案馆（室）建设宏观管理不到位，国家层面上相关指导性文件和标准规范出台相对滞后，个别地方党委政府对数字档案馆建设的支持力度不够。档案部门对数字档案馆建设的认识不清项目管理经验少，实施方案与资金分配不合理，功能定位不清楚，系统建设低水平。

（二）档案信息化水平不均衡，信息化顶层规划与设计不够全面。发展较快的已经基本建成数字档案馆，开始数字档案馆向智慧档案馆的转型；发展较慢的，基本的信息化设施还不完善；各地电子文件管理和数字档案馆（室）建设水平参差不齐，部分地区传统档案数字化比例较低，个别市县数字化率不到10%，以致空有数字化系统而无数字档案内容；

（三）档案信息化建设人才缺乏。在队伍建设中专业性人才的引进、使用、培养不够。基层信息化工作被动和盲从，甚至有的单位软件系统开发、应用、数字化加工全部甩手交给外包公司，数字化质量无人把关、无人监督检查，存在严重隐患。

（四）安全防范不够到位。一些单位监管不到位，涉密和非涉密档案信息混合管理，未进行有效划控，存在降密使用和泄密风险；带密级信息、敏感信息未经严格审查，公开上网提供利用；对合作公司的背景审查、设备检测、人员政审不到位，存在数字档案被合作单位拷贝留存、传送的情况和风险；优盘、硬盘使用混乱，公私不分，内外不分，登记不明。

四、数字档案馆（室）未来发展方向及期望

（一）以问题为导向，提升数字档案馆（室）的建设水平。

加强数字档案馆（室）基础设施建设，进一步提高档案管理软件的技术和应用水平。各级各级档案馆（室）的现存档案大多还是传统载体的，应积极推进档案数字化把档案载体变为数字形态，就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。按照"增量电子化"的要求，全面开展原生电子文件的归档、接收工作。随着办公自动化的日益普及，绝大多数档案形成单位的好多文件现在都有电子文件，新形成的档案都有电子档案。从源头抓起，及时地把新形成的电子文件归档保存，并进一步及时地接收进档案馆备份保存。

（二）以利用为导向，提高数字档案馆（室）的服务水平。提升档案公共服务能力，实现档案信息资源的社会共享，解决传统档案的利用方式不能满足新时期广大人民群众对档案利用需求的矛盾，是建设数字档案馆（室）的主要目的之一。各级档案馆（室）对已数字化的档案，尚未放入数据库或局域网提供利用的要尽快放入数据库或局域网提供内部利用；尚未开展开放鉴定的要尽快开展开放

鉴定，并把可开放的放入政务网或互联网供社会共享。

（三）强化数字档案馆（室）安全体系建设。建立健全计算机及网络安全、信息系统安全、档案信息发布等安全管理制度。做好档案的安全备份。要加强电子档案存储载体研究，确定可以适用于不同档案馆（室）、不同数据规模、不同技术条件的档案备份存储解决方案。进一步提高档案信息系统与档案网站安全保护水平。推进关键信息基础设施自主可控，加强涉密档案的安全管理。

通过数字档案馆（室）测试并非数字档案馆建设的最终目的，而是希望通过系统测试，找出数字档案馆（室）建设中存在的缺陷和不足，按照科学的理念、规范的标准来完善数字档案馆（室）系统，推动档案信息化不断迈向新台阶。

[参考文献]

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[2]华北电力大学档案馆,何天枢.全国示范数字档案馆建设现状分析与发展趋势研究 [J].档案工作，2019（08）：104.

[3]仝珊珊.我国数字档案馆研究现状与发展探析[J].兰台内外，2019（04）：8-11.