江苏省城建档案馆业务工作规程

2024年3月3日发(作者：邓紫棋光年之外)

江苏省城建档案馆业务工作规程

前 言

为规范江苏省城市建设档案馆的各项业务工作，促进全省各级城建档案馆进一步提高管理水平和服务水平，江苏省建设厅依据《江苏省城市建设档案管理办法》的要求，结合江苏省的实际情况，组织编写了本规程。

本规程共分十三章和二十二个附录。其主要内容有:总则;术语;基本规定;业务指导;收集;整理;编目;统计;鉴定;保管与保护;声像档案;信息化;信息开发与服务和附录A、B、C、D、E、F、G、H、J、K、L、M、N、P、Q、R、S、T、U、V、W、X等。

本规程由江苏省建设厅负责管理和解释。本规程在执行过程中，如发现需要修改和补充之处，请将意见和建议反馈至江苏省工程建设标准站(南京市虎踞北路12号综合楼南三楼，邮编210013)，以便今后修订时参考。

主编单位:江苏省建设档案办公室

参编单位:市城市建设档案馆

市城市建设档案馆

主要起草人:

目 次

前

言 ................................................................................................................................ 1

目

次 ................................................................................................................................ 1

1 总则 ............................................................................................................................ 1

2 术语 ............................................................................................................................ 2

3 基本规定 .................................................................................................................... 4 4 业务指导 .................................................................................................................... 6

4.1 原则与要求 ...................................................................................................... 6

4.2 内容 ................................................................................................................. 6

4.3 方法和形式 ...................................................................................................... 7 5 收集 .............................................................................................................................. 9

5.1 收集范围与方法 .............................................................................................. 9

5.2 接收 ................................................................................................................. 9

5.3 征集 ................................................................................................................10 6 整理 ...........................................................................................................................12

6.1 整理的原则和内容 .........................................................................................12

6.2 组卷 ................................................................................................................12

6.3 案卷与卷内文件的排列 .................................................................................13

6.4 案卷编目.........................................................................................................13

案卷装订.........................................................................................................14 6.5

7 编目 ...........................................................................................................................15

7.1 编目工作的内容 .............................................................................................15

7.2 著录 ................................................................................................................15

7.3 档案标引.........................................................................................................16

7.4 目录的编制与组织 .........................................................................................17

7.5 必备目录.........................................................................................................18 8 统计 ...........................................................................................................................19

8.1 统计工作内容和任务 .....................................................................................19

8.2 统计工作的要求 .............................................................................................19

8.3 统计工作的步骤和方法 .................................................................................19

8.4 基本统计报表 .................................................................................................20 9 鉴定 ...........................................................................................................................22

9.1 鉴定工作的内容 .............................................................................................22

9.2 鉴定工作的原则 .............................................................................................22

9.3 鉴定工作主要依据 .........................................................................................22

9.4 鉴定的基本工作方法 .....................................................................................22

9.5 城建档案馆档案鉴定工作 ..............................................................................23

9.6 档案的销毁 .....................................................................................................23 10 保管与保护 .............................................................................................................25

10.1 馆库、设备、装具要求................................................................................25

10.2 日常设备管理要求 .......................................................................................26

10.3 库房管理 .......................................................................................................26

10.4 保护 ..............................................................................................................27 11 声像档

案 .................................................................................................................30

1

11.1 收集范围与内容 ...........................................................................................30

11.2 收集与归档要求 ...........................................................................................30

11.3 整理 ..............................................................................................................31

11.4 保管 ..............................................................................................................33 12 信息化 .......................................................................................................................34

12.1 信息化建设的原则与要求 ............................................................................34

12.2 信息化应用系统基本功能 ............................................................................34

12.3 数字资源建设 ...............................................................................................35

12.4 系统安全保密 ...............................................................................................36 13 信息开发与服务 ......................................................................................................37

13.1 信息开发 .......................................................................................................37

13.2 编研工作基本程序 .......................................................................................37

13.3 编研成果的类型与体例................................................................................38

提供利用服务 ...............................................................................................38 13.4

附录A 相关标准...........................................................................................................40 附录B 本规程用词说明 .....................................................................

..........................41 附录C 江苏省建设工程档案报送责任书 ....................................................................42

附录D 江苏建设工程档案专项验收意见书 ................................................................44

附录, 江苏省建设工程档案接收证明书 ...................................................................45

附录, 城建档案移交书 ..............................................................................................46 附录, 城建档案移交目录 ..........................................................................................47 附录, 城建档案工程(项 目)总目录 .........................................................................48

附录, 城建档案案卷总目录 ......................................................................................49 附录, 城建档案项目分类目录 ..................................................................................50 附录, 城建档案案卷分类目录 ..................................................................................51 附录, 江苏省城建档案馆工作统计报表(一)........................................................52

附录, 江苏省城建档案馆工作统计报表(二)........................................................53

附录, 江苏省城建档案馆工作统计报表(三)........................................................54

附录, 市城建档案馆馆藏档案分类统计表 ...............................................................55

录附, 城建档案接收、移出、销毁统计表 ...............................................................56

附录, 城建档案鉴定情况统计表 ...............................................................................57 附录R 城建档案构成情况统计表 ................................................................................58 附录, 城建档案馆档案利用情况统计表 ...................................................................59

附录, 城建档案鉴定表 ..............................................................................................60 附录, 号档案库房温湿度记录簿 .......................................................................61

附录, 照片芯页格式参考示例 ..................................................................................62 附录, 城建档案资料查阅登记表 ...............................................................................63 附录X 城建档案利用效果反馈表 ................................................................................64 条文说

明 .........................................................................................................................65 , 总则 ...........................................................................................................................65 , 术语 ...........................................................................................................................66 , 基本规定 ...................................................................................................................67 , 业务指导 ...................................................................................................................68 , 收集 ...........................................................................................................................69

2

, 整理 .........................................................................................................................70 7 编目 ...........................................................................................................................71

7.1 编目工作的内容 .............................................................................................71

7.2 著录 ................................................................................................................71

7.3 档案标引.........................................................................................................71

7.5 必备目录.........................................................................................................71 8 统计 ...........................................................................................................................72

8.1 统计工作内容和任务 .....................................................................................72 9 鉴定 ...........................................................................................................................73

9.1 鉴定工作的内容 .............................................................................................73 10 保管与保护 .............................................................................................................74

10.1 馆库、设备、装具要求................................................................................74

10.4 保护 ..............................................................................................................74

11 声像档案 .................................................................................................................75

11.1 收集范围与内容 ...........................................................................................75

11.2 收集与归档要求 ...........................................................................................75

11.4 整理 ..............................................................................................................76

11.5 保管 ..............................................................................................................76 12 信息化 .......................................................................................................................77

12.1 信息化建设的原则与要求 ............................................................................77

12.2 系统基本功能 ...............................................................................................77

12.3 数字资源建设 ...............................................................................................77

12.4 系统安全保密 ...............................................................................................77 13 信息开发与服务 ......................................................................................................78

13.1 信息开发 .......................................................................................................78

13.2 编研工作基本程序 .......................................................................................78

13.3 编研成果的主要体例与组成 ........................................................................78

13.4 提供利用服务 ...............................................................................................78

3

1 总则

1.0.1 为了加强全省城乡建设档案(以下简称城建档案)工作的业务建设，提高城建档案的标准化、规范化、现代化管理水平，特制定本规程。

1.0.2 本规程适用于各市、县(区)城建档案馆(含城建档案室，下同)，有关城建档案的形成单位可以参照执行。

1.0.3 在全省各市、县(区)城乡规划区范围内(含各级各类开发区)，开展城建档案管理工作均应执行本规程。

1.0.4 开展城建档案管理工作，除应符合本规程外，还应符合国家现行的有关标准、规范的规定。

1

2 术语

2.0.1 城乡建设档案

在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录，简称城建档案。

2.0.2 建设工程档案

在工程建设活动中直接形成的具有归档价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录，简称工程档案。

2.0.3 建设系统业务管理档案

建设系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘测、设计、抗震、人防等专业管理单位)在其业务管理和业务技术活动中形成的业务管理及业务技术档案。

2.0.4 城乡建设声像档案

记录反映城乡面貌和城乡规划、建设、管理活动，具有保存价值，用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音或影像档案。

2.0.5 业务指导

城建档案馆依据有关城建档案工作的法律、法规、规章和技术规范，对建设系统各业务管理部门、建设工程档案形成单位的城建档案形成、积累、整理、编目、归档、移交等业务，进行登记、告知、督促、检查、验收以及提供咨询、示范等服务的过程。

2.0.6 接收

城建档案馆按照规定收存有关单位移交的城建档案和有价值的历史资料的过程。

2.0.7 移交

建设系统各业务管理部门和建设工程档案形成单位按规定将城建档案报送城建档案馆(室)保存的过程。

2.0.8 建设工程档案预(专项)验收

2

建设单位在建设工程竣工验收前，提请工程所在地城建档案馆对建设工程档案进行专项验收;专项验收合格的，由城建档案馆出具建设工程档案认可文件。

2.0.9 建设工程档案接收证明书

城建档案馆(室)在接收到建设单位所移交的符合有关规定要求的建设工程档案后，向建设工程档案移交单位出具的档案交接文据。

2.0.10 征集

城建档案馆向社会征收、收集散存、散失的城建档案和其他文献的活动。

2.0.11 总目录

城建档案馆按档案接收时间的先后顺序进行登记而形成的目录。 2.0.12 必备目录

为确保在脱离计算机状况下仍能查找、检索档案，城建档案馆必须具备的档案目录。

2.0.13 城建档案数字化

用计算机技术将传统的纸质文字、声音、图像等转换为数字信号的处理过程。

2.0.14 信息开发

根据城乡规划、建设和管理工作的需要，按照一定专题，对保存的城建档案信息进行提取、加工、分析、汇总，形成一定的专题、数据库或实用信息等，并进行信息传递、提供利用的过程，以及通过各种方式提供城建档案信息为社会和利用者服务的活动。

2.0.15 编研

以保存的城建档案资料为主要对象，对城乡规划、建设和管理工作中经常需要利用的信息，按照一定主题，经过选材、加工、分析，编辑，汇总成一定专题资料的研究性工作。

3

3 基本规定

3.0.1 城建档案馆应当履行下列基本职责:

1 负责本行政区域内城建档案及有关资料的接收、收集和管理，维护档案的系统性、完整性和真实性;

2 建立健全城建档案管理制度，采用科学手段与方法进行档案保管与保护，确保档案的安全、有效、保密;

3 积极开发城建档案信息资源，面向政府、面向社会、面向公众，积极对外提供利用，为经济社会发展服务;

4 对本行政区域城建档案工作进行业务检查、指导和监督;

5 组织、指导本行政区域城建档案理论与科学技术研究工作，开展档案宣传，开展从业人员上岗培训和业务培训。

3.0.2 城建档案馆重点应管理下列城建档案资料:

1 各类城乡建设工程档案:

1) 工业、民用建筑工程;

2) 市政基础设施工程;

3) 公用基础设施工程;

4) 公共交通基础设施工程;

5) 园林建设、风景名胜建设工程;

6) 市容环境卫生设施建设工程;

7) 城乡防洪、抗震、人防工程;

8) 军事工程档案资料中，除军事禁区和军事管理区以外的穿越城乡行政区域的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

2 建设系统各专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案。

3 记录城乡历史、现状和城乡规划、建设及其管理活动的声像档案。

4 有关城乡规划、建设及其管理的方针、政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。

3.0.3 城建档案馆在配备工作人员时，应注意专业结构搭配，合理配备档案管理、工程建设、计算机、声像制作等专业技术人才。

4

3.0.4 城建档案馆的档案工作人员应定期接受岗位培训。

5

4 业务指导

4.1 原则与要求

4.1.1 业务指导应遵循下列原则:

1 统一指导;

2 分级指导;

3 分类指导;

4 重点指导。

4.1.2 业务指导应符合以下要求:

1 严格执行国家的法律法规、贯彻有关标准规范;

2 面向基层，面向用户，调查研究，热情服务;

3 积极采用现代化手段，改革传统的工作模式，改进工作方式，不断提高公共管理水平和效能，为社会提供高效优质的服务。

4.2 内容

4.2.1 上级城建档案管理机构对下一级城建档案馆的业务指导应包括下列内容:

1 指导、帮助下级城建档案馆了解、掌握国家有关档案工作及城建档案工作的方针、政策，掌握业务监督、指导的基本方法;

2 帮助下级城建档案馆理解和掌握各项行政法规和技术规范、业务标准，指导建立、健全和组织实施城建档案工作的各项规章制度与业务技术规范、标准和规程;

3 对下级城建档案管理机构的具体业务工作，进行监督、检查和指导;

4 对下级城建档案管理机构的工作开展情况进行综合评估，并对存在的问题提出整改意见和建议;

5 对城建档案事业其他各项工作的指导，如对城建档案理论与科学技术研究的指导、对城建档案培训和继续教育的指导、对城建档案宣传、出版工作的指导等。

4.2.2 城建档案管理机构对建设系统各行业和各专业管理单位的城建档案工作指导应包括如下内容:

6

1 传授城建档案工作基本知识和业务标准、技术规范;

2 指导、监督城建文件材料形成单位制订城建文件材料管理工作的计划、制度、办法;

3 指导、检查业务文件材料的形成、积累和立卷归档工作;

4 参加重要活动文件材料的收集和验收;

5 指导城建档案的移交工作。

4.2.3 城建档案馆对建设工程档案形成单位的城建档案工作的指导应包括下列内容:

1 宣传《中华人民共和国城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、《江苏省工程建设管理条例》、《城市建设档案管理规定》、《江苏省城建档案管理办法》等有关法律、法规、规章，使各单位了解和掌握应承担的责任和要求;

2 签订江苏省工程档案移交责任书(示例见附录,)，落实有关责任，并履行告知义务;

3 督促、指导各建设单位按《建设工程文件归档整理规范》的要求，收集、汇总勘察、设计、施工、监理等过程中所形成的建设工程文件材料;

4 指导建设、勘察、设计、施工、监理等单位落实档案管理人员，设置档案保管场所，建立健全档案工作制度，做好工程文件材料的形成、积累工作;

5 在工程项目竣工验收前，对建设工程档案进行预(专项)验收，审核其内在质量和外在质量，对预验收合格的，出具江苏省建设工程档案预(专项)验收意见书(示例见附录,)，作为建设工程竣工备案的依据之一，对不符合要求的提出限期整改意见;

6 指导工程档案预(专项)验收合格的建设单位办理档案移交手续;

7 出具江苏省建设工程档案接收证明书(示例见附录,)。

4.3 方法和形式

4.3.1 业务指导可采取以下几种方法:

1 组织本行政区域工程档案管理人员、建设系统业务管理档案人员等进行业务培训;

2 对本行政区域的城建档案工作进行检查评比;

3 召开城建档案工作会议;

7

4 组织交流城建档案工作经验;

5 组织开展城建档案工作的研讨;

6 树立典型，对城建档案工作实行示范指导;

7 表彰先进集体和个人;

8 开展城建档案专项指导;

9 现场指导。

4.3.2 业务指导可采取以下形式:

1 面对面进行指导;

2 运用电话、电报、传真、有线电视、可视电话系统等对有关问题和人员进行电信指导;

3 运用影片、录音、录像制品等工具来进行音像业务指导;

4 运用计算机技术、网络通讯技术以及两者的结合来进行网上业务指导。

8

5 收集

5.1 收集范围与方法

5.1.1 各地城建档案馆收集范围应符合《城市建设档案管理规定》(建设部令第90号)、《江苏省城建档案管理办法》〔江苏省人民政府令第196号〕、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328-2001)等的规定。具体范围和内容，由各设区市、县人民政府或其建设(规划)行政主管部门结合本地实际确定。

5.1.2 收集的方法

1 定期接收

对建设系统的业务管理和技术档案采用定期接收。

2 随时接收

对于工程建设单位移交的工程档案采用随时接收。

5.2 接收

5.2.1 接收程序

1 城建档案馆对建设系统各专业管理部门档案的接收应符合下列程序:

1) 拟定年度接收工作任务目标;

2) 确定接收工作的重点及对象;

3) 进行组织和人员分工;

4) 对拟接收档案的单位，开展接收前的业务指导和服务;

5) 审核准备移交的档案内容;

6) 审核档案的内、外在质量;

7) 办理接收手续，核对移交清单与实物;

8) 双方在移交清单上签名盖章。

2 工程档案的接收应符合下列程序:

1) 核对移交清单和检查档案实物;

2) 办理接收手续;

3) 出具建设工程档案接收证明书。

9

5.2.2 接收要求

1 对列入城建档案馆接收范围的建设工程档案应在工程竣工验收后6个月内接收进馆;

2建设系统各专业管理部门形成的需要长期和永久保存的各种业务管理和业务技术档案，应在本单位档案室保管1至5年后接收进馆;

3 档案质量应符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T 50328—2001)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822—2000)和《关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》((82) 建发施字 50 号)的规定;

4 移交与接收手续应符合下列规定:

1) 交接双方必须根据移交目录清单核对，核对无误后在交接单上签名盖章;

2) 交接文据一式两份，一份由报送或移交单位保存，一份由城建档案馆保存。

交接文据样式见:附录,:移交书

附录,:移交目录

5.3 征集

5.3.1 城建档案馆对散存、散失的具有永久保存价值的下列档案，应当予以征集:

1 中华人民共和国成立以前，历代形成的能真实反映本地城乡自然面貌、城乡发展变迁，记录各项工程建设的档案史料，包括图纸、图表、图书、报刊、画册、文件、报表、照片、录相带、电影拷贝、模型等档案;

2 中华人民共和国成立以后，对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案;

3 城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。

5.3.2 征集档案对象

社会各界、有关部门、单位和长期从事城乡规划、建设、管理的领导、专家、工程技术人员以及相关的大专院校、科研部门、图书馆、史志办等的从业人员。

5.3.3 征集可以采用如下方法:

1 接受捐赠;

2 接受寄存或代为保管;

3 收购与征购;

4 其他合法方式。

5.3.4 开展征集工作应符合下列规定:

10

1 城建档案馆征集档案，应当有2名以上工作人员共同进行。征集档案时，档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件;

2 档案征集人员应当自征集完成之日起10日内将征集到的档案交档案馆，档案馆应当将征集的档案登记造册;

3 在征集中，对档案的真伪或者价值有异议的，档案馆或者档案所有人可以将其提请档案鉴定委员会鉴定、评估;

4 档案鉴定委员会由当地城建档案行政管理部门聘请有相关知识的专家组成，鉴定、评估档案，应当有3名以上相关专家共同进行。

5.3.5 鼓励单位和个人向档案馆捐赠档案可以采取下列方法:

1 接受捐赠的档案馆，应当向捐赠者颁发档案捐赠荣誉证书和收藏证书;

2 向档案馆捐赠档案的单位和个人，对其捐赠的档案有优先和无偿利用的权利，并可以对所捐赠的档案中不宜向社会公开的部分提出限制他人利用的意见，档案馆应当维护捐赠者的合法权益。

11

6 整理

6.1 整理的原则和内容

6.1.1 城建档案整理工作应遵循下列原则:

整理必须遵循城建档案的自然形成规律，最大限度的保持城建文件材料之间的有机联系，便于档案的保管和利用。

6.1.2 整理工作应包括下列内容:

1 排列;

2 组卷;

3 编目;

4 装订。

6.2 组卷

6.2.1 组卷应遵循下列原则:

1 遵循城建文件材料的形成规律，将零散的文件条理化、系统化;

2 根据文件材料的种类、内容等，选择和运用适当的方法按专业、工序、问题、文件名称、地域、时间、单位名称等组卷;

3 保持案卷内文件材料的有机联系和保存价值大体相同。 6.2.2 组卷可采用下列方法:

1 按档案载体类型;

2 按专业;

3 按用途;

4 按区划;

5 按权属;

6 按时间;

7 按工程建设程序。

6.2.3 组卷应符合下列规定:

1 一个立卷单位必须是一组有内在联系的文件材料组成，并且要最大限度地保

12

持卷内文件材料的完整、准确和系统;

2 不同保存价值和密级不同的城建文件材料，要在保持其固有的内在联系的前提下，分别组卷;

3 案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20mm，图纸一般不超过40mm，情况特殊，文字材料和图纸组成一卷时，厚度不超过60mm;

4 案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

6.3 案卷与卷内文件的排列

6.3.1 文字材料的排列应符合下列规定:

1 按重要程度排列;

2 按时间顺序排列;

3 按文件材料之间的逻辑关系排列;

4 按文件材料的客观形成过程排列;

5 按文件材料所反映的对象在工程程序上的衔接关系排列。 6.3.2 图纸的排列应符合下列规定:

1 按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列;

2 按总体和局部的关系排列，反映总体、全局、系统的图纸在前，反映局部、单项的在后;

3 按比例尺排列。

6.3.3 文图混合材料的排列一般文字材料排列在前，图纸排列在后。 6.3.4

案卷排列应遵循下列原则:

1 文件卷可按问题、时间或重要程度排列;

2 图纸卷可按单项工程和专业排列;

3 文件卷在前，图纸卷在后排列。

6.4 案卷编目

6.4.1 案卷的编目按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)第5章工程文件的立卷中5.3案卷编目的要求进行。

13

6.5 案卷装订

6.5.1 案卷采取装订与不装订相结合的方式:

1 装订的，应采用线绳三孔左侧装订法;

2 不装订的，直接按顺序排列。

6.5.2 对建设单位移交的已经装订成型或印制成册的工程档案，城建档案馆可直接编目进库。

6.5.3 图纸一律不装订。

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7 编目

7.1 编目工作的内容

7.1.1 编目工作的内容包括城建档案著录、标引(分类标引、主题标引)、目录组织等。 7.1.2 目录一般包括下列类型:

1 工程(项目)目录、案卷目录和文件目录;

2 计算机目录、缩微目录、卡片式目录、书本式目录;

3 题名目录、责任者目录、分类目录、主题目录;

4 总目录、部门目录、特藏目录、联合目录;

5 公开目录、管理目录。

7.2 著录

7.2.1 著录项目的划分与细则应按国家标准《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)第4章著录项目的要求实施。

7.2.2 著录级别与著录详简级次，应按国家标准《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)第3.1节的要求实施。

7.2.3 著录用文字应按国家标准《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)第3.2节的要求实施。

7.2.4 著录信息来源应按国家标准《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)第3.3节的要求实施。

7.2.5 著录格式应符合下列规定:

1 著录格式应符合国家标准《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)第

5章的要求;

2 各城建档案馆也可根据城建信息管理、开发的需求，增加著录格式，加大

著录深度，扩大著录范围。

7.2.6 著录细则应按国家标准《城市建设档案著录规范》(GB/T50323-2001)第4.2节的要求实施。

7.2.7 著录的组织管理应按下列规定进行:

15

1 各城建档案馆宜以《城市建设档案著录规范》为基础，根据馆藏特点制定本馆的著录细则;

2 应选择适当的著录级别，保证档案的检索深度;

3 应将著录安排在恰当的工作环节，保证著录工作的开展;

4 著录可以由城建档案馆承担，也可以由城建档案移交部门承担。

7.3 档案标引

7.3.1 标引规则

1 分类标引应遵循下列规则:

) 以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记1

述和反映的事物属性关系，并兼顾档案的其他特征;

2) 遵循《中国档案分类法》及其使用指南、《城建档案分类大纲》及其编制说明;

3) 各城市建设档案馆应以《城建档案分类大纲》及其编制说明为依据，编制科学、切实可行的分类法则;

4) 应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度;

5) 必须按专指性的要求，分入恰当的类目，切不可分入较宽的上位类或较窄的下位类;

6) 档案分类标引应保持一致性。

2 主题标引应遵循下列规则:

1) 以国家标准《文献叙词标引规则》(GB/T3860-1995)依据，采用《城市建设档案主题词表》、《汉语主题题词表》，并以《中国分类主题词表》作为补充;

2) 在一般情况下，标引深度不超过10个主题词;

3) 主题标引对象分为:工程(项目)、案卷和文件三个层次;

4) 要客观地揭示出城建档案所记载或论述的对象的主题概念，不应掺杂个人的观点和褒贬;

5) 城建档案的主题概念，是标引的主要概念和主要对象;

6) 应采取概括的整体标引和重点性的分析标引相结合的原则，进行适度标引;

7) 应尽可能保持中心主题标目与该档案主要分类标引的匹配;

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8) 使用关键词标引应严格控制。

7.3.2 标引应遵循下列程序:

1 主题分析

1) 审读档案;

2) 阅读题名;

3) 浏览正文;

4) 查阅档案的外部特征。

2 概念转换

1) 分类标引概念转换;

2) 主题标引的概念转换;

3 审校

7.3.3 档案标引质量管理包括下列内容:

1 衡量标引工作质量的指标主要是标引的客观性、专指性、全面性、一致性与适当的标引深度。

2 保证标引工作质量可以采取下列措施:

1) 科学的组织管理标引工作;

2) 提高标引人员的业务水平;

3) 提高标引工具本身的质量。

7.4 目录的编制与组织

7.4.1 城建档案馆应建立一套科学合理的目录体系。

7.4.2 以目录构成的检索体系，应构成覆盖馆藏的检索系统。一般应由两种以上目录(检索工具)组成，每一种目录都具有其他目录所不能替代的功能。 7.4.3

目录系统应能够从不同层面来揭示档案信息，提供方便、快捷、多途径、多角度的查询手段。

7.4.4 各种目录应简明易懂，对利用者也应能运用自如。

7.4.5 目录的编制与形式应采用国家标准和有关专业规范。 7.4.6 目录的编制应及时、准确，做到帐物相符。

7.4.7 目录的组织方法有:字顺组织法和学科系统组织法。

1 字顺组织法要求按款目的标目字顺将款目组织成字顺目录(题名、责任者、主

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题);

2 学科系统组织法要求按款目揭示的文献学科体系的标识(分类号)将款目组织成分类目录。

7.5 必备目录

7.5.1 城建档案必备目录包括城建档案总目录和城建档案分类目录。 7.5.2

城建档案总目录应按档案接收进馆的先后顺序，以工程(项目)或案卷为单位进行编制。城建档案总目录分工程(项目)总目录和案卷总目录。

工程(项目)总目录其样式见附录,。

案卷总目录其样式见附录,

7.5.3 城建档案分类目录应按城建档案馆对该工程(项目)及其案卷的分类标引而形成类目进行编制， 城建档案分类目录分工程(项目)分类目录和案卷分类目录。

工程(项目)分类目录其样式见附录,

案卷分类目录其样式见附录,

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8 统计

8.1 统计工作内容和任务

8.1.1 统计工作包括下列主要内容:

1 城建档案统计调查;

2 城建档案统计整理;

3 城建档案统计分析。

8.1.2 档案统计工作的基本任务是:对城建档案和城建档案工作的发展情况进行统计调查、整理、分析，提供统计资料，实行统计监督。

8.2 统计工作的要求

8.2.1 统计工作应遵循下列规定:

1 保证城建档案统计数据的准确性、系统性、及时性和科学性;

2 城建档案统计工作必须受国家统计立法的约束;

3 各城建档案馆必须建立健全城建档案统计工作制度，并指定专(兼)职人员从事城建档案统计工作;

4 按照国家规定的统一方法、计量单位、报表格式进行统计工作;

5 档案统计报表字迹工整、清晰，各类档案统计报表及综合统计报表，除报上级机关外，需留一份存档备查;

6 上级档案部门需要的各类报表，要按时间要求，准确无误地报送。

8.3 统计工作的步骤和方法

8.3.1 统计调查

统计调查包括下列两方面内容:

1 常规性统计，即城建档案馆对城建档案的构成数量、保管状况、鉴定情况，利用情况及城建档案馆基本情况等进行的定期统计调查，包括下级城建档案馆按照统一的规定向上级城建档案馆定期报送各种统计报表的统计调查。

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2 专门组织的统计，是为完成某种调查任务的需要而专门组织的一时性全面调查统计。常用的方法有普查和抽样调查。

8.3.2 统计资料整理

统计资料整理包括下列两方面内容:

1 城建档案统计分组，将被研究的城建档案工作现象总体按照一定的标志划分为若干个不同类型的组进行整理;

2 形成城建档案统计表。

8.3.3 统计分析

1 统计分析可以采用下列方法:

1) 专题分析和综合分析;

2) 定期分析和不定期分析;

3) 对比分析法、分组分析法、相互关系分析法和综合平衡分析法。

2 统计分析应采取下列步骤:

1) 确定统计分析的题目;

) 根据选题收集、整理和检查统计资料; 2

3) 选用适当的统计分析方法进行分析;

4) 根据统计分析的结果撰写统计分析报告。

8.3.4 统计材料的上报与汇总应根据要求采取下列方法:

1 逐级汇总上报;

2 集中汇总上报;

3 越级汇总上报。

8.4 基本统计报表

8.4.1 基本统计报表包括下列内容:

1 城建档案工作基本情况统计，包括组织机构、人员状况、馆库面积、设备、馆藏的统计(示例见附录,)。

2 城建档案馆馆藏档案分类统计，包括各类档案、资料等数量的统计(示例见附录,)。

3 城建档案数量统计，包括各类城建档案的接收、移出、销毁、实存等数量的统计(示例见附录,)。

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4 城建档案鉴定情况统计，包括各类城建档案的鉴定时间、划定的保管期限和密级、现有档案数量、已鉴定数量、未鉴定数量和销毁档案等(示例见附录,)。

5 城建档案构成情况统计内容包括各类馆藏档案的数量及整理、鉴定情况(示例见附录,)。

6 城建档案利用情况统计，内容包括查档人次、查档卷次、利用效果等数量的统计、提供和复制案卷次数统计等(示例见附录,)

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9 鉴定

9.1 鉴定工作的内容

9.1.1 档案鉴定工作包括下列主要内容:

1 制定档案价值的统一标准及各种类型的档案保管期限表;

2 具体分析档案的价值，划分和确定不同保存价值的档案的保管期限;

3 划分档案的密级，降密与解密，确定开放范围与内容;

4 将无保存价值的和保管期满的档案予以销毁;

5 围绕上述工作而开展的一系列鉴定组织工作。

9.2 鉴定工作的原则

9.2.1 必须从国家和社会的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，判定档案的价值;

9.2.2 城建档案鉴定工作关系到城建档案的存、毁，应遵循严肃、认真的原则;

9.2.3 鉴定工作必须有必要的记录(示例见附录,);

9.2.4 定期开展鉴定工作，优化馆藏档案质量和馆藏结构。

9.3 鉴定工作主要依据

9.3.1 《城建档案密级与保管期限表》

9.3.2 城建档案的自身特点和状况;

9.3.3 社会利用的需要。

9.4 鉴定的基本工作方法

9.4.1 档案鉴定方式采用直接鉴定法，即城建档案的鉴定人员通过直接审查城建档案材料的内容及各种特征来鉴定城建档案的保存价值。

9.4.2 档案的价值从下列几方面分析:

1 分析文件的内容;

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2 分析文件的来源、时间和形式等;

3 分析档案的完整程度。

9.5 城建档案馆档案鉴定工作

9.5.1 城建档案馆的档案鉴定包括接收进馆档案的鉴定和馆藏档案的鉴定两部分。 9.5.2 城建档案馆对于接收进馆的档案，须按接收范围、内容的规定进行必要的鉴定。

9.5.3 城建档案馆的馆藏档案鉴定工作，应组织专门的鉴定小组或鉴定委员会来进行。

9.5.4 鉴定委员会一般由该馆馆长、馆内有关业务人员、有关专业管理部门的代表组成。此外，还可以临时邀请与被鉴定档案有关的单位负责人(或代表)参加。

9.5.5 鉴定委员会的工作包括下列内容:

1 指导、监督档案馆的档案鉴定工作;

2 根据城建档案保管期限表和有关法律、法规、规章和规范、标准，制定鉴定方案;

3 划分确定档案的密级，对到期档案提出降密与解密意见，确定开放范围与内容;

4 讨论、审查档案销毁清册和准备档案内容的分析报告，必要时，还须直接审查或抽查有关档案;

5 对档案的存毁作出决定，并报上级主管机关及业务主管机关批准。 9.5.6

鉴定意见被批准后，应在相应的案卷封面上重新标注新的保管期限和密级，并更改相应的各种目录、数据库记录等，使其与鉴定结果相一致。对确定失去保存价值的城建档案，可以剔除销毁。

9.6 档案的销毁

9.6.1 根据审批的鉴定结果，对拟销毁的档案必须编制清册，报上级主管机关及业务主管机关审查、批准后方可销毁。

9.6.2 销毁清册应符合下列规定:

1 档案销毁清册的结构应包括下列内容:

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1) 档案销毁清册封面，项目有:工程(项目)名称和立档单位名称、编制档案销毁清册单位名称、编制时间;

2) 销毁档案登记栏，项目有:顺序号、案卷或文件题名、起止日期、号码(案卷目录号、案卷号或文件字号)、数量、备考等。

2 档案销毁清册至少应一式两份，一份留在档案馆永久保存，以便日后查考。一份报上级主管机关及业务主管机关。

9.6.3 准备销毁的档案，在未批准前，则须单独加以系统保管，以使审批时检查。 9.6.4 城建档案馆对于确定销毁的城建档案材料应设定一年至二年的待销期，以免误销。

9.6.5 销毁时应在二名监销人监督下，送指定单位销毁。销毁工作注意保密与安全。销毁完毕后，监销人应在销毁报告(或销毁登记表)上签字。

9.6.6 城建档案销毁后，应将销毁的档案从各种目录及数据库中注销。

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10 保管与保护

10.1 馆库、设备、装具要求

10.1.1 城建档案馆建筑应独立建造，总平面布置应根据近远期建设计划的要求，可一次规划，分期建设。馆库建筑面积按《档案馆建设标准》(建标103-2008)的规定执行。

10.1.2 各城建档案馆应根据本馆的等级、规模和职能，配置档案库、查阅档案、档案业务和技术、办公、辅助等各类用房。馆库的选址、建筑设计、档案防护、防火、建筑设备应符合《档案馆建筑设计规范》(JGJ 25—2000)的规定。

10.1.3 城建档案馆应按照防火、防盗、防潮、防高温、防霉、防尘、防光、防有害气体、防有害生物等要求配备如下设备:

1 通风、去湿和空调设备;

2 温湿度记录仪;

3 火警装置、干粉灭火机或气体灭火机;

4 防盗报警装置、防盗门窗;

5 除尘器;

6 消毒机或消毒箱以及防虫防霉药剂;

10.1.4 开展档案管理及利用工作，应配备如下设备:

1 计算机、服务器;

2 复印机;

3 打印机、刻录机;

4 扫描仪;

5 装订设备;

6 照相机;

7 摄像机;

8 录像编辑设备;

9 防磁柜;

10 相关配套设备。

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10.1.5 档案装具的制作应符合国家、建设行业、档案行业的有关标准的规定。

10.2 日常设备管理要求

10.2.1 所有设备应登记造册，建立设备档案，统一管理，加强维护保养。

10.2.2 各种设备应确定专人使用和保养，制定设备使用和维护保养制度，建立岗位责任制。设备的维护保养制度应明确下列内容:

1 防火、防盗设备的定期检查、检测;

2 档案装具的定期除尘和检查维修;

3 消毒设备的定期检查维修;

声像设备的定期维护保养; 4

5 电子计算机系统的定期维护以及更新升级;

6 复印机、扫描仪等设备的定期维护保养。

7 设备的维修保养情况应作记录，存入设备档案备查。

10.2.3 各种设备的使用，操作人员应具有相应的专业素质或经过专业培训，确保设备正常使用，避免因操作不当而损坏设备。

10.2.4 加强电源线路的检查维修，避免因电源故障而损坏设备。 10.2.5 遇雷雨天气应及时断开相关设备的电源，防止雷击损坏设备。 10.2.6 各种设备用房均应配置通风及空调，安装防盗门窗，确保设备完好和万无一失。

10.3 库房管理

10.3.1 库房管理工作应有专人或设专职负责。

10.3.2 库房应采取防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防尘、防光、防鼠、防有害气体等防护措施。

10.3.3 有两个以上库房的城建档案馆都应进行编号，以利于管理和检索，一般采用流水号顺序编排。

10.3.4 库房内架(柜)的排放和编号应遵循如下规则:

1 根据档案库房大小、形状、朝向合理排放和布置档案架(柜)，以方便存放档案、便于通风和自然采光为原则。

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2 档案架(柜)排列应与窗户垂直;与墙壁应保持一定距离(一般柜背与墙不小于10厘米、柜侧间距不小于60厘米);柜与柜排列要保持1-1.2米左右的间距。

3 库房内的档案架(柜)应统一编号。编号方法是:自门口起从左到右流水编架(柜)号，每个架(柜)的栏也从左向右编号，每栏的格自上而下编号，并以标签的形式在架(柜)上标出编号。

10.3.5 城建档案馆应编制档案存放位置索引，把每个库房柜(架)内档案存放的实际情况绘成平面示意图，供保管和调卷人员参看使用。

10.3.6 城建档案馆应实行档案代卷卡制度，档案出库后将代卷卡放在被暂时移出档案的位置上，以便于掌握档案的流动情况和随时做好安全检查工作。

10.3.7 城建档案装入档案柜或密集架均应按一定的顺序排列，排列的方法有两种，即分类排列法和大流水排列法。

10.3.8 特殊档案的存放方式按下列规定:

1 绝密、重要以及珍贵的档案应与一般档案分开保管;

2 不同载体形式的档案宜分库保管;

底图、地形图等宜采用平放方式保存，板图可装在袋内或保护夹内，立放或3

平放在柜架上;

4 音像、磁盘等磁性载体的档案宜放入专门的档案柜中保管。

10.4 保护

10.4.1 档案库的温湿度调控应根据档案的重要性和不同载体等因素区别对待。并采取以下调控措施:

1 密闭。档案库应严密封闭，以减少库外不良气候对库内的影响。库区或库房入口处应设缓冲间或安装气幕装置。每逢霉雨、高温、潮湿季节严禁随意开启库房门窗。

2 通风。档案库应根据空气流动规律，利用库外温、湿度的有利条件，有计划地使库内外的空气进行交换，科学地进行通风。通风时应防止库内结露并注意防尘和防有害气体进入库内。通风后应立即密闭。

3 减湿。库房应采用空气冷冻去湿机或吸湿剂减湿。使用去湿机去湿时，库房内温度宜在14?,27?。

4 增湿。当库内湿度低于规定要求时，必须适当增湿，可采用蒸汽加湿和水蒸

27

发加湿调节库内湿度。

5 降温、增温。可采用空调措施增温降温，也可采用暖气设备增温，且以汽暖为宜。

6 库房温湿度测量、记录工作: 测量记录一般每月不少于20天，一天两次。掌握档案库房温湿度的变化规律，在没有空调设备的情况下，可以采取通风与密闭的措施达到改善库房温湿度的目的。

库房温湿度记录示例见附录,。

7 新建库房竣工后，应经6-12个月干燥方可投入使用。

8 不同载体档案库房温湿度应符合下表的规定。

温度 相对湿度 昼夜温度变化 相对湿度昼夜变化

纸质档案 14?,24? 45,,60, ?2? ?5,

底片档案 13?,15? 35,,45, ?3? ?5,

照片档案 14?,24? 40,,60, ?3? ?5, 磁性载体档案 15?,27? 40,,60, ?3? ?5,

光盘档案 14?,24? 45,,60, ?2? ?5,

10.4.2 档案应采取下列防光措施:

1 在档案的整理、保管和利用过程中应注意防光，尽量减小光辐射的强度和辐照时间，并力求避光保存。严禁在阳光下爆晒档案。

2 档案库房宜使用乳白色灯罩的白炽灯，照度以30-50勒克司为宜，阅览室以75-100勒克司为宜。采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。

3 库房宜建成无窗库房，有窗库房窗户要小要少，一个开间一般只设一个1×0.5米的双层玻璃窗户，应采取不透光的窗帘、遮阳板、防紫外线玻璃等遮阳措施。

4 尽量避免在强光下长时间利用档案，减小利用档案原件复印的次数。

10.4.3 档案库应采取下列防尘、防空气污染措施:

1 新建库房选址时，应远离锅炉房、厨房、有污染的车间等场所，并提高档案库房周围的绿化覆盖率。档案库房所处地区及周围环境空气的质量，应不低于二级质量标准。

2 提高档案库房的密闭程度，并在库房进风口处设置净化空气装置和阻隔性质的微粒过滤器，净化和过滤库房空气。

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3 库房维护结构的内层应选用质地坚硬耐磨的材料，或采用高分子涂料喷刷库房地面和墙面。

4 档案入库前必须进行除尘处理，工作人员入库应换工作服和拖鞋，尽量减少入库次数。

5 制定和执行严格的卫生清洁制度。清洁库房卫生要使用吸尘器，先吸门窗、地板，后吸柜架。

10.4.4 档案库应采取下列防虫、防霉和防鼠害措施:

1 做好入库前档案的检查消毒工作，严防带菌的档案入库感染其他档案，档案必须进行灭菌消毒后方能入库。禁止把食物带入库房内，严禁库房内堆放杂物。新库房和新柜架要先打药进行密闭消毒。

2 加强库房温、湿度的控制和调节，尤其在梅雨季节库房的湿度应控制在国家标准范围。

3 库房和办公用房必须分设，避免人为因素使档案感染，滋生虫害。

4 库房应使用防霉剂等药剂防霉。

库房应安装纱门、纱窗，门窗应严密。要放置和定期更换防虫药物,防止害5

虫的发生。

6 做好库房虫情、鼠情观察记录工作，以便采取相应的消杀措施。 10.4.5 档案库应采取下列防火、防盗措施:

1 加强防火意识教育，掌握防火、灭火知识和技术。

2 制定并严格执行防火、防盗制度，配备足够有效的灭火装置，安装防盗门和防盗栏，安装自动防火防盗报警系统。

3 库房内外禁止堆放易燃易爆物品，库房内禁止吸烟，禁止闲人进入库房，警惕库内电器使用和电线老化引起火灾。

10.4.6 城建档案馆应制定当档案发生异常情况时的应急计划和突发事件应变程序，并符号下列规定:

1 应急计划应包括抢救档案的先后顺序，搬运路线，人力组织配备，转移后的管理、保护等。

2 突发事件应变程序应包括适用范围、领导小组及职责、应急队伍及任务、应变程序启动及组织、后续工作的处理等。

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11 声像档案

11.1 收集范围与内容

11.1.1 声像档案收集范围应包括:

1 城乡规划、建设和管理的重大活动和事件;

2 被列为文物保护或具有历史意义的建筑物、构筑物、各胜古迹、市容市貌;

3 城乡旧貌、城乡变迁及社会风情;

4 城市拆迁、城市突发事件;

5 建设工程声像档案，应收集的内容包括:

1) 工程原址、原貌及周边状况;

2) 工程建设过程中的重大活动、重大事件;

3) 基础施工;

4) 主体工程施工;

5) 工程采用的各种新技术、新材料、新工艺;

6) 工程重大事故;

7) 工程验收情况、竣工典礼;

8) 竣工后的工程面貌。

6 其他具有长期保存价值的声像材料。

11.2 收集与归档要求

11.2.1 各级城建档案馆负责收集、拍摄本行政区域范围内的声像档案，并指导建设系统各专业和技术部门、工程建设单位开展声像档案收集与归档工作。

11.2.2 照片档案收集与归档应符合下列要求:

1 照片应当主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不能有明显失真变形现象。

2 照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一致，且有文字说明。

3 照片应一律洗印成5吋至7吋的规格。

30

4 数码照片的采集使用JPEG、TIFF格式，光学分辨率不得小于500万有效像素。

5 数码照片的归档保存选用一次性读写光盘作为载体，光盘不能有磨损、划伤。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封存保管。

6 建设工程照片的数量视工程项目而定，最少不少于10张。 11.2.3录音、录像档案收集与归档应符合下列要求:

1 音像档案归档前应进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的音像材料归档。

2 录像磁带制作采用PAL制式，采用MPEG-2或AVI格式;录音采用MP3 或WAV格式。

3 向城建档案馆移交的录音、录像档案应是原始素材录音、录像带，以及编辑后成品带或光盘。

4 音像磁带应当主题明确，图像稳定、画面清晰，色彩真实，声音清楚。

5 录像资料片应配有相应的文字说明;

专题录像片应当结构完整，并附有解说词稿。 6

7 归档的音像材料应当材质完好，没有变形、断裂、发霉及磁粉脱落、磨损、划伤现象，并在相应设备上演示或检测。

11.3 整理

11.3.1 胶片照片的整理按以下规定:

1 照片的整理按单张或组(若干张有联系的照片)进行;

2 照片应放置在照片档案袋中或固定在芯页上，底片应装入半透明中性纸袋后再袋装或固定在芯页。芯页示例见附录,

3 照片档案袋、芯页应有说明，说明及其填写应符合如下规定

1) 说明应包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者、文字说明;

2) 题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素;

3) 照片号(底片号)的编制按照片保管单位制定的编目、分类法则进行;若采用照片、底片合一编号法，可不填写底片号。

4) 参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号;照片档案由

31

档案室移交至档案馆后，应对其参见号进行核对，对与实况不符的应及时调整。

5) 时间应填写照片的拍摄时间;

6) 摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。

7) 文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或对题名未及内容作出补充。

4 胶片照片可以按专题、事件或工程项目进行组卷(册)，也可以按单张或组(若干张有联系的)进行管理。

11.3.2 数码照片的整理按以下规定:

1 数码照片的整理按工程项目、事件等建立分类方案，设置文件夹;每个文件夹下可以按具体的需要设置多级文件夹，最低一级文件内存放一组联系密切的数码照片;各级文件夹必须以中文命名。

2 对同一文件夹按形成的先后顺序进行编号，并以序号+题名作为文件夹名称。

3 对同一文件夹内的数码照片按形成的先后顺序进行重新编号，并以序号+照片题名作为文件名称。

4 按归档年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型(CD-R、DVD-R)等。

11.3.3 录像(音)带的整理按以下规定:

1 录像(音)带等档案以一卷(盒)若干(盘)为一个保管单位。

2 每一个保管单位应加以必要的文字说明，并与档案载体一同放在声像档案保管单位内。文字说明应包括:档号、题名、责任者(录制单位或个人)、录制时间、密级、保管期限等内容。

3 录像、录音材料以自然盒(盘)为单位，对载体内的单个专题片、素材的每个分镜头、每段录音等单份音像文件进行整理，并填写卷内文件目录，目录应包括序号、责任者、内容、长度、地点、时间，并按以下规定填写:

1) 顺序号，填写盘内单份音像文件的排列顺序号;

2) 责任者，填写盘内单份音像文件的录制者(单位);

3) 内容，填写盘内单份音像文件的内容名称;

4) 长度，填写该分镜头或录音文件的时间长度

5) 时间，填写盘内各项内容的拍摄时间;

32

6) 位置，填写该项内容在盘中的具体位置，以分、秒、帧表示;

7) 地点，填写该录像文件的拍摄地点。

11.4 保管

11.4.1 声像档案的保管和保护按本标准第10章保管与保护的规定执行外，还应遵循以下规则:

1 录音带、录像带均应竖放在专用柜内。

2 录音带、录像带要做到定期检查。一般每隔1年倒带一次。如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，要及时进行清洗和技术处理。

3 照片如发现有发黄、发霉、变质等现象，应及时采取措施加以补救。

33

12 信息化

12.1 信息化建设的原则与要求

12.1.1 城建档案信息化建设应遵循下列原则:

1 城建档案信息化建设工作应与城乡建设和经济发展相适应，应与本市、县(市、区)的信息化工作相协调;

2 城建档案馆应制定实施计划，并与建档案行业主管部门制定的信息化规划要求相适应;

3 以提供有效的城建档案信息服务为宗旨，以数字化城建档案馆建设为方向，以城建档案网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以信息化人才队伍建设为保障;

4 统筹规划，统一标准，资源共享，分步实施。

12.1.2 城建档案信息化建设应符合下列要求:

1 要根据信息化建设工作的需要配置计算机设备、软件与网络设施，并按要求更新升级;

2 应建立计算机网络、设备、软件和数据库的运行管理制度，以及计算机系统和数据的安全、保密制度;

3 应设置相应的岗位和管理人员，满足信息化建设的需要，

4 要定期对城建档案产生单位和城建档案馆档案业务人员进行信息化技术及标准规范的培训。

12.2 信息化应用系统基本功能

12.2.1 城建档案馆信息化应用系统应具备下列基本功能:

1 具有对纸质、缩微、声像等实体档案进行管理的功能，实现业务活动的办公自动化;

2 具有接收电子文件和管理电子档案的能力;

3 应能支持不同载体档案的数字化，可通过数据接口导入数据，可对不同格式的数据进行编辑处理，支持拷贝、打印、绘图等方式的数据输出。

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4 具有数据查询检索与操作功能，可对数据进行分类、统计、提取、编辑、加工;

5 可通过专网和互联网提供档案利用;

6 可对各类数据进行更新维护，数据库能管理海量多媒体数据并具有可扩展性;

7 数据库具有系统访问识别控制，保证数据的保密和系统安全;

8 系统应具有用户管理、系统运行日志、数据备份、数据恢复功能;

9 系统要能够适应信息化工作的发展变化，能够根据需要较方便的增加系统功能，扩充数据库存储容量，扩大网络规模;

10 系统应符合国家、行业和地方城建档案管理业务规范和技术标准。

12.3 数字资源建设

12.3.1 各级城建档案馆应积极开展城建档案电子文件与电子档案的接收。

12.3.2 电子文件与电子档案的代码标识、格式与载体、收集、整理、鉴定、验收与管理的要求按《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T 117,2007)的规定执行。 12.3.3 馆藏档案数字化按以下原则和要求进行:

1 档案数字化应采取循序渐进的方式，根据保管和利用的情况，从急需保护和利用率高的档案开始逐步进行数字化;

2 纸质档案数字化采用黑白、灰度和彩色扫描方式;

3 照片档案数字化应根据照片的保存和利用价值采用不同的分辨率;

4 录音录像档案数字化应采用非线性编辑系统;

5 数据的压缩与存储应采用《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T

117,2007)规定的方法和格式。

12.3.4 城建档案馆应先建立馆藏档案目录数据库，并逐步建立如下专题数据库:

1 基础地理信息数据库;

2 地下综合管线数据库;

3 建设项目规划审批成果数据库;

4 建设用地规划审批成果数据库;

5 建筑工程档案数据库;

6 市政公用工程档案数据库;

7 城乡规划方案数据库;

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8 城市应急(民生)数据库;

9 声像资料数据库。

12.3.5 专题数据库建设应采用数据共享方式，充分利用已有的数据资源。