计调的工作流程

2024年2月24日发(作者：真理诞生于一百个问号之后)

计调的工作流程

一、报价：

根据对方询价编排线路，以《报价单》提供相应价格信息（报价）；

二、计划登录：

接到组团社书面预报计划 ，将团号、人数、国籍、抵/离机（车）、时间等相关信息登录在当月团队动态表中。如遇对方口头预报，必须请求对方以书面方式补发计划，或在我方确认书上加盖对方业务专用章并由经手人签名，回传作为确认件；

三、编制团队动态表：

编制接待计划，将人数、陪同数、抵/离航班(车)、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在《团队动态表》中；

四、计划发送：

向各有关单位发送计划书，逐一落实。

1、用房：根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送《订房计划书》并要求对方书面确认。如遇人数变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议酒店或指定酒店发送，并要求对方书面确认；如遇酒店无法接待，应及时通知组团社，经同意后调整至同级酒店。

2、用车：根据人数、要求安排用车，以传真方式向协议车队发送《订车计划书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议车队发送，并要求对方书面确认。

3、用餐：根据团队人数、要求，以传真或电话通知向协议餐厅发送《订餐计划书》。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议餐厅发送，并要求对方书面确认。

4、地接社：以传真方式向协议地接社发送《团队接待通知书》并要求对方书面确认。如遇变更，及时做出《更改件》，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。

5、返程交通：仔细落实并核对计划，向票务人员下达《订票通知单》，注明团号、人数、航班(车次)、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员。

五、计划确认：

逐一落实完毕后（或同时），编制接待《确认书》，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。

六、编制概算：

编制团队《概算单》。注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写《借款单》，与《概算单》一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭《概算单》、《接待计划》、《借款单》向财务部领取借款。

七、下达计划：

编制《接待计划》及附件。由计调人员签字并加盖团队计划专用章。通知导游人员领取计划及附件。附件包括：名单表、向协议单位提供的加盖作业章的公司结算单、导游人员填写的《陪同报告书》、游客（全陪）填写的《质量反馈单》、需要现付的现金等，票款当面点清并由导游人员签收。

八、编制结算：

填制公司《团队结算单》，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。

九、报帐：

团队行程结束，通知导游员凭《接待计划》、《陪同报告书》、《质量反馈单》、原始票据等及时向部门计调人员报帐。计调人员详细审核导游填写的《陪同报告书》，以此为据填制该《团费用小结单》及《决算单》，交部门经理审核签字后，交财务部并由财务部经理审核签字，总经理签字，向财务部报帐。

机票

火车、船票

策划/设计产品

向协作单位询价

核价包装产品

编制团号，制定出团计划

通过媒体、外联、门市各种渠道销售

确定出团人数、落实交通

向接待社发传真，确认最终行程及结算方式

等待接待社回传确认出团事项

派发陪同、导游、出团通知书

跟踪团队

审核报账单据

交主管审核签字，交财务报账

团队结束归档，跟踪回访

根据产品销售情况进行调整

接待社

审核

回传、确认

计调操作流程图

国内组团计调短线操作流程图

收集同业同类信息 制作产品包装/核价 收集景区同类信息

向本地同行发传真 媒体宣传 直销客户

同行网上销售 境外旅游团/中转 家属内部人员/老顾客 散客

报名签合同

交款备案 OP计调操作 审核合同/资料

计调向协办单位询价

火车/船 酒店 汽车队 景点 协作社 审核 回传确认 出团准备

酒店名称团队价格结算方式 向导游发行程单、反馈单、各处签单、旅游行程表导游日记

落实车型、步行、行李箱、座位

审核、导游领款、导游旗、喇叭

团队进行中

导游交回行程单、反馈单、各处签单（副联）、旅游行程表、导游日记

计调审核导游报账单据，收回导游旗、喇叭

主管审核签字、交财务报账

团队结束、资料归档

接待计调操作流程图

接组团社询价计划

机票 火车/船票 酒店 餐厅 景点 审核

回传确认 接组团社团队确认传真 向组团社报价

落实机/车/船票

接团准备

落实旅游车型、座位、行李箱

向导游派出团通知书、各处签单、反馈单 跟踪团队

审核、领款 审核导游报账单据

导游交回反馈单、各处签单（副联）、导游日记

主管审核签字、交财务报账

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团队结束归档