涉外秘书

2024年2月19日发(作者：关于中秋的画)

1. 最初的秘书是指书而不是指人，一般是指宫禁中迷藏之书。以后，才逐渐由物演变成人，成为古代朝廷中的一种官职，既负责掌管典籍或起草机要文书的官员。（东汉的秘书监）

2. 现代秘书按其服务对象的不同可以分为公务秘书和私人秘书两类。

第二章 涉外秘书工作的指导思想和工作原则

1.一、 涉外秘书工作的指导思想，概括起来讲，就是要围绕认真贯彻党和国家的对外方针、政策、努力做好‘三个服务’。

二、‘三个服务’是指：一是为上级涉外领导机关和领导的工作服务，发挥涉外秘书工作人员的上情下达、下情上报的作用。二是为本级领导服务，发挥参谋、助手和耳目的作用。三是为基层涉外单位的工作服务，发挥综合、协调和后勤保障作用。

2. 涉外秘书在工作中要实现‘四个转变’：一、要从偏重于简单的办文办事变为即办文办事有出谋献策。二、要从简单的收发信息转变为即收发信息由综合处理信息。三、要从单凭的老经验办事转变为实行科学化管理。四、要从被动服务转变为力争主动服务。

这‘四个转变’是1985年1月全国秘书长、办公厅主任会议上提出来的在新形势下办公室部门工作的指导方针。

3. 涉外秘书的工作职能：一是为涉外领导工作当参谋，二是为涉外领导工作办事务。

4. 涉外秘书工作的具体任务，会议组织包括会议审批、会议通知、会议材料准备、会场服务、会议纪要整理、会议文件立卷等。 印信凭证管理：涉外秘书人员必须深刻了解印信凭证的作用和意义，懂得印章凭证的制作、使用和半管。

5、 涉外秘书工作的作用：一、枢纽作用 二、参谋作用 三、信息传递作用 四、协调作用 五、门面作用。

6、 涉外秘书工作的特点：一、政治性 二、从属性 三、服务性 四、被动性。

7、 涉外秘书工作的基本原则：准确、迅速、保密、落实。1953年周恩来提出的

第三章 涉外秘书工作人员的素养

1、 涉外秘书人员的职业道德素养：一、要有自我现身精神 二、要忠于职守 三、要讲究工作效率 四、要谦虚谨慎 五、要严守秘密。

2、 涉外秘书的专业知识：一是涉外专业知识。二是秘书专业知识。专业知识这是涉外秘书人员知识结构的核心部分。

3、 涉外秘书人员的基本能力：所谓基本能力，主要是指涉外秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。

4、 涉外秘书的专业能力，除了上节强调的语言文字应用能力外，还要掌握以下四项能力，即较强的组织能力、准确的判断能力、敏捷的应变能力和广泛的社交能力。

5、 涉外秘书人员的特殊能力：涉外企业和单位都有一套现代化的办公办公设备。涉外秘书

人员应当应用这些设备，保证他们高效率地运转，同时，还应具备一套维修、保养系列的性服务的本领。

6、 涉外秘书人员要培养自己良好的意志品质，首先要树立自觉性、客服盲目性.其次是树立坚韧性，客服脆弱性。再次是要培养自制力，克服冲动性。

第四章 国外秘书工作及其发展趋势

1、 英国政府中的普通行政人员分为四级：一、行政级 二、执行级 三、文书或办事级 四、打字、文书和计算机操作级。

2、 当前世界各国秘书工作发展的情况的特点：一、加强对秘书组织结构的研究，提高秘书工作效率。 二、重视对秘书的职业化、专业化的研究与秘书培训。三、秘书工作趋向自动化和现代化。

第五章 几个有代表性国家的秘书和秘书工作

1、列宁主张和坚持的一切从劳动人民的个根本利益出发，做到全心全意为人民服务这一基本原则，成为社会主义国家一切工作包括扩秘书工作的出发点和力量源泉，而列宁讲究的实事求是、精兵简政和工作中的高效率，亦应是所有工作包括秘书工作永远必须遵循的指导方针。

2、 按美国《职称词典》解释，秘书这一次的正确含义，试制工作水平高超、贯彻执行下列活动的人：一、全面处理机关的或公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的叫次要的行政事务及办公室工作。二、能用速记记录口述。三、能用翻译机将口述或将复制的记录信息以成文字。四、处理首长邀会及提醒其邀会。五、接见办公室来访人。六、接电话和打电话。七、处理首长私人重要邮件，主动书写日常函件。八、对办公室其他工作人员经行工作监督。九、整理人事档案。

3、 秘书工作大体可以分为三个方面：一、指派性的工作。二、日常工作。三、独创性的工作。

4、 美国秘书的特点：一、妇女化。二、知识化。三、专业化。四、高效化。

5、 美国秘书的分类：一、行政秘书。二、法律秘书。三、教育秘书。四、财经秘书。五、工艺秘书。

6、 日本秘书的基本技能：一、需要通晓本单位面貌。二、待人接物讲礼貌。三、语言文能力强。四、对新鲜事物敏感。五、要有良好的人际关系。

7、 日本秘书工作要决：一、掌握正确的工作方法。二、传达事物要婉转巧妙。三、行动要机敏。四、给客人留下好印象。

8、 C.B.S考试是日本秘书协会从1979年开始实施的。

9、 日本秘书士资格的审定：由日本人年全国短期大学秘书教育学会对申请者进行考试，授予秘书士称号。

第六章 涉外公文概述

1、涉外公文的作用：一、涉外公文具有贯彻党和国家对外政策、健全法制的作用。二、涉

外公文是上级对下级的工作进行领导和指导的工具。三、涉外公文是对于机关之间展开与协商工作具有联系作用。四、涉外公文具有宣传教育的作用。五、涉外公文具有平局和记载作用。

2、涉外公文的特点：一、具有鲜明的政治性。二、具有法定的强制性。三、具有格式的规范性。四、具有表述的准确性。五。具有很强的实效性。六、具有作者的法定性。

3、按照涉外公文办理的时间要求，可以分为特急公文、急办公文、常规公文、分别简称为特急件、急件、平件。

4、按涉外公文内容的秘密等级，分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文，分别简称绝密件、机密件、秘密件和普通件。

5、发文字号：由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时，一般只编制公文主办机关的发文字号。（如“国发（1986）21号”

6、成文日期：是涉外文件定稿签发的时间。成文日期以文件签发或会议通过的日期为准，标注再发文机关名称右下方，最后一个字与正文右侧顶格对齐。会议通过的文件，应在标题之下，会议的名称和通知的日期。

7、涉外公文的制作，大体要经过交拟、拟议、起草、审核、签发、缮校、用印和封发等多道程序。

交拟：涉外机关领导把撰拟公文的任务交给撰稿人成交拟。交拟是撰制涉外公文的起点。

拟议：涉外秘书人员在动笔之前，需要收集有关资料、酝酿构思、以及草拟文件写作提纲等，这一系列的工作成拟议。

8、涉外公文起草的基本要求：一、要符合国家的涉外法律法规符合党和政府的对外方针政策及有关规定，如提出新的政策规定，应加以说明。二、情况要确实，观点要明确，条例要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅力求简短。三、人名地点数字引文要准确，时间应些具体年月。四、公文中的数字，除发文字号、统计表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。五、引用公文应注明发表时间机关标题和文号。六、用词要准确规范。使用用简称时，应先用全程加以说明。不写不规范的字。七、合理使用文种，请示问题坚持“一文一事”制度，避免一文数事和在报告中夹杂请示事项。与此同时，起草公文要求征求有关职能部部门的意见，联合行文，要征求各联合机关的意见或联合机关共同起草。

9、涉外公文的审核重点：一、是否确需行文。二、内容是否符合党和国家的对外方针政策以及有关的法律法令，政策是否保持连续性，提法是否同一发布的有关文件相衔接。三、提出的措施和方法是否符合实际切实可行。四、内容涉及部门是否经过协调意见是否统一。五、文字表述是否概念准确，简明扼要条理清楚语法规范。六、是否符合规定的审批，会签手续。七、文件格式是否符合要求，文种的选择是否恰当，秘密等级、缓急时限，发布范围等标注是否合理。

第七章 各类常用涉外文书的体例

1、涉外条例：用于规定比较时起施行的调整涉外行政管路活动的法规性文件。

2、涉外规定：为解决或处理涉外行政管理方面某些问题作出的决定，作为处理解决问题的法则。他比涉外条例适用面要窄，内容更为具体和详细。

3、涉外实施细则：对涉外行政管理方面某项工作所做的详细而具体的规定。

4、涉外决议、用来下达经过会议讨论通过要求贯彻执行的涉外事项时使用的带有指挥性质的公文。

5、涉外会议纪要：用来通报涉外会议情况传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位其下属机构共同遵守、执行。以指导涉外工作的带有指挥性质的公文。

6、涉外调查报告：根据调查对象和反映内容的不同，常见的外贸调研类文件有：国别（地区）调研、市场调研、商品调研、价格调研等。

7、涉外简报根据反映内容分为情况简报和会议简报两种。

8、涉外公告：用来向国内外公司发布涉外方面事项的文书。

9、涉外通告：在一定范围内发布某种涉外事项，要求有关部门和人员知晓办理和遵守的文书。

第八章 各类常用涉外文书（下0

1、涉外经济合同：我国的法人与外国的法人或自然人之间的，为了实现一定的经济目的，规定当事人双方相互权利义务关系而订立的具有关法律约束力的协议。

2、合同的核心部分，是经济合同的主要条款内容。

3、涉外协议：是我国政府政党团体及企事业单位与外国相应的组织或个人之间，就一定的问题通过谈判协商取得一致意见而订立的一种具有经济或其他关系的契约。

4、涉外意向书：也叫涉外草签。是指中外双方或多方就某一问题在进入实质性谈判之前进行初步接触后所形成的带有原则性方向性意见的文件。

5、涉外仲裁调解书：至涉外仲裁机关在处理对外经济贸易还是纠纷案件的过程中，经过调解达成和解协议后，按双方当事人协议制作的结案文书。

6、涉外仲裁裁决书：至我国对外经济仲裁机关通过仲裁审理程序，进行裁决结案时所制作的文书。

7、涉外致辞：只在涉外事务活动中，出于迎来送往礼仪的需要发表的讲话稿，如欢迎词、欢送词、告别词、祝酒词等。

第九章 涉外信息工作

1、信息在发展外向型经济中的重要作用：一、信息是企业制定计划与决策的依据。（对外经

营三要素：商品信息、商品生产、商品推销）二、信息是企业对日常业务活动进行有效控制的基础。三、信息是企业实现出口商品战略转移的手段。

2、世界商品市场信息包括那些？一、出口商品信息。二、商品价格信息。三、国外顾客消费需求信息。四、国外市场竞争情况。五、国外市场经营效果情况。

3、社会文化环境方面资料包括：一、物质文化水平。二、风俗习惯。三、教育水平。四、宗教。五、价值观念。

4、客户信用情况三要素（即3c品格、能力、资本）经营作风、经营销售和经营能力、资本。

5、涉外经济信息的搜集方法：一、委托现有信息业或代理结构，获取继续的某方面信息。二、订阅国内外主要电讯和有关的报刊资料。三、通过各种种业务活动，有目的的搜集第一手“活”资料。四、在国外建立推销网络的同时，组建信息网络。五、随同组织出国考察，进行实地调查。六、充分利用驻外机构的渠道，广泛了解市场经济信息。

6、涉外信息搜集处理的基本原则：一、突出信息的适用性。二、确保信息的真实性。三、注重信息的实效性。四、保持信息的系统性。五、注意信息的全面性。

第十章 涉外会议组织工作

1、会见就其内容来说，有礼节性的，政治性的和事务性的，或兼而有之。

2、会谈：是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题。以及其他共同关心的问题交换意见，也可以市值洽谈公务，或就具体业务进行谈判。会谈，一般来说内容较为正式，政治性或专业性较强。

3、合影时，一般主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。

4、涉外经济谈判计划应包括以下基本内容：一、谈判的主体。二、谈判的日程。三、谈判人员和地点。

5、谈判结束后，应做好依稀几个方面的工作：一、谈判结束，回到单位，马上要准备执行合同的事宜。二、总结谈判中的经验教训，包括检查我方谈判目标的实现。谈判目表分为高、中、低等。三、检查我方谈判方案的实施是否按照原方案进行，方案中存在哪些不妥之处。四、回顾与总结谈判组的情况，包括谈判组内职权、职责的规定，谈判气愤的维持，谈判人员训练的状况，与后勤人员合作的情况等。五、归纳谈判对手的情况，包括谈判风格、工作效率、在谈判是最关心的问题和意向。

第十一章 涉外事务工

1、 接待准备工作包括以下几个环节：一、弄清来宾的基本情况。二、拟定接待方案。三、做好必要的资料准备。四、预定住房车辆游船以及有关事务。五、即时通上级有关部门保持联络。

2、 我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照。

3、 黄皮书即预防接种书。

4、 入境手续包括：一、边防检查。二、海关检查。三、安全检查。四、检疫。五、乘飞机。

5、 介绍里也有先后之分，应把身份低的、年纪轻的介绍给身份高的、年纪大的，把男子介绍给女子。

6、 礼宾次序的排列：一、按身份与职位的高低。二、按字母顺序。三、按通知代表团组成的日期先后排列。

第十二章 涉外保密工作

1、 涉外保密工作的重要意义：一、涉外保密工作是国家保密工作的重要组成部分。二、涉外保密工作是国家安全的重要保障。三、涉外保密工作是一个国家政局稳定的重要条件。四、涉外保密工作是经济发展和科技竞争的重要手段。五、涉外保密工作仍是我们对敌斗争的一条重要战线。

2、 我国新时期涉外密保工作的特点：一、保密的范围和内容趋于扩大。二、泄密渠道日益增多。三、窃密手段日新月异。四、窃密活动十分猖狂。

3、 泄密渠道突出的表现在以下几个方面：一。机密文件和资料的泄密、二、宣传报道中的失泄密。三、科学技术的泄密。四、对外贸易泄密。五、通讯联络的泄密。六、出卖国家秘密。

4、 “突出重点，积极防范”是涉外保密工作的一个重要方针。

5、 “坚持内外有别，即便利工作，又确保秘密。”是涉外保密工作的原则。

6、 “确保党和国家的核心秘密，有领导又控制的放宽非核心的限制”是涉外保密的一项重要政策。

7、 “更好地为社会主义现代化建设服务”是涉外保密工作的出发点。

8、 涉外保密工作的重点：一、新的科学技术。二、对外经济贸易工作。

第十三章 涉外秘书工作的办公自动化

1、涉外秘书工作实现办公自动化有以下几个方面的意义：一、提高办公效率。二、提高管理水平。三、节省办公费用。