关于秘书做好保密工作的几点思考

2024年2月19日发(作者：秋天有什么树)

关于秘书做好保密工作的几点思考

摘要：秘书是与权力中心有着极为密切的联系，并在工作过程中直接对领导负责，为领导提供参谋意见和综合性效劳的工作人员。正是由于秘书工作性质和工作内容的特殊性，使秘书能够比其他工作人员更早地接触到更多的机密内容，掌握更多的领导决策信息和单位的机要事务。因此，秘书与保密工作联系密切，对日常工作的保密有着不可推卸的义务与责任，在保密工作中起着至关重要的作用。这就需要秘书加强自身的保密意识，做好保密工作，将保守机密作为职业道德标准严格遵守。关键词：秘书保密工作保密意识保密内容措施中国的“秘书〞一词最早出现在汉代，指图书秘文；而在西方，“秘书〞一词最早来源于拉丁文“cretaries〞，意为“可靠的职员〞。虽然这两个解释不同于现代秘书的含义，但却表达了秘书这一职业的两个特点，即能够接触到秘密信息和在工作过程中的可依靠性。秘书作为领导身边的助手，需要负责的工作内容繁杂多样且综合性、辅助性强，但在所有的工作中做好保密工作是最为重要和首要的，同时这也是一个秘书能否做好本职工作的重要评判标准。一、秘书做好保密工作的重要性做好保密工作，對维护国家的平安和利益、推动改革开放和社会主义现代化建设具有极其重要的作用。同时，保密工作是党和国家管理工作中的重要组成局部，也是各单位、机构秘书工作的主要内容。秘书工作是一项机要工作①，秘书的工作内容和性质决定了其工作的保密性要远远高于其他部门。秘书在为领导效劳，辅助领导决策的过程中，会接手和处理到各种秘密文件、机密决定，而这些内容一旦泄露出去，势必会给领导、单位甚至社会和国家的开展造成巨大的影响和损失。小到一个企业，大到一个政府部门，在其工作的过程中都会有不能为公众所提前知晓的内部决策或秘密事项，秘书只有对这些敏感信息做好保密工作，严格遵守单位相关的平安保密管理条例，坚持职业原那么，遵守职业道德②，才能防止使本单位的工作发生失误，给领导造成困扰。因此做好保密工作、严守好单位的机密信息是对一名合格秘书的最根本要求。二、秘书保密工作的主要内容所谓的保密工作，是指为了防止秘密泄露，对其加以有效的保护和控制的工作。是从单位的信息平安和整体利益出发，在一定的时限内将秘密控制在一定的范围之中，主要包括关系国家平安利益的国家机密和在单位公务活动中产生的工作机密。保密工作历来都是党和国家的一项重要工作之一，关系着国家的利益与平安，做好保密工作对事业单位的开展也有着举足轻重的作用③，就一般性的秘书部门而言，保密工作主要包括以下几个方面的内容：〔一〕文件的保密“办文〞、“办会〞、“办事〞是秘书的三大事务，其中办理文书事务是秘书最为根本和最为主要的事务。各类会议文件、工作文件等都需要经过秘书的处理，因此文件的保密是秘书保密工作的一个重要内容。首先是文件的拟稿环节，在起草的过程中要注意保密，对于废旧草稿的丢弃也应该做好防泄密保护，应使用碎纸机进行粉碎销毁，必要时还可以使用乱码保护印章等办公用具先将机密信息进行掩盖处理后再销毁。其次，对于文件的印刷地点、印刷内容、印刷份数要做好保密工作，以免在印刷环节发生泄密。在分发传递文件、进行文件的传阅环节时，应该做到以秘书为主线进行，确定好传阅份数，并在阅读完毕后让相关领导进行签字确认，以确保文件的平安无损和方便文件的回收。最后，要准确地判定文件是需要存档保管还是销毁，如果需要销毁要坚持两人以上的原那么进行保密监督，并在文件销毁清单上予以记录。〔二〕会议的保密准备各项会议也是秘书的一个主要工作内容，因此做好会议的保密是保证办公室保密工作顺利进行的重要表达。会议工作的保密主要包括会前保密、会

中保密和会后保密三个方面。在会前要对会议的时间、地点，参会人员信息，会议信息以及会议所使用的器材设备做好保密，不能随意向外界透露，必要时还应与参会人员签订保密责任条款。会中应做好参会人员的身份检查，以确保做好会议内容、会议文件的保密工作。在会后的会场清理环节也要做好保密工作，对于会场内的各类文件和物品要及时回收，明确划分不同文件的密级并分别保管，防止会后泄密。另外，会议前和会议后都要对会议所使用设备进行一遍查点与使用情况的检查，既为下一次会议做准备，同时可以检查是否有窃听器等电子设备的存在，使会议的保密工作做到万无一失。〔三〕处理办公事务的保密“办事〞是检验一个秘书业务能力和水平的一个重要方式。秘书身为领导各项决定的参与者和执行者，对于领导交办的事务，不仅要符合要求地、及时迅速地处理完成，还要做好处理事务过程中的保密工作，要做到让领导放心。无论是文件的起草、复印、传阅还是会议的组织安排以及各项决策的上传下达，都要在领导下达完指示后或经过领导审批同意后才可以通知到各个部门，因此秘书人员要学会管住自己的嘴巴，不随意向别人透露、宣扬领导交办的事务，坚守秘书的职业操守，对领导的各项决定要守口如瓶，在生活中养成严格的保密习惯，不给不法分子以可乘之机。〔四〕新闻宣传的保密随着群众传播媒介的快速开展，越来越多的单位部门开始重视新闻宣传的巨大价值与影响力，与新闻媒体的接触也更加频繁。但无论是新闻报道的宣传还是报纸杂志的宣传，都要准确地确定宣传内容的保密范围。要从本单位的全局利益出发，对涉密信息保持高度的敏感，不能出现一丝一毫的过失，并且要学会利用先进的保密技术，如对声音进行特殊处理、对图像进行打马赛克处理等措施来保护本单位的机密信息。在报道宣传正式向外界发布之前，所有的宣传内容必须要经过严格的核实认证以及相关领导的批准与审查，以保证单位的机密信息得到双重的保护。〔五〕计算机的保密随着办公自动化的迅速开展和普遍应用，计算机已经成为办公室日常事务的主要处理工具。计算机的存储量大、传递信息快速便捷、处理事务能力强，给人们的工作带来了极大的便利，使办公室的各项工作进入了全信息化时代。但与此同时，计算机网络信息平安问题也给办公室的信息保密工作带来了极大的隐患。例如由于U盘、硬盘、光盘等磁性电子载体具有易传播性、易更改性和信息消灭性等特征，加大了信息被窃取、被篡改的可能性，因此秘书要做好计算机的保密工作，可以利用防改写技术来加强电子文件的平安系数。并且要对计算机进行密码保护、定期杀毒防护、做好内部防火墙的建设以确保计算机自身的平安。秘书人员还要养成使用完电脑后去除上网痕迹、对机密文件进行加密处理、及时核查电子文件的修改时间等习惯，做好日常计算机的保密工作。另外，还需要对使用办公室计算机的人员实行严格的登记制度，防止计算机内存储的信息被窃取，造成办公机密的外泄。〔六〕接待和接听 的保密秘书在接待来访人员和接听 时，必须要坚持平安保密的原那么。对待来访人员，首先应询问是否有预约，然后对其身份进行核实并做好登记工作。要防止出现来访人员随意在单位内走动的情况，对此，可以安排专门店陪同人员陪同访客交谈或参观，在征求完领导的意见前方可决定是否会见以及如何会见。在接听办公室 时，要弄清楚对方的身份、意图，对于敏感性、机密性的问题，应谨慎答复，必要时需请示领导后再予以回复。同时也要对 内容做好详细的记录，以方便告知领导有关事项以及日后相关工作的查考。而从设备平安的方面考虑，办公室还要及时升级 装置，安装防窃听设备，以保证机要的 内容不被窃听和泄露，从方方面面做好 接听的保密工作。〔七〕内部办公环境的保密秘书除了在日常事务中需要做好保密外，还要注意内部办公环境的保密。领导和秘书的办公室内会存放大量的办公文件、

行程安排表等重要的信息内容，因此，对内部办公环境做好安保和保密工作也是秘书的重要工作范畴。在设备方面，可以在办公室内安置高清摄像头、报警设备，以便于严格监管进出办公室的人员。当秘书在离开办公室时，要再三确认电脑、文件柜、门窗是否关闭，防止外人进入办公室窃取机密。在阅读文件和资料时，要防止将文件杂乱堆放在办公桌上，以免别人来访处理事务时，带走文件或窥看到文件内容，或自己遇有急事来不及收拾而顾此失彼，要做到“人离文入柜〞④。此外，还要保管好单位的印信，印章要由领导或秘书专人负责保管，对于需要加盖印章的文件或信件，秘书应掌握其内容防止泄露，用完印章后要将印章锁起来保管，防止印章的丧失或被窃用。三、秘书做好保密工作的措施秘书不仅是领导身边的参谋人员和辅助人员，同时也是领导对外联系的一个门户与通道。这种双重性决定了秘书在掌握大量秘密的同时，也使保守机密的难度随之加大，因此秘书必须要不断强化保密意识，自觉维护好本单位的平安和利益。〔一〕加强秘书自身的保密意识人的意识决定人的行为，因此秘书要想做好保密工作，就应该树立高度的保密意识，在保密意识的根底上自觉践行崇高的职业理想，坚持职业原那么，养成保密的职业习惯。真正地把保密意识落实到实处，不为金钱、物质所动，不以单位的机密为自己谋利益。同时要明确本单位的保密内容，严格把控机密的传播范围，不随意带机密文件进出公共场所，做到“不该说的机密绝对不说〞、“应该保住的保住，应该公开的公开〞，内外有别，保护好核心秘密⑤。在日常生活中要保持思想上的高度警惕，做到在生活谈话中也能拉紧保密意识“这根弦〞，不在家人、亲友面前谈论机密事情，充分认识保密工作的重要性和必要性，不断提高防范意识。〔二〕建立严格的保密制度保密法律、法规和规章，是我们开展保密工作必不可少的依据和保障⑥。各单位要根据?中国保密法?的规那么条例并结合本单位的实际情况建立、健全全面的保密工作制度和平安保密管理条例，明确地落实责任分工，有方案、有组织、有针对性地实施和开展，加强执行力度，定期组织秘书人员学习，使秘书人员的保密工作能够做到有规可循。除此之外，秘书还需要定期对学习情况进行反响，总结工作中出现的有可能出现泄密的情况，及时讨论并修改制度和条例的内容，增强秘书人員做好保密工作的紧迫感，真正做到把保密制度活用起来，与时俱进，不断开展完善。〔三〕开展保密知识和技术的培训随着现代信息技术日新月异的进步与开展，黑客技术和窃听、窃密技术也在不断改进，造成网络终端机密的大量泄露，为互联网信息的保密工作带来了极大的挑战和威胁。这就需要对秘书人员进行保密知识和技术的培训，提高其运用信息化和科技化设备做好保密工作的能力，并在上岗之前进行严格而系统的审查与考核，改变其传统的保密意识和保密观念，加强秘书部门的保密专业素养和实际应用能力，切实做好网络传输文件、数据保密等计算机的保密工作。〔四〕建设并不断加强保密监督机制要真正地做好办公室的保密工作，除了要有标准秘书人员的保密制度外，还需要有严格的监督机制来确保保密工作的顺利进行，尽可能消除所有的信息平安漏洞和隐患。对于人员的保密监督，要采用定期监督与不定时抽查监督相结合的方式，以免出现应付监督检查的情况，导致监督效果不明显。同时，对于泄露机密信息的人员要有明确的处分规定，严格按照制度办事，从严而不从宽，以到达震慑和警醒的目的。此外，除了要加强建设对秘书人员的监督体系外，还应建设、完善对存储秘密信息的载体、电脑终端的监督和检查制度。窃密的手段和方式的多样化、复杂化使信息更容易地被盗取和泄露，因此，对于信息存储设备以及电子文件的保密监督和检查工作就应该予以更多的重视，做到日常监督与技术监督相结合，切实提高做好保密工作的水平和能力。秘书是领导的“左膀右臂〞，是

一个单位中上传下达、必不可少的存在，而保密工作又是关乎每个单位开展的重要环节，因此秘书在保密工作中的作用至关重要。秘书只有在工作中树立高度的保密意识、养成良好的保密习惯，完善人防、物防、技防措施⑦，做到但凡机密内容都不会泄露，但凡不该记录的机密绝不记录，但凡不该问的机密绝对不问，才能切实做好保密工作。参考文献【1】杨树森.秘书学概论[M].北京：北京师范大学出版集团，2021：116.【2】孙英馨.论秘书的工作意识[J].办公室业务，2021〔273〕：81-82.【3】梁永姣.浅谈新形势下如何做好事业单位的保密工作[J].办公室业务，2021〔8〕：17-18.【4】樊光湘.秘书如何结合实际做好保密工作[J].秘书工作，1999〔9〕：42-43.【5】元海平.强化保密意识做好保密工作[J].中国科技信息，2021〔4〕：200-201【6】王卫星.浅谈如何抓好办公室保密工作的落实[N].云南经济日报，2021-10-19-〔B02〕.【7】李艳红.提高意识严密防范切实做好新形势下保密工作[N].辽源日报，2021-4-9〔001〕