电子表格软件Excel详细教程

2023年12月25日发(作者：科技美容)

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电子表格软件E*cel

1 认识 E*cel

1.1 E*cel 简介

E*cel 是功能强大的电子表格软件。我们在日常学习和工作中经常会用到表格，这些表格通常是用来处理数据并且需要计算的。例如，在教学工作中经常需要制作学生成绩统计表，任课教师要统计学生的考勤、平时成绩、期末成绩，并以此计算学生的综合成绩，并进展成绩的排序、求平均分等；班主任需要汇总学生的各门成绩，得出学生的总分和总成绩排名；教务部门要计算各个班学生成绩的排名等。财务部门需要制作职工的工资表，每个家庭会有家庭收支统计表。在这些数据表中，不仅仅要输入数据，还经常要对数据进展一定的运算。如计算学生成绩的总分，要进展求和运算；要求学生成绩的平均分，要进展求平均数运算；要得出学生成绩的排名，要进展排序运算；要得出成绩的最高分和最低分，要进展最大值和最小值运算；将成绩按一定的条件进展选择，要进展筛选运算。

在人工表格中，所有计算由人工完成，十分麻烦，稍有疏漏就可能出现错误。当发现错误需要改动时，例如有一名学生的成绩在录入时出现了错误，就要把与该学生相关的所有数据进展重新计算，如该学生的总分、平均分、排名，还会对全班的排名造成影响，运算量十分庞大。

而引入电子表格软件可以我们提高工作效率，电子表格软件的一个重要的特征就是数据处理自动化。它不需要人进展手工计算，通过公式、函数自动完成数据的. z

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运算。任何一个参加运算的数据发生了改变，其他与这个数据相关的数据都会自动的、实时的更新。

E*cel 作为应用广泛、功能强大的电子表格软件，它的功能包括：

⑴数据采集。可以在 E*cel 中录入数据，也可以将其他形式的数据导入到 E*cel

中，如记事本、 Word 、 Access 数据库中的数据等。

⑵数据编辑。可以根据需要对数据进展修改，与修改数据相关的数据都可以得到相应的更新。

⑶数据运算。可以通过函数和工作来实现数据运算的自动化。

⑷数据图表化。 E*cel 提供了十分强大的图表功能，如可以生成学习成绩的分布图，可以直观的表示出各个分数段的人数在总人数中的比例，图形可以以圆饼图、折线图等多种形式呈现。

⑸数据分析处理。

1.2 启动和关闭 E*cel

E*cel 是 Office 套件中的软件，因此在启动 E*cel 之前需要安装 Office 软件。以 Office2003 为例，安装好 Office 软件后，可以选择"开场菜单〞→"程序〞→" Microsoft Office 2003 〞，就可以启动E*cel 软件。如图 5 - 1 所示。

图 5 - 1 翻开 E*cel

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可以在桌面上为 E*cel 创立一个快捷方式。在" Microsoft Office 2003 〞菜单上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"发送到〞→"桌面快捷方式〞，如图 5 - 2 所示。

图 5 - 2 创立快捷方式

这样在桌面上就会出现一个快捷方式。双击快捷方式可以翻开 E*cel 。如果已经有 E*cel 文件，则双击 E*cel 文件也可以翻开 E*cel 。

关闭 E*cel 的方法是单击程序右上角的关闭按钮，或者在 E*cel 中选择菜单"文件〞→"退出〞命令。

1.3 E*cel 界面

E*cel 主界面如图 5 - 3 所示。和其他 Office 系列软件一样，由标题栏、菜单栏、快捷工具栏和工作区组成。 E*cel 与众不同的有如下局部。

图 5 - 3 E*cel 界面

⑴公式编辑行。公式编辑行里有两个对话框，如图 5 - 4 所示，左边的小对话框称为单元格地址对话框，显示的是当前活动单元格的地址，右边的大对话框用于输入与编辑单元格的容或运算公式。

图 5 - 4 公式编辑行

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⑵工作簿。 E*cel 软件把一个文档称为一个工作簿，英语是 Book 。一个工作簿最多可以由 255 个工作表〔 Sheet 〕组成。在默认状态下，每个工作簿里有

3 工作表，分别用 Sheet1 、 Sheet2 、 Sheet3 来表示，如图 5-5 所示。如有需要，工作表还可以再增加。当工作表的个数超过 4 个时，工作表标签滚动按钮才开场起作用。

图 5 - 5 一个工作簿默认有 3 个工作表

⑶工作表。工作表实际上是一巨大的二维表格，它由许许多多的单元格组成，如图 1-6 所示。在工作表里，需要掌握四个根本概念：单元格、单元格的名字、当前活动单元格、滚动条。

图 5 - 6 一个工作表的局部

①单元格。工作表中行和列穿插的地方叫做单元格。工作表上方的大写英文字母表示的是列坐标： A 、 B 、 C 、 D 、 ......Z 、 AA 、 AB......IV ，共有 256 列；工作表左侧的数字表示的是行坐标： 1 、 2 、 3 …… 65536 ，共有 65536 行。因此，一工作表共有 16777216 〔 65536 × 256 〕个单元格。

②单元格的名字。为了表达和处理的方便，工作表中每一个单元格都有一个唯一确定的名字，给单元格命名的方法是：列坐标 + 行坐标〔即先写字母后写数字〕。例如，第一列第一行单元格的名字为 A1 。工作表最右下角单元格的名字为

IV65536 。

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③当前活动单元格。工作表中有一个可以自由移动的、加粗的方框，用鼠标或键盘上的↑、↓、←、→四个箭头键，可以将其移到工作表中任一单元格，这个活动方框所在的单元格，称为"当前活动单元格〞。

在"当前活动单元格〞中，可以直接输入文字、数字和数学表达式。当前活动单元格的名称和所输入的容都显示在工作表上方的公式编辑行。

电子表格软件E*cel

2 数据录入

工作簿的新建、翻开、关闭与 Office 其他软件的操作类似，不再详述。

2.1 选定单元格

⑴选定单个单元格。将鼠标指针移到任意一个单元格上，单击鼠标左键，当该单元格被活动方框框住的时候，说明该单元格已经被选中。

如要选择的单元格距离当前单元格非常遥远，可以在公式编辑行里的单元格地址对话框输入单元格地址。

⑵选定多个连续单元格。拖曳鼠标可以选取多个连续的单元格。或者用鼠标单击选择区域的左上角单元格，按住 Shift 键再用鼠标单击右下角单元格。选中*一行〔列〕可单击工作表相应的行〔列〕号；选择整个工作表可单击工作表左上角行列穿插的按钮；选择相邻的行〔列〕可用鼠标拖曳行号或列号。

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⑶选取多个不连续单元格。选择一个区域，再按住 Ctrl 键不放，然后选择其他区域。在工作表中任意单击一个单元格即可去除单元区域的选取。

2.2 输入数据

当单元格被选定之后，就可以往该单元格输入数据。数据输入完毕可用鼠标单击公式编辑栏中的输入按钮制键↑、↓、←、→，将单击公式编辑栏中的"取消〞按钮确认，或者按 Tab 键确认，还可以用鼠标或光标控移到其他单元格。当发现输入有误，可用鼠标，或者按 Esc 键取消输入。

2.3 E*cel 中的数据类型

E*cel 表格中的数据一般分为两大类：数值型数据和文本型数据。

2.3.1 数值型数据

数值型数据可以参加数学运算。数值型数据主要包括以下几类：

⑴数字符号： 0 、 1 、 2 、 3 、 4 、 5 、 6 、 7 、 8 、 9 、 100 ；

⑵数学公式：在 E*cel 中，公式是以"＝〞开场的；

⑶数学函数：是系统已经帮助我们编写好的公式；如 sum 、 average ；

⑷日期：输入日期时，用反斜线〔 / 〕或连字符〔 - 〕作为间隔符，如

2008-12-15 ；

⑸时间：输入时间时，以冒号〔 : 〕作为时、分、秒的间隔符，例如， 12:35:21;

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⑹货币：如￥ 123.45 、 $56.78 ；

⑺运算符号：如 + 、 - 、 * 、 / 、〔、〕、 $ 、 % 、，、 E 、 e 等。

数值型数据一般采用右对齐格式显示方式。在单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"设置单元格格式〞，会弹出"单元格格式〞对话框。在这里可以不同数据类型进展进一步设置。如图 5 - 7 所示可以对货币型数据进展设置。

图 5 - 7 设置数据格式

2.3.2 数值型数据的长度

如输入的数值型数据的长度超过了单元格的显示宽度时， E*cel 会自动将数据转化成科学计数法的形式显示；当单元格里的数据用科学计数法也不可能正常显示时， E*cel 会自动在单元格里显示一串 ### 号表示数据超长无常显示。如图

5 - 8 所示。

图 5 - 8 同一个数据在不同宽度的单元格显示不一样

2.3.3 文本型数据

文本型数据包括：汉字、英文大小写字母、数字及其他字符，即除了数值型数据之外的所有数据都是文本型数据。日常生活中有一类数据，虽然外表看是数字，实际上是不参与数学计算的文本型数据。例如，、汽车牌号、等。对于显示为数字的文本型数据，输入时，需在这些数据前面加上西文单引号〔 ’ 〕，如 ’123 ，或采用 =〞 123〞的方式将数字转化成文本型数据。

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在单元格中，所有文本型数据均默认采用左对齐格式显示。一个单元格最多允许输入 255 个字符，当文本型数据的字符长度超过了单元格的显示宽度时，如果右侧相邻的单元格中还没有数据，则 E*cel 允许多出来的数据临时占用相邻的单元格，如图 5 - 9 〔 a 〕所示；如右侧相邻的单元格中已有数据，则多出来的数据无法显示出来，如图 5 - 9 〔 b 〕所示。

(a) 多出来的数据占用相邻单元格 (b) 右侧邻格有数据时超长局部被遮盖

图 5 - 9 文本型数据字符长度超过单元格显示宽度的情况

此类问题可以通过调整单元格的宽度或对字符进展换行来解决。在 E*cel 中，对字符进展换行有两种方式，一是在输入过程中使用快捷键 Alt ＋ Enter 换行；二是选择菜单"格式〞→"单元格〞命令，在弹出的对话框中选择"对齐〞，将"文本控制〞中的"自动换行〞选中，如图 5 - 10 所示。

图 5 - 10 设置自动换行

2.4 数据的显示格式

在 E*cel 表格中，数值型数据和文本型数据默认采用不同的显示方式，数值型数据一般采用右对齐格式，而文本型数据一般采用左对齐格式。在*些情况下，为了美化表格或特殊的需要，可以改变数据的显示格式。

常用的数据显示格式按钮有 9 个，它们的名称如图 5 - 11 所示。需要使用哪种显示格式，只要先选中单元格，再单击相应的格式按钮，该单元格里的数据马上按选中的格式显示。

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图 5 - 11 显示格式按钮

2.4.1 对齐方式按钮

当要更改*个单元格里的数据对齐格式时，可以先选中要更改对齐格式的单元格区域，然后单击格式工具栏中的*一个"对齐〞按钮，被选中的单元格区域里的数据就按新的对齐格式显示。

2.4.2 合并及居中格式

在制作表格时，除了要往表格里输入各种数据之外，经常需要用一个表头来描述表格的容，但表头的文字一般比拟多，超过了一个单元格的宽度，此时可用"合并及居中格式〞将几个单元格合并成一个单元格来显示标题。操作步骤如下：

⑴鼠标选中要设置格式的单元格区域；

⑵按住鼠标左键，拖动鼠标向水平方向移动，直到足够显示标题为止；

⑶单击"格式〞工具栏的"合并及居中〞按钮；

被选中的假设干个单元格被合并成一个单元格，同时，标题在合并后的单元格居中显示，如图 5 - 12 所示。

图 5 - 12 合并及居中单元格

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2.4.3 货币格式

将数字用货币格式显示的方法如下，选中要采用货币方式显示的所有单元格，单击格式工具栏中的"货币样式〞按钮，被选中的单元格区域里的数值型数据即按货币格式显示。如图 5 - 13 所示。

图 5 - 13 货币格式显示数据

2.4.4 百分比格式

当表格中的*些数据需要显示为百分比的形式时就可使用"百分比样式〞按钮。选中需用百分比方式显示的单元格区域，鼠标单击"格式〞工具栏中的"百分比样式〞按钮，被选中的单元格区域的数值型数据即以呈百分比格式显示，如图 5 - 14 所示。

图 5 - 14 百分比格式显示数据

2.4.5 千位分隔格式

在使用计算机处理各种数值问题时，往往会出现多位数的情况，例如，世界人口统计表、国土资源统计表、国民经济总产值统计表等，这一类数据的特点是位数比拟长，如果用千位分隔格式，可以使数据显示更加清晰。操作步骤是选中要采用千位分隔格式显示的单元格区域，单击格式工具栏中的"千位分隔样式〞按钮，被选中的单元格区域的数值型数据即按千位分隔格式显示，如图 5 - 15 所示。

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图 5 - 15 千位分隔格式

2.4.6 增加或减少小数位数

在 E*cel 表格里，如数值型数据需要以带有假设干位小数的形式显示，可用"增加小数位数〞按钮快速实现，无须一个个单元格去调整。假设要减少小数来实现。具体步骤是选中需改变显示格式的〔或"减少小数位位数，可用"减少小数位数〞按钮单元格区域，单击"格式〞工具栏中的"增加小数位数〞按钮数〞按钮〕，每单击一次，被选中的单元格区域中所有的数值型数据就增加〔或减少〕一位小数位。

2.5 数据的自动填充

当往表格里输入数据时，往往会遇到输入一系列连续的数据的情况，例如，连续的编号、年度序号、月份序列、星期序列、日期序列、时间序列、连续的文字序列等。如用手工输入这些序列，显然很麻烦，但如果利用 E*cel 软件提供的自动填充功能来完成这些输入工作，就会又快又省事。

在当前活动单元格的右下角有一个黑色的小方块，称为填充柄。利用填充柄，可以完成许多数据的自动填充。

2.5.1 复制填充

复制填充即填充的数据都是一样的。复制填充的步骤为：①在*个单元格填入序列的第一个数据；②单击该单元格，使其成为当前单元格；③将空心十字状的鼠标光标指向填充柄，鼠标指针变成了黑色的十字光标；④按住鼠标左键沿着水平. z

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方向或垂直方向拖动鼠标；鼠标经过的地方屏幕上出现一个不断延伸的虚线框；⑤当拖动到适宜的单元格后，松开鼠标，一样的数据就会出现在鼠标经过的所有表格区域。

2.5.2 序列填充

序列填充是指填充的数据具有一定的变化规律，例如等差数列、等比数列等。选择菜单命令"编辑〞→"填充〞→"序列〞调出"序列〞对话框，如图 5 - 16 所示，可以设置需要填充的序列。序列填充的步骤是：

图 5 - 16 序列对话框

⑴在单元格中输入起始数字；

⑵将鼠标移到填充柄处，此时光标变成黑色十字光标；按住鼠标拖动填充柄到完毕单元格处；

⑶在序列对话框中设置择序列产生的方向、类型〔等差序列、等比序列、日期等〕、步长值；单击对话框中的按钮。

对于步长为" 1 〞的数值型数据的等差序列，可以在选中单元格的同时按 Ctrl

键，再拖动鼠标，即可方便的生成等差序列。但对于显示为数字的字符型数据，直接拖动即可产生等差序列，假设要等值填充，则需要按住 Ctrl 键。

2.6 导入外部数据

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在 E*cel 中，不但可以直接输入数据，还可以将存储在外部的数据直接导入进来，如 t*t 文件中的数据， Access 、 Word 或其他 E*cel 文件中的数据。

例如我们有如图 5 - 17 所示的 t*t 文件，文件中的数据是用" Tab 〞分隔开的。将 t*t 文件中数据导入到 E*cel 中的步骤如下：

图 5 - 17 外部 t*t 数据

⑴选择菜单命令"数据〞→"导入外部数据〞→"导入数据〞，会弹出"选取数据源〞对话框，如图 5 - 18 所示。选中 t*t 文件所在的目录，单击"翻开〞按钮。

图 5 - 18 "读取数据源〞对话框

⑵出现"文本导入向导〞对话框，如图 5 - 19 所示，由于原文件用 Tab 分隔，所以选择类型"分隔符号〞，文件原始格式选择简体中文，单击"下一步〞按钮。

图 5 - 19 文本导入向导步骤 1

⑶出现图 5 - 20 所示对话框，选择分隔符号，本例中为 Tab 键，单击"下一步〞按钮。

图 5 - 20 文本导入向导步骤 2

⑷出现图 5 - 21 所示对话框，在这里可以设置数据的格式，例如可以设置列的格式为文本型。设置完成后单击"完成〞按钮。

图 5 - 21 文本导入向导步骤 3

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⑸出现如图 5 - 22 所示的导入数据对话框，可以选择导入数据的存放位置。我们选择将数据放在现有工作表中。完成后单击"确定〞按钮完成导入工作。导入后的结果如图 5 - 23 所示。

图 5 - 22 导入数据

图 5 - 23 数据导入结果

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3 数据表编辑

3.1 单元格的插入与删除

当设计一数据表时，有时由于考虑不周，待数据表建立好后才发现还需要再增加或删除一些行或列，此时就需要使用插入和删除单元格的功能。

3.1.1 插入一个单元格

操作步骤为：

⑴鼠标单击要插入单元格的位置，如 A1 单元格；

⑵选择"插入〞→"单元格〞命令，或者单击鼠标右键，出现"插入〞对话框，有四个选项，如图 5 - 24 所示：

活动单元格右移：一个空白的单元格出现在 A1 单元格， A1 单元格原有的数据及其右侧的其他数据都向右移动一个单元格；

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活动单元格下移：一个空白的单元格出现在 A1 单元格， A1 单元格原有的数据以及其下方的其他数据都向下移动一个单元格；

整行：插入一个空白行， A1 单元格所在的行整行向下移；

整列：插入一个空白列， A1 单元格所在的列整列向右移；

图 5 - 24 "插入〞对话框

3.1.2 插入行、列

插入一行或一列的操作步骤为：

⑴鼠标单击要插入新行或新列的单元格；

⑵选择"插入〞→"行〞命令或"插入〞→"列〞命令；选中单元格所在行向下移动一行或者所在列向右移动一列，以腾出位置插入一空行或空列。

此外，在如图 5 - 24 所示的"插入〞单元格对话框中选择"整行〞或"整列〞也可插入一空行或空列。

3.1.3 删除单元格、行、列

选取单元格或一个区域，选择"编辑〞→"删除〞命令，出现如图 5 - 25 所示"删除〞对话框，操作与上面类似。

图 5 - 25 "删除〞对话框

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3.1.4 去除单元格

删除和去除是两个容易混淆的概念，"删除单元格〞是从工作表中移去这些单元格，并调整周围的单元格填补删除后产生的空缺；而"去除单元格〞只是删除了单元格中的具体容 ( 公式和数据 ) 、格式或批注，去除后的单元格仍然保存在工作表中。

3.2 单元格的复制与移动

如需要把数据从一个单元格复制或移动到另一个单元格，可以首先选择需要复制或移动的数据，单击"复制〞单元格，再单击"粘贴〞〔或"剪贴〞〕按钮，然后单击目标位置的首按钮即可。

3.3 工作表的插入与删除

E*cel 默认一个工作簿有三工作表，用户可以根据需要增加工作表的个数，一个工作簿最多允许有 255 工作表。用户也可以从工作簿中删除不需要的工作表或更改工作表的名称。

3.3.1 插入工作表

如需在*个工作表前插入一空白工作表，只需在标签栏单击该工作表的标签〔如

Sheet1 〕，在菜单栏选择"插入〞→"工作表〞命令，就可以在" Sheet1 〞之前插入一个空白的新工作表。

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3.3.2 删除工作表

如需删除整个工作表，只要选中要删除的工作表的标签，选择"编辑〞→"删除工作表〞命令，屏幕上弹出一个对话框，询问是否真的要删除工作表，按下"确定〞按钮，整个工作表被删除且相应标签也从标签栏中消失。

3.3.3 重命名工作表

重命名工作表名称的操作步骤为：用鼠标双击要更改名称的工作表标签，工作表名将突出显示，或单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"重命名〞；输入新的工作表名替代原来的默认的工作表名字；按回车键，新的工作表名称就生效了。

3.4 工作表的复制与移动

通过工作表数据的复制与移动功能可把*工作表中的所有数据复制或移到另一工作表中，由此大大减少数据输入的工作量。

3.4.1 多工作表之间的转换

每工作表的名称都显示在工作簿窗口底部的工作表标签里。如想对*工作表进展编辑，只需鼠标单击工作表标签。活开工作表的名称以单下划线的形式显示。

3.4.2 工作表数据的移动或复制

如需在同一个工作簿移动或复制工作表，则只需单击需要移动或复制的工作表标签，将它拖动到适宜的标签位置即可；如在拖动的同时按住 Ctrl 键即可产生原工作表的副本，在实现工作表复制的同时， E*cel 将自动为副本命名。

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如需将一个工作表移动或复制到不同的工作簿时，则两个工作簿必须都是翻开的。选中需移动或复制的工作表，选择"编辑〞→"移动或复制工作表〞选项，在翻开的对话框中选择需要目标工作簿以及放置位置，如图 5 - 26 所示。

图 5 - 26 "移动或复制工作表〞对话框

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4 工作表的美化

E*cel 软件提供了多种美化工作表的功能，例如，更改文本的字体、大小和颜色、调整单元格的行高和列宽、给工作表添加边框线和背风光等。

4.1 字体、字号和字体颜色

在格式工具栏里有几个与字体、字号、边框、颜色有关的按钮，如图 5 - 27 所示，这几个按钮能够快速实现工作表的美化。

图 5 - 27 工具栏格式按钮

除了通过"格式〞工具栏中的按钮设置格式外，还可以通过菜单栏选择"格式〞→"单元格〞，在"单元格格式〞对话框中选择"字体〞选项卡，根据需要进展适当的设置，如图 5 - 28 所示。

图 5 - 28 字体设置对话框

4.2 为单元格增加边框和背风光

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4.2.1 给单元格增加边框线

当创立一个新的工作表时， E*cel 单元格的边框线显示为浅灰色的网格线，该网格线在打印时一般是不显示的。为了使表格更醒目、更美观，可以给工作表设定边框线。操作步骤如下：

⑴选择要添加边框线的单元格区域；

⑵单击"格式〞工具栏中"边框〞按钮的下拉箭头，选择适宜的边框样式；或者在如图 5 - 28 所示的"单元格格式〞对话框中选择"边框〞选项卡，进展适当的设置。

4.2.2 给单元格填充背风光、图案底纹

如只是简单地给单元格填充背风光，可以通过单击"格式〞工具栏的"填充颜色〞按钮；如要给单元格中填充图案底纹，则需在如图 5 - 28 所示的"单元格格式〞对话框中选择"图案〞选项卡，进展相应的设置。

4.3 改变单元格的行高和列宽

当翻开一个新的工作簿时， E*cel 的每一个单元格都具有同样的高度和宽度。但在实际应用的过程中，由于数据长短不一，字体大小不一，需要经常调整表格的行高和列宽。

改变单元格的行高有三种方法。列宽的调整与之类似。

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方法一是将鼠标指针指向*个行坐标的下沿，鼠标指针变成了黑色的十字，按住鼠标左键上下拖动，可以快速调整该行的行高。

方法二是将鼠标指向*一行的行坐标，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择"行高〞，如图 5 - 29 所示，在弹出的对话框中输入行高的数值，如图 5 - 30 所示。

图 5 - 29 设置行高快捷菜单

图 5 - 30 "行高〞对话框

方法三是选择菜单命令"格式〞→"行〞→"行高〞，在"行高〞对话框中输入行高的数值。如选择"最适合的行高〞，则系统会根据单元格容自动调整行高。如图 5

- 31 所示。

图 5 - 31 设置行高的菜单项

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5 公式与函数

1 输入公式

E*cel 具有强大的计算和统计功能，用 E*cel 制作工作表时，只需要输入原始数据，其余的复杂计算就由 E*cel 完成。 E*cel 的计算功能是通过公式和函数来实现的。

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从前面几节的介绍中，可以看出，单元格十分重要，它集计算、显示、存储三大功能于一身，在 E*cel 中占有举足轻重的地位。 E*cel 最大的特点是在公式计算中引入了单元格地址的概念，即在计算公式中用包含数值的单元格地址代替具体的数值。

5.1.1 输入公式的根本步骤

在 E*cel 中输入数学公式时，要遵循 E*cel 规定的语法格式，即公式最前面是等号〔 = 〕，然后是参与运算的数值和运算符。操作步骤为：选中要输入计算公式的单元格；输入公式的标志" = 〞，或者单击公式编辑行中的公式标志；在公式编辑行或单元格依次输入组成公式的数值及运算符；按回车键确认输入完成；被选中的单元格中立刻显示出计算结果，公式编辑行显示计算公式。

例如在图 5 - 32 在 F3 单元格里求 B3 、 C3 、 D3 、 E3 单元格数值之和。

图 5 - 32 求单元格数值之和

操作步骤如下：单击要输入求和公式的单元格 F3 ；从键盘输入公式： =B3+C3+D3

＋ E3 ，该公式同时显示在公式编辑行中，按回车键确认输入完成， E3 单元格显示计算结果，如图 5-32 所示。在输入要引用的单元格时，也可以用鼠标单击要引用的单元格，这是单元格被一个虚线框套住，同时单元格的地址显示在公式所在单元格中。

2 公式的复制

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前面我们曾经学习过单元格数据的复制， E*cel 不仅可以复制一个单元格里的数据，还可以复制整行或整列单元格里的数据，并且复制的速度相当快。对于公式的复制， E*cel 更有独到之处，可以在复制公式的同时，自动改变公式中所涉及的单元格地址。

例如上节例子中计算学生期末考试成绩表中其余同学的总分，当用求和公式求出第一个同学的总分之后，就可以利用公式复制功能，快速求出其余同学的总分。步骤如下：翻开学生成绩统计表；选择被复制公式所在的单元格 F3 ；将鼠标指向单元格右下角的填充柄；按住鼠标左键，拖动鼠标向下移动到 F9 单元格，如图 5 - 33 所示；松开鼠标左键，完成公式的复制。

图 5 - 33 用公式复制功能计算总分

复制公式时， E*cel 并不是简单地复制计算结果本身，而是将运算关系复制到其他的单元格。公式中引用的单元格地址发生了相对位置的改变。 E*cel 之所以有如此功能是由单元格的相对引用地址和绝对引用地址所致。这是公式应用中很重要的概念。

单元格地址有三种表现形式：相对引用地址、绝对引用地址和混合引用地址。

5.2.1 相对引用地址

E*cel 中默认的单元格引用为相对地址引用，如 A1,A2 等。相对引用是当公式在移动或者复制时，该地址相对目的单元格发生变化，相对引用地址由列名行号表示，如 A1 。

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如图 5 - 33 的例子，单元格 F3 中的公式"＝ B3+C3+D3 ＋ E 3 〞, 当被复制到 F4 单元格时，公式会随目的位置自动变化为"＝ B4+C4+D4 ＋ E 4 〞。这是由于目的位置相对源位置发生了下移一行的变化，导致参加运算的对象分别均做了下移一行的调整，最后得到"＝B4+C4+D4 ＋ E 4 〞的公式复制结果。

5.2.2 绝对引用地址

在行号和列号前均加上" $ 〞符号，则代表绝对引用。公式复制时，绝对引用单元格不随着公式位置变化改变。如上例如果 F3 中的公式" =$B$3+$C$3+$D$3 ＋

$E$ 3 〞, 再将公式复制到 F4 ，你就会发现 F4 的值仍为 F3 中值，公式没有变。

5.2.3 混合引用地址

混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上"$ 〞 , 如 $A1,A$1 。当公式单元因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址局部会随位置变化，而绝对地址局部仍保持不变。

复制功能是 E*cel 最具特色的地方，也是电子表格与人工表格的最大区别之一。掌握好公式复制的操作，可以减少许多重复性的操作，从而大大提高制表工作的效率。

3 函数

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5.3.1 函数

为了便于各行各业的应用， E*cel 提供了大量的函数。比方，求和函数〔 SUM 〕、平均数函数〔 AVERAGE 〕、最大值函数〔 MA* 〕、最小值函数〔 MIN 〕等。函数的一般表达式为：

函数名〔参数列表〕

如果参数表中的参数是连续的单元格，可以写成 ( 参数 1: 参数 2) 的形式，其中，参数 1 为起始单元格地址，参数 2 为完毕单元格地址，两个单元格地址之间用冒号〔 : 〕分隔。例如， SUM(A1:A10) 表示求 A1 单元格到 A10 单元格数值之和。

如果参数表中的参数是离散的单元格，可以写成 ( 参数 1 ，参数 2 ，参数

3 …… ) 的形式。各个参数之间用逗号〔，〕分隔。比方， MA* 〔 A1 ， C2 ，

D3 ， E4 〕是求 A1 ， C2 ， D3 ，E4 这四个单元格中数值的最大值。

用求和函数〔 SUM 〕统计图 5 - 33 中成绩的总分，操作步骤如下：

⑴单击要计算总分的单元格 F3 ；

⑵单击常用工具栏里的"自动求和〞按钮；

⑶ E*cel 自动搜索出当前单元格左侧的区域作为求和对象，并用一个虚线框将求和区域套住，如图 5 - 34 所示； F3 单元格和公式编辑栏同时显示函数表达式 =SUM(B3:E3) ；

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按回车键确认公式有效， F3 单元格显示计算结果。

图 5 - 34 利用求和公式计算总分

或者在第⑵步选择菜单命令"插入〞→"函数〞，在弹出的"插入函数〞对话框中选择"数学与三角函数〞中的 SUM 函数，如图 5 - 35 所示。单击确定按钮，会弹出如图 5 - 36 所示"函数参数〞对话框，设定参数的围，如本例中为 B3:E3 。或者直接在 F3 中输入求和公式＝ sum(B3:E3) 。

图 5 - 35 在函数库中选择 sum 函数

图 5 - 36 "函数参数〞对话框

5.3.2 函数库

由于手工编写函数比拟繁琐， E*cel 为用户提供了一个自带的函数库。选择菜单命令"插入〞→"函数〞，即可弹出如图5 - 37 所示的函数对话框。

函数对话框分为上下两个窗口，上面显示的是函数分类，下面显示的是每一类函数中的子函数。 E*cel 软件一共提供了 10 类 200 多个函数。

图 5 - 37 E*cel 函数库

在选中了*一函数后，在"选择函数〞框下方会出现关于该函数的简要介绍。例如函数 SUM ，对它的注释是：

SUM(number1,number2,…)

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计算单元格区域中所有数值的和。

5.3.3 数学与三角函数

⑴ PI 函数。

圆周率是数学中用的比拟多的常数，在 E*cel 中，是通过函数的形式来返回

PI 的值的。函数格式为：

PI();

返回数字，即数学常量 pi ，准确到小数点后 14 位。在图 5 - 38 中为函数 PI

的结果。

图 5 - 38 PI

⑵ RAND 函数。

返回大于等于 0 且小于 1 的平均分布的随机数，函数的格式为：

RAND ()

如果想产生 1 － 100 之间的随机数，可以对函数进展 100 倍的放大。如图 5 -

39 所示。

图 5 - 39 随机数举例

⑶ INT 函数。

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如果要产生 1 － 100 之间的随机整数，则要用到取整函数 INT ，函数格式为：

INT(number)

函数将数值 number 向下取整为最接近的整数。在上例中，对随机数进展取整操作，即可得到 1 － 100 之间的随机整数。如图 5 - 40 所示。

图 5 - 40 随机整数例子

⑷ SIN 函数。

返回给定角度的正弦值。语法为：

SIN(number)

number 为需要求正弦的角度，以弧度表示。如果参数的单位是度，则可以乘以

PI()/180 或使用 RADIANS 函数将其转换为弧度。

⑸ COS 函数。

返回给定角度的余弦值。语法为：

COS(number)

number 为需要求正弦的角度，以弧度表示。

⑹ TAN 函数。

返回给定角度的正切值。语法为：

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TAN(number)

Number 为需要求正切的角度，以弧度表示。

如图 5-41 所示为三角函数的例子。

图 5 - 41 三角函数例子

5.3.4 日期时间函数

⑴ DATE 函数。

函数格式为：

DATE(year,month,day)

函数功能是返回在 Microsoft Office E*cel 日期时间代码中代表日期的数字。从简短的函数说明中读者可能不太容易理解函数确实切功能， E*cel 还提供了更详细的帮助。如图 5 - 42 所示，单击"有关该函数的帮助〞，即可获得 DATE

函数更详细的说明，如图 5 - 43 所示。通过查看帮助我们可以知道，日期时间代码是指 Microsoft E*cel 可将日期存储为可用于计算的序列号，默认情况下，

1900 年 1 月 1 日的序列号是 1 ， 2008 年 1 月 1 日的序列号是 39448 ，这是因为它距 1900 年 1 月 1 日有 39448 天。

图 5 - 42 查看函数的帮助

图 5 - 43 函数 DATE 的帮助

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⑵ NOW 函数。

函数语法为：

NOW( )

函数功能是返回日期时间格式的当前日期和时间。如果在输入函数前，单元格的格式为"常规〞，则结果将设为日期格式。如图 5 - 44 所示。

⑶ YEAR 、 MONTH 、 DAY 、 HOUR 、 MINUTE 、 SECOND 。函数功能是返回参数所表示时间的年份、月份、日期、小时、分、秒的值。函数格式为：

YEAR/MONTH/DAY/HOUR/MINUTE/SECOND(rial_number)

如图 5 - 44 所示即返回当前时间的年、月、日、小时、分、秒的值

图 5 - 44 日期时间函数例子

5.3.5 统计函数

⑴ SUM 函数。

返回计算机单元格区域中所有数值的和。函数格式为：

SUM(number1,number2, ...)

⑵ AVERAGE 函数。

返回参数的平均值〔算术平均值〕。函数格式为：

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AVERAGE(number1,number2,...)

⑶ MA* 函数。

返回一组数值中的最大值。函数格式为：

MA*(number1,number2,...)

⑷MIN 函数。

返回一组数值中的最小值。函数格式为：

MIN(number1,number2,...)

⑸ COUNTA 函数。

返回参数列表中非空值的单元格个数。利用函数 COUNTA 可以计算单元格区域或数组中包含数据的单元格个数。函数格式为：

COUNTA(value1,value2,...)

⑹ COUNTBLANK 函数。

计算指定单元格区域中空白单元格的个数。 Range 为需要计算其中空白单元格个数的区域。函数格式为

COUNTBLANK(range)

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如图 5 - 45 所示，要求所有同学的总分，在 H3 输入公式" =SUM(C3:G3) 〞，然后复制公式到 H3-H16 即可。计算每门课程的平均分，如语文成绩平均分，在

C18 中输入公式" =AVERAGE(C3:C16) 〞；计算语文成绩的最高分，在 C19 中输入公式" =MA*(C3:C16) 〞；计算语文成绩的最低分，在 C20 中输入公式"

=MIN(C3:C16) 〞；计算语文科目的参考人数，在 C21 中输入公式"

=COUNTA(C3:C16) 〞；计算语文科目的缺考人数，在 C22 中输入公式"

=COUNTBLANK(C3:C16) 〞。其他的科目将公式复制即可。

图 5 - 45 统计函数举例

⑺ COUNTIF 函数。

计算区域中满足给定条件的单元格的个数。函数格式为：

COUNTIF(range, criteria)

其中， Range 为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域； Criteria

为确定哪些单元格将被计算在的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为 32 、 "32" 、 ">32" 或 "apples" 。

例如要分别统计各门课程不及格的人数、 60 － 70 分〔大于等于 60 且小于

70 〕、、 70 － 80 、 80 － 90 、 90 － 100 之间的人数，在如图 5 - 46 所例如子中，在 C24 中输入公式" =COUNTIF(C3:C16,"<60") 〞即可。要计算在*个区域分布的值，如 60 － 70 之间，使用差值计算即可，用所有小于 70 分的. z

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人数减去所有小于 60 分的人数，即得 60 － 70 之间的人数，在 C25 中输入公式" =COUNTIF(C3:C16,"<70")-COUNTIF(C3:C16,"<60") 〞即可。

⑻ FREQUENCY 函数。

以一列垂直数组返回*个区域中数据的频率分布。例如，使用函数 FREQUENCY 可以计算在给定的"分数围〞测验分数的个数。由于函数 FREQUENCY 返回一个数组，所以必须以数组公式的形式输入。函数语法为：

FREQUENCY(data_array, bins_array)

其中 Data_array 为一数组或对一组数值的引用，用来计算频率。如果

data_array 中不包含任何数值，函数 FREQUENCY 返回零数组。 Bins_array 为间隔的数组或对间隔的引用，该间隔用于对 data_array 中的数值进展分组。如果 bins_array 中不包含任何数值，函数 FREQUENCY 返回 data_array 中元素的个数。

例如仍统计各门课程不及格的人数、 60 － 70 、 70 － 80 、 80 － 90 、 90

－ 100 之间的人数，由于成绩均为整数，可以把分割数组定为｛ 59.9 ， 69.9 ，

79.9 ， 89.9 ｝，填在单元格 B29 － B32 中，在 C29 中输入公式"

=FREQUENCY(C3:C16,$B29:$B32) 〞，在 C29 中会显示出分组中的第一个结果。由于结果数组一共包含 5 个结果，现在只显示了一个，假设想将其余 4 个数字全部显示，选中单元格 C29 － C33 ，按 F2 ，会将公式中的区域再次选中，再按" Ctrl ＋ Shift ＋ Enter 〞，数组中的 5 个数字就可全部显示出来。

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注意，在公式中分割数组的地址要用绝对地址，否则复制公式时会出错。

⑼ RANK 函数。

返回一个数字在数字列表中的排位。数字的排位是其大小与列表中其他值的比值〔如果列表已排过序，则数字的排位就是它当前的位置〕。语法格式为：

RANK(number, ref, order)

其中， Number 为需要找到排位的数字； Ref 为数字列表数组或对数字列表的引用， Ref 中的非数值型参数将被忽略； Order 为一数字，指明排位的方式。如果 order 为 0 〔零〕或省略， Microsoft E*cel 对数字的排位是基于 ref 为按照降序排列的列表；如果 order 不为零， Microsoft E*cel 对数字的排位是基于 ref 为按照升序排列的列表。

函数 RANK 对重复数的排位一样。但重复数的存在将影响后续数值的排位。例如，在一列按升序排列的整数中，如果整数 10 出现两次，其排位为 5 ，则 11 的排位为 7 〔没有排位为 6 的数值〕。

例如在图 5 - 46 中，根据学生的总分计算名次，在 I5 中输入公式"

=RANK(H3,H$3:H$16) 〞，计算 H3 在 H3:H16 中的排名。注意在这里同样要使用行绝对地址，请读者自己分析原因。

图 5 - 46 统计函数举例 2

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5.3.6 查找与引用函数

⑴ VLOOKUP 函数。

在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。在 VLOOKUP 中的 V 代表垂直。函数语法为：

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_inde*_num,range_lookup)

其中， Lookup_value 为需要在数组第一列中查找的数值， Lookup_value 可以为数值、引用或文本字符串； Table_array 为需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或列表。

Col_inde*_num 为 table_array 中待返回的匹配值的列序号。 Col_inde*_num

为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值； col_inde*_num 为 2 ，返回

table_array 第二列中的数值，以此类推。如果 col_inde*_num 小于 1 ，函数

VLOOKUP 返回错误值值 #VALUE! ；如果 col_inde*_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值 #REF! 。

Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是准确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到准确匹配值，则返回小于 lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE ，函数 VLOOKUP 将返回准确匹配值。如果找不到，则返回错误值 #N/A 。

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如果 range_lookup 为 TRUE ，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列；否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为

FALSE ， table_array 不必进展排序。

通过在"数据〞菜单中的"排序〞中选择"升序〞，可将数值按升序排列。

Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。文本不区分大小写。

如图 5 - 47 所示，通过**或查找*名同学的总分和名次。在 B19 中输入公式"

=VLOOKUP(A19,A3:H16,8) 〞，其中 A19 是要查找的容； H3:H16 是查找区域，保证**列是区域中的第一列；" 8 〞表示返回第 8 行的容，即总分。同理，在 C19

中输入公式" =VLOOKUP(A19,A3:I16,9) 〞返回查找的名次。因为在例子中**是按照升序排列的，所以 range_lookup 可以不必设置。

假设要按照查找，则需在 B22 中输入公式"

=VLOOKUP(A22,B3:H16,7,FALSE) 〞。

图 5 - 47 VLOOKUP 实例

⑵ HLOOKUP 函数。

HLOOKUP 与 VLOOKUP 类似，不同的是在行中查找。读者可参照帮助文件学习

HLOOKUP 的使用。

⑶ TRANSPOSE 函数。

有时候需要将 E*cel 表格转置，即将行变成列，将列变成行。例如将图 5 - 47

中的成绩表变成如图 5 - 48 所示的形式，即为转置。

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图 5 - 48 转置的结果

转置可以使用菜单，也可以使用函数。将图 5 - 47 中成绩局部选中，复制到剪贴板，然后将鼠标移到要粘贴的位置，选择菜单命令"编辑〞→"选择性粘贴〞，在弹出的如图 5 - 49 所示的选择性粘贴对话框中将"转置〞勾选，单击"确定〞按钮，即可将所选择容转置粘贴到指定位置。

图 5 - 49 选择性粘贴

但此种粘贴方法只是粘贴了原表的值。如果数据有变化，在转置后的数据中不能实时更新。 E*cel 提供了转置函数 TRANSPOSE 来完成此任务。函数格式为：

TRANSPOSE(array)

Array 为需要进展转置的数组或工作表中的单元格区域。例如将图 5 - 47 中

A2:I16 区域中的数据转置粘贴到一个新的工作表中，假定所在的工作表为

Sheet2 ，要粘贴到工作表 Sheet3 中，则在 Sheet 3A1 单元格中输入公式"

=teanspo(Sheet2!A3:I16) 〞，回车后在单元格中显示，即表示结果没有显示。这是因为 TRANSPOSE 函数同 FREQUENCY 函数类似，结果为一个数组。原数据为 15 行 9 列，转置后数据应为 9 行 15 列，因此在 Sheet3 中，选中 A1:O9 区域，按 F2 键，然后按" Ctrl ＋ Shift ＋ Enter 〞，即可显示出转置结果。

5.3.7 文本函数

⑴ LEN 函数。

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LEN 返回文本字符串中的字符数。函数语法为：

LEN(te*t)

Te*t 是要查找其长度的文本。空格将作为字符进展计数。

⑵ LEFT 函数。

LEFT 基于所指定的字符数返回文本字符串中的第一个或前几个字符。函数语法为：

LEFT(te*t,num_chars)

Te*t 是包含要提取字符的文本字符串。 Num_chars 指定要由 LEFT 所提取的字符数。 Num_chars 必须大于或等于 0 。如果 num_chars 大于文本长度，则 LEFT

返回所有文本。如果省略 num_chars ，则假定其为 1 。

⑶ RIGHT 函数。

根据所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符。用法与 LEFT 类似。

⑷ MID 函数。

返回文本字符串中从指定位置开场的特定数目的字符，该数目由用户指定。函数语法为：

MID(te*t,start_num,num_chars)

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Te*t 是包含要提取字符的文本字符串。 Start_num 是文本中要提取的第一个字符的位置。文本中第一个字符的 start_num 为 1 ，以此类推。 Num_chars 指定希望 MID 从文本中返回字符的个数。

⑸ TRIM 函数。

作用是除了单词之间的单个空格外，去除文本中所有的空格。在从其他应用程序中获取带有不规则空格的文本时，可以使用函数 TRIM 。函数语法为：

TRIM(te*t)

Te*t 为需要去除其中空格的文本。

5.3.8 逻辑函数

⑴ TRUE 函数。

返回逻辑值 TRUE 。语法为：

TRUE( )

⑵ FALSE 函数。

返回逻辑值 FALSE 。语法为：

FALSE()

⑶ AND 函数。

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所有参数的逻辑值为真时，返回 TRUE ；只要一个参数的逻辑值为假，即返回

FALSE 。语法为：

AND(logical1,logical2, ...)

Logical1, logical2, ... 表示待检测条件值，各条件值可为 TRUE 或 FALSE 。参数必须是逻辑值 TRUE 或 FALSE, 或者包含逻辑值的数组或引用。如果数组或引用参数中包含文本或空白单元格，则这些值将被忽略。如果指定的单元格区域包括非逻辑值，则 AND 将返回错误值 #VALUE! 。

⑷ OR 函数。

在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE ，即返回 TRUE ；只有当所有参数值均为 FALSE 时才返回 FALSE 。函数语法为：

OR(logical1,logical2,...)

Logical1,logical2,... 为需要进展检验的条件，分别为 TRUE 或 FALSE 。

⑸ NOT 函数。

对参数的逻辑值求反：参数为 TRUE 时返回 FALSE ；参数为 FALSE 是返回

TRUE 。函数格式为：

NOT(logical)

Logical 为一个可以计算出 TRUE 或 FALSE 的逻辑值或逻辑表达式。

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⑹ IF 函数。

执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。可以使用函数 IF 对数值和公式进展条件检测。语法为：

IF(logical_test,value_if_true,value_if_fal)

Logical_test 表示计算结果为 TRUE 或 FALSE 的任意值或表达式。例如，

A10=100 就是一个逻辑表达式，如果单元格 A10 中的值等于 100 ，表达式即为

TRUE ，否则为 FALSE 。本参数可适用任何比拟运算符。Value_if_true 是

logical_test 为 TRUE 时返回的值。 Value_if_fal 是 logical_test 为

FALSE 时返回的值。 IF 函数可以嵌套使用。

例如在图 5 - 50 中，假设总分大于等于 300 分，则显示"通过〞，否则显示"不通过〞。则可在 J3 单元格中输入公式" =IF(H10<300," 不及格 "," 及格

") 〞。如果将成绩分为四个等级"优秀〔大于等于 450 分〕〞、"良好〔大于等于 400 小于 450 〕〞、"及格〔大于等于 300 小于 400 〕〞、"不及格〔小于

300 〕〞，则可输入嵌套公式" =IF(H4<300," 不及格 ",IF(H4<400," 及格

",IF(H4<450," 良好 "," 优秀 "))) 〞。读者可自己分析。

图 5 - 50 IF 函数举例

5.3.9 财务函数

财务函数很多，这里以 PMT 函数为例。

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PMT 函数基于固定利率及等额分期付款方式，返回贷款的每期付款额。函数语法为：

PMT(rate,nper,pv,fv,type)

其中， Rate 为贷款利率； Nper 为该项贷款的付款总数； Pv 为现值，或一系列未来付款的当前值的累积和，也称为本金； Fv 为未来值，或在最后一次付款后希望得到的现金余额，如果省略 fv ，则假设其值为零，也就是一笔贷款的未来值为零。 Type 为数字 0 或 1 ，用以指定各期的付款时间是在期初还是期末。如图 5 - 51 所示，贷款总额为 60 万，贷款年利率为 5.22 ％，还款期数为 30

年，即 360 个月，则月还款额的计算公式为" =PMT(B2/12,B3,B1) 〞。

图 5 - 51 PMT 函数举例

电子表格软件E*cel

6 排序和筛选

6.1 排序

排序是计算机数据处理中的一个重要方面，排序一般分为升序和降序两个方向。升序是把数据按从小到大的顺序〔如：从 1 到 9 或从 A 到 Z 〕排列，而降序则是把数据按从大到小的顺序〔如：从 9 到 1 或从 Z 到 A 〕排列。

E*cel 具有对工作表中的数据进展排序的功能，既可以对数值型数据进展排序，也可以对文本型数据进展排序。借助于 E*cel 提供的排序功能，可以十分方便. z

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地把杂乱无章的数据很快地排好序。排序一般有两种方法：使用"常用〞工具栏里的一对排序按钮或使用命令菜单"数据〞→"排序〞。

将如图 5 - 52 模拟考试成绩表，按总分从高到低的顺序排列，操作步骤为：将"总分〞单元格设置为活动单元格，单击"常用〞工具栏中的降序按钮拟考试成绩表中的总分按从高分到低分的顺序排列。

，则模图 5 - 52 排序举例

或在"模拟考试成绩表〞中，单击任意一个单元格，选择"数据〞→"排序〞命令，弹出"排序〞对话框，如图 5 - 53 所示，在"主要关键字〞下拉列表框中，选择"总分〞，并选择"降序〞。单击"确定〞按钮，即可按总分的降序对成绩表进展排序。

图 5 - 53 排序对话框

利用排序对话框还可以实现多重排序。在"排序〞对话框中，在"主要关键字〞、"次要关键字〞以及"第三关键字〞下拉列表框中，选择需要排序的项，并选择排序的方向〔递增或递减〕，可实现多重排序。如在图 5-54 所示模拟考试成绩表中，拟实现当有总分一样的学生时，按照数学成绩的上下来决定其排名。操作步骤为：选中任意一个单元格，选择"数据〞→"排序〞命令，在弹出的"排序〞对话框中，在"主要关键字〞下拉列表框中，选择"总分〞，并选择"降序〞；在"次要关键字〞下拉列表框中，选择"数学〞，并选择"降序〞，单击"排序〞对话框中的"确定〞按钮，多重排序就完成了。

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图 5 - 54 多重排序举例

6.2 筛选

所谓筛选是从工作表中找出满足*些条件的记录。例如，从工资表中找出工资总额超过 1000 元的员工，在学生成绩统计表中找出总分超过 300 分的学生等。当工作表中的数据量非常大时，人工筛选会消耗大量时间，如运用 E*cel 提供的筛选功能，能有效提高工作效率。

6.2.1 自动筛选

在"模拟考试成绩表〞中筛选出总分超过 400 分的学生，操作步骤如下：在"模拟考试成绩表〞中需要进展筛选的单元格区域中的任意一个单元格中单击鼠标，选择"数据〞→"筛选〞→"自动筛选〞命令，工作表进入筛选状态，每个列标题的右下角都出现一个下拉筛选箭头，如图 5 - 55 所示。

图 5 - 55 筛选状态

鼠标单击需要进展筛选的列标题右侧的筛选箭头，在该列位置上出现一个下拉列表框，里面显示假设干个选项，如图 5-56 所示，其中定义了可以对数据进展的一些操作，如想显示含有特定值的数据行，用鼠标单击需要显示的数值，如想显示满足*一条件的数据行，用鼠标选择其中的"自定义〞，屏幕上出现"自定义自动筛选方式〞对话框，如图 5-57 所示，对话框的左边是比拟运算符列表框，右边是取值围。本例中，在比拟运算符列表框里选择符合要求的运算符"大于〞，. z

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在右边的取值围输入 400 ，如图 5-58 所示。单击对话框的"确定〞按钮，数据表中只显示符合条件的数据项，如图 5 - 59 所示。

图 5 - 56 选择列表框

图 5 - 57 "自定义自动筛选方式〞对话框

图 5 - 58 自定义筛选方式举例

图 5 - 59 筛选结果－总分大于 400 分

如有多个条件，可根据需要在第一个条件的下方选择后再用同样的方法构造第二个条件式。

或者，然6.2.2 取消筛选

当工作表处于筛选状态时，用鼠标单击数据区域中的任意一个单元格，选择"数据〞→"筛选〞命令，单击"自动筛选〞，取消"自动筛选〞命令前面的对勾，即可退出筛选状态，工作表恢复正常显示。

6.3 高级筛选

利用高级筛选可以使筛选更为灵活。例如要查找语文成绩大于 85 分的学生，如图 5 - 60 所示，在 A18 、 A19 〔也可以是其他位置〕中输入列名"语文〞和条件" >85 〞。

图 5 - 60 高级筛选举例

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选择菜单命令"数据〞→"筛选〞→"高级筛选〞，弹出高级筛选对话框，如图 5 -

61 所示，结果的显示可以是"在原有区域显示筛选结果〞，也可以"将筛选结果复制到其他位置〞。列表区域选中数据区 $A$2:$I$16 ，条件区域选中

$A$18:$A$19 。单击"确定〞按钮，在原数据区显示语文成绩大于 85 的学生，如图 5 - 62 所示。

图 5 - 61 高级筛选对话框

图 5 - 62 高级筛选结果

如果条件不止一个，则需要将条件都表示出来。如果多个条件之间是"与〞的关系，则要将条件放在一行，如果是"或〞的关系，则条件不能放在一行。

例如要查找语文和数学成绩都大于 85 分的学生，则设置条件如图 5 - 63 所示。在高级筛选对话框中设定"列表区域〞为" $A$2:$I$ 16 〞，设定"条件区域〞为"$A$18:$B$ 19 〞。结果如图 5 - 64 所示。

图 5 - 63 多条件高级筛选

图 5 - 64 多条件高级筛选结果

如果设定"或〞的条件关系，则可输入条件如图 5 - 65 所示。读者可自行完成操作。

图 5 - 65 高级筛选"或〞条件的设定

电子表格软件E*cel

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7 统计图表的生成

用户不仅可以对数据表中的数据进展快速的统计和计算，还可以用这些数据自动生成各种形式的统计图表，使工作表中的数据更具有直观性。

用 E*cel 自动生成统计图表的方法非常简单，只要按照"图表向导〞一步一步操作即可。同时，这些统计图表会随着原始数据的变化自动发生相应的变化。

7.1 统计图表生成实例

以各门成绩的平均分为例，制作一统计图表，原始数据如图 5 - 66 所示，操作步骤如下：

图 5 - 66 利用成绩平均分制作柱形图

⑴选择用于生成统计图表所需要的数据区域，如图 5 - 67 所示。

图 5 - 67 选择要生成统计图表所需要的区域

⑵单击常用工具栏中的"图表向导〞按钮，或选择菜单命令"插入〞→"图表〞。屏幕上出现图表向导之一—"图表类型〞对话框，如图 5 - 68 所示。

图 5 - 68 "图表类型〞对话框

图表类型对话框左侧窗口里显示的是 E*cel 提供的 14 种图表类型：柱形图、条形图、折线图、饼图、 *Y 散点图、面积图、圆环图、雷达图、曲面图、气泡图、股价图、圆柱图、圆锥图和棱锥图，右侧窗口里显示的是被选中的*一类图表的子图表类型，如图 5 - 69 所示。

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图 5 - 69 各种常见的子图表类型

⑶在图表类型对话框的左侧窗口选择一种图表类型，例如，柱形图。此时右侧窗口同步显示柱形图表类型的 7 个子图表类型，选择*一个子图表类型，如第一个，单击"下一步〞按钮。屏幕上显示图表向导之二—"图表源数据〞对话框，如图 5

- 70 所示，其中的数据区域显示先前所选择的数据区域，如需修改数据源，可以通过"数据区域〞重新选择。选择图中的"系列〞选项卡，图 5 - 71 所示，在这里我们可以设置"分类〔 * 〕轴标志〞，如图 5 - 72 所示，设定好后，单击"下一步〞按钮。

图 5 - 70 "图表数据源〞对话框

图 5 - 71 "图表数据源〞对话框"系列〞选项卡

图 5 - 72 设置分类 * 轴标志

⑷屏幕上显示图表向导之三—"图表选项〞对话框，如

图 5-73 所示。该对话框中共有六个选项卡，可以对图表的标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等进展设置。

图 5 - 73 "图表选项〞对话框

在图表标题框里输入"课程平均分统计图〞，在分类 * 轴输入"学科〞，在数值 Y

轴输入"分数〞，单击"下一步〞按钮。

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⑸屏幕上出现图表向导之四 - "图表位置〞对话框，如图 5 - 74 所示。用户可选择将图标"作为新工作表〞插入或"作为其中的对象插入。如选择"作为其中的对象插入，单击"完成〞按钮，图表就被嵌入到工作表，如图 5 - 75 所示；如选择"作为新工作表〞，单击"完成〞按钮，图表就建立在一新的工作表。

图 5 - 74 "图表位置〞对话框

图 5 - 75 图表嵌入到表格中

7.2 统计图表中的根本元素

统计图表中有 8 个根本元素，如图 5 - 76 所示：

标题：每图表里可以有三种标题：图表标题、 * 轴标题、 Y 轴标题。

图例：对绘图区中各个元素的含义加以解释，图例可以放在 5 个不同的位置：底部、右上角、靠上、靠右、靠左。

绘图区：用来显示图表。

坐标轴：分为类型轴和数值轴两种，其中，类型轴也叫做 * 轴，一般用来表示时间单位；数值轴也叫做 Y 轴，一般用来表示销售额、产量或分数等。

网格线：统计图表中有两种网格线：主要网格线和次要网格线。主要用于衬托图形元素，有助于数据的分析和比拟。

数据表：数值与图表同时显示，如图 5 - 77 所示。

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数据标志：在图表中显示数值大小或数据的标志，用户可根据实际情况决定是否添加。

图表区域：上述各元素所在的区域。

图 5 - 76 图表中的各个元素

图 5 - 77 数据表和图表同时显示

7.3 修改统计图表

当统计图表生成后，如对图表中的*些元素不满意，如：图例的显示位置、大小、格式，标题的字体、字号、颜色、绘图区的大小等，可以对统计图表做进一步的修改。修改统计图表的根本方法如下：

7.3.1 将*个元素移动位置

单击图表中需移动位置的元素所在的区域，该元素周围出现一个粗虚线框，将鼠标光标对准虚线框，按住鼠标左键不放，并拖动鼠标，可将被选中的元素移动位置。

7.3.2 改变*个元素的大小

单击要改变大小的元素，该元素周围出现一个方框，方框周围有 8 个尺寸柄，用鼠标拖动尺寸柄，即可改变该元素的大小。文字元素的大小可以通过改变文字的字号来实现。

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