“代拟稿”写作的方法与技巧

2023年12月14日发(作者：无敌猛鲨)

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“代拟稿”写作的方法与技巧

在《展览文本写作的“代拟稿”》中，本人指出，对于展会主办方而言，“代拟稿”是为发文单位而写，分为“要你写”和“你要

写”两种情况。

“要你写”，指发文单位（政府及其部门或行业协会/学会）要求展会主办方代其撰写与展会相关的文件文稿。

发文单位“要你写”， 而展会主办方写得了，而且写得好，对自己肯定有“加分”作用。反之，会有“减分”影响。

“你要写”，指展会主办方为利用发文单位（政府及其部门、行业协会/学会）的公信力或资源，促使其发文为展会造势，以便

展位销售、观众邀请或开展配套活动。因这类文件多因展会主办方请求而制发，非发文单位自愿，发文单位一般不会自行起

草。所以，这类文稿多由展会主办方代为起草。

“你要写”的文稿，同样有写得好不好的问题。

展览人如何撰写“代拟稿”，很有研究的必要。谨以个人经验，分享如下：

第一招，保持及时有效的沟通。

无论是“要你写”，还是“你要写”，都要通过沟通，以明确写作意图。

如是发文单位“要你写”，展览公司的撰写者必须清楚发文单位的意图，即为什么写，写什么，怎样写。代拟者在不清楚意

图的情况下闭门造车，结果要么是写得不对（未能表达意图），要么是写得不好（质量不高）！

同样，“你要写”也需要有效的沟通。如无沟通，政府及其部门或行业协会/学会这样的单位不会同意为展会发文。如无沟

通，撰写者也不能把握“代拟稿”的写作“尺度”（指政发文单位关于发文范围、文件格式、语言表达、文字篇幅等方面的规

范）。

在“代拟稿”的过程中与发文单位的沟通，分为前、中、后三个阶段：

写作前的沟通，或是接受“要你写”的任务，了解“代拟稿”的写作意图；或是获得“你要写”的授权，了解“代拟稿”写作的“尺

度”。

写作中的沟通，指“代拟稿”在写作中遇到困难（不清楚的问题或情况），需要和发文单位的有关人士进一步沟通。

写作后的沟通，指“代拟稿”完稿后，提交发文单位审查而产生的沟通。为通过审查，展会主办方或根据发文单位要求，再

次修改文稿；或针对发文单位的质疑，对于“代拟稿”的内容进行说明。

第二招，弄清发文的性质。

所谓发文性质，是指文件的文种。“代拟稿”是为发文单位起草文件，其规范只能遵从发文单位的要求。

政府及其部门或行业协会/学会与展会相关的文件，一般涉及“意见、通知、报告、请示、批复、函、纪要”等七种。

发文单位“要你写”的文稿中，多见两种文稿。一是“展会组织工作方案”（也有称“策划方案”），但此“方案”一般不是公务的

主体，往往是作为其他文件的附件。如某省政府向商务部请示举办冠名“中国国际”的展会，该《请示》后往往有“展会组织工作

方案”作为附件。二是“展会组织工作进展情况的报告（包括工作简报）”，这种“报告”既可单独发送，也可根据需要作为其他文

件的附件。

在“你要写”的文稿中，常见的是以发文单位名义下发的《通知》，如某国家级机械工业协会向其会员发出的《关于邀请参

观工业装备展览会的通知》。

从发文单位文件的流向看，或是上行文件，如“请示”（呈送上级）；或是平行，如 “函”（与平级或平行单位商议）；或是

下行文件，如“通知” （发送下级）。弄明白文件的流向，在 “代拟稿”时就好把握行文规范，包括遣词造句。

如何判断文件的流向，主要看文件的主送对象。

第三招，文字表达规范简明。

公文写作，自有规范。“代拟稿”质量不高，多因以下毛病所致：

一是，长篇大论，不够简明。一些撰稿者总以为写得越长越好，而且为了写长而“穿靴戴帽”。如在“展会组织工作方案”中，

大篇幅抄录政府的政策文件内容；在动员参观展会的《通知》中，大写展会的意义。 而简明的要求是，文件只需讲清楚所需传递的主要信息（要点），可讲可不讲、文件主送对象知道的内容，不写或略写。

代写的请示、通知、纪要及开幕致辞，最好不要超过两张A4的纸（指文件印出来后的篇幅）。

二是，逻辑混乱，主旨不明。这主要表现在文字内容的条理不清，全文犹如“一块板”。公文写作，每一自然段都有一层意

思。如展会组织工作方案，其结构大体分为指导思想、组织机构、展会设计、工作措施、建议等；如请示、通知，所请示的问

题或布置的要求，一般要罗列清楚，分为一、二、三、四逐条写出。

公文编辑格式也要注意。如公文题目多用三号字的加粗黑体，正文多用小三号的仿宋（不加粗）。正文序号排列，最多四

个层次，分别为一、（一） 1、（1）。

三是，用语失范，不得要领。用新闻语言写“代拟稿”，是最为常见的毛病。把发文单位的文件写成展会主办方自家的“招商

函”（如把展位销售价格都放在里面），也非鲜见。

在代拟的上行文件文稿中，不能规范使用敬语；在代拟的平行文件文稿中，不能体现协商姿态；在代拟的下行文件文稿

中，不能反映指令气度。例如，上级对下级提出工作要求，不会用“请”，而是用“望”或者“要”。

第四招，呈送注意细节。

一要按约定时间及时呈送“代拟稿”；

二要同时呈送“代拟稿”的打印稿和电子版；

三要在呈送文件的标题下注明“代拟稿”。

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