公司文件秘密等级的划分原则

2023年12月12日发(作者：文化战略)

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公司文件机密等级的说明

秘密等级的划分原则

公司拟定的一切文件，不论是内部文件，还是对外文件，都需添加公司

内部存档文件需添加机密等级，并按相应机密等级进行存档。

LOGO函头，

为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各

类文件进行机密等级设置，具体说明如下：

依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级 ；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；

文件等级 保存期限

分类

1: 一般 3 年或文件 1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的； 公司内部人

有效期 员均有浏览 1.2 有关工作或生产进度安排之文件、 公告、通告、内权限

举例说明 管控要求

文件

部连络单；

1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内

部连络单；

1.4 有关人员之奖惩、晋升、 降级、公开表扬与奖励等之公告、

通告、内部连络单；

1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的；

1.6 日常性签呈、 请购单、委托修复单、 提案与提报类

( 但不包括人员奖惩或调薪

的 ;

) 且不涉及政策性与技术性

1.7 日常性呈批单据 ( 如: 派车单、公出单、忘打卡证明

有效期

2.2

有关劳动合同及其附属文件；

2.3

员工薪资及其相关档案文件 ( 含银行账号 ) ；

2.3

员工个人资料及其相关个人隐私文件；

2.5 ISO 相关文件、档案与数据；

2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单⋯.

⋯ ) 且不涉及政策性与技术性的；

1.8 其它有效期在 1 年以下的文件、 文书、且不涉及政策性与技术性的；

2: 密件 5 年或文件 2.1 有关人员之奖惩、晋升、 降级、调薪之建议案或签 相关部门负

呈； 责人有浏览

权限

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等单据与相关数据 ( 含计算机档案 ) ；

2.7 厂商 ( 供货商、协力厂商、配合厂商 ) 资料；

2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术性的

( 如 : 用工合同、勤工俭学、改建工程等 ) ；

2.9 劳资协议或合同 ( 如: 年薪合同、保密协议、竞业禁止、

件

件有效期

工伤赔偿、培训协议等 ) ；

2.10 登录” MES系统”之个人账号与密码；

2.11 开发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码；

2.12 尚未对外公开之会议记录 ;

2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗

体 ;

2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的；

3. 机密文 10 年或文 3.1 设计图纸、 BOM数据、样品测试数据、样品数据； 相关部门经

3.2

品保部各项检验或测试数据和标准

数据及价格数据 ) ；

;

理级以上以

及相关授权

人有浏览权

相关部门经

理级以上有

浏览权限

浏览权限

( 如：报关单、

;

3.3

客户往来电邮或书信等一切资料 ( 不涉及客户基本

限

3.4

生产或组装使用之各项装配图、 检验检测标准或数

据、说明及含有技术性之文件；

3.5

生产系统内之各项数据；

4. 极机密 20 年或文

4.1

财务部之各项文件与内部流通报表；

文件 件有效期

5: 绝对

4.2

采购部内部流通文件与报表；

4.3

其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订为极

机密的文件 ;

人及电话地址等 ) ；

5.2

与海关或商检局正式往来之各项资料

账册等 );

50 年或文

5.1

与各户有关之价格数据与基本数据

( 如：客户联系 公司决策层

机密文件 件有效期

5.3

财务部正式上报报表或账册、单据等资料 ;

5.4

公司副总经理级以上人员或投资方之各项资料

5.5 其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密的文

件 ;

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秘密等级的划分原则

文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、秘密文件、公开性文件、宣传资料。

1. 绝密文件： 指最重要的公司秘密，一旦泄露会使公司权益受到重大损害的文件资料。

1-1. 财务分析报告；

1-2. 对高层管理者的考核报告；

1-3. 对工资分配方案及所属文件；

1-4. 涉及项目成本、利润的报告或论证材料；

1-5. 公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心资料；

1-6. 公司其它认为应列入绝密范畴内的文件资料。

2. 机密文件 ：指重要的公司文件，一旦泄露会使公司权益受到损害的文件资料。

2-1. 公司注册及相关文件；

2-2. 技术资料、工程建设的重要图纸；

2-3. 立项报告、业务进度分析报告；

2-4. 涉及公司尚未公开或不宜公开情报的来往文书，以及合同、协议文本；

2-5. 公司其它认为应列入机密范畴内的文件材料。

3. 普通文件： 指一般性的，可以提供给所有的员工查考利用的文件资料。

3-1. 平时各种工作条例、规章制度；

3-2. 一般业务工作来往文件（不涉及绝密、机密的文件；

3-3. 各类一般性的请示、通知、会议纪要、简报、情况反映等；

3-4. 行政管理工作的计划、总结、报告；

3-5. 一般性的月、季工作计划与总结报告；

3-6. 有关干部任免、调配、定级等的文件；

3-7 财产、物资、档案等各类行政交接手续凭证。

根据以上原则对秘密等级的划分，可按文件内容涉及的机密程度提高或降低。

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