2023年12月12日发(作者:真常)
关于城建档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、
案卷封底及案卷目录打印的说明
为了科学地保管好城建档案,统一城建档案整理的规范化、标准化,我馆对城建档案的档案盒面、档案盒脊背、案卷封面、案卷封底、卷内目录要进行标准化打印,现对打印的要求如下(字体的设置、内容两者之间的间距是一个基本值,这个基本值可以有一定的误差,不可能是绝对,但不能误差太大)。
一、 档案盒面
打印盒面的纸张(无酸纸)要同档案盒的颜色相一致,盒面内容的右边距要均匀,纸张粘贴在档案盒“城建档案”字样的下面,不得覆盖档案盒的“城建档案”字样;其纸张的边缘刚好贴在档案盒红线框内,不得覆盖红线。
1、一个档案盒内最多只能排放四个案卷;
2、“案卷题名”字样,用宋体二号字,粗黑;
3、案卷题名的内容:宋体,二号字,粗黑,字体缩放50%,字距不得太疏,一个案卷的名称要在一行范围内完成(如果案卷名称文字过多,则适当调整字体缩放的大小),要有下划线,如有多个案卷,其下划线要对齐,从整体看上去要美观;
4、“责任者、编制日期、移交单位、密级、保管期限、本项目共有档案、存放地址”等字样,用宋体,小四号字,粗黑;
5、“责任者、编制日期、移交单位、本项目共有档案、本盒共几卷、 1 卷次为第几卷”:宋体,四号字,粗黑,字体要缩放80%,要填写的内容下一定要有下划线,“责任者、编制日期、移交单位”的下划线一定要对齐;
6、“编制日期”要用阿拉伯数字填写,在年月日要用“.”,如果有时间范围,则要用“~”隔开,如“2001.09~2003.05 。
7、“密级、保管期限”的内容由我馆填写;
8、盒面样式(见附录A)。
二、 档案盒脊背
1、打印脊背的纸张要用A4纸(无酸纸),纸张的颜色要跟档案盒的颜色差不多,脊背的高度要同档案盒的高度一样,脊背的内容有档号、案卷题名、存放地点;
2、脊背的内容最多有四个案卷题名,每一竖行打印一个案卷题名,案卷题名的排列一定要按我馆规定的案卷顺序排列,其排列要从脊背的左侧排起;档案盒只有一卷内容时,案卷题名要排在脊背的正中,有多个案卷时,其排列方法依法类推;
3、档号:宋体,四号字,粗黑;
4、案卷题名:宋体,四号字,粗黑;
5、案卷题名的内容:宋体,四号字,粗黑,字间距不能太疏,如内容太长,字体可适当缩放(例如字体缩小90%);
6、存放地点:宋体,四号字,粗黑;
7、其中“档号、存放地点”的内容由我馆填写。
8、脊背样式(见附录B)。
三、 案卷封面(16开、8开)
2 1、案卷封面样式由我馆提供,其样式要与我馆印刷的样式封面一样;
2、不需要填写的内容(由我馆填写),“档号,档案馆代号”;
① 档号:宋体,三号字,粗黑,字体缩放90%;
② 档案馆代号:宋体,三号字,粗黑,字体缩放90%;
3、需要填写的内容:
①、案卷题名:宋体,一号字,粗黑,字体缩放50%,缩放字间距不能太疏,案卷题名如果在一行范围内不能完全打印,可分二行打印;
②、其它内容:宋体,四号字,粗黑,字体缩放90%;
③、“编制日期”要用阿拉伯数字填写,在年月日要用“.”,如果有时间范围,则要用“~”隔开,如“1997.03~2003.11”。
四、 案卷封底(16开纸、A4纸)
1、案卷封面样式由我馆提供,其样式要与我馆印刷的样式封面一样;
2、要填写的档案材料、文字材料、图样材料的页数以及照片的张数:用宋体,小四号字,粗黑;
3、立卷人、审核人、技术审核人、档案接收人、日期:用宋体,小四号字,粗黑;
4、日期要用阿拉伯数字填写;
5、立卷单位对案卷完整准确情况的说明、接收单位的审核说明要填写的内容:宋体,四号字。
五、 卷内目录(16开纸)
1、纸张上面最边缘离表格的首行的距离为35毫米,在此范围内要填
写“卷内目录”,把“卷内目录”排在正中,“卷内目录”设置为:黑体, 3 二号字;
2、表格首行的内容:宋体,四号;
3、表格首行的高度为20毫米;
4、表格的左边距为26毫米,右边距为10毫米。
5、表格一定有15行空白行表格,可以在表格内填写内容,每一行表
格的高度为13毫米左右,填写的内容设置为:宋体,五号字(除序号的填写的内容为宋体,四号字外)。
6、卷内目录(16开纸)样式:(见附表C)。
六、 卷内目录(A4纸)
1、纸张上面最边缘离表格的首行的距离为35毫米,在此范围内要填写“卷内目录”,把“卷内目录”排在正中,“卷内目录”设置为:黑体,二号字;
2、表格首行的内容:宋体,四号;
3、表格首行的高度为20毫米;
4、表格的左边距为26毫米,右边距为10毫米。
5、表格一定有15行空白行表格,可以在表格内填写内容,每一行表
格的高度为14毫米左右,填写的内容设置为:宋体,小四号字(除序号的填写的内容为宋体,四号字外)。
6、卷内目录(A4纸)样式:(见附表D)
4 附录A 档案盒面式样
档案盒边框
11
23
档案盒的“城建档案”字样
案卷题名
32
11
10
37
28
11
28
11
28
7
责 任 者
编制日期
7
移交单位
28
密 级
23 45
保管期限
28
本项目共有档案 卷
10
本盒共 卷
10
卷次为第 卷
10
28
存放地址
96
7
7
11
备注:尺寸单位统一为:mm(毫米),其标明的两者距离大约误差1mm左右,并且要保持整体美观性。
5 附录B 档案盒脊背式样
档 号
14
25
案卷题名
D
15
270
185
存放地点
尺寸单位统一为:mm (D=20、30、40mm)
6
16
15 附录C 卷内目录(16开纸)样式
35
序
号
25
10
卷 内 目 录
日 页
次
15
备
文件题名
期 注
15
60
文件
责任者
编号
20
20
20
20
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
行×15
15270
195
尺寸单位统一为:mm
7 附录D 卷内目录(A4纸)式样
35
序
号
25
10
卷 内 目 录
日 页
次
15
备
文件题名
期 注
15
70
20
文件
责任者
编号
20
20
20
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
15297
行×15
210
尺寸单位统一为:mm
8
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