如何选择会议的场地

2023年12月12日发(作者：法国象征主义)

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如何选择会议的场地

会议场地是会议的必要条件，一般来说，开会就要在一定的场地上进行。战争年代革 命队伍中曾出现过“飞行会议”，是

指在队伍行进中传达和讨论问题，形成决议。当今时代， 随着科技的进步，网络会议应运而生，会议要解决的问题可通

过计算机网络交流。但是， 在大多数情况下，会议仍然要借助于场地进行。

1.会场的选择

选择场地要考虑以下几个方面的问题：

（1） 场地的大小要能够容纳所有的与会人员。露天的会议与会者可以站立，或放置临 时的座椅。室内的会议要有足够

的座位，必要时还可在座椅前设置条桌。

（2） 会场的出入口要通畅。露天会场的出入口要有明显的标志，要考虑对周边交通的 影响。室内会场的出入口在开会

期间不得关闭，门扇通常是往外开启。要考虑意外情况下 的疏散，根据会场大小和代表人数，会前可使用1〜2个入

口，散会时出口可加倍。

（3） 会场所在地的交通要便利。会场要便于代表集中和疏散。场地周围的环境要安静, 不能有施工和交通的噪声干

扰。室内的会场要具备通风和温度调节的设施。会场附近要有 卫生间，露天会场可搭建临时卫生间，并有醒目标志。中

型以上的会议，场地附近还要有 停车场所。

（4） 会场上要有服务人员。露天会场周边要有专人佩带标志维持秩序，防止闲人混杂。 室内会场门口和场内要有服务

人员守候、送水、管理音响设备等。

（5） 会场上要有必需的设备。会场上要有主席台或发言的讲台，有音响设备。有的会 议需要悬挂会标，有的还需要有

电视、电话插转设备等。露天会场或临时借用会场，要有 条件进行布置或设备安装。

2.场地的使用

使用场地要注意以下事项：

(1)实地考察。使用会场前，会务人员要具体了解情况，做好准备。要亲临现场，察 看场地是否符合会议的各项要求，

了解有关设备的运行情况，商谈有关场地服务、收费标 准等事宜。对不理想的地方提出改进的要求和标准，并在开会前

再次查验落实。如果承办 单位处于异地，就只能通过电话了解情况，提出要求，但会务人员在会议开始前仍要亲临 现

场查验。

(2)签订协议。使用会场前，会务人员要同场地所有单位签订有关协议或达成口头协 议，说明使用的时间、对会场的要

求和付费方式。通常场地收费以半天为单位。使用宾馆、 饭店附设的会议室，可在会议结束后与餐饮住宿费用一并结

算。

(3)爱护设施。会务人员要提醒与会人员注意爱护会场的各种设施，在有服务人员在 场的情况下，由他们负责开关、调

控各种设备。同时，要注意保持场地的卫生。

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