会议场所的选择文档2篇

2023年12月12日发(作者：成功的心态)

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会议场所的选择文档2篇

Selection document of meeting place

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会议场所的选择文档2篇

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1、篇章1：会议场所的选择文档

2、篇章2：选择会议场所的基本步骤文档

篇章1:会议场所的选择文档

选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢？

第一、列出可供选择的清单。必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。

第二、选择合适类型的场所。选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与第 2 页 共 12 页

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会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

◆酒店：（按类型划分）

◆商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上（有特定的商务楼层），一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

◆度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

◆（按地点划分）位于某地中心：在选择位于某地中心的酒店时需考虑酒店与机场距离（包括交通是否拥挤）。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会第 3 页 共 12 页

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议筹划者一般喜欢选择位于理想的城某地里且设施和功能齐全的某地中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

◆位于某地郊：对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

第三、会议类型与场所的搭配。

举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所（公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点）。

研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境（培训中心或其他宁静场所最为适合）。

重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。

对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城某地的交通必须便利。

第四、现场参观注意事宜。在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：>报价方接受和同意会议名细表中各项事宜；报价房应是后选名单中较好的一个；对报价方拟订的合同条款基本接受。

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第五、亲临现场实地考察。应注意：会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题；只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用；不要出于个人原因再次参观酒店；不要随带家属同行；想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的；考虑另一家酒店作为“备选”。

篇章2:选择会议场所的基本步骤文档【按住Ctrl键点此返回目录】

会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去：

3．决定实质上的需求。

4．考虑与会者的期望。

5．选择何种会议地点与设备。

6．评估选择的正确性。

针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。

确定会议目的

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大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。

选择会议场地的工作清单（checklist）

先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

环境

1．当地有何观光点。

7．当地治安是否良好。

9．当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

1．费用（成本）与便利性。

3．轿车或出租车是否足够。

4．充足的停车空间。

5．如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。

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10．当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

11．会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

设备

1．警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

2．大厅（lobby）是否整洁，吸引人。

3．报到处是否容易找到：

（1）是否有足够房间供工作人员使用。

（2）是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

（3）接待处的人力是否足够。

4．当人数众多时是否有足够的电梯设备。

5．询问处是否全天候有人值班。

6．立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

8．舒适、整洁的饭店住房：

（1）家具是否完好。

（2）现代化冲浴设备。

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（4）足够的衣橱空间与衣架。

（6）火灾逃生资料是否清楚。

（7）冰箱和小酒吧。

（8）走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。

（9）是否在每层楼有冰块和饮料。

（11）标准房与豪华房的大小。

（12）是否有特别楼层提供特殊服务。

（13）豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。

（14）订房的程序和方法。

（15）房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。

（16）每一种类别的房间数。

（17）有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。

（18）会议房价与一般房价如何。

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（19）何时能提供确定的会议房价。

（20）是否需要保证数量与订金。

（21）进房与退房的时间。

（22）什么时间取消已预订的房间。

（24）接受哪几种信用卡。

（25）万一取消订房，退款方式为何。

会场空间（meeringspace）

1．会议室尺寸（面积）。

2．当会议室做不同座位安排时，其容量如何。

3．会议室隔音设备是否良好。

4．电源开关、冷暖气控制是否单独分开。

5．会议室的音响效果，是否有良好音响系统。

6．固定设备如黑板、银幕和家具。

（1）视听效果，是否后座的人可以看到银幕。

（2）会议室天花板高度。

（3）是否有装饰灯架。

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（4）装饰的镜子是否会反光。

（5）是否有窗帘遮住窗户光线。

（6）电源控制位置。

10．公共区域是否整洁。

11．相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行。

12．房间和公用电话是否很方便。

13．洗手间数量、位置，是否干净。

14．衣帽问数量、位置。

（1）足够空间放置家具和器材。

（3）很容易让与会者找到。

（4）足够的电源插座。

①1．83米宽x2．44米长。

②一般教室桌宽38．1~45．7厘米。

（2）椅子：舒适并适合较长会议使用。

②有地毯和铺裙边的舞台。

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（5）黑板和布告栏。

（7）废纸篓与垃圾桶。

（8）照明灯与辅助灯设备。

餐饮服务（food＆beveragervice）

1．公共区：

（2）备菜区是否干净。

（3）在最忙时段是否有足够人力。

（4）工作人员态度。

（5）有效、快速的服务。

（8）预订的方式（rervationpolicy）。

（9）是否可能增加食物放置区域（如走廊）作为早餐或简单午餐的场地。

（1）费用（成本）。

（6）在活动前要求涨价。

（9）提供主题宴会（themeparty）的建议。

（10）独特的茶点。

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（11）素食和节食者的食物。

（14）宴会桌的尺寸。

（15）8人座／10人座。

3．酒的规定：禁止服务时段。

4．现金交易酒吧规定：

（1）调酒师费用和最低计费小时。

（2）出纳人员费用。

（4）保证数量规定。

（5）何时需要提供保证数量。

（6）准备的份量超过保证，数量的最大极限。

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